Συντάκτης: Δρ. Χρήστος Χατζηχρήστος

Ένα ηλεκτρονικό κατάστημα μπορεί να εμφανίζει περισσότερες παραγγελίες, μεγαλύτερο τζίρο και αυξημένη επισκεψιμότητα και παρ’ όλα αυτά στο τέλος του μήνα ο επιχειρηματίας να αναρωτιέται:

«Αφού πουλάμε περισσότερο, γιατί δεν μένουν περισσότερα χρήματα;»

Η απάντηση βρίσκεται σε μια βασική οικονομική διάκριση:

τζίρος, κέρδος και ρευστότητα δεν είναι το ίδιο πράγμα.

Στο e-commerce η απόσταση μεταξύ τους μπορεί να γίνει πολύ μεγάλη. Ανάμεσα στο «πουλήσαμε ένα προϊόν» και στο «η συγκεκριμένη πώληση δημιούργησε πραγματικό αποτέλεσμα» μεσολαβούν:

• κόστος αγοράς,
• ΦΠΑ,
• μεταφορικά,
• συσκευασία,
• προμήθειες πληρωμών,
• προμήθειες marketplace,
• διαφήμιση,
• επιστροφές,
• αποτυχημένες αντικαταβολές,
• εκπτώσεις,
• προσωπικό,
• αποθήκη,
• λογισμικό,
• κεφάλαιο δεσμευμένο σε εμπόρευμα.

Γι’ αυτό η σωστή ερώτηση δεν είναι μόνο:

«Πόσο τζίρο κάναμε;»

Αλλά:

«Πόσο πραγματικά αφήνει κάθε πώληση και πόσο από αυτό το αποτέλεσμα μετατρέπεται σε διαθέσιμο χρήμα;»

1. «Το αγοράζω 40 και το πουλάω 100, άρα κερδίζω 60»

Αυτό είναι ένα από τα πιο συνηθισμένα λάθη.

Ας υποθέσουμε ότι ένα προϊόν πωλείται στον καταναλωτή 100 ευρώ και η καθαρή τιμή αγοράς του είναι 40 ευρώ.

Η πρώτη σκέψη είναι: 100 – 40 = 60 ευρώ.

Αν όμως τα 100 ευρώ περιλαμβάνουν ΦΠΑ 24%, η καθαρή αξία της πώλησης είναι 80,65 ευρώ και ο ΦΠΑ 19,35 ευρώ.

Με την παραδοχή ότι ο ΦΠΑ της αγοράς εκπίπτει κανονικά:

Και ακόμη δεν έχουν αφαιρεθεί τα υπόλοιπα έξοδα της πώλησης.

Ο ΦΠΑ που εισπράχθηκε δεν αποτελεί πρόσθετο εμπορικό κέρδος της επιχείρησης.

Κάντε τον ίδιο έλεγχο με τα δικά σας στοιχεία

Στο εργαλείο μας «Υπολογισμός Τιμής Πώλησης & Κερδοφορίας» μπορείτε να εισαγάγετε τιμή πώλησης, κόστος προϊόντος, μεταφορικά, συσκευασία, προμήθειες πληρωμών και άλλα μεταβλητά κόστη.

Το εργαλείο βοηθά να ελεγχθούν καθαρή αξία, ΦΠΑ, contribution margin, markup, break-even και ο τζίρος που απαιτείται για συγκεκριμένο στόχο κέρδους.

2. Τι αφήνει πραγματικά μια παραγγελία 100 ευρώ;

Ας επεκτείνουμε το ίδιο παράδειγμα.

Τα 19,15 ευρώ δεν είναι ακόμη καθαρό κέρδος.

Από αυτά πρέπει να καλυφθούν, ανάλογα με τη δομή της επιχείρησης:

• μισθοδοσία,
• εργοδοτικές εισφορές,
• ενοίκια,
• αποθήκη,
• ERP,
• hosting,
• τεχνική υποστήριξη,
• λογιστήριο,
• αποσβέσεις,
• διοικητικά έξοδα,
• χρηματοοικονομικό κόστος.

Ένα προϊόν επομένως μπορεί να φαίνεται ιδιαίτερα κερδοφόρο αν κάποιος κοιτά μόνο «τιμή αγοράς – τιμή πώλησης» και ταυτόχρονα να αφήνει πολύ μικρό πραγματικό αποτέλεσμα.

3. ROAS 4 δεν σημαίνει ότι η διαφήμιση είναι κερδοφόρα

Έστω:

• διαφημιστική δαπάνη: 2.000 €,
• πωλήσεις που αποδίδει η πλατφόρμα: 8.000 €.

ROAS = 4. Η πρώτη εικόνα φαίνεται καλή.

Αν όμως τα προϊόντα αφήνουν contribution margin 20% πριν από τη διαφημιστική δαπάνη:

8.000 × 20% = 1.600 €.

Αν πληρώθηκαν 2.000 €:

1.600 – 2.000 = -400 €.

Η καμπάνια μπορεί να φαίνεται επιτυχημένη στο advertising dashboard και ταυτόχρονα να μειώνει το οικονομικό αποτέλεσμα.

