Λογιστική υποστήριξη για λιανικό και χονδρικό εμπόριο

Στο λιανικό και χονδρικό εμπόριο το λογιστήριο δεν καλείται να αποτυπώσει μία ροή, αλλά δύο που μοιάζουν μεταξύ τους και δεν είναι: την πώληση στο ταμείο, που εισπράττεται αμέσως και δεν αφήνει υπόλοιπο πελάτη, και την πώληση χονδρικής, που τιμολογείται με πίστωση και δημιουργεί απαίτηση. Η πρώτη κρίνεται από τη συμφωνία ταμειακής, POS, IRIS και τραπεζικής κατάθεσης. Η δεύτερη κρίνεται από το αν το τιμολόγιο, το δελτίο αποστολής και η είσπραξη συμφωνούν με το υπόλοιπο του πελάτη. Όταν κάποια από αυτές τις αλυσίδες σπάει, το λάθος δεν φαίνεται στον τζίρο — φαίνεται στο περιθώριο, στο απόθεμα και στον ΦΠΑ.

Το δεύτερο ιδιαίτερο χαρακτηριστικό του κλάδου είναι το κεφάλαιο που «κοιμάται» στο ράφι και στην αποθήκη. Ένα εμπορικό κατάστημα μπορεί να έχει αύξηση πωλήσεων και ταυτόχρονα πρόβλημα ρευστότητας, επειδή κάθε ευρώ πωλήσεων έχει προπληρωθεί σε αγορές αποθέματος εβδομάδες νωρίτερα. Για τον λόγο αυτό, η λογιστική υποστήριξη εμπορικής επιχείρησης δεν τελειώνει στη δήλωση: ξεκινά από τον έλεγχο της καθημερινής ροής και καταλήγει σε αποφάσεις για προϊόντα, προμηθευτές και όρους πληρωμής.

Δύο ροές, δύο διαφορετικοί έλεγχοι

Στη λιανική, η συναλλαγή ολοκληρώνεται επιτόπου: ο πελάτης πληρώνει με μετρητά, κάρτα ή IRIS και φεύγει. Το λογιστικό γεγονός έχει κλείσει, εκτός από ένα σημείο — την πραγματική κατάθεση των χρημάτων. Γι’ αυτό ο πρώτος έλεγχος κάθε ημέρας είναι η συμφωνία ταμειακής, τερματικών καρτών και τραπεζικών κινήσεων. Στη χονδρική, η συναλλαγή ανοίγει υπόλοιπο πελάτη και κλείνει αργότερα, μερικές φορές με δόσεις ή συμψηφισμό. Εδώ ο έλεγχος είναι καρτέλα ανά πελάτη: τι τιμολογήθηκε, τι παραδόθηκε, τι πιστώθηκε λόγω επιστροφής και τι εισπράχθηκε.

Τα δύο ρεύματα θέλουν διαφορετική αντιμετώπιση και στα παραστατικά. Στη λιανική, το δελτίο λιανικής ή η απόδειξη αποτελεί το βασικό έγγραφο και η συγκέντρωσή του γίνεται σε περιοδικές κινήσεις (Ζ). Στη χονδρική, το δελτίο αποστολής και το τιμολόγιο συνδέονται με παραγγελία και με όρους πληρωμής. Αν το κατάστημα δραστηριοποιείται και στα δύο κανάλια — κάτι συνηθισμένο σε είδη οικιακού εξοπλισμού, δομικά υλικά, ηλεκτρολογικό υλικό — ο διαχωρισμός πρέπει να είναι καθαρός από την αρχή, ώστε να μην αναμειγνύεται το ταμείο με τις απαιτήσεις.

Η καθημερινή συμφωνία ταμείου, POS και τραπέζης

Η πιο συνηθισμένη εικόνα σε κατάστημα είναι τα τρία συστήματα να συμφωνούν «περίπου». Η λέξη «περίπου» είναι το πρόβλημα. Η διαφορά μπορεί να προκύπτει από μετρητά που χρησιμοποιήθηκαν για μικροέξοδα χωρίς παραστατικό, από φιλοδώρημα, από ακυρωμένη απόδειξη, από επιστροφή που δόθηκε σε μετρητά ενώ η αρχική πώληση είχε γίνει με κάρτα, ή από λάθος πληκτρολόγηση στο POS. Κάθε μία από αυτές τις αιτίες έχει διαφορετική λογιστική μεταχείριση, και γι’ αυτό η διαφορά δεν διορθώνεται «στο τέλος του μήνα» με ένα ποσό συμψηφισμού.

