Τι ευθύνες συνεχίζει ο προηγούμενος λογιστής μετά την αλλαγή

Η αλλαγή λογιστή δεν μηδενίζει το παρελθόν. Η επιχείρηση παραμένει υπόχρεη για ό,τι συνέβη στα χρόνια που πέρασαν — δηλώσεις, εισφορές, παραστάσεις στα βιβλία — ανεξάρτητα από το ποιος τις χειρίστηκε. Ο προηγούμενος λογιστής, από την πλευρά του, έχει τις δικές του υποχρεώσεις: να παραδώσει το αρχείο, να μην αφήσει εκκρεμότητες χωρίς ενημέρωση, και να απαντήσει για το έργο που εκτέλεσε. Τα δύο ζητήματα είναι διακριτά και συχνά συγχέονται.

Το τρίτο πρόσωπο στην εξίσωση είναι ο νέος λογιστής. Η δουλειά του δεν είναι να κρίνει το παρελθόν αλλά να το αποτυπώσει με ακρίβεια: τι παραλαμβάνει, τι συμφωνεί, τι εκκρεμεί. Όταν αυτό γίνει γραπτώς στην αρχή, οι ευθύνες κατανέμονται σωστά και τα προβλήματα που θα βρεθούν αργότερα έχουν ήδη θέση στο αρχείο.

Ποιος ευθύνεται όταν βρεθεί λάθος από τα προηγούμενα χρόνια

Το πρώτο βήμα δεν είναι η αναζήτηση ευθύνης αλλά η αποτύπωση του γεγονότος: τι ακριβώς είναι λάθος, σε ποια περίοδο ανήκει, ποια δήλωση επηρεάζει, τι ποσό αφορά. Στη συνέχεια εξετάζεται αν το λάθος διορθώνεται με τροποποιητική δήλωση ή με άλλη διαδικασία, και ποια είναι η επιβάρυνση. Η διόρθωση προς τη διοίκηση γίνεται από την επιχείρηση — και αυτό ισχύει ακόμη και όταν η αιτία του λάθους βρίσκεται στο προηγούμενο λογιστήριο.

Το δεύτερο βήμα, αν η επιχείρηση κρίνει ότι ζημιώθηκε από αμέλεια, είναι ζήτημα που εξετάζεται με τον δικηγόρο της και στηρίζεται σε ό,τι έχει αποτυπωθεί: την ανάθεση, την αλληλογραφία, τα παραδοθέντα στοιχεία, την έκταση της ζημίας. Γι’ αυτό η τεκμηρίωση από την αρχή της συνεργασίας — τι ζητήθηκε, τι δόθηκε, τι επισημάνθηκε — έχει αξία πολύ μεγαλύτερη από ό,τι φαίνεται τη στιγμή που συντάσσεται.

Τι οφείλει να παραδώσει ο προηγούμενος λογιστής

Το λογιστικό αρχείο ανήκει στην επιχείρηση. Η παράδοση περιλαμβάνει τα δεδομένα των βιβλίων, τα ισοζύγια, τα ηλεκτρονικά αρχεία, τις υποβληθείσες δηλώσεις με τις αποδείξεις υποβολής, τα στοιχεία μισθοδοσίας και τις προσβάσεις που αφορούν την επιχείρηση. Όταν η παράδοση καθυστερεί, η επιχείρηση μπορεί να ζητήσει εγγράφως τα στοιχεία, με λίστα και προθεσμία — και παράλληλα να αντλήσει ό,τι είναι διαθέσιμο από τις δικές της προσβάσεις: δηλώσεις και στοιχεία από τις πλατφόρμες της ΑΑΔΕ, βεβαιώσεις από τον ασφαλιστικό φορέα, κινήσεις από τις τράπεζες. Σε κάθε περίπτωση, η καθυστέρηση δεν αλλάζει τις προθεσμίες της επιχείρησης.

Η παραλαβή με επιφύλαξη: τι ελέγχεται στην πράξη

• Συμφωνία ΦΠΑ δηλώσεων με τα λογιστικά δεδομένα κάθε περιόδου — και έλεγχος αν τα ποσά των δηλώσεων αντιστοιχούν σε πραγματικά παραστατικά.
• Συμφωνία εσόδων και εξόδων βιβλίων με τα διαβιβασθέντα στοιχεία στο myDATA, και εντοπισμός περιόδων με διαφορές.
• Έλεγχος μισθοδοσίας: ΑΠΔ που υποβλήθηκαν, πληρωμές που έγιναν, διαφορές ανάμεσα σε ό,τι δηλώθηκε και σε ό,τι καταβλήθηκε.
• Πάγια, αποθέματα και λογαριασμοί εταίρων: υπόλοιπα που χρειάζονται εξήγηση πριν κλείσει η πρώτη χρήση.
• Εκκρεμείς δηλώσεις ή υποχρεώσεις που δεν έχουν τακτοποιηθεί, με σαφή σημείωση και ημερομηνία εντοπισμού.

