Η επιδότηση δεν είναι ρευστότητα. Αυτή η μία πρόταση εξηγεί τις περισσότερες δυσκολίες που εμφανίζονται σε νεοφυείς επιχειρήσεις που εντάσσονται σε πρόγραμμα: η δαπάνη πληρώνεται πρώτα από την επιχείρηση, η επαλήθευση γίνεται μετά, και η εκταμίευση έρχεται αργότερα από την ημερομηνία που την περιμένει ο ιδιοκτήτης. Παράλληλα, το ύψος της ενίσχυσης δεν είναι το ποσό που θα μπει στο ταμείο, γιατί καλύπτει μέρος συγκεκριμένων δαπανών, δεν πληρώνει τον ΦΠΑ όταν αυτός εκπίπτεται, και δεν καλύπτει δαπάνες που πραγματοποιήθηκαν πριν από τον χρόνο που ορίζει η προκήρυξη.
Γι’ αυτό ο έλεγχος ξεκινά από δύο ερωτήματα που δεν έχουν σχέση με το ποσό της επιδότησης: πόσα πρέπει να προπληρώσει η επιχείρηση και πότε αναμένεται η εκταμίευση. Αν η απάντηση δεν είναι γραπτή και τεκμηριωμένη, το πρόγραμμα μπορεί να εγκριθεί και η επιχείρηση να βρεθεί με πρόβλημα ταμειακής ροής στην πιο κρίσιμη φάση της ανάπτυξής της.
Τι πρέπει να γνωρίζετε
- Η επιλεξιμότητα κρίνεται από στοιχεία που υπάρχουν ήδη στα μητρώα: ηλικία και μέγεθος επιχείρησης, ΚΑΔ, έδρα, δομή εταίρων, ενημερότητες, προηγούμενες ενισχύσεις.
- Ο χρόνος της δαπάνης είναι κρίσιμος: τιμολόγιο πριν από την ημερομηνία που ορίζει η προκήρυξη συνήθως δεν αναγνωρίζεται, ανεξάρτητα από τη χρησιμότητα της δαπάνης.
- Η πληρωμή πρέπει να αποδεικνύεται τραπεζικά. Δαπάνη εξοφλημένη τοις μετρητοίς τεκμηριώνεται ελλιπώς και συχνά περικόπτεται.
- Ο ΦΠΑ αντιμετωπίζεται ανά πρόγραμμα και εξαρτάται από το αν η επιχείρηση έχει δικαίωμα έκπτωσης· δεν είναι αυτονόητα επιλέξιμος.
- Η λογιστική αντιμετώπιση της επιχορήγησης δεν είναι ίδια για πάγια και για λειτουργικές δαπάνες.
- Οι δεσμεύσεις μετά την ένταξη ελέγχονται για χρόνια: αν παραβιαστούν, ζητείται επιστροφή ποσού, συχνά με προσαυξήσεις.
Λογιστικός έλεγχος στοιχείων: τι κοιτάζει πρώτα ο λογιστής
Ο έλεγχος δεν γίνεται για να «περάσει» μια αίτηση· γίνεται για να στηριχθεί το σχέδιο σε ρεαλιστικά δεδομένα. Τα στοιχεία που εξετάζονται προκύπτουν από τα μητρώα και τα βιβλία και μπορούν να επιβεβαιωθούν έγκαιρα.
- Ηλικία και διάρκεια δραστηριότητας, όπως προκύπτουν από τη σύσταση και την έναρξη εργασιών, όχι από τον χρόνο που λειτουργεί άτυπα η ομάδα.
- Μέγεθος επιχείρησης: προσωπικό, κύκλος εργασιών και σύνολο ενεργητικού, με βάση τα τελευταία κλεισμένα στοιχεία. Σε νέες επιχειρήσεις χωρίς κλεισμένες χρήσεις, η εκτίμηση γίνεται με τα στοιχεία που υπάρχουν.
- ΚΑΔ δραστηριότητας που θα χρηματοδοτηθεί και σχέση του με το πραγματικό αντικείμενο του σχεδίου. ΚΑΔ που δηλώθηκε για άλλο σκοπό και δεν καλύπτει τη δράση είναι συχνή αιτία απόρριψης.
- Τόπος υλοποίησης και σχέση του με την έδρα ή το υποκατάστημα.
- Δομή εταίρων: ποσοστά, συμμετοχές σε άλλες επιχειρήσεις, σχέσεις που μπορούν να μεταβάλουν το μέγεθος ή την ιδιότητα της επιχείρησης.
