Η αποστολή παραστατικών στο λογιστήριο αφορά κάθε επιχείρηση που θέλει έγκαιρη καταχώριση και λιγότερες εκκρεμότητες. Συμφωνήστε τι στέλνετε, πότε, σε ποια μορφή και ποιος ελέγχει: η καθημερινή συλλογή δεν σημαίνει υποχρεωτικά καθημερινή αποστολή.
Τι πρέπει να γνωρίζετε
- Συλλέγετε και αρχειοθετείτε τα παραστατικά όταν προκύπτουν· τα αποστέλλετε στο συμφωνημένο πρόγραμμα.
- Στέλνετε αποδεικτικά εξόφλησης και ελέγχετε με το γραφείο τον τρόπο πληρωμής.
- Αντιστοιχίζετε εισπράξεις και πληρωμές με τα σχετικά παραστατικά.
- Χρησιμοποιείτε σταθερό κανάλι και κοινή ονοματολογία αρχείων.
- Ειδοποιήσεις φορέων, λάθη που επηρεάζουν επικείμενη υποβολή και προγραμματισμένες μεταβολές προσωπικού δεν περιμένουν την περιοδική αποστολή.
Η ροή που δουλεύει
| Δεδομένο | Πότε αποστέλλεται | Μορφή |
|---|---|---|
| Έξοδα/τιμολόγια προμηθευτών | Στη συμφωνημένη ημερομηνία | PDF/ευκρινής εικόνα και αποδεικτικό, εφόσον εξοφλήθηκαν |
| Πωλήσεις/έσοδα | Στη συμφωνημένη ημερομηνία | Παραστατικά και στοιχεία εισπράξεων |
| Τραπεζικές κινήσεις | Για τον συμφωνημένο μηνιαίο έλεγχο | Αρχείο κινήσεων |
| Τακτικά στοιχεία μισθοδοσίας | Στη συμφωνημένη ημερομηνία προετοιμασίας μισθοδοσίας | Ώρες, απουσίες, λοιπά στοιχεία |
| Προσλήψεις/μεταβολές προσωπικού | Έγκαιρη επικοινωνία πριν εφαρμοστούν, για προσδιορισμό ενεργειών | Στοιχεία και περιγραφή αλλαγής |
| Ειδοποιήσεις φορέων | Άμεσα με την παραλαβή | Πλήρες έγγραφο |
Πώς οργανώνεται
- Δίαυλος: συμφωνήστε πού στέλνετε κάθε κατηγορία.
- Ονοματολογία: ημερομηνία-είδος-αντισυμβαλλόμενος-ποσό.
- Περιοδικότητα: ορίστε με το γραφείο ημερομηνίες αποστολής και κλεισίματος βάσει των υποχρεώσεων της επιχείρησης, μαζί με τις άμεσες εξαιρέσεις.
- Επιβεβαίωση: ζητήστε κατάλογο παραληφθέντων και εκκρεμοτήτων.
- Μηνιαίος έλεγχος: αντιστοιχίστε εισπράξεις/πληρωμές με παραστατικά· καταγράψτε ανεξόφλητα ποσά, μετρητά και λοιπές διαφορές, όχι αριθμητική ισότητα συνόλων.
Λάθη που κοστίζουν
- Δυσανάγνωστες ή ελλιπείς εικόνες.
- Εξοφλημένα έξοδα χωρίς διαθέσιμα αποδεικτικά πληρωμής.
- Αποστολή σε διάσπαρτα προσωπικά κανάλια.
- Επείγουσες αλλαγές που μένουν για την επόμενη αποστολή.
- Ενέργειες χωρίς τις συμφωνημένες γραπτές εγκρίσεις.
Μηνιαίο πρωτόκολλο
- Στάλθηκαν παραστατικά και διαθέσιμα αποδεικτικά;
- Αντιστοιχίστηκαν εισπράξεις/πληρωμές και εξηγήθηκαν οι διαφορές;
- Επιβεβαιώθηκαν λήψη και εκκρεμότητες;
- Δόθηκαν οι συμφωνημένες γραπτές εγκρίσεις υποβολών/πληρωμών;
- Ενημερώθηκε το αρχείο της επιχείρησης;
Χρήσιμα συμπληρωματικά: ο επαγγελματικός λογαριασμός και οι υπηρεσίες λογιστικής και φοροτεχνικής υποστήριξης.
ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΑ · ΡΟΗ · ΣΥΝΕΡΓΑΣΙΑ
Θέλετε να οργανώσετε τη ροή παραστατικών;
Περιγράψτε μας πώς λειτουργείτε σήμερα. Θα συμφωνήσουμε κανάλια, μορφές, πρόγραμμα αποστολής και ελέγχους, με στόχο λιγότερες εκκρεμότητες.
Δρ. Χρήστος Χατζηχρήστος · Λογιστής – Φοροτεχνικός Α΄ Τάξης
2310 534 750
Κινητό: 6932 888 450
info@drcc.eu
Viber · 6932 888 450 Καραολή και Δημητρίου των Κυπρίων 26
Θεσσαλονίκη, 54630
Κινητό: 6932 888 450
info@drcc.eu
Viber · 6932 888 450 Καραολή και Δημητρίου των Κυπρίων 26
Θεσσαλονίκη, 54630
Υπολογίστε το στην πράξη
Δείτε τα διαθέσιμα εργαλεία και επιλέξτε όποιο ταιριάζει στην περίπτωσή σας.