Το κρίσιμο ερώτημα δεν είναι αν ο λογιστής υπογράφει. Είναι ποια ενέργεια μπορεί να εκτελέσει ο ίδιος μέσα στα συστήματα, ποια απαιτεί δική σας έγκριση πριν σταλεί και ποια ο νόμος ή το σύστημα την επιφυλάσσει στον φορολογούμενο ή στον νόμιμο εκπρόσωπο. Στην πράξη τα τρία επίπεδα συγχέονται: ο επιχειρηματίας υποθέτει ότι «ό,τι υποβάλλεται το αναλαμβάνει ο λογιστής», ενώ το περιεχόμενο της δήλωσης παραμένει δικό του περιεχόμενο, με ποσά που μόνο αυτός γνωρίζει ή εγκρίνει. Όταν η διάκριση είναι σαφής από την αρχή, αποφεύγονται τρεις ακριβές καταστάσεις: υποβολές με ελλιπή δεδομένα, χειρισμοί που δεν αποφασίστηκαν ποτέ από τον φορολογούμενο και, σε έλεγχο, αδυναμία να αποδειχθεί τι υποβλήθηκε, πότε και με ποια στοιχεία.
Τι πρέπει να γνωρίζετε
- Ο ρόλος που παραχωρείται στο σύστημα ορίζει τι μπορεί να εκτελέσει ο συνεργάτης: υποβολές, λήψη εγγράφων, πρόσβαση σε δεδομένα. Δεν ορίζει ποια είναι η σωστή απόφαση.
- Κάθε υποβολή έχει δύο μέρη: τα δεδομένα, που τα επεξεργάζεται το γραφείο, και την απόφαση, που παραμένει στον φορολογούμενο όταν μεταβάλλει τη φορολογική του θέση.
- Η χρήση των προσωπικών κωδικών από τρίτο δεν είναι τρόπος συνεργασίας. Η πρόσβαση δίνεται με παραχώρηση ρόλου, ώστε να είναι καταγεγραμμένο ποιος ενήργησε και πότε.
- Υπάρχουν ενέργειες που προϋποθέτουν προσωπική ενέργεια ή ταυτοποίηση. Αυτές δεν μεταβιβάζονται σε κανέναν συνεργάτη.
- Κάθε υποβολή αφήνει αποδεικτικό. Το αρχείο ανήκει στην επιχείρηση και τηρείται ανεξάρτητα από την ταυτότητα του εκάστοτε συνεργάτη.
Τρία διαφορετικά πράγματα που συγχέονται σε μία φράση
Η «εξουσιοδότηση» χρησιμοποιείται συχνά για τρία διαφορετικά ζητήματα. Το πρώτο είναι η πρόσβαση: ποιος μπορεί να μπει στο σύστημα και τι μπορεί να εκτελέσει — υποβολή δήλωσης, ανάκτηση εγγράφου, υποβολή αιτήματος. Το δεύτερο είναι η συμφωνία περιεχομένου: ποια ποσά, ποιες περίοδοι και ποιες εκκρεμότητες θα αποτυπωθούν στη δήλωση. Το τρίτο είναι η απόφαση: ο χειρισμός που μεταβάλλει τη φορολογική θέση, με επιλογές που έχουν προϋποθέσεις και συνέπειες πέραν της περιόδου.
Η πράξη δείχνει ότι το τρίτο επίπεδο είναι αυτό που δημιουργεί τις περισσότερες παρεξηγήσεις. Ένας χειρισμός μπορεί να είναι τεχνικά σωστός και νόμιμος, αλλά να μην είναι αυτός που θέλει ο επιχειρηματίας, γιατί δεσμεύει τα επόμενα έτη ή γιατί προϋποθέτει ρευστότητα που δεν υπάρχει. Γι’ αυτό το σημείο δεν καλύπτεται από την πρόσβαση: απαιτεί απόφαση του φορολογούμενου, καταγεγραμμένη πριν από την υποβολή. Όταν η απόφαση δεν υπάρχει, η σωστή κίνηση δεν είναι να εικαστεί· είναι να αναβληθεί η υποβολή μέχρι να οριστεί.