Και υπάρχει ακόμη ένα ζήτημα: η πλατφόρμα μπορεί να αποδίδει στον εαυτό της παραγγελία η οποία αργότερα ακυρώθηκε, επιστράφηκε ή αποδόθηκε παράλληλα και σε άλλο marketing channel.

Γι’ αυτό μαζί με το ROAS πρέπει να εξετάζονται:

• CAC: κόστος απόκτησης πελάτη.
• AOV: μέση αξία παραγγελίας.
• Contribution Margin: τι πραγματικά αφήνει η παραγγελία.
• Refund Rate: πόσο μέρος του αρχικού τζίρου τελικά επιστρέφεται.
• Repeat Purchase Rate: πόσοι πελάτες αγοράζουν ξανά.

Η διαφημιστική πλατφόρμα είναι εργαλείο marketing. Δεν είναι λογιστικό βιβλίο.

4. Τα δωρεάν μεταφορικά δεν είναι δωρεάν

Έστω:

• καθαρή μέση παραγγελία: 45 €,
• περιθώριο πριν από μεταφορικά: 35%,
• κόστος αποστολής που απορροφά η επιχείρηση: 4 €.

Αρχικό περιθώριο: 45 × 35% = 15,75 €.

Μετά τη δωρεάν αποστολή: 15,75 – 4 = 11,75 €.

Μία φαινομενικά μικρή εμπορική απόφαση μείωσε σημαντικά το περιθώριο.

Το όριο «δωρεάν μεταφορικά άνω των Χ ευρώ» δεν πρέπει να αντιγράφεται από τον ανταγωνισμό. Πρέπει να λαμβάνει υπόψη:

• μέση αξία καλαθιού,
• contribution margin,
• βάρος,
• περιοχή παράδοσης,
• πραγματικό κόστος courier,
• πιθανότητα να αυξηθεί το καλάθι.

Ο σωστός στόχος δεν είναι «περισσότερες παραγγελίες». Είναι περισσότερες βιώσιμες παραγγελίες.

5. Η αντικαταβολή έχει κόστος ακόμη και όταν δεν έγινε τελικά πώληση

Μια παραγγελία μπορεί:

1. να ληφθεί,
2. να συσκευαστεί,
3. να παραδοθεί στην courier,
4. να μεταφερθεί,
5. να μη γίνει αποδεκτή,
6. να επιστρέψει στην αποθήκη.

Η πώληση τελικά δεν πραγματοποιήθηκε. Το κόστος όμως δημιουργήθηκε.

Αν σε 1.000 αποστολές οι 80 επιστραφούν και το πραγματικό κόστος κάθε αποτυχημένης αποστολής είναι 6 ευρώ:

80 × 6 = 480 ευρώ.

Και μπορεί να μην έχουν υπολογιστεί:

• χρόνος προσωπικού,
• φθορά συσκευασίας,
• κόστος επιστροφής,
• καθυστέρηση επαναδιάθεσης προϊόντος.

Το σωστό «τρικ» δεν είναι να καταργηθεί αυτομάτως η αντικαταβολή. Είναι να γνωρίζει η επιχείρηση:

• ποσοστό μη παραλαβής,
• κόστος ανά αποτυχημένη COD,
• διαφορά prepaid/COD,
• αξίες καλαθιού που παρουσιάζουν αυξημένο failure rate.

6. Έκπτωση 10% μπορεί να μειώσει το περιθώριο κατά 28,6%

Έστω:

• καθαρή τιμή: 100 €,
• μεταβλητό κόστος: 65 €.

Χωρίς έκπτωση: 100 – 65 = 35 €.

Με έκπτωση 10%: 90 – 65 = 25 €.

Η τιμή μειώθηκε 10%. Η συνεισφορά όμως μειώθηκε: 28,6%.

Για να παραχθεί ξανά συνολική συνεισφορά 35 ευρώ απαιτείται 40% μεγαλύτερος όγκος πωλήσεων, εφόσον όλα τα άλλα δεδομένα παραμείνουν ίδια.

Μην υποθέτετε — δοκιμάστε το σενάριο

Το εργαλείο μας «Υπολογισμός Επίδρασης Έκπτωσης» βοηθά να φανεί πόσο μειώνεται το περιθώριο όταν μειώνεται η τιμή και πόσες επιπλέον πωλήσεις απαιτούνται για να διατηρηθεί το προηγούμενο αποτέλεσμα.

Το εργαλείο είναι ιδιαίτερα χρήσιμο πριν από Black Friday, γενικές προσφορές, κουπόνια ή ειδικές καμπάνιες.

Η έκπτωση πρέπει να αποφασίζεται με αριθμούς και όχι μόνο με στόχο «να ανέβει ο τζίρος».

7. Marketplace: μεγάλη προβολή, αλλά ποιο είναι το πραγματικό αποτέλεσμα;

Μια πώληση μέσω marketplace μπορεί να έχει:

• ποσοστιαία προμήθεια,
• σταθερό fee,
• payment fee,
• μεταφορικά,
• advertising fee,
• επιστροφές,
• κόστος χειρισμού επιστροφής.

Γι’ αυτό η σύγκριση:

«στο site πουλάω 100 και στο marketplace επίσης 100»

δεν σημαίνει ότι η επιχείρηση έχει το ίδιο οικονομικό αποτέλεσμα.

