Ο λογιστής τηρεί τα βιβλία, υποβάλλει δηλώσεις, εκκαθαρίζει τη μισθοδοσία και παρακολουθεί τις προθεσμίες. Κανένα από αυτά δεν γίνεται σωστά αν δεν φτάνουν έγκαιρα τα παραστατικά, οι κινήσεις των λογαριασμών και οι αποφάσεις της επιχείρησης. Σε μια μικρή επιχείρηση ο ρόλος έχει τρία επίπεδα: εκτέλεση υποχρεώσεων, έλεγχος συμφωνίας και προειδοποίηση πριν από μια απόφαση. Το πρώτο το περιμένει κανείς από κάθε συνεργασία. Τα άλλα δύο καθορίζουν αν ο επιχειρηματίας πληροφορείται έγκαιρα ή μαθαίνει τα οικονομικά του στο τέλος της χρήσης.
Τι πρέπει να γνωρίζετε
- Η καταχώριση παραστατικών είναι η βάση, όχι ολόκληρος ο ρόλος.
- Η συμφωνία τραπεζικών λογαριασμών, καρτών, ταμείου και διαβιβασμένων στοιχείων είναι ξεχωριστή εργασία από την απλή καταχώριση.
- Αποφάσεις όπως πρόσληψη, αγορά εξοπλισμού ή αλλαγή τιμολόγησης εξετάζονται πριν υλοποιηθούν, όχι μετά.
- Ό,τι δεν φτάνει στον λογιστή δεν καταγράφεται· τα κενά εμφανίζονται αργότερα ως διαφορές.
- Ο έλεγχος της συνεργασίας γίνεται με συγκεκριμένες ερωτήσεις και μετρήσιμα στοιχεία, όχι με γενική εντύπωση.
Τι αναλαμβάνει ο λογιστής και τι παραμένει στην επιχείρηση
Η κατανομή δεν είναι τυπική: από αυτήν προκύπτει ποιος κινδυνεύει όταν κάτι λείπει. Αν η επιχείρηση δεν στείλει κινήσεις λογαριασμών, ο λογιστής δεν μπορεί να αντιστοιχίσει εισπράξεις και πληρωμές· αν δεν ενημερωθεί για πρόσληψη πριν από την πρώτη ημέρα εργασίας, οι δηλώσεις γίνονται αναδρομικά. Κάθε κενό έχει διαφορετικό σημείο εμφάνισης και διαφορετικό κόστος διόρθωσης.
| Τομέας | Ο λογιστής | Η επιχείρηση | Τι συμβαίνει αν λείπει το ένα σκέλος |
|---|---|---|---|
| Τήρηση βιβλίων | Καταχώριση παραστατικών, αρχειοθέτηση, κλείσιμο περιόδων | Αποστολή όλων των παραστατικών εσόδων και εξόδων | Ο μήνας κλείνει με ελλιπή εικόνα και διορθώσεις εκ των υστέρων |
| ΦΠΑ και δηλώσεις | Υπολογισμός, υποβολή, έλεγχος συμφωνιών | Ενημέρωση για νέες δραστηριότητες, συναλλαγές και αλλαγές καθεστώτος | Λανθασμένη μεταχείριση που εμφανίζεται σε έλεγχο ή σε διασταύρωση |
| Μισθοδοσία | Εκκαθάριση, ΑΠΔ, δηλώσεις, μεταβολές προσωπικού | Στοιχεία ωρών, αδειών, συμβάσεων, μεταβολών προσωπικού | Λάθη σε αποδοχές και εισφορές που διορθώνονται με αναδρομικές υποβολές |
| Συμφωνία λογαριασμών | Αντιστοίχιση κινήσεων με παραστατικά και διαβιβασμένα στοιχεία | Χρήση επαγγελματικών λογαριασμών και ενημέρωση για κάθε κίνηση | Εισπράξεις ή πληρωμές χωρίς αντιστοίχιση, με υπόλοιπα που δεν κλείνουν |
| Προθεσμίες | Παρακολούθηση ημερομηνιών και υποβολών | Έγκαιρη παροχή στοιχείων και εγκρίσεων | Εκπρόθεσμες υποβολές με πρόσθετες επιβαρύνσεις |
| Αποφάσεις | Ανάλυση επιπτώσεων πριν από την υλοποίηση | Ενημέρωση του λογιστή πριν από δεσμεύσεις | Επιλογές που κοστίζουν και δεν διορθώνονται εύκολα |
Ο μηνιαίος κύκλος κλεισίματος
Ο μήνας κλείνει με συγκεκριμένη σειρά. Όταν ένα βήμα παραλείπεται, το επόμενο δεν καλύπτει το κενό: οι διαφορές που δεν εντοπίζονται τον μήνα που δημιουργήθηκαν εμφανίζονται στο τέλος της χρήσης, όταν πλέον είναι δύσκολο να αναζητηθούν.