Ποιος κάνει τι σε κάθε ενέργεια
| Ενέργεια | Τι μπορεί να αναλάβει το γραφείο | Τι απαιτείται από εσάς |
|---|---|---|
| Περιοδικές δηλώσεις (ΦΠΑ, παρακρατήσεις) | Συμφωνία δεδομένων, σύνταξη και υποβολή με τον ρόλο που έχει παραχωρηθεί | Τα παραστατικά και οι κινήσεις της περιόδου εγκαίρως, έγκριση των ποσών πριν από την υποβολή |
| Ετήσια δήλωση εισοδήματος | Σύνταξη της δήλωσης από τα βιβλία, τα συστήματα και τα δεδομένα που έχουν δοθεί | Τα στοιχεία που δεν προκύπτουν από τα βιβλία (τραπεζικά δεδομένα, στοιχεία νοικοκυριού, έγγραφα τρίτων) |
| Μεταβολές στο Μητρώο (ΚΑΔ, έδρα, στοιχεία) | Προετοιμασία και υποβολή της μεταβολής με τα δικαιολογητικά | Η απόφαση για τη δραστηριότητα και τα έγγραφα βάσης (μισθωτήριο, άδεια, στοιχεία χώρου) |
| Αιτήματα και ρυθμίσεις | Υπολογισμός συνεπειών, σύνταξη του αιτήματος, έλεγχος προϋποθέσεων | Η αποδοχή της δέσμευσης: αν και με ποιους όρους θα ενταχθείτε |
| Πιστοποιητικά και ενημερότητες | Έκδοση, εφόσον ο ρόλος το καλύπτει | Ενημέρωση για τον σκοπό, ώστε να ζητηθεί το σωστό έγγραφο |
| Ενέργειες που προϋποθέτουν ταυτοποίηση ή προσωπική παρουσία | Ενημέρωση, προετοιμασία δικαιολογητικών, ραντεβού | Η ίδια η ενέργεια, από εσάς ή τον νόμιμο εκπρόσωπο |
Τι αλλάζει όταν ανακαλείται η πρόσβαση
Η ανάκληση είναι δική σας πράξη και ενεργεί άμεσα για τις επόμενες ενέργειες. Αυτό σημαίνει ότι σταματούν και οι υποβολές που εκκρεμούν: αν η ανάκληση γίνει πριν ελεγχθούν οι εκκρεμότητες, υπάρχει περίοδος κατά την οποία κανείς δεν έχει ενεργή πρόσβαση, με ό,τι αυτό συνεπάγεται αν στο διάστημα αυτό λήγει προθεσμία. Αντίστροφα, όταν η παλαιότερη πρόσβαση παραμένει ενεργή «μέχρι να τακτοποιηθεί», είναι δυνατόν να εκτελεστούν ενέργειες που ο φορολογούμενος δεν γνωρίζει.
Η σειρά που αποφεύγει και τα δύο προβλήματα είναι συγκεκριμένη: απογραφή των εκκρεμών υποβολών, επιβεβαίωση των ρόλων που είναι ενεργοί, παραχώρηση της νέας πρόσβασης, ολοκλήρωση όσων εκκρεμούν, και μετά ανάκληση της παλαιότερης. Παράλληλα παραδίδεται το αρχείο των υποβολών, ανεξάρτητα από το ποιος τις εκτέλεσε, γιατί το αρχείο ανήκει στην επιχείρηση.
Πώς αποδεικνύεται τι υποβλήθηκε
Κάθε υποβολή παράγει υλικό που έχει αξία πολύ μεγαλύτερη από τη στιγμή της αποστολής: το αποδεικτικό με την ημερομηνία και τα στοιχεία της υποβολής, το τελικό αρχείο που στάλθηκε, το προσχέδιο που εγκρίθηκε με τα ποσά, και τα βασικά παραστατικά που τεκμηριώνουν τα μεγέθη. Όταν τα τέσσερα αυτά τηρούνται μαζί, ανά χρήση και ανά δήλωση, η απάντηση σε έναν έλεγχο δύο ή πέντε χρόνια αργότερα δεν εξαρτάται από το ποιος συνεργάτης υπηρετεί σήμερα την επιχείρηση.
Χρήσιμος κανόνας είναι να υπάρχει ένας δίαυλος για τις εγκρίσεις. Όταν η έγκριση δίνεται άλλοτε τηλεφωνικά, άλλοτε προφορικά και άλλοτε με μήνυμα που χάνεται, η απόφαση δεν μπορεί να αναπαραχθεί. Το κόστος δεν είναι γραφειοκρατικό: σε διαφορά με τη διοίκηση ή σε έλεγχο, η διαφορά ανάμεσα σε «μου το είπε» και σε καταγεγραμμένη έγκριση κρίνει ποιος αναλαμβάνει τη συνέπεια.
Υποθετικό παράδειγμα
Εταιρεία παροχής υπηρεσιών με ετήσιο τζίρο 260.000 € κλείνει τρίμηνο με εκροές 68.400 € και ΦΠΑ εκροών 16.416 €. Οι εισροές που έχουν φτάσει στο γραφείο αντιστοιχούν σε ΦΠΑ 9.360 €, άρα η δήλωση σχηματίζεται με πληρωτέο ποσό 7.056 €. Δέκα ημέρες μετά την υποβολή, η συμφωνία με τα διαβιβασθέντα δεδομένα δείχνει ένα τιμολόγιο προμηθευτή 3.500 € με ΦΠΑ 840 €, που εκδόθηκε μέσα στην περίοδο αλλά δεν είχε σταλεί στο λογιστήριο. Με τα δεδομένα που υπήρχαν, η δήλωση ήταν συνεπής· με τα πραγματικά δεδομένα, ήταν ελλιπής. Το ποσό δεν χάνεται, αλλά πληρώθηκε νωρίτερα, δημιούργησε πρόσθετη δουλειά συμφωνίας στις επόμενες περιόδους και, το σημαντικότερο, κανείς δεν μπορεί να αποδείξει αν η παράλειψη οφείλεται σε εκκρεμότητα δεδομένων ή σε χειρισμό, αν δεν υπάρχει σημείωμα εκκρεμοτήτων πριν από κάθε υποβολή.
