Λογιστική υποστήριξη για ελεύθερους επαγγελματίες

Η λογιστική ενός ελεύθερου επαγγελματία διαφέρει από αυτήν μιας εταιρείας σε ένα σημείο που συχνά υποτιμάται: ο επαγγελματία είναι ταυτόχρονα η επιχείρηση και το φυσικό πρόσωπο. Το ίδιο εισόδημα κρίνεται δύο φορές — μία φορά ως αμοιβή που εισπράττεται και μία φορά ως εισόδημα που φορολογείται με βάση τους κανόνες για τα φυσικά πρόσωπα. Παράλληλα, η ασφαλιστική κάλυψη, η παρακράτηση φόρου από εταιρικούς πελάτες και η προκαταβολή για την επόμενη χρήση δημιουργούν ταμειακές ροές που ο επαγγελματίας δεν τις βλέπει στα τιμολόγιά του.

Στις περισσότερες περιπτώσεις, το πραγματικό ερώτημα δεν είναι «πόσα τιμολόγησα» αλλά «τι από αυτά θα μείνει σε μένα, πότε, και τι θα κληθώ να πληρώσω από αυτά». Η καλή τήρηση βιβλίων σε ελεύθερο επάγγελμα απαντά σε αυτό το ερώτημα με αριθμούς, όχι γενικά: ποιο μέρος των εσόδων έχει παρακράτηση, ποιο ΦΠΑ οφείλεται ανά τρίμηνο, ποιες δαπάνες αναγνωρίζονται, και ποιο ύψος εισοδήματος — ανεξάρτητα από το πραγματικό — ο νόμος θεωρεί ότι προκύπτει από τη δραστηριότητα.

Τι ορίζει η έναρξη και οι ΚΑΔ

Ο ΚΑΔ δεν είναι γραφειοκρατική τυπικότητα. Προσδιορίζει τι τιμολογείται νόμιμα, ποιες απαλλαγές ή ειδικά καθεστώτα μπορεί να εφαρμόσει η δραστηριότητα, αν χρειάζεται εγγραφή σε μητρώα (για παράδειγμα στο VIES για ενδοκοινοτικές συναλλαγές), και αν η δραστηριότητα υπάγεται σε ασφάλιση ή αδειοδότηση που επιβάλλεται από άλλη αρχή. Αλλαγή δραστηριότητας στη μέση της χρήσης — για παράδειγμα προσθήκη υπηρεσίας, εκπαιδευτικής δραστηριότητας ή πώλησης προϊόντων — απαιτεί έλεγχο πριν την έκδοση του πρώτου παραστατικού, γιατί το τιμολόγιο εκδίδεται με το καθεστώς που ισχύει τη στιγμή της συναλλαγής.

Στις αρχές της δραστηριότητας κρίνονται και πρακτικά ζητήματα: επαγγελματική έδρα, κύρια ή δευτερεύουσα, χρήση τμήματος κατοικίας, τραπεζικός λογαριασμός που χρησιμοποιείται για την επαγγελματική δραστηριότητα, και τρόπος εισπράξεων. Ο διαχωρισμός επαγγελματικών και προσωπικών κινήσεων στον ίδιο λογαριασμό είναι η πιο συνηθισμένη πηγή προβλημάτων στην αρχή, γιατί κάθε ανάλωση που δεν αιτιολογείται από επαγγελματική συναλλαγή εμφανίζεται είτε ως τεκμήριο είτε ως μη αναγνωριστέα δαπάνη.

Παρακράτηση φόρου: το ποσό που εισπράττεται και το ποσό που τιμολογείται

Όταν ο πελάτης είναι εταιρεία ή επιτηδευματίας με βιβλία, στην αμοιβή του ελεύθερου επαγγελματία εφαρμόζεται συνήθως παρακράτηση φόρου εισοδήματος. Ο επαγγελματίας εκδίδει τιμολόγιο για ολόκληρη την αμοιβή, εισπράττει το ποσό μειωμένο κατά την παρακράτηση, και ο πελάτης αποδίδει το ποσό αυτό στο Δημόσιο επ’ ονόματί του. Το παρακρατηθέν ποσό καταγράφεται ως πίστωση του επαγγελματία και συμψηφίζεται στην ετήσια δήλωση.