Χρησιμοποιήστε το Marketplace Profit Calculator

Το εργαλείο μας «Κερδοφορία Πώλησης σε Marketplace» βοηθά να υπολογιστούν καθαρό έσοδο και συνεισφορά ανά παραγγελία, λαμβάνοντας υπόψη προμήθειες πλατφόρμας, fixed fees, payment costs, μεταφορικά, συσκευασία, advertising και επιστροφές.

Το εργαλείο υποστηρίζει την επιχειρηματική απόφαση. Δεν αντικαθιστά τον φορολογικό έλεγχο του πραγματικού συμβατικού ρόλου κάθε marketplace.

8. Το προϊόν με τον μεγαλύτερο τζίρο δεν είναι πάντα το καλύτερο

Προϊόν Α

1.000 πωλήσεις × 3 € συνεισφορά = 3.000 €

Προϊόν Β

400 πωλήσεις × 12 € συνεισφορά = 4.800 €

Το Α είναι το best seller.

Το Β δημιουργεί μεγαλύτερη συνολική συνεισφορά.

Για τον λόγο αυτό ένα σοβαρό report προϊόντων πρέπει να συνδυάζει:

• τεμάχια,
• καθαρές πωλήσεις,
• κόστος,
• μικτό αποτέλεσμα,
• contribution margin,
• refunds,
• advertising cost,
• stock.

Ο τζίρος μόνος του δεν αρκεί για να αποφασίσουμε ποιο προϊόν αξίζει περισσότερο χώρο, διαφήμιση ή κεφάλαιο.

9. Μπορεί να έχετε κέρδος αλλά να μην έχετε χρήματα

Ας υποθέσουμε ότι το e-shop αγοράζει εμπόρευμα 50.000 ευρώ.

Τα χρήματα έχουν ήδη φύγει από την τράπεζα.

Τα προϊόντα όμως δεν έχουν όλα πουληθεί.

Άρα ένα σημαντικό μέρος του κεφαλαίου έχει μετατραπεί σε stock.

Αυτό εξηγεί γιατί μια επιχείρηση μπορεί να εμφανίζει θετικό αποτέλεσμα αλλά να δυσκολεύεται να πληρώσει τις επόμενες αγορές.

Μετρήστε πόσα χρήματα είναι «πάνω στα ράφια»

Το εργαλείο μας «Πόσα Χρήματα Έχω Δεμένα στην Αποθήκη;» βοηθά στον υπολογισμό:

• κεφαλαίου δεσμευμένου σε απόθεμα,
• ημερών κάλυψης,
• ταχύτητας ανανέωσης,
• σημείου αναπαραγγελίας,
• δυνητικού κεφαλαίου που μπορεί να ελευθερωθεί.

Το εργαλείο δεν αντικαθιστά τη λογιστική αποτίμηση των αποθεμάτων.

Απαντά όμως στο πρακτικό ερώτημα:

«Πόσο χρήμα έχω σήμερα δεσμευμένο σε εμπορεύματα και πόσο γρήγορα γυρίζει;»

10. Πότε το e-shop φτάνει στο break-even;

Έστω:

• σταθερά έξοδα: 6.000 €,
• contribution ανά παραγγελία: 15 €.

Break-even:

6.000 / 15 = 400 παραγγελίες.

Αν το advertising cost αυξηθεί και η συνεισφορά πέσει στα 12 ευρώ:

6.000 / 12 = 500 παραγγελίες.

Χρειάζονται πλέον 100 περισσότερες παραγγελίες μόνο για να βρισκόμαστε στο ίδιο οικονομικό σημείο.

Υπολογίστε το δικό σας νεκρό σημείο

Για τα δικά σας στοιχεία, χρησιμοποιήστε το εργαλείο «Υπολογισμός Νεκρού Σημείου & Απαιτούμενου Τζίρου».

Το σημαντικό είναι να χρησιμοποιούνται πραγματικά contribution margins και όχι θεωρητικά markup.

11. Η ανάπτυξη δημιουργεί και ανάγκη κεφαλαίου κίνησης

Περισσότερες πωλήσεις δεν σημαίνουν πάντα περισσότερα ελεύθερα χρήματα.

Αν για να αυξηθούν οι πωλήσεις χρειάζεται:

• μεγαλύτερο stock,
• μεγαλύτερη προκαταβολή προμηθευτών,
• περισσότερη διαφήμιση,
• περισσότερες επιστροφές,
• καθυστέρηση settlements,

η ανάπτυξη μπορεί να απαιτεί περισσότερο κεφάλαιο κίνησης.

Για να το ελέγξετε με τα δικά σας δεδομένα, χρησιμοποιήστε το εργαλείο «Υπολογισμός Κεφαλαίου Κίνησης».

Η σωστή ερώτηση δεν είναι μόνο:

«Μπορούμε να αυξήσουμε τον τζίρο 30%;»

Αλλά:

«Μπορούμε να χρηματοδοτήσουμε αυτή την αύξηση;»

12. Το ταμείο των επόμενων 13 εβδομάδων μπορεί να είναι σημαντικότερο από τον τζίρο του προηγούμενου μήνα

Το ηλεκτρονικό εμπόριο μπορεί να έχει σημαντικές χρονικές διαφορές μεταξύ:

• αγοράς εμπορεύματος,
• advertising spend,
• πραγματοποίησης πώλησης,
• settlement καρτών,
• απόδοσης αντικαταβολών,
• πληρωμής ΦΠΑ,
• μισθοδοσίας,
• νέας αγοράς stock.

