Λογιστική υποστήριξη για γιατρούς και επαγγελματίες υγείας

Το πρώτο λάθος στην οργάνωση ενός ιατρείου είναι να αντιμετωπίζεται ως μία απλή δραστηριότητα παροχής υπηρεσιών. Στην πράξη, ένα ιατρείο έχει τουλάχιστον τρεις διαφορετικές ροές εσόδου: επισκέψεις ιδιωτών που πληρώνονται άμεσα, απαιτήσεις από ασφαλιστικές εταιρείες και φορείς που εξοφλούνται με καθυστέρηση, και συνεργασίες με νοσοκομεία, κλινικές ή εταιρείες με δικό τους κύκλο τιμολόγησης. Κάθε ροή έχει διαφορετικό παραστατικό, διαφορετικό χρόνο είσπραξης και διαφορετικό σημείο ελέγχου.

Η υποστήριξή μας ξεκινά από τον διαχωρισμό αυτών των ροών, ώστε η εικόνα του ιατρείου — έσοδα, απαιτήσεις, δαπάνες, υποχρεώσεις — να είναι κάθε μήνα ενημερωμένη και ελέγξιμη.

Η οικονομική εικόνα ενός ιατρείου: τρεις ροές, τρεις έλεγχοι

Όταν όλες οι εισπράξεις περνούν από ένα ταμείο και όλα τα έσοδα εμφανίζονται ως ένα σύνολο, κανείς δεν μπορεί να απαντήσει σε απλά ερωτήματα: Πόσα οφείλονται από ασφαλιστικές και πόσο παλιά είναι; Πόσο κοστίζει πραγματικά μια ώρα ιατρείου; Ποια έξοδα αφορούν την επαγγελματική δραστηριότητα και ποια όχι;

• Άμεσες επισκέψεις: παραστατικό και είσπραξη την ίδια στιγμή. Ο έλεγχος αφορά την πληρότητα των στοιχείων και την αντιστοίχιση με το ιατρικό πρόγραμμα.
• Ασφαλιστικές και φορείς: παραστατικό σε άλλο χρόνο από την είσπραξη. Εδώ δημιουργείται η καρτέλα απαιτήσεων ανά φορέα, με ηλικία υπολοίπου, ώστε να φαίνεται τι εκκρεμεί και τι κινδυνεύει να μη διεκδικηθεί.
• Συνεργασίες: αμοιβές από κλινικές, εταιρείες ή προγράμματα, συχνά με δικό τους κύκλο εκκαθάρισης. Ο έλεγχος αφορά τη συμφωνία, το παραστατικό και την τακτική συμφιλίωση με το ποσό που τελικά καταβάλλεται.

Ο διαχωρισμός δεν είναι γραφειοκρατική λεπτομέρεια. Είναι ο μόνος τρόπος να γίνει σωστός προγραμματισμός ταμείου: ένα ιατρείο με υψηλό τζίρο και συγκεντρωμένες απαιτήσεις μπορεί να αντιμετωπίσει πρόβλημα ρευστότητας, επειδή οι υποχρεώσεις τρέχουν με τον δικό τους ρυθμό.

ΦΠΑ: η απαλλαγή δεν σημαίνει απλή εικόνα

Οι υπηρεσίες ιατρικής περίθαλψης αντιμετωπίζονται κατά κανόνα ως απαλλασσόμενες από ΦΠΑ, με συνέπεια την απουσία δικαιώματος έκπτωσης του ΦΠΑ των εισροών. Στην πράξη αυτό δημιουργεί τρεις κατηγορίες θεμάτων:

• Παράλληλες δραστηριότητες: όταν στο ίδιο πρόσωπο συνυπάρχουν απαλλασσόμενες και φορολογητέες δραστηριότητες, χρειάζεται διαχωρισμός εσόδων και εξόδων. Το λάθος εμφανίζεται συνήθως στην απόδοση ή στην έκπτωση και διορθώνεται με δυσκολία εκ των υστέρων.
• Κοινές δαπάνες: ενοίκιο, κοινόχρηστα, τηλεπικοινωνίες, λογισμικό και εξοπλισμός που εξυπηρετούν και τις δύο δραστηριότητες απαιτούν κατανομή, με τρόπο που να τεκμηριώνεται.
• Επενδύσεις: σε αγορά ιατρικού εξοπλισμού ή διαμόρφωση χώρου, το ερώτημα δεν είναι μόνο τι πληρώθηκε, αλλά και πώς κατανέμεται ο ΦΠΑ ανάλογα με τη χρήση του αγαθού.

