Η υποχρέωση ελέγχου σε μια ανώνυμη εταιρεία δεν κρίνεται την ημέρα που κλείνει η χρήση, αλλά από τα μεγέθη που θα εμφανίσει ο ισολογισμός και από τον χαρακτηρισμό της οντότητας. Αυτό σημαίνει ότι μια ΑΕ μπορεί να περάσει από το καθεστώς της «μικρής» στο καθεστώς υποχρεωτικού ελέγχου από ορκωτό ελεγκτή χωρίς να αλλάξει ο τρόπος που δουλεύει — αρκεί να ξεπεράσει τα κριτήρια μεγέθους. Όταν συμβεί αυτό, η ποιότητα του φακέλου που έχει σχηματιστεί όλη τη χρήση καθορίζει αν ο έλεγχος θα είναι διαδικαστικός ή θα ανοίξει όλα τα ζητήματα της χρήσης.
Το δεύτερο σημείο που μπερδεύεται συχνά είναι το αντίκρισμα του ελέγχου. Ο έλεγχος από ορκωτό δεν είναι φορολογικός έλεγχος: επιβεβαιώνει ότι οι οικονομικές καταστάσεις απεικονίζουν αληθινά και δίκαια την εικόνα της εταιρείας, με βάση τα Λογιστικά Πρότυπα. Ξεχωριστό θέμα είναι η έκθεση φορολογικής συμμόρφωσης, που αφορά τη συμφωνία των φορολογικών μεγεθών και συνδέεται με διαδικασίες προς την ΑΑΔΕ.
Τι πρέπει να γνωρίζετε
- Η υποχρέωση ελέγχου κρίνεται από τον χαρακτηρισμό της οντότητας με κριτήρια μεγέθους (ενεργητικό, κύκλος εργασιών, προσωπικό), που εφαρμόζεται στη χρήση που ελέγχεται.
- Ο ορκωτός ελεγκτής ελέγχει τις οικονομικές καταστάσεις· δεν υποκαθιστά τον φορολογικό έλεγχο της ΑΑΔΕ ούτε τον λογιστή της εταιρείας.
- Ο φάκελος ελέγχου φτιάχνεται όλη τη χρήση, όχι τον Απρίλιο: μητρώα παγίων και αποθεμάτων, δεδουλευμένα, συμφωνίες τραπεζών, απαιτήσεις και υποχρεώσεις.
- Ο έλεγχος συνήθως φέρνει στο φως ζητήματα που η λογιστική είχε «τακτοποιήσει» εσωτερικά, με εγγραφές που δεν τεκμηριώνονται.
- Ο διορισμός ελεγκτή είναι απόφαση της Γενικής Συνέλευσης και πρέπει να έχει γίνει πριν ο έλεγχος γίνει επείγων.
Πότε μια ΑΕ υπάγεται σε υποχρεωτικό έλεγχο
Ο κανόνας για τις ανώνυμες εταιρείες είναι ότι οι ετήσιες οικονομικές καταστάσεις ελέγχονται υποχρεωτικά από ορκωτό ελεγκτή, με εξαίρεση τις εταιρείες που παραμένουν «μικρές οντότητες» με βάση τα κριτήρια μεγέθους. Προσοχή όμως: η εξαίρεση δεν ισχύει οριζόντια. Εταιρείες με ειδικό κανονιστικό πλαίσιο, όμιλοι, εταιρείες που συντάσσουν ενοποιημένες καταστάσεις, αλλά και περιπτώσεις όπου το καταστατικό ή συμφωνίες με τράπεζες/επενδυτές απαιτούν έλεγχο, κρίνονται με πρόσθετα κριτήρια.
| Περίπτωση | Τι σημαίνει πρακτικά | Τι πρέπει να κάνει η εταιρεία |
|---|---|---|
| Η ΑΕ ξεπερνά τα όρια της μικρής οντότητας | Υποχρεωτικός έλεγχος από ορκωτό ελεγκτή για τη χρήση αυτή. | Διορισμός ελεγκτή από τη ΓΣ και οργάνωση φακέλου ελέγχου πριν το κλείσιμο. |
| Η ΑΕ παραμένει μικρή | Κατ’ αρχήν δεν υπάγεται σε υποχρεωτικό έλεγχο από ορκωτό, με ό,τι προβλέπει κάθε φορά ο νόμος για τη μικρή ΑΕ. | Τεκμηρίωση του χαρακτηρισμού και έλεγχος καταστατικών/τραπεζικών όρων. |
| ΑΕ σε όμιλο | Ο χαρακτηρισμός εξετάζεται και σε ενοποιημένο επίπεδο· οι ανάγκες της μητρικής καθορίζουν συχνά τον έλεγχο. | Συνεννόηση με τη μητρική για χρονοδιάγραμμα και παραδοτέα. |
| Απαίτηση τράπεζας, επενδυτή ή καταστατικού | Ο έλεγχος γίνεται συμβατική υποχρέωση ακόμη και αν δεν επιβάλλεται από τον νόμο. | Έλεγχος των όρων δανείων και συμφωνιών μετόχων πριν την επιλογή ελεγκτή. |
| Εισηγμένη ή εποπτευόμενη εταιρεία | Ειδικό καθεστώς ελέγχου και δημοσιότητας. | Εξειδικευμένος σχεδιασμός με τον ελεγκτή και τον νομικό σύμβουλο. |
Επειδή τα όρια μεγέθους έχουν αναπροσαρμοστεί τα τελευταία χρόνια, ο χαρακτηρισμός πρέπει να γίνεται με τα κριτήρια που ισχύουν για τη χρήση που εξετάζεται και όχι με ό,τι ίσχυε όταν ιδρύθηκε η εταιρεία. Η ερώτηση «πότε χρειάζομαι ορκωτό» απαντάται σωστά μόνο αφού υπολογιστούν τα τρία κριτήρια με τα δεδομένα της κλειόμενης χρήσης — όχι με εκτίμηση.