- Ενημερότητες φορολογικές και ασφαλιστικές, καθώς και απουσία ληξιπρόθεσμων ρυθμίσεων που έχουν διακοπεί.
- Προηγούμενες ενισχύσεις της ίδιας ή συνδεδεμένων επιχειρήσεων, γιατί ο σωρευτικός έλεγχος γίνεται σε επίπεδο ομίλου και σε συγκεκριμένο χρονικό διάστημα.
- Ίδια συμμετοχή: αν τα κεφάλαια υπάρχουν, με ποιον τρόπο θα διατεθούν και πώς αποδεικνύεται η προέλευσή τους.
Ένα κριτήριο που παραβλέπεται συχνά δεν αφορά τα μεγέθη αλλά την κατάσταση της επιχείρησης: ορισμένα προγράμματα αποκλείουν επιχειρήσεις που βρίσκονται σε δυσχέρεια κατά την ημερομηνία της αίτησης. Το κριτήριο αυτό δεν κρίνεται από μία μόνο χρήση, αλλά από τη συνολική εικόνα της τελευταίας περιόδου. Όταν υπάρχει αμφιβολία, ο έλεγχος γίνεται με τα οικονομικά στοιχεία της επιχείρησης πριν δαπανηθεί χρόνος στην προετοιμασία του φακέλου.
Τι πληρώνει πραγματικά το πρόγραμμα
Η διαφορά ανάμεσα στο ποσό που αναγράφεται στην απόφαση ένταξης και στο ποσό που εισπράττεται έχει συγκεκριμένες αιτίες, και μπορεί να υπολογιστεί από την αρχή.
| Στοιχείο | Τι συμβαίνει στην πράξη | Τι πρέπει να έχει υπολογίσει η επιχείρηση |
|---|---|---|
| Ποσοστό κάλυψης | Καλύπτεται μέρος της επιλέξιμης δαπάνης, όχι του συνόλου της επένδυσης | Το υπόλοιπο ποσό που θα χρηματοδοτηθεί από ίδια κεφάλαια ή δανεισμό |
| Επιλέξιμες δαπάνες | Ορισμένες κατηγορίες εξαιρούνται ή έχουν ανώτατα όρια ανά κατηγορία | Ποιο μέρος του προϋπολογισμού μένει εκτός και πώς καλύπτεται |
| ΦΠΑ | Αν η επιχείρηση εκπίπτει τον ΦΠΑ των δαπανών, ο φόρος συνήθως δεν βαρύνει το κόστος και δεν αποτελεί επιλέξιμη δαπάνη· αντίθετα όταν δεν υπάρχει δικαίωμα έκπτωσης | Τι ορίζει η προκήρυξη και τι προκύπτει από το καθεστώς ΦΠΑ της επιχείρησης |
| Χρόνος εκταμίευσης | Η πληρωμή γίνεται μετά την ολοκλήρωση και την επαλήθευση, σε δόσεις ή σε μία καταβολή | Πόσους μήνες πρέπει να καλύψει η επιχείρηση χωρίς την ενίσχυση |
| Παρακράτηση ή κατανομή σε δόσεις | Ορισμένα προγράμματα καταβάλλουν μέρος του ποσού μετά την ολοκλήρωση της περιόδου δέσμευσης | Ποιο ποσό δεν είναι διαθέσιμο άμεσα και πότε αναμένεται |
Όλα τα παραπάνω είναι γραμμένα στην προκήρυξη, αλλά διαβάζονται χρήσιμα μόνο όταν μεταφραστούν σε ταμειακό σχέδιο: ποιο ποσό βγαίνει από τον λογαριασμό, πότε, και τι επιστρέφει σε αυτόν. Αυτή η μετάφραση είναι το σημείο όπου ο λογιστής προσθέτει αξία πριν από την αίτηση, γιατί βλέπει την επένδυση μαζί με τη ρευστότητα της περιόδου.
Χρόνος δαπάνης, τραπεζική πληρωμή και φάκελος ανά δαπάνη
Στην επαλήθευση δεν εξετάζεται το σύνολο του φακέλου αλλά κάθε δαπάνη χωριστά. Μία δαπάνη που δεν τεκμηριώνεται πλήρως μπορεί να αφαιρεθεί από το επιλέξιμο ποσό, με αντίστοιχη μείωση της ενίσχυσης. Ο κανόνας που ισχύει για κάθε εγγραφή είναι απλός: το έγγραφο πρέπει να δείχνει ποιος αγόρασε, τι αγόρασε, πότε, και πώς πληρώθηκε.
