Η επιλογή επόμενου λογιστή δεν κρίνεται από τον τιμοκατάλογο, αλλά από το τι μπορεί να παραλάβει και να συνεχίσει χωρίς κενά. Στην πράξη, η μετάβαση φαίνεται τον δεύτερο ή τον τρίτο μήνα: εκεί εμφανίζονται εκκρεμείς δηλώσεις, αποκλίσεις myDATA, λάθος μητρώα παγίων, ασυμφωνίες τραπεζικών υπολοίπων και θέματα προσωπικού που δεν είχαν τακτοποιηθεί. Οι ερωτήσεις που θα κάνετε πριν επιλέξετε δεν αφορούν μόνο τον υποψήφιο· αφορούν και την πραγματική κατάσταση της επιχείρησης.
Ένας έμπειρος συνεργάτης δεν θα απαντήσει «όλα εντάξει» πριν δει δεδομένα. Θα ζητήσει ισοζύγιο, εκτυπώσεις δηλώσεων, πρόσβαση στα μητρώα και λίστα εκκρεμοτήτων, και θα σας πει τι θα ελέγξει με αυτά. Αν η συζήτηση περιορίζεται σε μηνιαίο κόστος και σε «πόσα παραστατικά κόβετε», η εικόνα που σχηματίζετε είναι ελλιπής.
Τι πρέπει να γνωρίζετε
- Οι ερωτήσεις που κάνετε στον υποψήφιο λογιστή πρέπει να αφορούν τη μεθοδολογία του, όχι μόνο την τιμή του.
- Εξίσου κρίσιμες είναι οι ερωτήσεις για την τρέχουσα κατάσταση της επιχείρησης: εκκρεμότητες, αποκλίσεις, μητρώα, ρυθμίσεις.
- Η λίστα παραλαβής από τον προηγούμενο λογιστή είναι το βασικό εργαλείο προστασίας της μετάβασης.
- Το κόστος μιας πρόχειρης μετάβασης εμφανίζεται αργότερα, σε τροποποιητικές δηλώσεις, τόκους και χαμένο χρόνο.
- Πριν την υπογραφή, συμφωνήστε παραδοτέα, χρόνους απόκρισης και ποιος κρατά τις προσβάσεις στα συστήματα.
Τι πρέπει να απαντήσει ο υποψήφιος — και τι δείχνει κάθε απάντηση
Οι παρακάτω ερωτήσεις δεν έχουν σκοπό να «ξεσκεπάσουν» τον συνεργάτη. Έχουν σκοπό να φανεί αν υπάρχει συγκεκριμένη διαδικασία πίσω από τη συνεργασία ή αν όλα θα κρίνονται κατά περίπτωση.
| Ερώτηση | Τι δείχνει η καλή απάντηση | Προειδοποιητικό σημάδι |
|---|---|---|
| Πώς θα παραλάβετε τα δεδομένα από τον προηγούμενο συνεργάτη; | Συγκεκριμένη λίστα: ισοζύγια, μητρώα, εκκρεμείς δηλώσεις, αρχεία myDATA, ΕΡΓΑΝΗ, πάγια, δάνεια, ρυθμίσεις. | «Θα τα βρούμε στην πορεία» χωρίς έλεγχο εκκρεμοτήτων πριν την ανάληψη. |
| Ποια σημεία ελέγχετε πρώτα μετά την ανάληψη; | Έλεγχος συμφωνίας ΦΠΑ–εσόδων–myDATA, τραπεζικών, προσωπικού και λογαριασμών φόρων/ΕΦΚΑ. | Γενικές αναφορές σε «σωστή οργάνωση» χωρίς ονόματα λογαριασμών και ελέγχων. |
| Ποια είναι η μηνιαία ροή εργασίας και τι πρέπει να στέλνω και πότε; | Συγκεκριμένες ημερομηνίες παραλαβής παραστατικών, τραπεζικών, μισθοδοτικών στοιχείων και παραδοτέων που επιστρέφουν σε εσάς. | Αόριστες αναφορές σε «τακτική επικοινωνία». |
| Ποιος κρατά τις προσβάσεις σε Taxisnet, myDATA, ΕΡΓΑΝΗ, e-ΕΦΚΑ; | Ξεκάθαρη απάντηση ότι οι προσβάσεις μένουν στον ιδιοκτήτη, με εξουσιοδοτήσεις μόνο για ό,τι απαιτείται. | Ο συνεργάτης ζητά αποκλειστικότητα πρόσβασης ή δεν εξηγεί τους ρόλους. |