Τι κοιτάζει ο έλεγχος και τι δεν είναι δική του δουλειά
Ο ορκωτός ελεγκτής ελέγχει αν οι οικονομικές καταστάσεις είναι σύμφωνες με το πλαίσιο σύνταξής τους και αν τα υπόλοιπα τεκμηριώνονται. Πρακτικά, οι περιοχές που δίνουν δουλειά είναι συγκεκριμένες:
- Αποτιμήσεις: απόθεμα, απαιτήσεις, συμμετοχές, απομείωση παγίων.
- Πάγια: ύπαρξη, κυριότητα, συνέχιση αποσβέσεων με σταθερή μέθοδο, μεταβολές μητρώου.
- Δεδουλευμένα έσοδα και έξοδα, προβλέψεις, τιμολογήσεις που εκκρεμούν.
- Συναλλαγές με συνδεδεμένα μέρη και κινήσεις εταίρων/διευθυντών.
- Συμφωνία του ΦΠΑ, του φόρου εισοδήματος και των ασφαλιστικών με τις δηλώσεις και τις πληρωμές.
- Τραπεζικές συμφωνίες και ταμειακά υπόλοιπα, συμπεριλαμβανομένων πιστωτικών καρτών και POS.
Δεν είναι δουλειά του ελεγκτή να συντάσσει τις καταστάσεις, να διορθώνει καταχωρίσεις ή να αποφασίζει φορολογικό χειρισμό· δεν είναι επίσης δουλειά του λογιστή να «περάσει» τον έλεγχο με τακτοποιήσεις της τελευταίας στιγμής. Η σχέση λειτουργεί όταν ο λογιστής έχει φτιάξει φάκελο που εξηγεί τη λογική των εγγραφών και ο ελεγκτής μπορεί να τη δοκιμάσει.
Ο φάκελος ελέγχου: τι πρέπει να υπάρχει πριν ξεκινήσει
Η πιο συνηθισμένη αιτία καθυστέρησης και πρόσθετου κόστους είναι ένας φάκελος που σχηματίστηκε αποσπασματικά. Αυτά τα στοιχεία είναι τα ελάχιστα που ζητούνται συνήθως:
Τι να έχει έτοιμο η εταιρεία
- Ισοζύγιο και αναλυτικά καρτέλια ανά λογαριασμό, με αιτιολόγηση των υπολοίπων.
- Μητρώο παγίων με ημερομηνίες απόκτησης, αξίες, αποσβέσεις και τυχόν μεταβιβάσεις.
- Κατάσταση αποθεμάτων με τρόπο αποτίμησης και φύλλα απογραφής.
- Συμφωνίες τραπεζικών λογαριασμών, δανείων, POS και πιστωτικών καρτών.
- Καταστάσεις προμηθευτών και πελατών με ανάλυση υπολοίπων και επισφαλειών.
- Συμβάσεις που επηρεάζουν τη χρήση: μισθώσεις, δάνεια, επιχορηγήσεις, συνδεδεμένες συναλλαγές.
- Πρακτικά ΓΣ/ΔΣ και αποφάσεις που τεκμηριώνουν κεφάλαιο, διανομές και αμοιβές.
