Λογιστική υποστήριξη εμπορικών επιχειρήσεων στα Διαβατά

Στα Διαβατά ο βασικός επιχειρηματικός ιστός είναι το εμπόριο με αποθήκη και δίκτυο διανομής: επιχειρήσεις που αγοράζουν, αποθηκεύουν και παραδίδουν σε δικά τους κανάλια ή σε συνεργαζόμενα σημεία. Εκεί η λογιστική οργάνωση κρατά συμφωνημένα τρία πράγματα: το απόθεμα της αποθήκης, τις απαιτήσεις από πελάτες και τα παραστατικά κάθε περιόδου. Αναλαμβάνουμε τη λογιστική και φοροτεχνική υποστήριξη τέτοιων επιχειρήσεων, με έλεγχο εκκρεμοτήτων και σταθερή ενημέρωση μέσα στη χρήση.

Η διαφορά από ένα κατάστημα λιανικής είναι ο όγκος και η πολυπλοκότητα της ροής: παραγγελίες από διαφορετικά κανάλια, παραδόσεις με δικά ή τρίτων μέσα, επιστροφές, πιστωτικά, ελλείμματα και πλεονάσματα στην αποθήκη. Κάθε ένα από αυτά τα γεγονότα έχει λογιστικό αποτύπωμα, και όταν το αποτύπωμα καθυστερεί, η περίοδος κλείνει με εκτιμήσεις αντί για δεδομένα.

Εμπορική επιχείρηση με αποθήκη: τι αλλάζει στην καθημερινή τήρηση

Όταν η έδρα της επιχείρησης βρίσκεται στα Διαβατά και η δραστηριότητα απλώνεται σε ένα δίκτυο πελατών, η πληροφορία πρέπει να ταξιδεύει γρήγορα προς το λογιστήριο. Τα βασικά δεδομένα είναι πάντα τα ίδια: τι αγοράστηκε, τι παραδόθηκε, τι τιμολογήθηκε, τι επιστράφηκε και τι εισπράχθηκε. Η διαφορά κρίνεται στη συχνότητα και την πειθαρχία της ροής, όχι στο μέγεθος της επιχείρησης. Μια επιχείρηση με πέντε αποστολές την ημέρα που τηρεί σταθερή διαδικασία κλείνει τη χρήση με μεγαλύτερη ασφάλεια από μια μεγαλύτερη που μαζεύει τα χαρτιά στο τέλος του τριμήνου.

Ροή παραγγελίας – δελτίου – τιμολογίου: ο κύκλος που πρέπει να κλείνει

Ο πιο κοινός κίνδυνος σε εμπορική επιχείρηση είναι τα δελτία αποστολής που «θα τιμολογηθούν αργότερα». Όταν το αργότερα διαρκεί μήνες, η αποθήκη έχει μειωθεί, ο πελάτης έχει παραλάβει και τα βιβλία δεν το γνωρίζουν. Η κατάσταση διορθώνεται μόνο με έναν κανόνα: τα δελτία αποστολής αντιστοιχίζονται σε τιμολόγια με ημερομηνία-στόχο, και οι εκκρεμότητες ελέγχονται περιοδικά, όχι στο κλείσιμο. Όταν η επιχείρηση ενημερώνει τη ροή στο myDATA, η αντιστοίχιση παραστατικών και χαρακτηρισμών γίνεται μέρος της ίδιας διαδικασίας και όχι ξεχωριστή εκκρεμότητα του λογιστηρίου.

Απογραφή σε εμπορική επιχείρηση: τι κρίνει το μικτό αποτέλεσμα

Η απογραφή δεν είναι μια δραστηριότητα του Ιανουαρίου: είναι η κατάληξη μιας χρονιάς καταγραφών. Όταν η αποθήκη κινείται χωρίς αρχείο εισόδων-εξόδων, η απογραφή μετατρέπεται σε άσκηση ανασυγκρότησης και τα λάθη της μεταφέρονται αυτούσια στο κόστος πωληθέντων. Η λύση που λειτουργεί στην πράξη είναι λιτή: ίδιες κατηγορίες προϊόντων καθ’ όλη τη διάρκεια της χρήσης, καταγραφή φύρας, δειγμάτων και δωρεών, και απογραφή που συμφωνεί με τα παραστατικά της τελευταίας περιόδου. Όπου η επιχείρηση διαθέτει σύστημα αποθήκης, ο ρόλος του λογιστηρίου είναι να συμφιλιώνει τα δεδομένα του συστήματος με τα παραστατικά, όχι να τα επαναλαμβάνει.