- Αποστολή στοιχείων. Παραστατικά, κινήσεις τραπεζών και καρτών, ταμειακές κινήσεις, μισθοδοτικά δεδομένα. Σταθερή ημερομηνία κάθε μήνα, όχι όποτε συγκεντρωθούν.
- Έλεγχος πληρότητας. Επιβεβαιώνεται ότι τα παραστατικά αντιστοιχούν στις κινήσεις των λογαριασμών και ότι δεν λείπουν παραστατικά που εμφανίζονται στα διαβιβασμένα στοιχεία.
- Καταχώριση. Κάθε κίνηση παίρνει τον σωστό χαρακτηρισμό: έξοδο, πάγιο, εμπόρευμα, προσωπική ανάληψη, χρηματοοικονομική κίνηση.
- Συμφωνία. Τράπεζα, ταμείο, κάρτες, πελάτες, προμηθευτές, ΦΠΑ. Οι διαφορές εντοπίζονται τώρα, με τα παραστατικά ακόμη διαθέσιμα.
- Υποβολές. Οι δηλώσεις της περιόδου υποβάλλονται και τα ποσά πληρωμής γνωστοποιούνται έγκαιρα στην επιχείρηση.
- Ενημέρωση. Σύντομη εικόνα του μήνα: τι πληρώθηκε, τι εκκρεμεί, τι χρειάζεται απόφαση.
Τι πρέπει να φτάνει στον λογιστή κάθε μήνα
Η λίστα δεν είναι θεωρητική: κάθε στοιχείο που λείπει μεταφράζεται σε συγκεκριμένη εργασία που δεν μπορεί να γίνει ή γίνεται με εκτίμηση. Όταν ένα στοιχείο λείπει συστηματικά, το πρόβλημα δεν λύνεται με υπενθυμίσεις αλλά με αλλαγή στη ροή — ποιος στέλνει, τι στέλνει και μέχρι ποια ημερομηνία.
- Κινήσεις τραπεζικών λογαριασμών της επιχείρησης, σε μορφή που επιτρέπει αντιστοίχιση και όχι απλή ανάγνωση.
- Κινήσεις καρτών και εκκαθαρίσεις παρόχων πληρωμών, με τις προμήθειες και τις επιστροφές τους.
- Κινήσεις ταμείου, ιδίως όπου οι εισπράξεις γίνονται με μετρητά.
- Παραστατικά εξόδων, συμπεριλαμβανομένων όσων εκδίδονται στο όνομα της επιχείρησης και δεν έχουν ακόμη ζητηθεί από τον προμηθευτή.
- Στοιχεία μισθοδοσίας: ώρες, υπερωρίες, άδειες, απουσίες και κάθε μεταβολή προσωπικού.
- Νέες συμβάσεις, δανειακές ή χρηματοδοτικές κινήσεις και αποφάσεις που βρίσκονται σε στάδιο σχεδιασμού.
Πού εμφανίζονται τα προβλήματα
Τα προβλήματα σε μια μικρή επιχείρηση σπάνια αφορούν τη λογιστική μέθοδο. Αφορούν τη ροή των στοιχείων και τη σειρά των ενεργειών. Σχεδόν όλα έχουν ένα κοινό χαρακτηριστικό: δεν φαίνονται την ημέρα που δημιουργούνται, αλλά αρκετούς μήνες αργότερα, όταν τα παραστατικά δεν είναι πια διαθέσιμα.
