Για τη διακίνηση αποθεμάτων, το δελτίο αποστολής εκδίδεται και παρακολουθείται ψηφιακά μέσω myDATA. Η Β΄ Φάση του Ψηφιακού Δελτίου Αποστολής τέθηκε σε παραγωγική λειτουργία τον Δεκέμβριο του 2025 και η διαβίβαση των δεδομένων διακίνησης ήταν προαιρετική έως και τις 30/4/2026· από 1/5/2026 γίνεται υποχρεωτικά μέσω της πλατφόρμας, σύμφωνα με την ανακοίνωση της ΑΑΔΕ. Κάθε διακίνηση συνοδεύεται από μοναδικό QR code και τα στάδιά της καταγράφονται: σε μεταφορά, παραδοθέν, ολοκληρωμένο, απορριφθέν. Στην πράξη, το δελτίο εκδίδεται πριν από την αναχώρηση, ο έλεγχος γίνεται με σάρωση και κάθε διακίνηση κλείνει ψηφιακά — μαζί με τις απορρίψεις και τις επιστροφές.
Το στοιχείο που κάνει τη διαφορά στην καθημερινή λειτουργία είναι ότι η διακίνηση απέκτησε δική της, ανοιχτή εκκρεμότητα: ένα δελτίο που δεν έχει κλείσει δεν είναι απλώς ένα έντυπο που λείπει από τον φάκελο, αλλά μια εγγραφή που μπορεί να συγκριθεί με τα παραστατικά της πώλησης. Η τιμολόγηση, η αποθήκη και το myDATA πρέπει να συμφωνούν ως προς τις ποσότητες που παραδόθηκαν πραγματικά — και αυτό αλλάζει τον τρόπο που κλείνει ο μήνας.
Τι πρέπει να γνωρίζετε
- Από 1/5/2026 η διαβίβαση των δεδομένων διακίνησης της Β΄ Φάσης ΨΔΑ στο myDATA είναι υποχρεωτική· έως και 30/4/2026 ήταν προαιρετική.
- Κάθε διακίνηση έχει μοναδικό QR code — το ψηφιακό παραστατικό του φορτίου — και καταγράφονται τα στάδιά της από την αποθήκη έως την παράδοση.
- Μεταφορικές εταιρείες και πάροχοι logistics μπορούν να ομαδοποιούν πολλαπλά δελτία σε ένα group QR. Αντίστροφο δελτίο, δηλαδή έκδοση από τον παραλήπτη, προβλέπεται για συγκεκριμένες περιπτώσεις (π.χ. αγροτικά προϊόντα).
- Η έκδοση myDATA 2.0.2 (10/9/2026) πρόσθεσε μερική παράδοση, απόρριψη από τον λήπτη, ολοκλήρωση επιστροφής, δήλωση συσκευασιών και νέους ελέγχους στα παραστατικά διακίνησης.
- Το κρίσιμο σημείο για το λογιστήριο δεν είναι η έκδοση αλλά το κλείσιμο: διακινήσεις χωρίς κατάσταση «ολοκληρωμένο» και απορρίψεις που δεν τακτοποιήθηκαν δημιουργούν ασυμφωνίες με την τιμολόγηση.
Τι αλλάζει σε σχέση με την προηγούμενη πρακτική
Η έντυπη διαδικασία αντικαθίσταται από ψηφιακή καταγραφή σε πραγματικό χρόνο: η ΑΑΔΕ περιγράφει το QR code ως το ψηφιακό «διαβατήριο» του φορτίου, με κάθε στάδιο της διακίνησης καταγεγραμμένο μέσω myDATA — από την αποθήκη του εκδότη έως την παράδοση στον τελικό παραλήπτη. Για την επιχείρηση αυτό σημαίνει ότι δεν υπάρχει ένα μόνο έντυπο προς αρχειοθέτηση, αλλά μια ψηφιακή ροή με καταστάσεις που πρέπει να κλείνουν.