Πότε αλλάζει ο χειρισμός: αν η ενέργεια καλύπτεται από τον ρόλο σας στο σύστημα, εκτελείται από το γραφείο με τα δεδομένα και την έγκρισή σας. Αν συνιστά επιλογή με φορολογική συνέπεια πέραν της περιόδου, απαιτείται απόφασή σας πριν από την υποβολή. Αν ο νόμος ή το σύστημα ζητεί προσωπική ενέργεια, την εκτελείτε εσείς με τα δικαιολογητικά που θα σας υποδειχθούν. Αν το ζήτημα είναι νομικό — εγκυρότητα εγγράφου, εκπροσώπηση, αξιώσεις — το γραφείο δεν το κρίνει: ζητεί το αποτέλεσμα από τον αρμόδιο και το αποτυπώνει στα βιβλία και τις δηλώσεις.
Πώς οργανώνεται η συνεργασία
- Απογραφή ρόλων. Καταγράφεται ποιος έχει πρόσβαση, σε ποιο σύστημα και για ποιες ενέργειες, με ημερομηνία.
- Ροή δεδομένων. Ορίζεται τι στέλνετε και πότε, με τρόπο που να προλαβαίνει την προθεσμία και όχι να την ακολουθεί.
- Σημείωμα εκκρεμοτήτων. Πριν από κάθε υποβολή αποτυπώνονται τα ποσά, οι περίοδοι και ό,τι λείπει, ώστε να φαίνεται τι εγκρίνεται και τι όχι.
- Καταγραφή απόφασης. Οι επιλογές με συνέπεια εγκρίνονται εγγράφως, με σύντομη αναφορά στο αποτέλεσμα που έχουν.
- Αρχείο αποδεικτικών. Αποδεικτικό υποβολής, τελικό αρχείο, έγκριση και βασικά παραστατικά τηρούνται ανά χρήση.
- Ετήσιος έλεγχος. Ελέγχονται ενεργοί ρόλοι, εκκρεμείς υποβολές, διορθώσεις και πληρότητα αρχείου, πριν από την επόμενη χρήση.
Πού δημιουργούνται τα προβλήματα
- Υποβολή με δεδομένα που έφτασαν αργότερα, χωρίς συμφωνία στο κλείσιμο της περιόδου.
- Ρόλος στο σύστημα ευρύτερος ή στενότερος από αυτόν που ο φορολογούμενος νομίζει ότι έχει παραχωρήσει.
- Χρήση προσωπικών κωδικών από τρίτο, χωρίς καταγραφή του ποιος ενήργησε.
- Ανάκληση πρόσβασης πριν ολοκληρωθούν οι εκκρεμείς υποβολές.
- Προφορικές εντολές χωρίς ίχνος, όταν αργότερα αμφισβητείται ο χειρισμός.
Ποιος κάνει τι
Ο λογιστής χειρίζεται τη λογιστική και φορολογική αντιμετώπιση, συμφωνεί τα δεδομένα, υποβάλλει εντός του ρόλου που του έχει παραχωρηθεί και ενημερώνει για συνέπειες και εκκρεμότητες. Ο φορολογούμενος ή ο νόμιμος εκπρόσωπος παρέχει τα δεδομένα, αποφασίζει τις επιλογές με φορολογική συνέπεια, εκτελεί τις ενέργειες που προϋποθέτουν προσωπική ενέργεια και εγκρίνει το περιεχόμενο πριν από την υποβολή. Η νομική μορφή της εκπροσώπησης, η εγκυρότητα εγγράφων και η υπεράσπιση ενώπιον δικαστηρίου ανήκουν στον δικηγόρο, ενώ τα συμβολαιογραφικά έγγραφα στον συμβολαιογράφο. Όταν το ζήτημα είναι νομικό, το γραφείο ενημερώνει ποια δεδομένα χρειάζεται και τι συνέπεια θα έχει στα βιβλία, χωρίς να υποκαθιστά τον αρμόδιο.
Για το πλαίσιο της συνεργασίας, χρήσιμες είναι οι σελίδες λογιστικές και φοροτεχνικές υπηρεσίες και, αν αλλάζετε συνεργάτη, η σελίδα αλλαγή λογιστή.
Ποια υποβολή απαιτεί τη δική σας απόφαση πριν σταλεί;
Στείλτε μας ποιες δηλώσεις και ενέργειες θέλετε να καλύπτει ο ρόλος του γραφείου και τι έχει υποβληθεί μέχρι σήμερα. Θα σας απαντήσουμε με τη λίστα των ενεργειών που αναλαμβάνουμε, όσων χρειάζονται την έγκρισή σας και όσων προϋποθέτουν προσωπική σας ενέργεια.
Δρ. Χρήστος Χατζηχρήστος · Λογιστής – Φοροτεχνικός Α΄ Τάξης
Κινητό: 6932 888 450
info@drcc.eu
Viber · 6932 888 450 Καραολή και Δημητρίου των Κυπρίων 26
Θεσσαλονίκη, 54630