| Τι εμφανίζεται | Τι σημαίνει | Τι το διορθώνει |
|---|---|---|
| Το ταμείο δεν κλείνει | Εισπράξεις που δεν καταγράφηκαν ή πληρωμές χωρίς παραστατικό | Καταγραφή κινήσεων ταμείου την ίδια ημέρα και έλεγχος υπολοίπου |
| Τραπεζική κίνηση χωρίς αντιστοίχιση | Προσωπική ή μη τεκμηριωμένη συναλλαγή μέσα στον επαγγελματικό λογαριασμό | Διακριτοί λογαριασμοί και σαφής χαρακτηρισμός της κίνησης |
| Λείπουν παραστατικά | Δαπάνη που δεν θα εκπεστεί, ακόμη και αν πληρώθηκε | Συγκέντρωση παραστατικών τον μήνα έκδοσης, όχι στο τέλος της χρήσης |
| Μισθοδοσία ενημερώνεται εκ των υστέρων | Πρόσληψη ή μεταβολή που δηλώθηκε μετά την έναρξη της σχέσης εργασίας | Ενημέρωση πριν από την πρώτη ημέρα εργασίας |
| Διαφορές στα διαβιβασμένα στοιχεία | Παραστατικά που εκδόθηκαν αλλά δεν καταχωρίστηκαν ή αντίστροφα | Συμφωνία κάθε μήνα, με έλεγχο των αποκλίσεων πριν κλείσει η περίοδος |
| Αποφάσεις χωρίς ενημέρωση | Δεσμεύσεις που εξετάζονται όταν δεν αλλάζουν πλέον | Προγραμματισμένη επικοινωνία πριν από δεσμεύσεις |
Υποθετικό παράδειγμα
Υποθετικό παράδειγμα
Μικρή επιχείρηση με μηνιαίο τζίρο 15.000 ευρώ συμπεριλαμβανομένου ΦΠΑ: καθαρές πωλήσεις 12.096 ευρώ και ΦΠΑ 2.904 ευρώ. Το 65% των πωλήσεων, δηλαδή 9.750 ευρώ με ΦΠΑ, εισπράττεται μέσω κάρτας. Ο εκκαθαριστής κρατά προμήθεια 1,2%, δηλαδή 117 ευρώ πλέον ΦΠΑ 24% και καταθέτει στην τράπεζα 9.604,92 ευρώ.
Αν ο μήνας κλείνει χωρίς συμφωνία, η επιχείρηση βλέπει στην τράπεζα 9.604,92 ευρώ και το ποσό αυτό μπορεί να περαστεί ως έσοδο. Τότε χάνονται δύο στοιχεία: τα 117 ευρώ του εσόδου που αφορούν την προμήθεια και το έξοδο της προμήθειας μαζί με τον ΦΠΑ εισροών του, 28,08 ευρώ τον μήνα. Σε τρεις μήνες, τα έσοδα δεν συμφωνούν με τα παραστατικά που έχουν διαβιβαστεί, ενώ έχουν μείνει αχρησιμοποίητα 84,24 ευρώ ΦΠΑ εισροών.
Ο σωστός χειρισμός χωρίζει την κίνηση: έσοδο 9.750 ευρώ με τον ΦΠΑ της πώλησης, έξοδο προμήθειας 117 ευρώ με 28,08 ευρώ ΦΠΑ και συμφωνία του υπολοίπου: 9.750 − 145,08 = 9.604,92 ευρώ στην τράπεζα. Με τον τρόπο αυτό η ταμειακή εικόνα και τα έσοδα της επιχείρησης περιγράφουν την ίδια πραγματικότητα.
Ποια εικόνα πρέπει να παίρνει ο επιχειρηματίας κάθε μήνα
Ο σκοπός του μηνιαίου κλεισίματος δεν είναι η υποβολή δήλωσης. Είναι η πληροφορία που επιτρέπει αποφάσεις πριν από τη λήξη των προθεσμιών. Πέντε στοιχεία αρκούν για να κινηθεί μια μικρή επιχείρηση με εικόνα, αντί με εκτιμήσεις.
| Στοιχείο | Τι δείχνει | Πότε χρειάζεται αντίδραση |
|---|---|---|
| Υπόλοιπο λογαριασμών και ταμείου | Πόσα χρήματα είναι πραγματικά διαθέσιμα | Όταν οι εκκρεμείς υποχρεώσεις του μήνα υπερβαίνουν το υπόλοιπο |
| Εκκρεμείς οφειλές | ΦΠΑ, εισφορές, δόσεις, προμηθευτές που λήγουν | Πριν από κάθε νέα δέσμευση |
| Υπόλοιπο πελατών | Πόσα πωλήθηκαν και δεν εισπράχθηκαν, με τη χρονολόγησή τους | Όταν οι ημερομηνίες εισπράξεων περνούν σταθερά τις προθεσμίες των προμηθευτών |
| Μισθολογικό κόστος | Το βάρος του προσωπικού στο περιθώριο | Πριν από κάθε πρόσληψη ή αλλαγή ωραρίου |
| Διαφορές που έκλεισαν ή έμειναν ανοιχτές | Αν η ροή στοιχείων λειτουργεί | Όταν οι εκκρεμότητες επαναλαμβάνονται δύο μήνες συνεχόμενα |
Ερωτήσεις που δείχνουν αν η συνεργασία λειτουργεί
Η αξιολόγηση δεν γίνεται με εντύπωση αλλά με απαντήσεις. Αν κάποια από τις παρακάτω ερωτήσεις δεν έχει σαφή απάντηση, το κενό δεν είναι στη λογιστική γνώση αλλά στη ροή της συνεργασίας.