Ο έλεγχος γίνεται ανά περίπτωση, με βάση τις πραγματικές υπηρεσίες που παρέχει το ιατρείο και τον τρόπο που αυτές τιμολογούνται. Γι’ αυτό η λογιστική παρακολούθηση ενός ιατρείου δεν μπορεί να στηρίζεται σε γενικούς κανόνες: στηρίζεται στη σύνθεση της δραστηριότητας.

Παραστατικά, myDATA και εισπράξεις

Το ιατρείο έχει συνήθως δύο συστήματα που δεν μιλούν μεταξύ τους: το ιατρικό πρόγραμμα ή το λογισμικό ραντεβού και το σύστημα τιμολόγησης. Όταν η γέφυρα μεταξύ τους είναι το χέρι και το χαρτί, οι αποκλίσεις είναι αναπόφευκτες. Ο μηνιαίος έλεγχος εστιάζει σε συγκεκριμένα σημεία:

• Παραστατικά που εκδόθηκαν και αντιστοιχούν σε πραγματικές επισκέψεις ή συμφωνίες.
• Διαβιβάσεις στη myDATA που συμφωνούν με τα παραστατικά και τον χαρακτηρισμό τους.
• Εισπράξεις που αντιστοιχούν σε παραστατικά — περιλαμβανομένων των πληρωμών με κάρτα και των αποζημιώσεων από φορείς.
• Διορθώσεις, πιστωτικά ή ακυρώσεις, που πρέπει να φαίνονται στην περίοδο που αφορούν.

Εξοπλισμός, αναλώσιμα και επαγγελματικές δαπάνες

Ο ιατρικός εξοπλισμός έχει τρεις ιδιαιτερότητες: μεγάλο κόστος κτήσης, σημαντικό κόστος συντήρησης και περιορισμένη μεταπωλητική αξία. Στην πράξη ελέγχουμε:

• Πώς χρηματοδοτήθηκε η αγορά — μετρητά, δάνειο ή μίσθωση — και ποια είναι η πραγματική ετήσια επιβάρυνση.
• Αν ο εξοπλισμός χρησιμοποιείται αποκλειστικά για την επαγγελματική δραστηριότητα ή και για άλλη χρήση.
• Αν τα συμβόλαια συντήρησης και οι άδειες λογισμικού παρακολουθούνται ως επαναλαμβανόμενες δαπάνες με ημερομηνίες ανανέωσης.
• Αν τα αναλώσιμα αντιμετωπίζονται ως έξοδο χρήσης και όχι ως πάγιο — και το αντίστροφο.

Ξεχωριστή κατηγορία είναι οι δαπάνες που πληρώνονται σε φορείς του εξωτερικού, όπως υπηρεσίες λογισμικού ή υποστήριξης: χρειάζονται σωστή καταχώριση, απόδειξη πληρωμής και έλεγχο των δηλώσεων που ενδέχεται να ενεργοποιούν, ανάλογα με το καθεστώς της δραστηριότητας.

Προσωπικό, συνεργάτες και μορφή άσκησης

Γραμματεία, νοσηλευτικό προσωπικό, βοηθητικό προσωπικό και συνεργάτες γιατροί δημιουργούν διαφορετικές σχέσεις εργασίας, με διαφορετικές υποχρεώσεις. Ο έλεγχος εστιάζει στην έγκαιρη ενημέρωση και στη σωστή απεικόνιση:

• Προσλήψεις και μεταβολές που δηλώνονται πριν ξεκινήσει η απασχόληση, ώστε να μην υπάρχει διάστημα χωρίς ασφαλιστική κάλυψη.
• Ωράρια, υπερωρίες και άδειες που αποτυπώνονται με τρόπο που να αντέχει σε έλεγχο.
• Συνεργάτες που αμείβονται με παραστατικό παροχής υπηρεσιών: ο διαχωρισμός των ρόλων και των παραστατικών πρέπει να είναι σαφής.
• Αμοιβές που καταβάλλονται μέσω τρίτων, με παρακρατήσεις όπου εφαρμόζονται, που χρειάζονται σωστή απόδοση και συμφιλίωση.