| Πώς θα ενημερώνομαι για φόρους, προθεσμίες και υποχρεώσεις που πλησιάζουν; | Συγκεκριμένο κανάλι και ρυθμός (π.χ. μηνιαίο ενημερωτικό με λογαριασμούς πληρωμών), με υπεύθυνο εντοπισμό του τι απαιτεί δική σας ενέργεια. | Η ενημέρωση εξαρτάται από το αν «θυμηθεί» κάποιος. |
| Πώς χειρίζεστε διορθώσεις σε προηγούμενες περιόδους; | Διαδικασία: τεκμηρίωση απόκλισης, τροποποιητική δήλωση όπου απαιτείται, ενημέρωση του ιδιοκτήτη για κόστος και συνέπειες. | «Θα τα συμψηφίσουμε» ή «δεν χρειάζεται να δηλωθεί τίποτα». |
| Τι συμβαίνει αν σταματήσει η συνεργασία; | Πρόβλεψη για παράδοση αρχείων, εξαγωγές δεδομένων και λίστα εκκρεμοτήτων. | Καμία πρόβλεψη· τα δεδομένα «μένουν» στο γραφείο. |
Οι ερωτήσεις δεν αφορούν μόνο τον υποψήφιο
Το δεύτερο σύνολο ερωτήσεων απευθύνεται στην κατάσταση της επιχείρησης. Έχει νόημα να τις απαντήσετε εσείς, με στοιχεία, πριν αλλάξετε συνεργάτη, γιατί αυτές καθορίζουν το πραγματικό αντικείμενο της μετάβασης:
- Υπάρχουν εκκρεμείς δηλώσεις ή τροποποιητικές σε ΦΠΑ, φόρο εισοδήματος, παρακρατούμενους; Με ποια έτη;
- Υπάρχουν καταχωρίσεις myDATA που δεν αντιστοιχούν σε παραστατικά ή το αντίστροφο, και για ποιες περιόδους;
- Οι λογαριασμοί ΦΠΑ, φόρου και ΕΦΚΑ συμφωνούν με τις δηλώσεις και τις πληρωμές, ή υπάρχουν υπόλοιπα που εκκρεμούν;
- Είναι ενημερωμένο το μητρώο παγίων και οι αποσβέσεις, ή υπάρχουν εξοπλισμοί που δεν έχουν καταχωριστεί ποτέ;
- Υπάρχουν ρυθμίσεις οφειλών σε ισχύ; Πόσες δόσεις απομένουν και ποιες είναι οι συνέπειες σε νέα ρύθμιση;
- Το μητρώο προσωπικού και οι δηλώσεις ΕΡΓΑΝΗ είναι πλήρεις, ή υπάρχουν συμβάσεις και μεταβολές που δεν δηλώθηκαν;
- Υπάρχουν τραπεζικοί λογαριασμοί, δάνεια ή πιστωτικές κάρτες που δεν έχουν περάσει ποτέ από τη λογιστική;
Οι απαντήσεις σε αυτές τις ερωτήσεις δεν είναι δουλειά του προηγούμενου συνεργάτη· είναι η εικόνα που θα κληθεί να αποκαταστήσει ο επόμενος. Η διαφορά φαίνεται στο χρονοδιάγραμμα της μετάβασης: μια καθαρή παραλαβή κλείνει σε εβδομάδες, μια προβληματική απαιτεί συμφωνημένο πλάνο διορθώσεων με σειρά προτεραιότητας.
Λίστα παραλαβής: τι να ζητήσετε εγγράφως
Ανεξάρτητα από το ποιος θα είναι ο νέος συνεργάτης, ζητήστε από τον προηγούμενο συγκεκριμένα αρχεία. Η λίστα δεν είναι διαπραγματευτική κίνηση· είναι ο κατάλογος των δεδομένων της επιχείρησής σας.
Τι να ζητήσετε
- Ισοζύγια και καρτέλες λογαριασμών για την τρέχουσα και την προηγούμενη χρήση, σε ηλεκτρονική μορφή.
- Αντίγραφα δηλώσεων (ΦΠΑ, εισοδήματος, παρακρατούμενων, Ε9 όπου αφορά) και αποδεικτικά υποβολής.
- Εξαγωγές myDATA και λίστα εκκρεμοτήτων/αποκλίσεων, ανά περίοδο.
- Μητρώο παγίων με αποσβέσεις και μητρώο αποθεμάτων, όπου υπάρχει.
- Στοιχεία προσωπικού: συμβάσεις, καταστάσεις μισθοδοσίας, αρχεία ΕΡΓΑΝΗ, βεβαιώσεις αποδοχών.
