Οι δηλώσεις μέσω λογιστή χρειάζονται σαφή συνεννόηση για τα στοιχεία, τις εκκρεμότητες και την υποβολή. Για επιχειρήσεις και επαγγελματίες, μια οργανωμένη διαδικασία μειώνει τις ασάφειες και διευκολύνει την τεκμηρίωση όσων συμφωνήθηκαν. Ο οδηγός αφορά την πρακτική συνεργασία με το γραφείο, όχι τις περιπτώσεις υποχρεωτικής υπογραφής, που χρειάζονται έλεγχο ανά δήλωση και διαδικασία.
Τι πρέπει να γνωρίζετε
- Η εξουσιοδότηση υποβολής, η έγκριση περιεχομένου και η υπογραφή είναι διαφορετικά πράγματα.
- Χρησιμοποιήστε τους προβλεπόμενους μηχανισμούς εξουσιοδότησης του εκάστοτε συστήματος, αποφεύγοντας την κοινοποίηση προσωπικών κωδικών.
- Ως πρακτική συνεργασίας, συμφωνήστε πώς θα εγκρίνετε το περιεχόμενο και τις σημαντικές επιλογές πριν από την υποβολή.
- Οργανώστε κοινό αρχείο με την τελική έκδοση και τα διαθέσιμα αποδεικτικά.
Τα τρία διαφορετικά πράγματα
| Έννοια | Τι να ξεχωρίζετε |
|---|---|
| Εξουσιοδότηση | Ελέγχεται στη συγκεκριμένη εφαρμογή: ποιος μπορεί να εκτελέσει ποιες ενέργειες. |
| Έγκριση περιεχομένου | Προτεινόμενη συνεννόηση για στοιχεία, εκκρεμότητες και επιλογές. Δεν παρουσιάζεται εδώ ως νομική απαίτηση. |
| Υπογραφή | Το αν απαιτείται και από ποιον χρειάζεται επιβεβαίωση στις ισχύουσες οδηγίες της συγκεκριμένης δήλωσης. Δεν υποκαθίσταται από ένα email έγκρισης. |
Πρακτική οργάνωση
- Καταγραφή ενεργειών: συμφωνήστε ποιος συγκεντρώνει στοιχεία, ποιος ελέγχει και ποιος αναλαμβάνει την υποβολή.
- Ροή δεδομένων: ορίστε τρόπο αποστολής παραστατικών και ενημέρωσης για όσα λείπουν.
- Σημείωμα εκκρεμοτήτων: καταγράψτε περίοδο, έκδοση αρχείου, ελλείψεις και ερωτήματα που χρειάζονται απάντηση.
- Γραπτή συνεννόηση: αναφέρετε σε ποια έκδοση αφορά η έγκριση και τι παραμένει ανοιχτό.
- Αρχείο: συγκεντρώστε τελικό αρχείο, αλληλογραφία, σχετικά παραστατικά και αποδεικτικό υποβολής, όπου παρέχεται.
Παράδειγμα: το γραφείο σημειώνει «λείπει ένα παραστατικό και χρειάζεται επιβεβαίωση της περιόδου». Ο πελάτης το αποστέλλει και επιβεβαιώνει την περίοδο. Έπειτα μπορεί να γράψει «έλεγξα τα στοιχεία της αναθεωρημένης έκδοσης που μου στείλατε και συμφωνώ με το περιεχόμενο». Αυτό τεκμηριώνει τη συνεννόηση· δεν καθορίζει τη νόμιμη ευθύνη ούτε αντικαθιστά τυχόν απαιτούμενη υπογραφή.
Πού δημιουργούνται προβλήματα
- Έγκριση παλιάς έκδοσης ενώ έχουν προστεθεί νέα στοιχεία.
- Υπόθεση ότι η πρόσβαση συνεπάγεται έγκριση περιεχομένου.
- Αλλαγή συνεργάτη χωρίς συντονισμό για εκκρεμείς υποβολές και πρόσβαση.
Πριν από κάθε υποβολή
Χρησιμοποιήστε την παραπάνω λίστα ως τελικό έλεγχο. Αν παραμένει ερώτημα για υπογραφή, εκπροσώπηση ή προσωπική ταυτοποίηση, ζητήστε έλεγχο των οδηγιών της συγκεκριμένης διαδικασίας· μην συναγάγετε την απάντηση από την εσωτερική έγκριση.
Χρήσιμα συμπληρωματικά: ο ρόλος του λογιστή στη μικρή επιχείρηση και οι υπηρεσίες λογιστικής και φοροτεχνικής υποστήριξης.
Θέλετε σαφή διαδικασία πριν από τις υποβολές;
Στείλτε μας πώς ανταλλάσσετε στοιχεία με το γραφείο. Θα οργανώσουμε τη συνεννόηση, τις εκκρεμότητες και το αρχείο υποβολών.
Δρ. Χρήστος Χατζηχρήστος · Λογιστής – Φοροτεχνικός Α΄ Τάξης
Κινητό: 6932 888 450
info@drcc.eu
Viber · 6932 888 450 Καραολή και Δημητρίου των Κυπρίων 26
Θεσσαλονίκη, 54630
Υπολογίστε το στην πράξη
Δείτε τα διαθέσιμα εργαλεία και επιλέξτε όποιο ταιριάζει στην περίπτωσή σας.