Η μεταφορά βιβλίων και αρχείων αφορά επιχειρήσεις που αλλάζουν λογιστή: χρειάζονται αξιοποιήσιμα δεδομένα, καταγεγραμμένες εκκρεμότητες και σαφή ανάθεση υποβολών, ώστε ο νέος συνεργάτης να συνεχίσει χωρίς υποθέσεις.
Τι πρέπει να γνωρίζετε
- Βιβλία, παραστατικά και υποβολές συνοδεύονται από αναλυτικό κατάλογο.
- Τα PDF δεν αντικαθιστούν τα επεξεργάσιμα λογιστικά δεδομένα.
- Ελέγχονται οι φάκελοι εργαζομένων και καταγράφονται ελλείψεις.
- Η παραλαβή επιβεβαιώνεται γραπτά, με ημερομηνία.
Τι περιλαμβάνει ο φάκελος μεταφοράς
| Κατηγορία | Περιεχόμενο |
|---|---|
| Βιβλία | Ισοζύγια, καθολικά, καρτέλες, αρχεία παγίων/αποθεμάτων |
| Παραστατικά | Τιμολόγια, αποδείξεις, διορθωτικά, συμβάσεις |
| Υποβολές | Δηλώσεις, αποδεικτικά υποβολής, ΑΠΔ, εκκαθαριστικά |
| Προσωπικό | Συμβάσεις, στοιχεία ασφάλισης, βεβαιώσεις, εκκαθαρίσεις |
| Εκκρεμότητες | Αντιστοιχίσεις, οφειλές, ρυθμίσεις, εκκρεμείς υποβολές |
Οι δύο λογιστές συμφωνούν εκ των προτέρων περιόδους και μορφές εξαγωγής. Παραδίδονται αναγνώσιμες αναφορές, όπως PDF, και, όπου υποστηρίζεται, επεξεργάσιμα δεδομένα ή αντίγραφο ασφαλείας της εφαρμογής. Ο παραλήπτης ελέγχει ότι ανοίγουν και αξιοποιούνται· η εισαγωγή σε διαφορετική εφαρμογή δεν θεωρείται δεδομένη.
Η σωστή σειρά
- Συμφωνήστε γραπτά τη μετάβαση: ημερομηνία, τελευταία ενημερωμένη περίοδο, ποιος την ολοκληρώνει, ποιος αναλαμβάνει την επόμενη και ποιος χειρίζεται κάθε επικείμενη υποβολή.
- Απογράψτε το υλικό: θέση, μορφή, καλυπτόμενες περίοδοι και τυχόν ελλείψεις.
- Παραδώστε σε ελεγχόμενες παρτίδες: μέσω συμφωνημένου ασφαλούς καναλιού, με πρόσβαση μόνο στους ορισμένους παραλήπτες και έλεγχο χρηστικότητας των αρχείων.
- Ελέγξτε τα υπόλοιπα: αντιπαραβολή με τράπεζες, πελάτες, προμηθευτές και δηλώσεις· καταγράψτε διαφορές.
- Υπογράψτε κατάλογο παραλαβής: σημειώστε ελλείψεις και εκκρεμότητες με υπεύθυνο και χρόνο αντιμετώπισης.
- Συντονίστε εγκαίρως εξουσιοδοτήσεις και προσβάσεις: με την έναρξη εργασιών του νέου συνεργάτη, χωρίς κενό ή διπλή εκτέλεση. Χρησιμοποιήστε ατομικές εξουσιοδοτήσεις, όχι κοινοποίηση προσωπικών κωδικών.
Λάθη που στοιχίζουν
- Κουτιά ή ηλεκτρονικά αρχεία χωρίς κατάλογο.
- Μόνο PDF, χωρίς έλεγχο λειτουργικής συνέχειας.
- Ελλείψεις στους φακέλους εργαζομένων.
- Υποβολές χωρίς ορισμένο υπεύθυνο.
Λίστα παραλαβής
- Καταγράφηκαν παραδοθέντα, περίοδοι και ελλείψεις;
- Ανοίγουν και αξιοποιούνται τα δεδομένα;
- Ελέγχθηκαν υπόλοιπα και φάκελοι εργαζομένων;
- Ορίστηκαν μετάβαση και υπεύθυνοι υποβολών;
- Επιβεβαιώθηκε η παραλαβή και συντονίστηκαν οι προσβάσεις;
Χρήσιμα συμπληρωματικά: οι ευθύνες του προηγούμενου λογιστή και οι υπηρεσίες λογιστικής και φοροτεχνικής υποστήριξης.
Μεταφέρετε βιβλία και αρχεία σε νέο λογιστή;
Στείλτε μας τι έχει παραδοθεί και σε ποια μορφή, ώστε να αποτυπωθούν τα διαθέσιμα στοιχεία και οι εκκρεμότητες και να οργανωθεί η συνέχεια της συνεργασίας.
Δρ. Χρήστος Χατζηχρήστος · Λογιστής – Φοροτεχνικός Α΄ Τάξης
Κινητό: 6932 888 450
info@drcc.eu
Viber · 6932 888 450 Καραολή και Δημητρίου των Κυπρίων 26
Θεσσαλονίκη, 54630
Υπολογίστε το στην πράξη
Δείτε τα διαθέσιμα εργαλεία και επιλέξτε όποιο ταιριάζει στην περίπτωσή σας.