- Λίστα ρυθμίσεων και δανείων με υπόλοιπα και ημερομηνίες δόσεων.
- Αρχεία τιμολογίων και αθεώρητων στοιχείων με τυχόν εκκρεμείς καταχωρίσεις.
Τι κοστίζει μια πρόχειρη μετάβαση
Υποθετικό παράδειγμα. Επιχείρηση με ετήσιο τζίρο 240.000 € αλλάζει λογιστή χωρίς έλεγχο εκκρεμοτήτων. Στον πρώτο μήνα της νέας συνεργασίας διαπιστώνεται ότι σε δύο τρίμηνα του προηγούμενου έτους οι εκπιπτόμενος ΦΠΑ εισροών είχε καταχωριστεί χωρίς τα αντίστοιχα παραστατικά, με απόκλιση 3.200 €. Η διόρθωση απαιτεί τροποποιητικές δηλώσεις, συμφωνία με τις αντίστοιχες περιόδους myDATA και ενημέρωση για τυχόν πρόσθετη επιβάρυνση. Μαζί με τον χρόνο της αποκατάστασης, το πραγματικό κόστος της μετάβασης δεν είναι η διαφορά αμοιβής των δύο συνεργατών, αλλά το άνοιγμα των προηγούμενων περιόδων.
Το ίδιο συμβαίνει με μη δηλωμένες μεταβολές προσωπικού, με πάγια που δεν έχουν αποσβεστεί και με ρυθμίσεις που χάθηκαν χωρίς ενημέρωση. Κανένα από αυτά δεν εμφανίζεται την ημέρα της αλλαγής· όλα εμφανίζονται όταν ο νέος συνεργάτης αρχίσει να συμφωνεί λογαριασμούς.
Πριν την υπογραφή: τι να συμφωνήσετε
Η συνεργασία λειτουργεί καλύτερα όταν τα βασικά είναι γραμμένα και όχι προφορικά. Τρία σημεία αρκούν για να αποφευχθούν οι περισσότερες παρεξηγήσεις:
- Παραδοτέα και χρόνοι. Ποια είναι η μηνιαία δέσμη εργασιών (καταχώριση, ΦΠΑ, μισθοδοσία, συμφωνίες) και πότε κλείνει κάθε μήνας.
- Ροή δεδομένων. Τι στέλνετε εσείς, με ποιον τρόπο και μέχρι πότε, ώστε να μην υπάρχουν μήνες που κλείνουν με ελλιπή στοιχεία.
- Προσβάσεις και έξοδος. Οι κωδικοί και τα μητρώα παραμένουν στην επιχείρηση, με σαφή διαδικασία παράδοσης σε περίπτωση λήξης της συνεργασίας.
Ποιος κάνει τι
- Ο λογιστής: παραλαμβάνει και συμφωνεί τα λογιστικά δεδομένα, εντοπίζει εκκρεμότητες και αποκλίσεις, υποβάλλει δηλώσεις, ενημερώνει για φορολογικές και ασφαλιστικές συνέπειες.
- Ο επιχειρηματίας: εξασφαλίζει πλήρη πρόσβαση στα δεδομένα της επιχείρησης, επιβεβαιώνει την πληρότητα παραστατικών και τραπεζικών κινήσεων, αποφασίζει για το κόστος και τον χρόνο των διορθώσεων.
- Ο προηγούμενος συνεργάτης: παραδίδει τα αρχεία και τις εκκρεμότητες της περιόδου ευθύνης του· δεν έχει υποχρέωση να διορθώσει το μέλλον, αλλά οφείλει να αποδώσει την εικόνα που άφησε.
Σχετικές σελίδες: Αλλαγή λογιστή · myDATA · Λογιστικές και φοροτεχνικές υπηρεσίες · Δωρεάν παροχές
Πριν αποφασίσετε, ελέγξτε τι παραλαμβάνετε;
Στείλτε μας τα τελευταία ισοζύγια, τη λίστα εκκρεμών δηλώσεων, την εικόνα myDATA και το προσωπικό που απασχολείτε. Θα σας πούμε τι ελέγχουμε πρώτα και τι χρειάζεται να τακτοποιηθεί πριν κλείσει η χρήση.
Δρ. Χρήστος Χατζηχρήστος · Λογιστής – Φοροτεχνικός Α΄ Τάξης
Κινητό: 6932 888 450
info@drcc.eu
Viber · 6932 888 450 Καραολή και Δημητρίου των Κυπρίων 26
Θεσσαλονίκη, 54630