- Τιμολόγιο στο όνομα της επιχείρησης, με ημερομηνία μέσα στην περίοδο που ορίζει η προκήρυξη, και περιγραφή που αντιστοιχεί στο αντικείμενο της δράσης.
- Τραπεζική εξόφληση του ίδιου ποσού με το τιμολόγιο. Καταθέσεις σε λογαριασμούς τρίτων, συμψηφισμοί ή μετρητά δημιουργούν ερωτήματα που δύσκολα απαντώνται εκ των υστέρων.
- Αποδεικτικό παραλαβής ή ολοκλήρωσης, ανάλογα με το αντικείμενο: παράδοση εξοπλισμού, βεβαίωση ολοκλήρωσης έργου, παραδοτέο λογισμικού.
- Καταχώριση του στοιχείου στο μητρώο παγίων, όταν πρόκειται για εξοπλισμό, με τον αριθμό και τα χαρακτηριστικά που αναγράφονται στο τιμολόγιο.
- Αντιστοίχιση με τη δαπάνη του προϋπολογισμού, ώστε να φαίνεται σε ποια γραμμή αντιστοιχεί και να μην υπάρχουν διπλές εγγραφές ή δαπάνες εκτός προϋπολογισμού.
Η ροή αυτή έχει συνέπεια και στη λογιστική ενημέρωση: οι επιλέξιμες δαπάνες παρακολουθούνται σε χωριστή ομάδα, ώστε στο τέλος της περιόδου να μην ξεκινά αναζήτηση μέσα σε όλα τα παραστατικά της χρήσης. Επιχείρηση που περιμένει το κλείσιμο της χρήσης για να συγκεντρώσει τον φάκελο συνήθως ανακαλύπτει τότε ότι λείπει η απόδειξη πληρωμής ή ότι το τιμολόγιο εκδόθηκε λίγες ημέρες νωρίτερα από την επιλέξιμη ημερομηνία.
Πώς αποτυπώνεται η επιχορήγηση στα βιβλία
Το ποσό που εισπράττεται δεν καταχωρείται με τον ίδιο τρόπο σε όλες τις περιπτώσεις. Η κατηγοριοποίηση εξαρτάται από το τι καλύπτει η ενίσχυση:
| Είδος ενίσχυσης | Τι καλύπτει | Πώς επηρεάζει το αποτέλεσμα |
|---|---|---|
| Επιχορήγηση για πάγια στοιχεία | Εξοπλισμό, εγκαταστάσεις, άυλα στοιχεία | Κατά κανόνα κατανέμεται στις χρήσεις στις οποίες βαρύνουν οι αποσβέσεις των στοιχείων που χρηματοδότησε |
| Επιχορήγηση λειτουργικών δαπανών | Μισθοδοσία, υπηρεσίες, έξοδα λειτουργίας | Αναγνωρίζεται στο αποτέλεσμα της χρήσης στην οποία αφορά και συμμετέχει στον προσδιορισμό του φορολογητέου αποτελέσματος |
| Χρηματοδοτικό εργαλείο | Δάνειο ή εγγύηση με ευνοϊκούς όρους | Δεν είναι έσοδο· παρακολουθείται ως υποχρέωση με το κόστος εξυπηρέτησής του |
Δύο λάθη εμφανίζονται τακτικά. Το πρώτο είναι η καταχώριση της επιχορήγησης ως εσόδου στο σύνολό της στη χρήση είσπραξης, με αποτέλεσμα να εμφανίζεται κέρδος που δεν αντιστοιχεί στη λειτουργία της επιχείρησης. Το δεύτερο είναι η αφαίρεσή της από το κόστος του παγίου χωρίς να καταγραφεί η σχετική πληροφορία, με αποτέλεσμα να χάνεται η σύνδεση του ποσού με τη δέσμευση που το συνοδεύει. Η σύμβαση ή η απόφαση ένταξης είναι το έγγραφο που καθορίζει τον χειρισμό, γι’ αυτό και ο λογιστής τη ζητεί μαζί με την εγκριτική απόφαση, όχι μόνο το εκκαθαριστικό της εκταμίευσης.