Ο έλεγχος γίνεται συστηματικά, όχι περιστασιακά. Κρατούνται τα ημερήσια Ζ με τις συναλλαγές ανά τρόπο πληρωμής, τα εκτυπωμένα ή ηλεκτρονικά slips των τερματικών με το σύνολο ημέρας, οι αναφορές IRIS, και οι τραπεζικές κινήσεις. Από εκεί και πέρα, η αντιστοίχιση γίνεται ανά ημέρα. Όταν η κατάθεση γίνεται με καθυστέρηση μίας ή δύο ημερών — συνηθισμένο στις συμβάσεις καρτών — η εκκαθάριση παρακολουθείται με το πραγματικό ποσό που πιστώνεται, αφού αφαιρεθούν οι προμήθειες αποδοχής. Οι προμήθειες αυτές είναι έξοδο και πρέπει να φαίνονται ξεχωριστά, ώστε να είναι ορατό το πραγματικό κόστος είσπραξης ανά τρόπο πληρωμής.

Αποθέματα: το σημείο όπου κρύβεται το πραγματικό περιθώριο

Το κόστος πωληθέντων σε μια εμπορική επιχείρηση υπολογίζεται ως απογραφή έναρξης συν αγορές μείον απογραφή λήξης. Αυτός ο τύπος σημαίνει ότι δύο μεγέθη δεν προέρχονται από τα παραστατικά αλλά από τη φυσική καταμέτρηση: το απόθεμα στην αρχή και στο τέλος της περιόδου. Αν η καταμέτρηση γίνεται βιαστικά ή «κατ’ εκτίμηση», το μικτό περιθώριο που παρουσιάζεται στον ιδιοκτήτη μπορεί να είναι σημαντικά στρεβλωμένο, χωρίς να υπάρχει λάθος σε κανένα παραστατικό.

Η απογραφή δεν είναι μόνο ετήσια διαδικασία. Για κατηγορίες με γρήγορη εναλλαγή, η περιοδική καταμέτρηση δείγματος ή οι δειγματοληπτικοί έλεγχοι ανά τμήμα καταστήματος εντοπίζουν νωρίτερα πού χάνεται αξία. Παράλληλα, το απόθεμα συνδέεται με απόφαση: ένα προϊόν με υψηλό περιθώριο αλλά χαμηλή κυκλοφοριακή ταχύτητα δεσμεύει κεφάλαια για μήνες, ενώ ένα προϊόν με χαμηλό περιθώριο και γρήγορη εναλλαγή μπορεί να αποδίδει καλύτερα ανά ευρώ επένδυσης. Ο υπολογισμός της αξίας αποθέματος σε επίπεδο κατηγορίας — και όχι μόνο συνολικά — είναι το εργαλείο που επιτρέπει αυτή τη σύγκριση.

Προμηθευτές, πιστώσεις και εκπτώσεις

Στη χονδρική πλευρά, η σχέση με τον προμηθευτή έχει τρεις ροές που πρέπει να συμφωνούν: την παραγγελία, την παραλαβή και το τιμολόγιο. Όταν το τιμολόγιο καταχωρείται χωρίς έλεγχο, είναι συνηθισμένο να περνούν ποσότητες που δεν παραλήφθηκαν, τιμές που δεν ίσχυσαν λόγω συμφωνημένης έκπτωσης, ή μεταφορικά που είχαν συμφωνηθεί σε βάρος του προμηθευτή. Ο έλεγχος αυτός δεν είναι λογιστική πολυτέλεια: κάθε μη ανιχνευμένη διαφορά είναι κόστος που μειώνει απευθείας το περιθώριο.