Απαιτείται επομένως μηνιαία συμφωνία των παρακρατήσεων: ποιο τιμολόγιο εκδόθηκε, ποιο ποσό εισπράχθηκε, ποιο ποσό παρακρατήθηκε και από ποιον πελάτη. Σε περιπτώσεις όπου ο αντισυμβαλλόμενος δεν παρακράτησε ενώ όφειλε, ή παρακράτησε σε λάθος ποσό, η διόρθωση γίνεται με στοιχεία και επικοινωνία, όχι με εκτίμηση.

Δαπάνες: ποιες περνούν και ποιες προκαλούν ερωτήματα

Στις δαπάνες του ελεύθερου επαγγελματία καταγράφονται όσες συνδέονται λειτουργικά με τη δραστηριότητα: εξοπλισμός, λογισμικό και συνδρομές, τηλεπικοινωνίες, ασφάλιστρα επαγγελματικής ευθύνης, επαγγελματικά ταξίδια, βιβλία και εκπαίδευση σχετική με το αντικείμενο, αμοιβές συνεργατών, έξοδα έδρας. Το πρόβλημα δεν βρίσκεται συνήθως στην έλλειψη δαπανών αλλά στη φύση τους. Δαπάνες εστίασης ή ταξιδιών χωρίς σαφή επαγγελματικό σκοπό, αγορές πολυτελείας που δηλώνονται ως επαγγελματικές, ή δαπάνες στις οποίες το προσωπικό στοιχείο υπερτερεί, απαιτούν τεκμηρίωση και σε ορισμένες περιπτώσεις κρίνονται μη εκπιπτόμενες ή αντιμετωπίζονται διαφορετικά.

Η καταγραφή γίνεται με παραστατικά που έχουν διαβιβαστεί και χαρακτηριστεί. Στην πράξη, το συνηθισμένο λάθος είναι οι δαπάνες να περνούν «στα γρήγορα» με μία λογιστική εγγραφή και ο χαρακτηρισμός στο myDATA να μην αντιστοιχεί στο πραγματικό περιεχόμενο. Ο έλεγχος που γίνεται ανά δίμηνο δεν αφορά μόνο το αν υπάρχει το παραστατικό, αλλά αν η δαπάνη έχει τη σωστή αιτιολογία, το σωστό ποσό και τη σωστή φορολογική αντιμετώπιση — για παράδειγμα, αν έχει ή όχι δικαίωμα έκπτωσης ΦΠΑ.

ΦΠΑ, περιοδικές δηλώσεις και ρευστότητα

Ο ελεύθερος επαγγελματίας που υπάγεται σε καθεστώς ΦΠΑ αποδίδει τον φόρο εκροών μείον τον φόρο εισροών ανά περίοδο. Το ταμειακό αποτέλεσμα είναι συχνά πιο σύνθετο από τον μαθηματικό τύπο, επειδή: ο ΦΠΑ τιμολογείται ανεξάρτητα από την είσπραξη, ορισμένοι πελάτες καθυστερούν, και οι δαπάνες με δικαίωμα έκπτωσης δεν κατανέμονται ομοιόμορφα στον χρόνο. Αποτέλεσμα: ένα ισχυρό τρίμηνο εισπράξεων μπορεί να συνοδεύεται από μεγάλη πληρωμή ΦΠΑ που αφορά συναλλαγές των οποίων τα χρήματα δεν έχουν ακόμη εισπραχθεί.