Πολλοί γιατροί συνδυάζουν μισθωτή απασχόληση με ατομική δραστηριότητα. Ο συνδυασμός είναι νόμιμος, αλλά απαιτεί καθαρό διαχωρισμό εσόδων, εξόδων και χρόνου: χωρίς αυτόν, οι δαπάνες καταλήγουν στη λάθος δραστηριότητα και το εισόδημα εμφανίζεται εσφαλμένα.

Ατομικό ιατρείο ή εταιρική μορφή;

Η επιλογή δεν κρίνεται από το ύψος του τζίρου μόνο. Κρίνεται από τη σύνθεση της δραστηριότητας: αν υπάρχουν συνεργάτες και προσωπικό, αν γίνονται επενδύσεις σε εξοπλισμό, αν υπάρχει ανάγκη διανομής κερδών ή επανεπένδυσης, αν ο κίνδυνος επαγγελματικής ευθύνης θέλει κάλυψη, αν το ιατρείο πρόκειται να επεκταθεί σε δεύτερο χώρο. Εξετάζουμε τα δεδομένα της συγκεκριμένης δραστηριότητας — έσοδα, κόστη, φορολογική επιβάρυνση, ασφάλιση, ταμειακές ανάγκες — και παρουσιάζουμε τις εναλλακτικές με τα πλεονεκτήματα και τα βάρη κάθε μορφής, ώστε η απόφαση να είναι τεκμηριωμένη και όχι γενική.

Συχνές ερωτήσεις

Οι υπηρεσίες γιατρού απαλλάσσονται πάντοτε από ΦΠΑ;

Η απαλλαγή κρίνεται με βάση τη φύση της συγκεκριμένης υπηρεσίας. Όταν ένα ιατρείο παρέχει και υπηρεσίες ή πωλήσεις που δεν καλύπτονται, χρειάζεται διαχωρισμός και σωστή μεταχείριση των κοινών δαπανών. Γι’ αυτό ο έλεγχος γίνεται ανά δραστηριότητα και όχι με γενικό κανόνα.

Χρειάζεται myDATA ένα ιδιωτικό ιατρείο;

Ανεξάρτητα από την απαλλαγή ή μη των υπηρεσιών, τα δεδομένα των παραστατικών και οι σχετικές διαβιβάσεις πρέπει να είναι συνεπείς με τα βιβλία. Ο έλεγχος εστιάζει στον χαρακτηρισμό, στην πληρότητα και στη συμφωνία με τις εισπράξεις.

Τι γίνεται με τιμολόγια υπηρεσιών από το εξωτερικό;

Εξοφλούνται και αρχειοθετούνται με αποδεικτικό πληρωμής, ελέγχονται ως προς τον χαρακτηρισμό και εξετάζεται αν ενεργοποιούν δηλώσεις ανάλογα με το καθεστώς της δραστηριότητας. Τα θέματα αυτά δεν αντιμετωπίζονται συνολικά: εξαρτώνται από τη χρήση της υπηρεσίας.

Πότε αξίζει να εξεταστεί ιατρική εταιρεία;

Όταν υπάρχουν συνεργάτες, προσωπικό, επενδύσεις ή σχέδιο επέκτασης, ώστε η μορφή να εξυπηρετεί την πραγματική λειτουργία. Η απόφαση στηρίζεται σε αριθμούς και σε προοπτική ετών, όχι σε σύγκριση με άλλα ιατρεία.

Τι χρειάζεται για αλλαγή λογιστή ενός ιατρείου;

Αποτύπωση εκκρεμοτήτων, κατάστασης βιβλίων και παραστατικών, απαιτήσεων από φορείς, προσωπικού και εξοπλισμού. Η μετάβαση οργανώνεται με ημερομηνία και λίστα παραδοτέων, ώστε να μη χαθεί καμία απαίτηση και καμία προθεσμία.

Από το ιατρείο στην ιατρική εταιρεία

Όταν στο ιατρείο προστίθενται συνεργάτες, προσωπικό ή εξοπλισμός, η μορφή άσκησης επανεξετάζεται με στοιχεία και όχι με γενικές συγκρίσεις. Η σύσταση, το κεφάλαιο, οι εισφορές των εταίρων και η φορολόγηση των διανεμόμενων κερδών περιγράφονται στο άρθρο ιατρική εταιρεία: σύσταση και λογιστική υποστήριξη.