Η λογιστική τεκμηρίωση δαπανών αφορά επιχειρήσεις με επιδοτούμενο έργο: συνδέει παραστατικά, εγγραφές στα βιβλία και εξοφλήσεις με τα ποσά που υποβάλλονται στο πρόγραμμα. Υποστηρίζει τον έλεγχο και το αίτημα εκταμίευσης, χωρίς να αποδεικνύει από μόνη της την επιλεξιμότητα.
Τρεις βασικοί άξονες τεκμηρίωσης
- Πραγματοποίηση: παραστατικό που περιγράφει τη δαπάνη.
- Σύνδεση με το έργο: αντιστοίχιση στη σχετική δράση ή κατηγορία.
- Πληρωμή: αποδεικτικό εξόφλησης που συνδέεται με το παραστατικό.
Πώς οργανώνεται ο φάκελος
- Ανά δαπάνη: φύλλο συμφωνίας με προμηθευτή, παραστατικό, αναφορά λογιστικής εγγραφής, πληρωμή και υποβαλλόμενο ποσό. Καταγράψτε και εξηγήστε τις διαφορές.
- Ανά κονδύλι: συγκεντρώστε τα ποσά και συγκρίνετέ τα με τον εγκεκριμένο προϋπολογισμό και τυχόν εγκεκριμένες μεταβολές.
- Αρχειοθέτηση: κρατήστε μαζί τα στοιχεία κάθε δαπάνης και πρόσθετα δικαιολογητικά, όπως παραλαβή ή ολοκλήρωση, όπου απαιτούνται.
Παράδειγμα συμφωνίας: για αγορά εξοπλισμού, συνδέστε το τιμολόγιο με την εγγραφή στα βιβλία και το αποδεικτικό πληρωμής. Αν υποβάλλεται μόνο μέρος της αξίας επειδή άλλο μέρος δεν καλύπτεται από το πρόγραμμα, καταγράψτε χωριστά τη διαφορά και τον σχετικό όρο. Το φύλλο είναι οργανωτικό εργαλείο, όχι καθολική υποχρέωση συγκεκριμένου λογιστικού συστήματος.
Σημεία που ελέγχονται με βάση τους όρους του προγράμματος
Ελέγξτε στον ισχύοντα οδηγό και στην απόφαση ένταξης τις κατηγορίες δαπανών, τα χρονικά όρια για πραγματοποίηση και εξόφληση, τις μεταβολές προϋπολογισμού και τα απαιτούμενα δικαιολογητικά. Η επιλεξιμότητα δεν ταυτίζεται με τη φορολογική μεταχείριση.
Πριν υποβάλετε δαπάνη
- Συμφωνούν παραστατικό, λογιστική εγγραφή, πληρωμή και υποβαλλόμενο ποσό, με αιτιολόγηση διαφορών;
- Καλύπτονται οι απαιτήσεις του συγκεκριμένου προγράμματος;
- Γίνονται δεκτοί ο τρόπος εξόφλησης και ο πληρωτής, με τεκμηριωμένη αντιστοίχιση στο παραστατικό;
- Περιλαμβάνονται τα πρόσθετα δικαιολογητικά στον ενημερωμένο φάκελο;
Χρήσιμα συμπληρωματικά: τα λογιστικά στοιχεία επιδοτούμενης επένδυσης και οι υπηρεσίες υποστήριξης προγραμμάτων.
Τεκμηριώνετε δαπάνες επιδοτούμενου έργου;
Στείλτε μας τον οδηγό του προγράμματος και τις δαπάνες σας, για οργάνωση φακέλου και λογιστική συμφωνία πριν από την υποβολή.
Δρ. Χρήστος Χατζηχρήστος · Λογιστής – Φοροτεχνικός Α΄ Τάξης
Κινητό: 6932 888 450
info@drcc.eu
Viber · 6932 888 450 Καραολή και Δημητρίου των Κυπρίων 26
Θεσσαλονίκη, 54630
Υπολογίστε το στην πράξη
Δείτε τα διαθέσιμα εργαλεία και επιλέξτε όποιο ταιριάζει στην περίπτωσή σας.