Τα συχνότερα ερωτήματα που πρέπει να απαντώνται από τα δεδομένα, όχι από εκτίμηση: πόσα τιμολόγια εκδόθηκαν και πόσα διαβιβάστηκαν, ποιες δαπάνες έχουν έκπτωση και ποιες όχι, αν υπάρχουν πιστωτικά ή διορθώσεις, αν οι συναλλαγές του εξωτερικού ακολούθησαν τον σωστό χειρισμό τόπου φορολογίας, και αν υπάρχουν διαφορές μεταξύ των στοιχείων του myDATA και των τηρούμενων δεδομένων. Οι διαφορές αντιμετωπίζονται όταν εντοπίζονται, με συγκεκριμένη εγγραφή ή διόρθωση, και όχι σωρευτικά στο τέλος της χρήσης.

Ασφάλιση: επιλογή κατηγορίας και συνέπειες

Η ασφαλιστική εισφορά του ελεύθερου επαγγελματία είναι μηνιαία υποχρέωση ανεξάρτητα από το ύψος των εσόδων του μήνα. Η ασφαλιστική κατηγορία επιλέγεται και μπορεί να μεταβληθεί, με συνέπειες και στο μηνιαίο κόστος και στο ύψος των μελλοντικών παροχών. Στη λογιστική πρακτική, το ζήτημα που εξετάζεται κάθε χρόνο είναι αν η επιλεγμένη κατηγορία εξακολουθεί να ταιριάζει με την πραγματική δραστηριότητα και τις ανάγκες κάλυψης, και αν υπάρχουν τυχόν οφειλές ή ρυθμίσεις που επηρεάζουν την ασφαλιστική ικανότητα.

Το σημείο αυτό συνδέεται με τη ρευστότητα σε περιόδους χαμηλών εσόδων: οι εισφορές τρέχουν ανεξάρτητα από τον τζίρο, άρα η πρόβλεψη ταμειακών αναγκών πρέπει να τις συμπεριλαμβάνει στους σταθερούς μήνες. Οι αποφάσεις για ρυθμίσεις και κατηγορίες λαμβάνονται με βάση τα πραγματικά δεδομένα και τις ισχύουσες διατάξεις, οι οποίες αναζητούνται από επίσημες πηγές όταν αλλάζουν.

Κατώτατη βάση εισοδήματος: γιατί ο φόρος δεν μειώνεται πάντα με τα έξοδα

Για τους ελεύθερους επαγγελματίες ισχύει κατώτατη βάση υπολογισμού εισοδήματος από τη δραστηριότητα. Ο φόρος υπολογίζεται στο μεγαλύτερο ποσό μεταξύ του πραγματικού καθαρού αποτελέσματος και της βάσης που ορίζει ο νόμος, η οποία διαμορφώνεται με βάση έτη δραστηριότητας, μισθοδοσία που καταβάλλεται και ύψος τζίρου. Η πρακτική συνέπεια είναι σημαντική: σε περιπτώσεις όπου τα έξοδα μειώνουν το λογιστικό κέρδος αλλά όχι τη νόμιμη βάση, ο φόρος μπορεί να μην ακολουθεί την ίδια πορεία. Για τον λόγο αυτό, η πρόβλεψη φόρου γίνεται με συγκεκριμένο υπολογισμό πριν από αποφάσεις που αλλάζουν το ύψος των δαπανών ή των εσόδων.

Ατομική δραστηριότητα ή εταιρεία

Η σύγκριση γίνεται με πέντε μεγέθη: ετήσια καθαρά κέρδη, φορολογική επιβάρυνση στο σύνολο (εταιρικός φόρος και φορολόγηση διανομής), ασφαλιστικό κόστος, κόστος τήρησης και λειτουργίας της εταιρείας, και ευθύνη. Από τα δύο πρώτα προκύπτει αν η εταιρική μορφή αφήνει περισσότερα χρήματα στην τσέπη — και αυτό δεν είναι πάντα δεδομένο για χαμηλά ή μεσαία κέρδη. Ο ρόλος του λογιστή είναι ο υπολογισμός των δύο σεναρίων με τα πραγματικά δεδομένα της δραστηριότητας. Η νομική μορφή, οι όροι συνεταιρισμού και η ευθύνη των μερών ανήκουν στον δικηγόρο, ο οποίος συνεργάζεται με τον λογιστή ώστε η επιλεγείσα λύση να αποτυπώνεται σωστά.