Όσα βρίσκονται καταγράφονται σε σημείωμα παραλαβής, με ημερομηνία και περιγραφή. Το σημείωμα δεν έχει σκοπό να αποδώσει ευθύνες — έχει σκοπό να μη χαθεί κανένα ζήτημα και να ξέρει η επιχείρηση τι κληρονόμησε, τι ποσό αφορά και ποια σειρά θα ακολουθήσει η τακτοποίηση.

«Παραλαμβάνω χωρίς να υιοθετώ»: τι σημαίνει πρακτικά

Ο νέος λογιστής δεν βεβαιώνει ότι η προηγούμενη περίοδος ήταν σωστή. Συνεχίζει από ένα σαφές σημείο εκκίνησης, με καταγεγραμμένα τα υπόλοιπα που παρέλαβε, και από εκεί και πέρα απαντά για το δικό του έργο. Η διάκριση αυτή προστατεύει και τις δύο πλευρές: την επιχείρηση, γιατί γνωρίζει τι κληρονόμησε, και τον λογιστή, γιατί δεν φέρει ευθύνη για λάθη που δεν προκάλεσε και δεν του γνωστοποιήθηκαν.

Το σημείωμα παραλαβής είναι το εργαλείο αυτής της διάκρισης. Δεν είναι καταγγελία ούτε δικαιολογία: είναι αποτύπωση. Περιλαμβάνει τα υπόλοιπα έναρξης, τις συμφωνίες που έκλεισαν, τις συμφωνίες που εκκρεμούν, και τις ενέργειες στις οποίες προχώρησε ο νέος λογιστής. Όταν αργότερα προκύψει ερώτημα — από έλεγχο, από την τράπεζα, από τον ίδιο τον πελάτη — υπάρχει απάντηση βασισμένη σε στοιχεία και όχι σε αναμνήσεις.

Πότε αξίζει η αναδρομική τακτοποίηση και πότε όχι

Δεν διορθώνεται κάθε λάθος με τον ίδιο τρόπο, ούτε όλα τα λάθη αξίζουν τον ίδιο κόπο. Η σειρά αξιολόγησης είναι συγκεκριμένη: πρώτα ελέγχεται αν το λάθος έχει φορολογική επίπτωση σε δήλωση που εκκρεμεί ή έχει υποβληθεί, μετά υπολογίζεται το συνολικό ποσό μαζί με τυχόν προσαυξήσεις, και έπειτα κρίνεται αν το όφελος της διόρθωσης αντισταθμίζει το κόστος της διαδικασίας. Υπάρχουν περιπτώσεις όπου η διόρθωση δεν μειώνει τον φόρο αλλά αποκαθιστά τη συμφωνία των δεδομένων — και αυτό έχει δική του αξία, γιατί αποτρέπει μελλοντικές ερωτήσεις.

Προτεραιότητα έχουν πάντα οι τρέχουσες περίοδοι: μια λάθος δήλωση που μπορεί να διορθωθεί μέσα στη χρονιά κοστίζει λιγότερο από την ίδια διόρθωση δύο χρόνια μετά. Για τις παλαιότερες περιόδους, εξετάζεται το χρονικό περιθώριο που απομένει και η πιθανότητα να ανακύψει το ζήτημα σε μελλοντικό έλεγχο. Η απόφαση λαμβάνεται με στοιχεία και με σαφή ενημέρωση της επιχείρησης για το τι είναι επείγον, τι είναι σκόπιμο και τι μπορεί να μείνει ως ιστορικό λάθος χωρίς συνέπειες.

Ποιος κάνει τι

• Ο νέος λογιστής: παραλαμβάνει, ελέγχει, καταγράφει εκκρεμότητες, υποβάλλει διορθώσεις και ενημερώνει εγγράφως την επιχείρηση για τα ευρήματα.
• Η επιχείρηση: ζητά εγγράφως τα στοιχεία, αποφασίζει τη σειρά των διορθώσεων και εγκρίνει τις ενέργειες που έχουν οικονομικό αποτέλεσμα.
• Ο δικηγόρος: εξετάζει ζητήματα ευθύνης και διεκδίκησης, αν η επιχείρηση κρίνει ότι υπέστη ζημία. Η αξιολόγηση ευθύνης δεν είναι λογιστικό έργο.

Για τη διαδικασία της αλλαγής δείτε τη σελίδα αλλαγή λογιστή και για τη μεταφορά των αρχείων τη σελίδα μεταφορά βιβλίων και αρχείων.