Λογιστική υποστήριξη για κατασκευαστικές και τεχνικές εταιρείες

Ένα τεχνικό έργο είναι μια λογιστική οντότητα μέσα στην επιχείρηση. Έχει συμβόλαιο, προϋπολογισμό, επιμετρήσεις, πρόοδο, υπεργολάβους, προσωπικό και παρακρατήσεις. Όταν όλα αυτά παρακολουθούνται σε έναν ενιαίο κορμό αντί ανά έργο, η διοίκηση δεν μπορεί να απαντήσει σε ένα βασικό ερώτημα: ποιο έργο αφήνει κέρδος και ποιο όχι.

Η υποστήριξη που παρέχουμε ξεκινά από αυτή τη διάκριση. Δεν κρατάμε απλώς ένα λογιστήριο: οργανώνουμε την πληροφορία ανά έργο, ελέγχουμε τις αποκλίσεις και μετατρέπουμε τα στοιχεία του εργοταξίου σε εικόνα κόστους και αποτελέσματος.

Παρακολούθηση ανά έργο: από το συμβόλαιο στην είσπραξη

Κάθε έργο περνά από στάδια που πρέπει να αφήνουν ίχνος. Όταν ένα στάδιο δεν καταγράφεται, το επόμενο στηρίζεται σε υποθέσεις.

1. Συμβόλαιο και προϋπολογισμός: τι περιλαμβάνεται, σε ποιο ποσό, με ποιους όρους.
2. Επιμετρήσεις και πρόοδος: τι εκτελέστηκε και πώς τιμολογείται.
3. Κόστος εκτέλεσης: υλικά, υπεργολάβοι, προσωπικό, εξοπλισμός, εργοτάξιο.
4. Έκδοση παραστατικών: τμηματικές ή οριστικές, με τον σωστό χαρακτηρισμό.
5. Παρακρατήσεις και κρατήσεις: ποσά που παρακρατούνται ή αποδίδονται αργότερα.
6. Είσπραξη και συμφιλίωση με τα βιβλία και τη myDATA.

Το πιο συχνό σημείο αποτυχίας είναι το δεύτερο: η πρόοδος τιμολογείται χωρίς σύνδεση με το πραγματικό κόστος που έχει ήδη αναλωθεί. Έτσι, ένα έργο εμφανίζεται κερδοφόρο στη μέση και ζημιογόνο στο τέλος.

ΦΠΑ έργων, παρακρατήσεις και αντίστροφη επιβάρυνση

Τα τεχνικά έργα έχουν φορολογικούς χειρισμούς που δεν συναντά κανείς στο κοινό εμπόριο:

• Παρακράτηση φόρου εργοληπτών στα εισοδήματα κατασκευής τεχνικών έργων, όπου έχει εφαρμογή.
• Αντίστροφη επιβάρυνση (reverse charge) σε συγκεκριμένες ενδοενωσιακές ή εσωτερικές συναλλαγές.
• ΦΠΑ ακινήτων σε περιπτώσεις παράδοσης, μίσθωσης ή ιδιοχρησιμοποίησης.
• Αυτοπαράδοση/ιδιοχρησιμοποίηση υλικών και υπηρεσιών.
• Υπεργολαβίες με τους δικούς τους κανόνες παραστατικών και ΦΠΑ.

Ένας λανθασμένος χαρακτηρισμός σε ένα έργο μεγάλης αξίας έχει πολλαπλάσιο αντίκτυπο από ό,τι σε μια λιανική πώληση. Γι’ αυτό οι χειρισμοί εξετάζονται με τα πραγματικά στοιχεία κάθε έργου, όχι με γενικούς κανόνες.

Κοστολόγηση έργου και περιθώριο

Η κερδοφορία ενός έργου δεν φαίνεται στον τζίρο. Φαίνεται στη σχέση τεσσάρων μεγεθών:

• προϋπολογισμένου κόστους προς πραγματικό κόστος,
• τιμολογημένης προόδου προς εκτελεσμένο έργο,
• ωρών εργασίας που χρεώνονται προς ώρες που καταναλώνονται,
• αμοιβών υπεργολάβων προς το ποσό που τιμολογείται τελικά.

Τρία στοιχεία αρκούν για να απαντηθεί το ερώτημα «ποιο έργο αφήνει κέρδος»: καταγραφή κόστους ανά έργο, σύνδεση επιμέτρησης με ανάλωση και περιοδική ανάλυση αποτελέσματος ανά έργο. Όταν αυτά λείπουν, οι αυξήσεις κόστους περνούν απαρατήρητες μέχρι το κλείσιμο — και τότε το έργο έχει ήδη κριθεί.

Προσωπικό, οικοδομοτεχνικά και ΕΦΚΑ

Το εργατικό κόστος σε μια κατασκευαστική επιχείρηση δεν είναι μόνο ο μισθός: είναι εισφορές, δώρα, άδειες, υπερωρίες και οι ειδικές υποχρεώσεις του οικοδομοτεχνικού έργου. Ο προγραμματισμός προσλήψεων, η αναγγελία του έργου και η δήλωση μεταβολών στον σωστό χρόνο είναι σημεία που ελέγχουμε τακτικά, ώστε μια καλή χρονιά να μη μετατρέπεται σε εκκρεμότητα με ασφαλιστικό φορέα.

Σε ποιες επιχειρήσεις απευθύνεται

Η υποστήριξη αφορά κατασκευαστικές και εργοληπτικές επιχειρήσεις: οικοδομικά και τεχνικά έργα, ανακαινίσεις, ηλεκτρομηχανολογικές εργασίες, έργα υποδομών και συνδυασμό κατασκευής με πώληση ή εκμίσθωση ακινήτων. Κάθε μία από αυτές τις δραστηριότητες έχει διαφορετική σχέση μεταξύ προϋπολογισμού, παραστατικού και κόστους.

Το αντικείμενο δεν ταυτίζεται με τη λογιστική υποστήριξη μεμονωμένου μηχανικού ή τεχνικού γραφείου μελετών, που αποτελεί ξεχωριστή κατηγορία: εδώ η έμφαση είναι στην εταιρεία που εκτελεί έργο. Πριν προτείνουμε τρόπο συνεργασίας, εξετάζουμε τη σημερινή ροή παραστατικών, την παρακολούθηση έργων, το προσωπικό και τις εκκρεμότητες που υπάρχουν.

Συχνές ερωτήσεις

Παρακρατείται φόρος σε κάθε τεχνικό έργο;

Η παρακράτηση φόρου σε εισοδήματα κατασκευής τεχνικών έργων έχει συγκεκριμένο πεδίο εφαρμογής. Ελέγχουμε τη συγκεκριμένη περίπτωση, γιατί μια λανθασμένη παρακράτηση ή παράλειψη δημιουργεί εκκρεμότητες που φαίνονται αργότερα.

Μπορεί να υπολογιστεί η κερδοφορία ανά έργο;

Ναι, όταν καταγράφονται με συνέπεια οι επιμετρήσεις, τα υλικά, οι υπεργολάβοι και οι ώρες εργασίας ανά έργο. Με τα στοιχεία αυτά ο έλεγχος τιμών και προσφορών γίνεται με δεδομένα και όχι με εντύπωση.

Τι χρειάζεται για αλλαγή λογιστή σε κατασκευαστική εταιρεία;

Αποτύπωση των ενεργών έργων, της προόδου τους, των παρακρατήσεων, των ανοιχτών υποχρεώσεων και της κατάστασης βιβλίων και myDATA. Η μετάβαση οργανώνεται με συγκεκριμένη ημερομηνία και λίστα παραδοτέων.