Πελάτες εξωτερικού και συνεργασίες

Όταν ο επαγγελματίας τιμολογεί πελάτες στο εξωτερικό, ο χειρισμός δεν είναι ο ίδιος για όλες τις περιπτώσεις: άλλη αντιμετώπιση έχει παροχή υπηρεσίας προς επιχείρηση άλλου κράτους μέλους, άλλη προς επιχείρηση εκτός Ευρωπαϊκής Ένωσης και άλλη προς ιδιώτη πελάτη. Από αυτόν τον χαρακτηρισμό προκύπτουν υποχρεώσεις όπως η δήλωση στο VIES, ο τρόπος αναγραφής του ΦΠΑ στο παραστατικό και οι περιοδικές δηλώσεις. Λάθος χαρακτηρισμός δεν διορθώνεται «σιωπηλά» — συμφωνείται με τα δεδομένα που δηλώθηκαν και διορθώνεται με τη διαδικασία που προβλέπεται για την περίοδο.

Ιδιαίτερη προσοχή χρειάζονται οι συνεργασίες με άλλους επαγγελματίες, όπου συχνά υπάρχει κοινό έργο, κατανομή αμοιβής ή υπεργολαβία. Στις περιπτώσεις αυτές απαιτείται σαφής εικόνα του ποιος τιμολογεί τι, ώστε να μην εμφανίζεται το ίδιο έσοδο σε δύο επαγγελματίες, να μην παρακρατείται φόρος δύο φορές και να αποδίδεται σωστά η αμοιβή κάθε μέρους. Αν η συνεργασία αποκτήσει μόνιμο χαρακτήρα ή κοινή εμπορική ταυτότητα, το ερώτημα της μορφής της συνεργασίας συζητείται με τον λογιστή σε φορολογικό επίπεδο και με τον δικηγόρο σε νομικό, πριν από την υπογραφή οτιδήποτε.

Τι δεν αναλαμβάνει ο λογιστής

Ο λογιστής-φοροτεχνικός τηρεί βιβλία, υποβάλλει δηλώσεις, υπολογίζει φόρους και εισφορές, ελέγχει παραστατικά και συμφωνεί δεδομένα. Δεν συντάσσει συμβάσεις έργου ή συνεργασίας, δεν αποφαίνεται για δικαιώματα πνευματικής ιδιοκτησίας, δεν χειρίζεται διαφορές με πελάτες ή εργασιακές διεκδικήσεις, και δεν εκπροσωπεί τον επαγγελματία σε δικαστικές διαδικασίες. Όταν ένα ζήτημα είναι νομικό ή αφορά την αδειοδότηση της δραστηριότητας, παραπέμπεται στον αρμόδιο επαγγελματία, και ο λογιστής αξιοποιεί το αποτέλεσμα για τη σωστή φορολογική και λογιστική απεικόνιση.

Πώς ξεκινά ο έλεγχος

Η εικόνα που χρειάζεται είναι συγκεκριμένη: τελευταία εκκαθάριση φόρου, βεβαιώσεις παρακρατήσεων ανά πελάτη, αναλυτική κατάσταση τιμολογίων και εισπράξεων, κινήσεις του επαγγελματικού λογαριασμού, βεβαιώσεις ΕΦΚΑ και τυχόν οφειλές, και τα δεδομένα του myDATA. Από αυτά προκύπτει αν τα τιμολόγια συμφωνούν με τις εισπράξεις, αν οι παρακρατήσεις έχουν αποδοθεί σωστά, αν οι δαπάνες είναι τεκμηριωμένες, και ποια είναι η πραγματική φορολογική υποχρέωση της χρήσης — πριν αυτή εμφανιστεί ως έκπληξη στην εκκαθάριση.