Για τον εβδομαδιαίο σχεδιασμό, χρησιμοποιήστε την «Πρόβλεψη Ρευστότητας 13 Εβδομάδων».

Το εργαλείο μπορεί να χρησιμοποιηθεί για εβδομαδιαία σενάρια εισροών και εκροών και να αναδείξει πιθανά προβλήματα ταμείου πριν εμφανιστούν στον τραπεζικό λογαριασμό.

13. Ποια είναι η σωστή χρήση των εργαλείων;

Τα εργαλεία έχουν συγκεκριμένο ρόλο: να μετατρέπουν μια γενική επιχειρηματική ανησυχία σε αριθμούς.

Παράδειγμα:

«Μήπως έχω πολύ stock;» γίνεται: Χ ημέρες stock και Υ ευρώ δεσμευμένου κεφαλαίου.

«Μήπως η έκπτωση είναι μεγάλη;» γίνεται: ποσοτική επίδραση στο contribution margin.

«Πόσο πρέπει να πουλάω;» γίνεται: συγκεκριμένο break-even.

Από εκεί και μετά χρειάζεται ερμηνεία.

Τα εργαλεία δεν αντικαθιστούν τα λογιστικά βιβλία, τη φορολογική ανάλυση ή την εξέταση των πραγματικών δεδομένων της επιχείρησης.

Βοηθούν όμως τον επιχειρηματία να γνωρίζει ποιες ερωτήσεις πρέπει να κάνει.

Συμπέρασμα: ο στόχος δεν είναι απλώς περισσότερος τζίρος

Το πραγματικό ερώτημα είναι:

ποιος τζίρος δημιουργεί κέρδος, ποιος καταναλώνει κεφάλαιο και ποιος μπορεί να χρηματοδοτήσει την επόμενη φάση ανάπτυξης.

Στο λογιστικό – φοροτεχνικό γραφείο Δρ. Χρήστος Χατζηχρήστος, στη Θεσσαλονίκη, η λογιστική και φορολογική παρακολούθηση μπορεί να συνδυάζεται, ανάλογα με τις ανάγκες και τα διαθέσιμα στοιχεία της επιχείρησης, με ουσιαστικότερη οικονομική πληροφόρηση για τη διοίκηση.

Παράλληλα, μέσα από τα Εργαλεία Επιχειρήσεων του drcc.eu ο επιχειρηματίας μπορεί να πραγματοποιεί βασικούς υπολογισμούς κερδοφορίας, τιμολόγησης, εκπτώσεων, stock, break-even, κεφαλαίου κίνησης και ρευστότητας.

Αν το e-shop έχει τζίρο αλλά δεν είναι ξεκάθαρο πού δημιουργείται και πού χάνεται το αποτέλεσμα, επικοινωνήστε με το γραφείο μας για να εξετάσουμε τα πραγματικά οικονομικά δεδομένα της επιχείρησης.

Σχετικός υπολογισμός: ελέγξτε πώς μια αύξηση τιμών επηρεάζει περιθώριο και αποτέλεσμα με το δωρεάν εργαλείο Τι Γίνεται αν Αυξήσω την Τιμή;.

Τα παραδείγματα είναι υποθετικά. Τα εργαλεία παρέχουν διοικητικούς υπολογισμούς με βάση τα στοιχεία που εισάγει ο χρήστης και δεν αποτελούν αυτοτελή φορολογική ή λογιστική γνωμάτευση.

Ένα ηλεκτρονικό κατάστημα πραγματοποιεί 2.000 παραγγελίες μέσα στον μήνα.

Το WooCommerce εμφανίζει ένα ποσό.

Ο payment provider άλλο.

Η courier στέλνει διαφορετική εκκαθάριση.

Η τράπεζα έχει διαφορετικές πιστώσεις.

Το ERP εμφανίζει διαφορετικό σύνολο.

Ποιο είναι σωστό;

Η απάντηση είναι:

ενδεχομένως όλα — αλλά το καθένα περιγράφει διαφορετικό στάδιο.

Σε ένα σύγχρονο e-shop η πραγματική δουλειά δεν είναι να συγκρίνουμε απλώς τα τελικά σύνολα.

Χρειάζεται να μπορούμε να ακολουθήσουμε:

παραγγελία → παραστατικό → αποστολή → πληρωμή → settlement → τράπεζα → λογιστική.

Και όταν υπάρχει επιστροφή:

return → refund → πιστωτική διαδικασία → stock → τελική συμφωνία.

1. Παραγγελία, πώληση και είσπραξη είναι τρία διαφορετικά γεγονότα

Μία παραγγελία μπορεί:

• να ακυρωθεί,
• να αποτύχει η πληρωμή,
• να αποσταλεί με αντικαταβολή,
• να παραδοθεί αλλά να αποδοθεί αργότερα η είσπραξη,
• να επιστραφεί,
• να γίνει partial refund,
• να αμφισβητηθεί με chargeback.