Παράδειγμα: το ποσό της ενίσχυσης και το ποσό που χρειάζεται η επιχείρηση
Υποθετικό παράδειγμα
Νεοφυής επιχείρηση σχεδιάζει επένδυση 80.000 ευρώ καθαρής αξίας: εξοπλισμός 45.000, ανάπτυξη λογισμικού 20.000 και λειτουργικές δαπάνες πρώτης περιόδου 15.000. Το πρόγραμμα καλύπτει το 50% της επιλέξιμης δαπάνης με ανώτατο όριο 35.000 ευρώ, αλλά μέρος της ανάπτυξης λογισμικού δεν εμπίπτει στις επιλέξιμες κατηγορίες. Η επιλέξιμη βάση διαμορφώνεται στις 62.000 ευρώ και η ενίσχυση στα 31.000, ενώ η εκταμίευση γίνεται μετά την ολοκλήρωση και την επαλήθευση, επτά μήνες αργότερα.
Το συμπέρασμα που μετράει για την επιχείρηση δεν είναι το ποσό των 31.000 ευρώ αλλά η διαφορά των 49.000 ευρώ, την οποία πρέπει να καλύψει η ίδια, και ο χρόνος των επτά μηνών κατά τον οποίο έχει πληρώσει χωρίς να έχει εισπράξει. Αν στα 49.000 ευρώ προστεθεί ο ΦΠΑ των αγορών μέχρι να επιστραφεί μέσω των δηλώσεων, το ποσό που απαιτείται διαθέσιμο είναι σαφώς μεγαλύτερο από το ποσό της ενίσχυσης. Όταν ο υπολογισμός αυτός γίνει πριν από την αίτηση, η επιχείρηση είτε προσαρμόζει τον προϋπολογισμό είτε εξασφαλίζει τη χρηματοδότηση του κενού· όταν γίνει μετά την ένταξη, οι υποχρεώσεις έχουν ήδη αναληφθεί.
Δεσμεύσεις που ισχύουν μετά την ένταξη
- Διατήρηση της επένδυσης. Ο εξοπλισμός ή το πάγιο που χρηματοδοτήθηκε δεν μεταβιβάζεται, δεν πωλείται και δεν αντικαθίσταται πριν από τη λήξη της περιόδου δέσμευσης, χωρίς προηγούμενη έγκριση.
- Διατήρηση δραστηριότητας και θέσεων εργασίας, όπου αυτό αποτελεί όρο του προγράμματος. Αποχωρήσεις προσωπικού εντός της περιόδου δέσμευσης ελέγχονται.
- Τήρηση φακέλου διαθέσιμου για έλεγχο: παραστατικά, πληρωμές, συμβάσεις, παραδοτέα, εκθέσεις προόδου, για όσα χρόνια ορίζει το πρόγραμμα.
- Ενημέρωση για μεταβολές: αλλαγές εταίρων, μετοχικού κεφαλαίου, έδρας, ΚΑΔ ή διακοπή εργασιών δηλώνονται εντός των προθεσμιών που προβλέπονται.
- Απαγόρευση σώρευσης για την ίδια δαπάνη. Η ίδια δαπάνη δεν χρηματοδοτείται δύο φορές από διαφορετικές πηγές, ακόμη και αν αυτές είναι διαφορετικής μορφής.
- Αναφορές κατά τη διάρκεια του έργου, με συγκεκριμένες προθεσμίες, οι οποίες επηρεάζουν την εκταμίευση ακόμη και όταν οι δαπάνες έχουν πραγματοποιηθεί σωστά.
Ποιος κάνει τι
Κατανομή αρμοδιοτήτων
Η επιχείρηση: αποφασίζει την επένδυση, αναλαμβάνει τις υποχρεώσεις της ένταξης, διαθέτει την ίδια συμμετοχή και ενημερώνει έγκαιρα για κάθε μεταβολή.
Ο λογιστής: ελέγχει τα στοιχεία επιλεξιμότητας από τα μητρώα, παρακολουθεί τη συμφωνία των επιλέξιμων δαπανών με τα βιβλία, τεκμηριώνει τις πληρωμές, αποτυπώνει την επιχορήγηση στη χρήση στην οποία ανήκει, υπολογίζει τον φορολογικό χειρισμό και οργανώνει τον φάκελο που θα ελεγχθεί.
Ο σύμβουλος του προγράμματος: συντάσσει τον φάκελο της αίτησης, τις εκθέσεις προόδου και την τεχνική τεκμηρίωση των παραδοτέων, σύμφωνα με τις απαιτήσεις της προκήρυξης.