Εξίσου σημαντικές είναι οι εκπτώσεις και οι επιστροφές. Μια έκπτωση όγκου ή μια ετήσια επιστροφή (rebate) που εισπράττεται με πίστωση μειώνει το κόστος αγορών, άρα βελτιώνει το περιθώριο — αλλά μόνο εφόσον καταχωρηθεί στη σωστή περίοδο. Αν η πίστωση του προμηθευτή αφορά την προηγούμενη χρήση και καταχωρηθεί στην επόμενη, η εικόνα της κάθε χρήσης αλλοιώνεται. Για τον λόγο αυτό τηρείται καρτέλα ανά προμηθευτή με εκκαθάριση υπολοίπων σε τακτική βάση, ώστε οι πιστώσεις να μην «ξεχνιούνται» μέχρι το τέλος της χρονιάς.

Η είσπραξη από πελάτες χονδρικής έχει άμεση σχέση με τη ρευστότητα. Ο ταμειακός κύκλος του εμπορίου είναι: πληρώνω τον προμηθευτή, παραλαμβάνω, πουλάω, τιμολογώ, εισπράττω. Όσο μεγαλώνει η απόσταση μεταξύ πληρωμής προμηθευτή και είσπραξης πελάτη, τόσο περισσότερα κεφάλαια απαιτούνται για τον ίδιο τζίρο. Η παρακολούθηση των υπολοίπων πελατών με ηλικία απαίτησης — τι είναι εμπρόθεσμο, τι καθυστερεί 30, 60, 90 ημέρες — δίνει στον ιδιοκτήτη τη δυνατότητα να αποφασίσει αν θα πιέσει για είσπραξη, αν θα αλλάξει όρους ή αν θα σταματήσει την πίστωση σε συγκεκριμένο πελάτη.

ΦΠΑ και myDATA: τι ελέγχεται κάθε μήνα

Στο λιανικό εμπόριο, ο ΦΠΑ εισπράττεται από τον πελάτη και αποδίδεται μετά. Στο χονδρικό, ο ΦΠΑ τιμολογείται και οφείλεται ανεξάρτητα από το πότε θα εισπραχθεί — εκτός αν πρόκειται για συναλλαγές για τις οποίες ο αντισυμβαλλόμενος είναι υπόχρεος απόδοσης. Η διάκριση αυτή επηρεάζει τον προγραμματισμό πληρωμών: ένας μεγάλος πελάτης με πίστωση 90 ημερών δημιουργεί υποχρέωση ΦΠΑ που λήγει πολύ πριν την είσπραξη. Η σωστή ανάλυση των ληξιπρόθεσμων απαιτήσεων συνδέεται επομένως και με τη διαχείριση του φόρου, όχι μόνο με την είσπραξη.

Στο myDATA, τα δεδομένα κάθε παραστατικού πρέπει να διαβιβάζονται και να χαρακτηρίζονται. Στο λιανικό, η διαβίβαση γίνεται κατά κανόνα συγκεντρωτικά μέσω του φορολογικού μηχανισμού. Στη χονδρική, κάθε τιμολόγιο και δελτίο αποστολής έχει τη δική του διαβίβαση και τον δικό του χαρακτηρισμό. Οι αποκλίσεις που εμφανίζονται συνήθως είναι τρεις: παραστατικά που εκδόθηκαν εκτός συστήματος και δεν διαβιβάστηκαν, δελτία αποστολής χωρίς αντίστοιχο τιμολόγιο, και χαρακτηρισμοί εξόδων που δεν αντιστοιχούν στη φύση της δαπάνης. Κάθε τέτοια απόκλιση τακτοποιείται με συγκεκριμένη διαδικασία και δεν αγνοείται, γιατί συγκρίνεται με τα τηρούμενα δεδομένα.

Τι δείχνει το μηνιαίο αποτέλεσμα ανά κατηγορία

Ο συνολικός τζίρος δεν αρκεί για αποφάσεις. Ένα εμπορικό κατάστημα χρειάζεται εικόνα ανά κατηγορία προϊόντων: πωλήσεις, κόστος πωληθέντων, μικτό περιθώριο σε ευρώ και σε ποσοστό, και απόθεμα που δεσμεύεται για κάθε κατηγορία. Με τα στοιχεία αυτά προκύπτουν συγκεκριμένες αποφάσεις: ποια κατηγορία πρέπει να εμπλουτιστεί, ποια πρέπει να περιοριστεί, ποια προϊόντα πρέπει να εκκαθαριστούν ακόμη και με μειωμένο περιθώριο για να ελευθερωθεί κεφάλαιο.