Δίκτυο διανομής: έξοδα διάθεσης, επιστροφές και πιστώσεις

Όταν η επιχείρηση διανέμει με δικά της οχήματα, εμφανίζονται έξοδα που δεν ανήκουν στο κόστος αγορών αλλά στα έξοδα διάθεσης: καύσιμα, συντηρήσεις, ασφάλιστρα, αμοιβές οδηγών-διανομέων. Ο διαχωρισμός δεν είναι ακαδημαϊκός: επηρεάζει την εικόνα του μικτού περιθωρίου και των λειτουργικών εξόδων, δηλαδή δύο διαφορετικές αποφάσεις. Στο ίδιο κεφάλαιο ανήκουν οι επιστροφές προϊόντων και τα πιστωτικά: καταγράφονται την ημέρα που συμβαίνουν, με αιτία (ελάττωμα, υπερπαράδοση, συμφωνία) ώστε η εικόνα ανά πελάτη να παραμένει καθαρή.

Προσωπικό αποθήκης και δικτύου: μισθοδοσία χωρίς εκπλήξεις

Αποθήκη και διανομή σημαίνουν προσωπικό με βάρδιες, πρόσθετες ώρες και μετακινήσεις. Οι δηλώσεις απασχόλησης πρέπει να αντιστοιχούν στην πραγματική εικόνα, και αυτό προϋποθέτει ότι οι ώρες, οι ημέρες και οι απουσίες φθάνουν στο λογιστήριο τεκμηριωμένες. Όταν η ενημέρωση γίνεται έγκαιρα, οι εκκαθαρίσεις κλείνουν με την πρώτη προσπάθεια και δεν απαιτούν διορθωτικές κινήσεις σε υποβληθέντα στοιχεία. Οι σχετικές υπηρεσίες περιγράφονται στις εργατικές και ασφαλιστικές υπηρεσίες του γραφείου.

Πάγια και εξοπλισμός αποθήκης

Ράφια, περονοφόρα, συστήματα αποθήκης, φορτηγά διανομής, ψυκτικός εξοπλισμός όπου υπάρχει: τα πάγια μιας εμπορικής επιχείρησης με αποθήκη είναι πολλά και διαφορετικά. Καθένα έχει τη δική του ωφέλιμη ζωή και τη δική του στιγμή έναρξης απόσβεσης, που δεν ταυτίζεται απαραίτητα με την ημερομηνία του τιμολογίου αγοράς. Ο κανόνας που προστατεύει τη χρήση είναι απλός: κάθε πάγιο εγγράφεται μία φορά με όλα τα στοιχεία του — ημερομηνία απόκτησης, έναρξη χρήσης, αξία, διάρκεια — και κάθε μεταγενέστερη μεταβολή (βελτίωση, επισκευή, πώληση) καταγράφεται στο μητρώο παγίων την ώρα που συμβαίνει.

Παραλαβή παραστατικών και ενημέρωση βιβλίων: δύο μοντέλα συνεργασίας

Οι εμπορικές επιχειρήσεις με αποθήκη έχουν, συνήθως, καθημερινό όγκο παραστατικών που δεν είναι πρακτικό να μεταφέρεται στο κέντρο της πόλης από προσωπικό που χρειάζεται στην αποθήκη. Για αυτόν τον λόγο η συνεργασία μπορεί να οργανωθεί με δύο τρόπους. Στο πρώτο μοντέλο, παραλαμβάνουμε εμείς τα λογιστικά παραστατικά από τις εγκαταστάσεις της επιχείρησης με ιδιόκτητα μέσα, σε συμφωνημένη συχνότητα, και αναλαμβάνουμε την επεξεργασία και τη λογιστική ενημέρωση κατά τη συμφωνημένη διαδικασία. Στο δεύτερο, όταν η επιχείρηση διαθέτει δικό της λογιστικό ή ERP πρόγραμμα και έχει συμφωνηθεί κατάλληλη οργάνωση της συνεργασίας, η ενημέρωση των βιβλίων μπορεί να γίνεται δια ζώσης στις εγκαταστάσεις της, ώστε τιμολόγηση, αποθήκη και λογιστική ενημέρωση να κινούνται την ίδια περίοδο με τα ίδια δεδομένα.