Γι’ αυτό πρέπει να διακρίνονται:

Εμπορική κατάσταση

Τι έχει συμβεί με την παραγγελία.

Φορολογική κατάσταση

Ποιο παραστατικό έχει εκδοθεί και ποια φορολογική διαδικασία έχει ακολουθηθεί.

Οικονομική κατάσταση

Τι ποσό εισπράχθηκε και τι παραμένει εκκρεμές.

Το completed στο WooCommerce ή στο Shopify δεν μπορεί να λειτουργεί ως απάντηση και για τα τρία.

2. Το Order ID πρέπει να ακολουθεί τη συναλλαγή

Για κάθε παραγγελία ιδανικά πρέπει να μπορούν να συσχετιστούν:

• Order ID,
• SKU,
• φορολογικό παραστατικό,
• payment transaction,
• settlement,
• courier voucher,
• refund,
• πιστωτικό,
• κίνηση αποθέματος.

Δεν χρειάζεται κάθε εφαρμογή να χρησιμοποιεί τον ίδιο αριθμό.

Χρειάζεται όμως αξιόπιστο mapping.

Σε 20 παραγγελίες τον μήνα ένα πρόβλημα μπορεί να βρεθεί χειροκίνητα.

Σε 5.000 παραγγελίες αυτό δεν είναι σύστημα.

3. Γιατί η κατάθεση του payment provider δεν είναι ο τζίρος

Παράδειγμα:

Τα 11.600 ευρώ που εμφανίζονται στην τράπεζα δεν είναι αυτομάτως οι πωλήσεις.

Αποτελούν το αποτέλεσμα:

εισπράξεις – refunds – fees = settlement.

Και υπάρχει επιπλέον χρονική διαφορά.

Settlement που πιστώνεται στις 2 Οκτωβρίου μπορεί να περιλαμβάνει συναλλαγές της 30ής Σεπτεμβρίου.

Η σωστή λύση είναι settlement reconciliation.

4. Η αντικαταβολή πρέπει να συμφωνείται ανά παραγγελία

Έστω ότι η courier καταθέτει 4.850 ευρώ.

Δεν αρκεί να γνωρίζουμε ότι «τα χρήματα μπήκαν».

Πρέπει να γνωρίζουμε από ποιες αποστολές προέκυψαν.

Η σωστή αλυσίδα είναι:

Order → voucher → delivery → collection → remittance.

Αυτό επιτρέπει να εντοπίζεται:

• παραδομένη αλλά μη αποδοθείσα αντικαταβολή,
• λανθασμένο ποσό,
• διπλή εγγραφή,
• επιστροφή που παρέμεινε ανοικτή.

Δύο σφάλματα μπορεί να αλληλοεξουδετερωθούν.

+100 ευρώ σε μία παραγγελία.

-100 ευρώ σε άλλη.

Το συνολικό ποσό συμφωνεί.

Οι συναλλαγές όμως παραμένουν λανθασμένες.

5. Settlement delay: μια χρονική διαφορά που μπορεί να γίνει πρόβλημα ρευστότητας

Ακόμη και όταν όλα είναι σωστά λογιστικά, ο χρόνος είσπραξης έχει σημασία.

Ένα e-shop μπορεί να πληρώνει:

• Google/Meta σήμερα,
• προμηθευτή σήμερα,
• courier αυτή την εβδομάδα,

αλλά να εισπράττει:

• cards μετά από settlement,
• COD αργότερα,
• marketplace σε συγκεκριμένο cycle.

Αυτό δημιουργεί ανάγκη κεφαλαίου κίνησης.

Πρακτικός έλεγχος με τα εργαλεία μας

Μπορείτε να ξεκινήσετε με «Υπολογισμός Κεφαλαίου Κίνησης» και «Πρόβλεψη Ρευστότητας 13 Εβδομάδων».

Τα εργαλεία δεν πραγματοποιούν τη λογιστική συμφωνία των transactions.

Δείχνουν όμως τι οικονομική συνέπεια μπορεί να έχει μια καθυστέρηση ή μια λανθασμένη παραδοχή για τις εισπράξεις.

6. Refund δεν σημαίνει ότι έκλεισε η επιστροφή

Ένας πελάτης επιστρέφει προϊόν και το e-shop πραγματοποιεί refund.

Αυτό είναι μόνο ένα μέρος.

Πρέπει να εξεταστούν:

1. αρχική πώληση,
2. επιστροφή χρημάτων,
3. κατάλληλο παραστατικό,
4. φορολογική διαβίβαση όπου απαιτείται,
5. φυσική επιστροφή,
6. κατάσταση προϊόντος,
7. ενημέρωση αποθέματος,
8. τελική λογιστική συμφωνία.

Το επικίνδυνο automation

Αυτόματο:

refund → restock +1

δεν είναι πάντοτε σωστό.

Το προϊόν μπορεί να έχει ανοιχτεί, χρησιμοποιηθεί, υποστεί φθορά ή να απαιτεί έλεγχο.

Υπάρχει φυσικά στην αποθήκη.

Δεν σημαίνει ότι είναι διαθέσιμο προς νέα πώληση.