Πού εμφανίζονται τα πραγματικά προβλήματα
Υποθετικό παράδειγμα. ΑΕ με κύκλο εργασιών που φτάνει για πρώτη φορά τα όρια του υποχρεωτικού ελέγχου. Στη διάρκεια του ελέγχου διαπιστώνεται ότι εξοπλισμός 38.000 € αγοράστηκε πριν από δύο χρήσεις αλλά δεν μπήκε ποτέ στο μητρώο παγίων, ότι αμοιβές διευθυντών πέρασαν από λογαριασμό «λοιπά έξοδα» χωρίς παρακράτηση, και ότι απαίτηση 12.000 € από πελάτη έχει υπολογιστεί δύο φορές λόγω πιστωτικού που δεν καταχωρίστηκε. Κανένα από αυτά δεν δημιουργήθηκε από κακή πρόθεση· όλα προέκυψαν επειδή τα δεδομένα δεν είχαν συμφωνηθεί στο κλείσιμο κάθε μήνα. Το αποτέλεσμα είναι διορθωτικές εγγραφές, μεγαλύτερος χρόνος ελέγχου και, σε ορισμένες περιπτώσεις, επιπλέον φορολογική επιβάρυνση.
Τα τυπικά σημεία που δημιουργούν ζητήματα είναι: αγορές που δεν έχουν τιμολογηθεί ακόμη, έξοδα εταίρων που δεν έχουν χαρακτηριστεί, δάνεια που εξυπηρετούνται αλλά δεν είναι καταχωρισμένα, τόκοι που δεν έχουν δεδουλευθεί, και καταθέσεις/αναλήψεις που κινούνται χωρίς παραστατικό. Όλα αυτά αντιμετωπίζονται εύκολα μέσα στη χρήση και δύσκολα την παραμονή του ελέγχου.
Χρονοδιάγραμμα που δουλεύει
- Πριν το κλείσιμο. Υπολογισμός κριτηρίων μεγέθους, απόφαση για τον χαρακτηρισμό και έλεγχος καταστατικών/δανειακών όρων.
- Στη Γενική Συνέλευση. Διορισμός ελεγκτή και καθορισμός αμοιβής, με χρόνο που επιτρέπει προγραμματισμό.
- Πριν τον έλεγχο. Παράδοση φακέλου, συμφωνίες υπολοίπων, απαντήσεις σε ερωτήματα — όχι παράλληλα με τον έλεγχο.
- Μετά την έκθεση. Διορθώσεις, έγκριση καταστάσεων από τη ΓΣ, δημοσιότητες και φορολογικές υποχρεώσεις που συνδέονται με την κλειόμενη χρήση.
Ποιος κάνει τι
- Ο λογιστής / φοροτεχνικός: τηρεί τα βιβλία, συντάσσει τις οικονομικές καταστάσεις, οργανώνει τον φάκελο ελέγχου, τεκμηριώνει τους χειρισμούς και συνεργάζεται με τον ελεγκτή για τα δεδομένα.
- Ο ορκωτός ελεγκτής: εκφέρει γνώμη επί των καταστάσεων και, όπου προβλέπεται, την έκθεση φορολογικής συμμόρφωσης· δεν αποφασίζει φορολογικούς χειρισμούς ούτε συντάσσει καταστάσεις.
- Η διοίκηση: εγκρίνει καταστάσεις, διορίζει ελεγκτή, διασφαλίζει την πρόσβαση στα στοιχεία και αποφασίζει για τις διορθώσεις.
- Ο νομικός σύμβουλος: χειρίζεται θέματα καταστατικού, εταιρικών αποφάσεων και δημοσιοτήτων όπου απαιτείται νομική τεκμηρίωση.
Σχέση με τον προηγούμενο χαρακτηρισμό
Αν η εταιρεία δεν ελεγχόταν τα προηγούμενα χρόνια και φέτος εμπίπτει σε έλεγχο, ο έλεγχος δεν επεκτείνεται αυτόματα σε παλιότερες χρήσεις, αλλά τα ανοίγματά τους εμφανίζονται στα αρχικά υπόλοιπα. Γι’ αυτό ο πρώτος έλεγχος είναι συνήθως ο δυσκολότερος: δεν αρκεί να είναι σωστή η τρέχουσα χρήση, πρέπει να εξηγούνται και τα υπόλοιπα που μεταφέρονται. Ό,τι τακτοποιηθεί εγκαίρως κοστίζει λιγότερο από ό,τι τακτοποιείται υπό πίεση.
Σχετικές σελίδες: Λογιστής για ΑΕ · Υπηρεσίες εσωτερικού/εξωτερικού ελέγχου · Φορολογικά θέματα επιχειρήσεων
Πρέπει η φετινή χρήση να περάσει από ορκωτό;
Στείλτε μας ισοζύγιο, μητρώο παγίων, τραπεζικά υπόλοιπα και τον κύκλο εργασιών της χρήσης. Θα υπολογίσουμε τα κριτήρια του χαρακτηρισμού και θα οργανώσουμε τον φάκελο που θα ζητήσει ο ελεγκτής.
Δρ. Χρήστος Χατζηχρήστος · Λογιστής – Φοροτεχνικός Α΄ Τάξης
Κινητό: 6932 888 450
info@drcc.eu
Viber · 6932 888 450 Καραολή και Δημητρίου των Κυπρίων 26
Θεσσαλονίκη, 54630