Η αλλαγή λογιστή μέσα στη χρήση αφορά επιχειρήσεις που μεταφέρουν τη λογιστική υποστήριξη ενώ τρέχουν υποβολές και προθεσμίες. Η οργανωμένη παράδοση μειώνει τον κίνδυνο να χαθούν προθεσμίες ή να μείνουν υποχρεώσεις χωρίς υπεύθυνο. Στόχος είναι ο νέος συνεργάτης να μπορεί να συνεχίσει την εργασία, όχι απλώς να παραλάβει φακέλους.
Τι πρέπει να γνωρίζετε
- Καταγράφονται οι εκκρεμείς υποχρεώσεις, η περίοδος αναφοράς και οι προθεσμίες τους.
- Αρχεία, παραστατικά και αποδεικτικά πραγματοποιημένων υποβολών παραδίδονται με κατάλογο παραλαβής.
- Η πρόσβαση ρυθμίζεται με τις εξουσιοδοτήσεις ή τα δικαιώματα που υποστηρίζει κάθε σύστημα, χωρίς κοινοποίηση προσωπικών κωδικών.
- Ελέγχονται οι υποβολές που έχουν καταστεί απαιτητές έως την παράδοση.
- Για τις υπόλοιπες ορίζονται γραπτώς περίοδος αναφοράς, προθεσμία και υπεύθυνος.
Τι παραλαμβάνετε
Τα παρακάτω είναι πρακτική λίστα ελέγχου, ανάλογα με την επιχείρηση, όχι καθολική νομική υποχρέωση παράδοσης.
- Λογιστικά αρχεία: ισοζύγια, καρτέλες, καθολικά, στοιχεία παγίων και αποθεμάτων, με ημερομηνία τελευταίας ενημέρωσης βιβλίων.
- Παραστατικά: τιμολόγια, αποδείξεις, συμβάσεις και τραπεζικά αντίγραφα.
- Υποβολές: αποδεικτικά δηλώσεων που πραγματοποιήθηκαν, ΑΠΔ και βεβαιώσεις, όπου αφορούν την επιχείρηση.
- myDATA: κατάσταση διαβιβάσεων, αποκλίσεων και εκκρεμών διορθώσεων ανά περίοδο.
- Μισθοδοσία, όπου υπάρχει προσωπικό: στοιχεία εργαζομένων, συμβάσεις, αποδοχές, άδειες και αναλυτικές καταστάσεις μισθοδοσίας. Τα αποδεικτικά υποβολών δεν τα υποκαθιστούν.
Τι ελέγχετε πριν κλείσει η συνεργασία
- Εκκρεμότητες: δηλώσεις, πληρωμές και ρυθμίσεις, με υπεύθυνο και προθεσμία.
- Συμφωνίες: ελέγχονται βιβλία, δηλώσεις ΦΠΑ, τραπεζικά υπόλοιπα και δεδομένα myDATA· καταγράφονται διαφορές.
- Αξιοποιήσιμα αρχεία: ο νέος συνεργάτης δοκιμάζει ότι ανοίγουν και διαβάζονται στη συμφωνημένη ηλεκτρονική μορφή.
- Προσβάσεις: καταγράφονται και ρυθμίζονται με ασφάλεια οι αναγκαίες εξουσιοδοτήσεις ή τα δικαιώματα· συμφωνείται πότε ανακαλούνται οι παλαιές προσβάσεις.
- Συνέχεια εργασίας: επιβεβαιώνεται ποιος ενημερώνει βιβλία, χειρίζεται μισθοδοσία και υποβάλλει κάθε εκκρεμή δήλωση.
Λάθη που πληρώνονται αργότερα
- Εκκρεμότητες που μένουν μόνο σε προφορική συνεννόηση.
- Αρχεία χωρίς έλεγχο αναγνωσιμότητας ή ημερομηνία ενημέρωσης.
- Παλιές προσβάσεις χωρίς συμφωνημένο χρόνο ανάκλησης.
- Διπλές υποβολές ή διακοπή επικοινωνίας πριν ολοκληρωθεί η μετάβαση.
Λίστα παράδοσης
- Κατάλογος παραδοθέντων και υπογραφή παραλαβής.
- Αποδεικτικά πραγματοποιημένων υποβολών και χωριστή λίστα μελλοντικών υποχρεώσεων.
- Ημερομηνία ενημέρωσης, κατάσταση myDATA και έλεγχος ηλεκτρονικών αρχείων.
- Επιβεβαίωση αναγκαίων προσβάσεων και δεδομένων μισθοδοσίας.
- Σημείο επικοινωνίας για τη μεταβατική περίοδο.
Χρήσιμα συμπληρωματικά: τι να ρωτήσετε τον λογιστή πριν αλλάξετε συνεργασία και οι υπηρεσίες λογιστικής και φοροτεχνικής υποστήριξης.
Αλλάζετε λογιστή μέσα στη χρήση;
Στείλτε μας πού βρίσκεται η συνεργασία σας, για να οργανώσουμε την παραλαβή, τον έλεγχο εκκρεμοτήτων και τα βήματα μετάβασης.
Δρ. Χρήστος Χατζηχρήστος · Λογιστής – Φοροτεχνικός Α΄ Τάξης
Κινητό: 6932 888 450
info@drcc.eu
Viber · 6932 888 450 Καραολή και Δημητρίου των Κυπρίων 26
Θεσσαλονίκη, 54630
Υπολογίστε το στην πράξη
Δείτε τα διαθέσιμα εργαλεία και επιλέξτε όποιο ταιριάζει στην περίπτωσή σας.