7. Chargeback και refund δεν είναι το ίδιο

Στο refund η επιχείρηση επιστρέφει χρήματα.

Στο chargeback η συναλλαγή αμφισβητείται μέσω του payment system.

Μπορεί να έχουμε:

• αρχική είσπραξη,
• δέσμευση,
• αφαίρεση σε επόμενο settlement,
• chargeback fee,
• μεταγενέστερη αντιστροφή.

Αν όλες οι αφαιρέσεις αντιμετωπίζονται σαν refund, χάνεται η πραγματική οικονομική αιτία.

Η λογιστική πρέπει να ακολουθεί το οικονομικό γεγονός και όχι απλώς το αρνητικό ποσό στο report.

8. Marketplace: άλλο gross sales και άλλο καθαρό αποτέλεσμα

Ένα marketplace μπορεί να παρακρατεί:

• ποσοστιαία προμήθεια,
• fixed fee,
• payment fee,
• advertising fees,
• refunds,
• άλλες συμβατικές χρεώσεις.

Γι’ αυτό πρέπει να διαχωρίζονται:

gross marketplace sales → refunds → fees → settlement.

Για να ελέγξετε αν μια marketplace πώληση είναι οικονομικά συμφέρουσα, χρησιμοποιήστε το εργαλείο «Κερδοφορία Πώλησης σε Marketplace».

Το reconciliation ελέγχει αν οι συναλλαγές είναι σωστές.

Το calculator εξετάζει αν αυτές οι συναλλαγές είναι οικονομικά συμφέρουσες.

Χρειαζόμαστε και τα δύο.

9. Η ίδια marketplace πώληση μπορεί να μετρηθεί δύο φορές

Παραγγελία marketplace εισάγεται αυτόματα στο ERP ή στο WooCommerce.

Στο τέλος του μήνα εξάγονται:

• marketplace report,
• WooCommerce report.

Και προστίθενται.

Η ίδια πώληση μπορεί να μετρηθεί δύο φορές.

Χρειάζεται διάκριση:

πραγματική συναλλαγή ≠ αριθμός εφαρμογών στις οποίες εμφανίστηκε.

Το channel πρέπει να αποτελεί χαρακτηριστικό της παραγγελίας, όχι δεύτερη πώληση.

Για το ποιος εκδίδει το παραστατικό σε πωλήσεις μέσω marketplace, δείτε το Marketplace: ποιος εκδίδει το παραστατικό.

10. Όταν το ίδιο προϊόν έχει τρεις κωδικούς

WooCommerce:

SHOE-BLACK-42

ERP:

00018843

Marketplace:

BLK42-01

Αν δεν υπάρχει mapping, δημιουργούνται αποκλίσεις σε:

• stock,
• κόστος,
• returns,
• reports,
• αγορές.

Το πρόβλημα γίνεται μεγαλύτερο με:

• variants,
• sizes,
• colors,
• bundles,
• multipacks.

Ένα bundle είναι χαρακτηριστικό παράδειγμα

Πωλείται:

SET-A = 1 × Χ + 2 × Ψ

Το e-shop αφαιρεί ένα SET-A.

Η πραγματική αποθήκη πρέπει να αφαιρέσει:

• Χ: -1
• Ψ: -2.

Αν το ERP δεν γνωρίζει αυτή τη σχέση, η διαφορά stock είναι αναμενόμενη.

11. Stock discrepancy: μη διορθώνετε απλώς το 12 σε 9

Το e-shop δείχνει 12 τεμάχια.

Η φυσική απογραφή δείχνει 9.

Το σωστό ερώτημα δεν είναι:

«Πώς θα το κάνουμε να γράφει 9;»

Αλλά:

«Πού πήγαν τα τρία;»

Μπορεί να υπάρχουν:

• pending orders,
• μη ενημερωμένες αποστολές,
• επιστροφές,
• damaged goods,
• marketplace order,
• λάθος mapping,
• φυσικό κατάστημα,
• πραγματικό έλλειμμα.

Για την οικονομική σημασία της διαχείρισης stock, χρησιμοποιήστε το εργαλείο «Πόσα Χρήματα Έχω Δεμένα στην Αποθήκη;».

Το calculator δεν διορθώνει τη διαφορά του ERP.

Βοηθά όμως να αποτιμηθεί η οικονομική σημασία της διαχείρισης stock.

Σχετικό: Αποτίμηση αποθέματος: πώς επηρεάζει το αποτέλεσμα.

12. «Το ERP έστειλε» δεν σημαίνει πάντα «ολοκληρώθηκε»

Ένα πρόγραμμα μπορεί να επιχειρήσει να διαβιβάσει ένα παραστατικό.

Χρειάζεται όμως exception monitoring για περιπτώσεις όπως:

• failed,
• rejected,
• pending,
• duplicate.

Το ζητούμενο δεν είναι να ελέγχει ένας άνθρωπος κάθε σωστή συναλλαγή.

Είναι να εμφανίζονται άμεσα οι εξαιρέσεις.

Για τις συνηθέστερες περιπτώσεις, δείτε: myDATA: τα πιο συχνά λάθη διαβίβασης και η διόρθωσή τους.