- Ποια ημέρα του μήνα ολοκληρώνεται η συμφωνία των λογαριασμών και πού φαίνεται;
- Πώς ενημερώνομαι για διαφορές ανάμεσα στα παραστατικά και στα διαβιβασμένα στοιχεία;
- Πού καταγράφονται οι αποσβέσεις και τα υπόλοιπα των παγίων;
- Τι γίνεται όταν λείπει παραστατικό: καταγράφεται ως εκκρεμότητα, με ποια διορία και με ποια συνέπεια αν δεν κλείσει;
- Ποιος ενημερώνει για τις υποχρεώσεις πριν από τις προθεσμίες και με ποιον τρόπο;
- Όταν αποφασίζω πρόσληψη, αγορά ή νέα συνεργασία, σε ποιο σημείο ενημερώνεται ο λογιστής;
Πότε η συνεργασία χρειάζεται επανεξέταση
Συνήθη λάθη
| Λάθος | Συνέπεια | Πρόληψη |
|---|---|---|
| Ανάθεση χωρίς ροή στοιχείων | Δηλώσεις με εκτιμήσεις και διορθώσεις εκ των υστέρων | Καθορισμένη ημερομηνία αποστολής κάθε μήνα |
| Ενημέρωση μόνο στο τέλος της χρήσης | Αποφάσεις που θα μπορούσαν να είχαν αποφευχθεί | Σύντομη μηνιαία εικόνα αποτελεσμάτων και ταμείου |
| Ανάμειξη προσωπικών και επαγγελματικών κινήσεων | Δύσκολη αντιστοίχιση και λανθασμένη εικόνα εξόδων | Διακριτοί λογαριασμοί και σαφής σήμανση των κινήσεων |
| Μη ενημέρωση για μεταβολές | Υποχρεώσεις που ενεργοποιούνται χωρίς να τηρηθούν, με αναδρομική τακτοποίηση | Ενημέρωση του λογιστή πριν από κάθε αλλαγή |
Ποιος κάνει τι
Κατανομή αρμοδιοτήτων
- Η επιχείρηση: αποφασίζει για την εμπορική της πορεία, χρησιμοποιεί επαγγελματικούς λογαριασμούς, στέλνει τα στοιχεία στην ώρα τους και ενημερώνει πριν από κάθε δέσμευση.
- Ο λογιστής: τηρεί τα βιβλία, συμφωνεί λογαριασμούς και διαβιβασμένα στοιχεία, υποβάλλει δηλώσεις, εκκαθαρίζει τη μισθοδοσία και αποτυπώνει τις οικονομικές συνέπειες των αποφάσεων.
- Ο νομικός σύμβουλος: συνέπειες συμβάσεων, εργασιακών σχέσεων και εταιρικών πράξεων σε επίπεδο δικαίου. Ο λογιστής χρειάζεται το αποτέλεσμα αυτό για τη φορολογική και λογιστική μεταχείριση, δεν το παράγει.
- Ο μηχανικός ή ο τεχνικός σύμβουλος: τεχνική επάρκεια χώρων, εγκαταστάσεων και εξοπλισμού. Οι δαπάνες και οι αποσβέσεις περνούν μετά στα βιβλία.
Όταν η ροή στοιχείων και η ενημέρωση λειτουργούν, ο λογιστής γίνεται σημείο ελέγχου και όχι απλός εκτελεστής υποχρεώσεων. Οι σχετικές υπηρεσίες περιγράφονται στη λογιστική και φοροτεχνική υποστήριξη, η ροή των παραστατικών στη σελίδα για το myDATA και, αν η συνεργασία δεν αποδίδει, η μετάβαση οργανώνεται στη σελίδα για την αλλαγή λογιστή.
Θέλετε να ξεκαθαρίσετε τι αναλαμβάνει το γραφείο και τι η επιχείρηση;
Πείτε μας ποιες εργασίες σας απασχολούν σήμερα, το καθεστώς ΦΠΑ, τον αριθμό των εργαζομένων και τη ροή των παραστατικών σας. Θα αποτυπώσουμε ποιες εργασίες καλύπτονται, ποια στοιχεία χρειάζονται κάθε μήνα και σε ποια σημεία χρειάζεται προηγούμενη ενημέρωση.
Δρ. Χρήστος Χατζηχρήστος · Λογιστής – Φοροτεχνικός Α΄ Τάξης
Κινητό: 6932 888 450
info@drcc.eu
Viber · 6932 888 450 Καραολή και Δημητρίου των Κυπρίων 26
Θεσσαλονίκη, 54630