Σε κάθε περίπτωση, η ευθύνη της λογιστικής παρακολούθησης παραμένει συνολικά στο γραφείο μας· αυτό που οργανώνεται ανά επιχείρηση είναι ο τόπος και ο τρόπος συλλογής και καταχώρισης των δεδομένων.

Ό,τι δεν ανήκει στο λογιστήριο

Οι άδειες λειτουργίας της αποθήκης, οι μελέτες τεχνικής επάρκειας, τα ζητήματα πυρασφάλειας και κάθε τεχνική πιστοποίηση δεν είναι λογιστικό αντικείμενο: ανήκουν στους μηχανικούς και τους τεχνικούς συμβούλους της επιχείρησης. Οι συμβάσεις διανομής, οι εμπορικές διενέξεις με πελάτες ή προμηθευτές και κάθε νομική αξίωση ανήκουν στον δικηγόρο. Εμείς κρατάμε τη λογιστική και φορολογική αποτύπωση: κόστος πωληθέντων, έξοδα διάθεσης, αποθέματα, πάγια και επιπτώσεις στο αποτέλεσμα.

Λάθη που κοστίζουν σε εμπορική επιχείρηση με αποθήκη

Τι συγκεντρώνεται πριν από κάθε περίοδο

Τι περιλαμβάνει η υποστήριξη

Συχνές ερωτήσεις εμπορικών επιχειρήσεων με αποθήκη

Εμπορική επιχείρηση με αποθήκη εκτός πόλης: πώς συνεργαζόμαστε;

Με οργανωμένη ροή παραστατικών και δύο δυνατότητες: παραλαβή των παραστατικών από τις εγκαταστάσεις σας με ιδιόκτητα μέσα, σε συμφωνημένη συχνότητα, ή επιτόπια ενημέρωση των βιβλίων όταν χρησιμοποιείτε δικό σας λογιστικό ή ERP πρόγραμμα και έχει συμφωνηθεί η σχετική οργάνωση.

Χρειάζεται να μεταφέρουμε εμείς τα παραστατικά κάθε μήνα;

Όχι κατ’ ανάγκη. Στο πλαίσιο της συνεργασίας οργανώνεται σημείο συγκέντρωσης στην επιχείρηση και προγραμματισμένη παραλαβή από εμάς, ώστε να μην απασχολείται προσωπικό της αποθήκης με μετακινήσεις.

Πώς οργανώνεται η απογραφή σε επιχείρηση με πολλές κωδικοποιήσεις;

Με καταλόγους ανά κατηγορία, σταθερή μεθοδολογία και χρονικό σχέδιο καταμέτρησης ανά ζώνη, ώστε η απογραφή να διαρκεί λιγότερο και να συμφωνεί με τα παραστατικά της περιόδου. Η συμμετοχή του λογιστηρίου αφορά τη μέθοδο, τη συμφιλίωση και την τεκμηρίωση.

Τι γίνεται με τις επιστροφές και τα πιστωτικά πελατών;

Καταγράφονται την ημέρα που συμβαίνουν, με αιτία και σύνδεση στον πελάτη και στο παραστατικό πώλησης. Έτσι το απόθεμα και τα έσοδα της περιόδου δεν υπερεκτιμώνται και η εικόνα ανά πελάτη παραμένει αξιόπιστη.

Διαθέτουμε δικό μας πρόγραμμα αποθήκης. Μπορείτε να ενημερώνετε τα βιβλία με αυτό;

Ναι, εφόσον διαθέτετε δικό σας λογιστικό ή ERP πρόγραμμα και έχει συμφωνηθεί κατάλληλη οργάνωση. Σε αυτή την περίπτωση η ενημέρωση των βιβλίων μπορεί να πραγματοποιείται δια ζώσης στις εγκαταστάσεις σας, πάνω στο περιβάλλον που ήδη χρησιμοποιείτε.

Αναλαμβάνετε και την τιμολόγηση των πωλήσεων;

Αναλαμβάνουμε τη λογιστική παρακολούθηση και ό,τι συμφωνείται ρητά για τη ροή των παραστατικών — από τη συγκέντρωση μέχρι την καταχώριση. Το ακριβές εύρος εργασιών ανά επιχείρηση καθορίζεται στη συμφωνία συνεργασίας, χωρίς υποσχέσεις που δεν έχουν επιβεβαιωθεί.