13. Τι αλλάζει από 2 Νοεμβρίου 2026

Για τις λοιπές επιχειρήσεις της δεύτερης περιόδου, η υποχρεωτική ηλεκτρονική τιμολόγηση αρχίζει την 2α Νοεμβρίου 2026 (ΑΑΔΕ, Δελτίο Τύπου 30/09/2026).

Η υποχρεωτική ηλεκτρονική τιμολόγηση της Α.1128/2025 αφορά τις συναλλαγές που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής της απόφασης, ιδίως εγχώριες συναλλαγές χονδρικής (B2B), τις προβλεπόμενες συναλλαγές B2B προς τρίτες χώρες και συναλλαγές με φορείς της Γενικής Κυβέρνησης (B2G). Δεν πρέπει να συγχέεται με το σύνολο των αποδείξεων λιανικής B2C ενός ηλεκτρονικού καταστήματος.

Η σταδιακή εφαρμογή έως 31/1/2027 ισχύει υπό τις προϋποθέσεις που έχει θέσει η ΑΑΔΕ, ενώ από 1/2/2027 η έκδοση γίνεται αποκλειστικά μέσω Παρόχου ή timologio/myDATAapp.

Για ένα e-shop το πρακτικό ζήτημα είναι να είναι ξεκάθαρο:

• ποιο σύστημα δέχεται την παραγγελία,
• ποιο εκδίδει το φορολογικό στοιχείο,
• ποιο είναι υπεύθυνο για τη σχετική ηλεκτρονική διαδικασία,
• πώς ενημερώνονται ERP και e-shop.

Όταν δύο συστήματα θεωρούν ταυτόχρονα ότι είναι υπεύθυνα για την ίδια ενέργεια, αυξάνεται ο κίνδυνος duplicates.

14. Courier και Ψηφιακή Διακίνηση: μία λεπτομέρεια που αφορά άμεσα τα e-shop

Οι συναλλαγές λιανικής που συνοδεύονται από παραστατικό αξίας περιλαμβάνονται καταρχήν στις εξαιρέσεις από την υποχρεωτική έκδοση ψηφιακού παραστατικού διακίνησης. Για τις αποστολές μέσω ταχυδρομικών υπηρεσιών και ταχυμεταφορών, όμως, προβλέπεται ειδική εξαίρεση από αυτή την εξαίρεση.

Υπάρχει ειδική πρόβλεψη για διακινήσεις μέσω ταχυδρομικών υπηρεσιών και courier όταν το παραστατικό αξίας δεν βρίσκεται σε εμφανές και άμεσα προσβάσιμο σημείο στο αντικείμενο ή δεν μπορεί να επιδειχθεί άμεσα από τον μεταφορέα.

Άρα:

courier voucher ή tracking number δεν σημαίνει από μόνο του ότι έχει καλυφθεί κάθε φορολογική απαίτηση της διακίνησης.

Αυτό είναι σημείο που πρέπει να εξετάζεται με βάση την πραγματική ροή του e-shop.

Αναλυτικά για το πλαίσιο: Ψηφιακό δελτίο αποστολής: τι αλλάζει στη διακίνηση.

15. Στις 1 Ιανουαρίου 2027 ενεργοποιείται η Β΄ φάση της ψηφιακής διακίνησης

Η ισχύουσα αναφορά είναι:

Από 1/1/2027 ενεργοποιούνται για το σύνολο των επιχειρήσεων οι διαδικασίες φόρτωσης, μεταφόρτωσης και παραλαβής, καθώς και η διαβίβαση των δεδομένων ποσοτικού ελέγχου (ΑΑΔΕ, Δελτίο Τύπου 30/09/2026).

Η Ενιαία Κωδικοποίηση Ειδών (TARIC) μετατίθεται από 01/01/2027 στην 01/01/2028. Τελευταία ουσιαστική ενημέρωση: 01/10/2026.

Για το e-commerce αυτό ενισχύει την ανάγκη να συνδέονται σωστά:

order → stock → shipment → delivery/return.

16. Μία παραγγελία 124 ευρώ και πέντε διαφορετικές εγγραφές

Έστω πώληση 124 ευρώ με ΦΠΑ 24%.

Αν τα 122 ευρώ καταχωριστούν ως πώληση:

λάθος.

Αν τα 124 και τα 122 καταχωριστούν ως δύο έσοδα:

επίσης λάθος.

Υπάρχει μία πώληση.

Υπάρχουν όμως πολλαπλά records που εξηγούν διαφορετικά στάδια της ίδιας συναλλαγής.

Αυτό ακριβώς είναι το αντικείμενο της λογιστικής συμφωνίας.

17. Ένα σωστό month-end close για e-shop

Το month-end close δεν σημαίνει ότι όλα πρέπει να περιμένουν το τέλος του μήνα.

Σε e-shop σημαντικού όγκου, settlements, COD και exceptions μπορεί να χρειάζονται καθημερινό ή εβδομαδιαίο έλεγχο.

18. Το πιο χρήσιμο report μπορεί να είναι το Exception Report

Με 10.000 orders δεν χρειάζεται ένας άνθρωπος να ελέγχει 10.000 σωστές συναλλαγές.

Χρειάζεται να εμφανίζονται οι 30 που είναι λάθος.