Χρήσιμος είναι και ο υπολογισμός του νεκρού σημείου λειτουργίας του καταστήματος: ενοίκιο, μισθοδοσία, ενέργεια, ασφάλειες, λοιπά πάγια έξοδα αποτελούν σταθερό κόστος που καλύπτεται από το μικτό περιθώριο. Αν το σταθερό κόστος είναι 12.000 € τον μήνα και το μικτό περιθώριο είναι 32%, το κατάστημα χρειάζεται περίπου 37.500 € πωλήσεις για να καλύψει τα λειτουργικά του. Το νούμερο αυτό είναι πιο κατανοητό από οποιαδήποτε ανάλυση και καθορίζει την καθημερινή εμπορική πολιτική.

Προσωπικό, βάρδιες και ευθύνη ταμείου

Όταν το κατάστημα λειτουργεί με υπαλλήλους, οι ώρες εργασίας, οι βάρδιες και οι αργίες πρέπει να αποτυπώνονται με τρόπο που να συμφωνεί με τη μισθοδοσία κάθε μήνα. Σε καταστήματα με πολλούς εργαζόμενους σε κυλιόμενες βάρδιες, οι διαφορές μεταξύ προγραμματισμένων και πραγματικών ωρών είναι συνηθισμένη πηγή ερωτημάτων. Η καταγραφή των πραγματικών ωρών, των αδειών και των πρόσθετων αμοιβών είναι μέρος της οργάνωσης του λογιστηρίου, καθώς κάθε διαφορά μεταφράζεται σε αποδοχές και ασφαλιστικές εισφορές.

Ξεχωριστό θέμα είναι η ευθύνη ταμείου: ποιος κλείνει τη βάρδια, ποιος υπογράφει το Ζ, ποιος επιβεβαιώνει το σύνολο των μετρητών. Η εσωτερική αυτή κατανομή δεν είναι λογιστική υποχρέωση, αλλά λειτουργεί ως στοιχείο ελέγχου που επιτρέπει στον λογιστή να εξηγήσει διαφορές με τεκμηρίωση και όχι με υποθέσεις.

Τι δεν αναλαμβάνει ο λογιστής

Ο λογιστής-φοροτεχνικός αποτυπώνει λογιστικά και φορολογικά τις συναλλαγές: έσοδα, κόστος, αποθέματα, ΦΠΑ, μισθοδοσία, περιοδικές δηλώσεις. Δεν εγκρίνει άδειες λειτουργίας καταστήματος, δεν συντάσσει ή ερμηνεύει εμπορικές συμβάσεις με προμηθευτές ή μισθωτήρια, δεν αποφαίνεται για ζητήματα εμπορικών σημάτων ή αθέμιτου ανταγωνισμού. Όταν το ζήτημα είναι νομικό — για παράδειγμα μια ρήτρα αποκλειστικότητας, μια διένεξη με προμηθευτή ή η νομική μορφή μιας συμφωνίας — η υπόθεση παραπέμπεται στον δικηγόρο και η λογιστική απεικόνιση προσαρμόζεται στο αποτέλεσμα της νομικής συμφωνίας. Όταν το ζήτημα αφορά τη χρήση ή τη διαμόρφωση του χώρου, αρμόδιος είναι ο μηχανικός. Το όριο αυτό δεν είναι τυπικότητα: προσδιορίζει ποιος απαντά με ευθύνη για κάθε ερώτημα.

Πώς ξεκινά η συνεργασία

Η πρώτη εικόνα που χρειάζεται είναι απλή και συγκεκριμένη: τελευταία εκκαθάριση ΦΠΑ, τελευταίο μητρώο παγίων, τελευταία απογραφή, καρτέλες προμηθευτών και πελατών, εκκαθαρίσεις τραπεζών και τερματικών. Σε δεύτερο επίπεδο, ελέγχεται αν τα δεδομένα του myDATA συμφωνούν με τα τηρούμενα βιβλία και αν το μικτό περιθώριο που εμφανίζεται προκύπτει από πραγματικά αποθέματα ή από εκτιμήσεις. Από εκεί και πέρα ορίζεται ποια στοιχεία θα φτάνουν στο λογιστήριο σε μηνιαία βάση, με ποια μορφή και από ποιον — ώστε ο μηνιαίος έλεγχος να γίνεται πριν από τις προθεσμίες και όχι μετά από αυτές.