Ο δικηγόρος: ελέγχει και ερμηνεύει τη σύμβαση ή την απόφαση ένταξης, τους όρους δέσμευσης και τις συνέπειες μη συμμόρφωσης. Ο λογιστής δεν ερμηνεύει νομικούς όρους της σύμβασης· χρειάζεται από αυτήν τα συγκεκριμένα στοιχεία που καθορίζουν τον λογιστικό και φορολογικό χειρισμό.
Ο αρμόδιος τεχνικός, όπου απαιτείται βεβαίωση ή πιστοποίηση: επιβεβαιώνει τα τεχνικά χαρακτηριστικά ή την ολοκλήρωση του έργου. Ο λογιστής καταγράφει τη βεβαίωση στον φάκελο, δεν την εκδίδει.
Συνήθη λάθη
| Λάθος | Συνέπεια | Πρόληψη |
|---|---|---|
| Αγορές πριν από την ημερομηνία επιλεξιμότητας | Δαπάνη που δεν αναγνωρίζεται, με μείωση της ενίσχυσης | Ημερολόγιο επιλέξιμων ενεργειών πριν από κάθε παραγγελία |
| Πληρωμές σε μετρητά ή σε λογαριασμό τρίτου | Δαπάνη που τεκμηριώνεται ελλιπώς ή αμφισβητείται | Κανόνας τραπεζικής εξόφλησης του προμηθευτή που εξέδωσε το τιμολόγιο |
| Περιγραφή τιμολογίου που δεν αντιστοιχεί στη δράση | Διευκρινίσεις και περικοπή ποσού | Έλεγχος της περιγραφής πριν από την έκδοση του τιμολογίου |
| Διεκδίκηση ΦΠΑ που έχει ήδη εκπέσει | Απόρριψη του σχετικού ποσού | Καθορισμός του χειρισμού ΦΠΑ πριν από τον προϋπολογισμό |
| Μεταβίβαση ή αντικατάσταση εξοπλισμού εντός δέσμευσης | Επιστροφή μέρους ή του συνόλου της ενίσχυσης | Σημείωση της δέσμευσης στο μητρώο παγίων |
| Επιχορήγηση που δεν εμφανίζεται στις δηλώσεις | Διαφορά στα έσοδα και στις διασταυρώσεις | Καταχώριση στην περίοδο και στη γραμμή που της αντιστοιχεί |
| Ίδια δαπάνη σε δύο προγράμματα | Σωρευτικός έλεγχος που οδηγεί σε επιστροφή | Μητρώο ενισχύσεων ανά δαπάνη και ανά πρόγραμμα |
| Μεταβολή ΚΑΔ, έδρας ή εταίρων χωρίς ενημέρωση | Παραβίαση όρων και διακοπή εκταμίευσης | Ενημέρωση του αρμόδιου φορέα πριν από τη μεταβολή |
Για τη λογιστική και φορολογική εικόνα της νεοφυούς επιχείρησης, δείτε τη λογιστική υποστήριξη για startups και τις λογιστικές και φοροτεχνικές υπηρεσίες. Χρήσιμο είναι και το myDATA ως πηγή συμφωνίας δεδομένων.
Τι ισχύει σήμερα
Οι προϋποθέσεις συμμετοχής, τα ποσοστά ενίσχυσης, οι κατηγορίες δαπανών και οι δεσμεύσεις ορίζονται από τη συγκεκριμένη δράση και το καθεστώς κρατικών ενισχύσεων που τη διέπει. Κάθε περίοδος έχει τους δικούς της όρους, για αυτό τα στοιχεία ελέγχονται με τα δεδομένα της συγκεκριμένης προκήρυξης.
Υπολογίσατε τι θα πληρώσετε πριν εισπράξετε;
Στείλτε μας την προκήρυξη ή την απόφαση ένταξης, τον προϋπολογισμό με τις προσφορές και τα τιμολόγια με τις πληρωμές που έχουν ήδη γίνει. Αποτυπώνουμε τον λογιστικό και φορολογικό χειρισμό της ενίσχυσης, το κενό ρευστότητας μέχρι την εκταμίευση και την πορεία των δαπανών στα βιβλία. Την αξιολόγηση και τον φάκελο του προγράμματος τα χειρίζεται ο αρμόδιος σύμβουλος.
Δρ. Χρήστος Χατζηχρήστος · Λογιστής – Φοροτεχνικός Α΄ Τάξης
Κινητό: 6932 888 450
info@drcc.eu
Viber · 6932 888 450 Καραολή και Δημητρίου των Κυπρίων 26
Θεσσαλονίκη, 54630