Παραδείγματα:

• delivered αλλά όχι remitted,
• payment χωρίς order,
• order χωρίς παραστατικό,
• refund χωρίς αντίστοιχη διαδικασία,
• unmatched settlement,
• duplicate order,
• stock movement χωρίς αιτία,
• rejected transmission.

Αυτό μειώνει τον χρόνο ελέγχου και αυξάνει την πιθανότητα το πραγματικό πρόβλημα να εντοπιστεί εγκαίρως.

19. Πού βοηθούν τα εργαλεία μας και πού χρειάζεται λογιστικός έλεγχος;

Τα δύο δεν είναι ανταγωνιστικά.

Είναι διαφορετικές βαθμίδες της ίδιας διαδικασίας.

Τα Εργαλεία Επιχειρήσεων βοηθούν να απαντήσουμε:

• Είναι οικονομικά συμφέρουσα η τιμή;
• Τι κοστίζει πραγματικά μια έκπτωση;
• Ποιο είναι το break-even;
• Τι αφήνει μια marketplace sale;
• Πόσο κεφάλαιο βρίσκεται στο stock;
• Πόσο working capital απαιτείται;
• Πώς διαμορφώνεται το ταμείο των επόμενων 13 εβδομάδων;

Η λογιστική συμφωνία πρέπει να απαντήσει:

• Οι συναλλαγές έχουν καταγραφεί σωστά;
• Συμφωνούν orders, παραστατικά, settlements και τράπεζα;
• Οι επιστροφές έχουν ολοκληρωθεί σε όλα τα συστήματα;
• Υπάρχουν εκκρεμείς COD;
• Υπάρχουν duplicates;
• Υπάρχουν φορολογικές ή λογιστικές αποκλίσεις;

Για τα πρώτα ερωτήματα, μπορείτε να ξεκινήσετε από τα Εργαλεία Επιχειρήσεων.

Τα δωρεάν εργαλεία μπορούν να χρησιμοποιηθούν από τον επιχειρηματία για πρώτη επιχειρηματική ανάλυση και what-if σενάρια.

Όταν όμως η ερώτηση είναι:

«Γιατί το ERP, η courier, το WooCommerce και η τράπεζα δεν συμφωνούν;»

τότε χρειάζεται εξέταση των πραγματικών συναλλαγών.

20. Ποιος είναι υπεύθυνος για τι;

Λογιστής / φοροτεχνικός

Καθορίζει και ελέγχει:

• λογιστική και φορολογική απεικόνιση,
• απαιτούμενα δεδομένα,
• συμφωνίες,
• παραστατικά,
• σημαντικές αποκλίσεις,
• ελεγκτικά reports.

Επιχείρηση

Γνωρίζει:

• πραγματική εμπορική διαδικασία,
• contracts,
• returns,
• courier rules,
• ειδικούς επιχειρηματικούς κανόνες.

Developer / ERP provider

Υλοποιεί:

• APIs,
• mappings,
• integrations,
• webhooks,
• exports,
• automations.

Ο developer δεν πρέπει να αποφασίζει μόνος του τη λογιστική λογική.

Ο λογιστής δεν χρειάζεται να γράψει το API.

Χρειάζονται όμως σωστές προδιαγραφές και κοινή εικόνα του workflow.

Συμπέρασμα: η σωστή ερώτηση δεν είναι μόνο «πόσο πουλήσαμε;»

Χρειάζεται να μπορούμε να αποδείξουμε τη διαδρομή:

Order → Invoice → Shipment → Payment → Settlement → Bank → Accounting.

Και στην αντίστροφη ροή:

Return → Refund → Credit → Stock → Reconciliation.

Στο λογιστικό – φοροτεχνικό γραφείο Δρ. Χρήστος Χατζηχρήστος, στη Θεσσαλονίκη, υποστηρίζουμε επιχειρήσεις και ηλεκτρονικά καταστήματα στη λογιστική και φορολογική παρακολούθηση των πραγματικών συναλλαγών τους.

Παράλληλα, τα Εργαλεία Επιχειρήσεων του drcc.eu είναι διαθέσιμα ώστε ο επιχειρηματίας να μπορεί να εξετάζει βασικά οικονομικά σενάρια πριν λάβει αποφάσεις ή πριν συζητήσει τα αποτελέσματα με το γραφείο.

Αν κάθε μήνα χρειάζονται ώρες για να εξηγηθεί γιατί οι πωλήσεις, οι courier, τα marketplaces, οι πάροχοι πληρωμών και η τράπεζα εμφανίζουν διαφορετικά ποσά, επικοινωνήστε με το γραφείο μας για να εξετάσουμε τη λογιστική ροή της επιχείρησής σας.

Σχετικός υπολογισμός: προσδιορίστε την ελάχιστη αξία παραγγελίας που καλύπτει τα κόστη αποστολής με το δωρεάν εργαλείο Ποια Πρέπει να Είναι η Ελάχιστη Αξία Παραγγελίας;.

Τα εργαλεία αποτελούν βοηθήματα διοικητικής και επιχειρηματικής ανάλυσης. Η εφαρμογή λογιστικού ή φορολογικού χειρισμού απαιτεί εξέταση των πραγματικών δεδομένων της επιχείρησης.