| Στάδιο | Τι καταγράφεται | Τι σημαίνει για την επιχείρηση |
|---|---|---|
| Έκδοση | Δελτίο με στοιχεία φορτίου, παραλήπτη και σκοπού διακίνησης· QR που συνοδεύει το φορτίο | Τα στοιχεία ελέγχονται πριν από τη φόρτωση· τυχόν διόρθωση γίνεται ψηφιακά και καταγράφεται. |
| Μεταφορά | Κατάσταση σε πραγματικό χρόνο (In Transit) και πορεία του φορτίου | Οι καθυστερήσεις φαίνονται νωρίς και δεν ανακαλύπτονται μετά την προθεσμία παράδοσης. |
| Παράδοση | Επιβεβαίωση παράδοσης· υποστηρίζεται μερική παράδοση από τον μεταφορέα | Διαφορές ποσότητας καταγράφονται ψηφιακά αντί να επιλύονται άτυπα. |
| Παραλαβή | Επιβεβαίωση ή απόρριψη από τον λήπτη | Η απόρριψη αποκτά ψηφιακή αποτύπωση και δεν μένει εκτός συστημάτων. |
| Επιστροφή | Ολοκλήρωση της διακίνησης για τις προβλεπόμενες περιπτώσεις επιστροφής | Το λογιστήριο γνωρίζει τι εκκρεμεί και τι επιστρέφει πριν από την τιμολόγηση. |
| Συσκευασίες | Δήλωση συσκευασιών στη μεταφορά | Ομαδοποιημένες αποστολές (παλέτες, δέματα) παρακολουθούνται ενιαία. |
Ποιους αφορά και τι χειρίζεται ο καθένας
| Ρόλος | Τι χειρίζεται στο ΨΔΑ | Τι ελέγχει |
|---|---|---|
| Αποστολέας | Έκδοση δελτίου, QR, παρακολούθηση σταδίων, χειρισμός απόρριψης και επιστροφής | Στοιχεία φορτίου και παραλήπτη, σκοπός διακίνησης, κλείσιμο της διακίνησης |
| Μεταφορέας / πάροχος logistics | Παραλαβή φορτίου με σάρωση, δήλωση συσκευασιών, μερική παράδοση, χρήση group QR | Αντιστοίχιση δελτίων με φορτία, παραδόσεις που μένουν ανοικτές |
| Παραλήπτης | Επιβεβαίωση παραλαβής ή απόρριψη | Ποσότητες και κατάσταση εμπορευμάτων, διαφορές με το δελτίο |
| Λογιστήριο | Δεν εκδίδει απαραίτητα το δελτίο, αλλά ελέγχει τη συμφωνία του με την τιμολόγηση | Ανοικτές διακινήσεις, απορρίψεις και επιστροφές πριν από το κλείσιμο της περιόδου |
Ο έλεγχος του λογιστηρίου: τι συμφωνείται με τι
Το ΨΔΑ δεν είναι συσκευασία που αφορά μόνο την αποθήκη. Για κάθε διακίνηση που καταλήγει σε πώληση, τα τρία αρχεία που πρέπει να συμφωνούν είναι το δελτίο αποστολής (ποσότητες που έφυγαν), η κατάσταση στο myDATA (ποσότητες που παραδόθηκαν ή απορρίφθηκαν) και το τιμολόγιο (ποσότητες που χρεώθηκαν). Σε συμφωνία δίνουν έναν καθαρό κύκλο· σε ασυμφωνία, το ερώτημα «τι χρεώθηκε και τι παραδόθηκε» απαντάται μόνο με αναδρομικούς συμψηφισμούς.
Στην πράξη ελέγχονται τέσσερα σημεία. Πρώτον, ο σκοπός διακίνησης: πώληση, επιστροφή, δειγματισμός, μεταφορά μεταξύ εγκαταστάσεων, αποστολή για επισκευή ή ιδιοχρησιμοποίηση. Κάθε σκοπός έχει διαφορετική συνέχεια — άλλος καταλήγει σε τιμολόγιο, άλλος σε επιστροφή χωρίς πώληση, άλλος σε εσωτερική μετακίνηση που δεν τιμολογείται. Λάθος σκοπός σε δελτίο που κλείνει με πώληση δημιουργεί ασυμφωνία που δεν εξηγείται μετά. Δεύτερον, το χρονικό σημείο: το δελτίο εκδίδεται πριν από την αναχώρηση και το τιμολόγιο μπορεί να εκδοθεί αργότερα, αλλά η περίοδος ΦΠΑ στην οποία εντάσσεται η πράξη κρίνεται από τον χρόνο πραγματοποίησης της παράδοσης — γι’ αυτό το δελτίο δεν είναι «προαιρετικό χαρτί» αλλά το αποδεικτικό του χρόνου. Τρίτον, οι απορρίψεις: ό,τι απορρίφθηκε δεν τιμολογείται και επιστρέφει με ολοκληρωμένη διακίνηση επιστροφής, όχι με άτυπο συμψηφισμό στην επόμενη παραγγελία. Τέταρτον, οι ανοικτές εκκρεμότητες στο τέλος της περιόδου: διακινήσεις που δεν έχουν κλείσει ελέγχονται μία προς μία πριν από την τιμολόγηση του μήνα, ώστε το κλείσιμο να μη βασίζεται σε υποθέσεις.
Πώς οργανώνεται η προσαρμογή στην πράξη
- Ελέγξτε τι υποστηρίζει το πρόγραμμα και ο πάροχός σας. Η έκδοση myDATA 2.0.2 έφερε εμφάνιση κατάστασης παράδοσης, απόρριψη από τον λήπτη, διαχείριση επιστροφών και νέους ελέγχους σκοπών διακίνησης. Ρωτήστε τον πάροχο ή τον κατασκευαστή του ERP ποιες από τις λειτουργίες καλύπτονται και από ποια έκδοση· ό,τι λείπει ρυθμίζεται πριν από την επόμενη αποστολή.
- Αποτυπώστε τις ροές διακίνησης. Καταγράψτε ποιες αποστολές γίνονται (ιδιόκτητο όχημα, μεταφορική, courier), ποιος εκδίδει σήμερα δελτίο, ποιος παραλαμβάνει και πώς κλείνουν οι επιστροφές. Για κάθε ροή ορίζεται ποιος χειρίζεται το ΨΔΑ και με ποιον εξοπλισμό.
- Ρυθμίστε ρόλους και δικαιώματα στο myDATA. Ορίστε ποιος εκδίδει, ποιος παρακολουθεί και ποιος επιβεβαιώνει ή απορρίπτει. Χωρίς ρόλο, ο χειριστής δεν μπορεί να ολοκληρώσει τη διαδικασία και η διακίνηση παραμένει ανοικτή.
- Εξοπλίστε και εκπαιδεύστε αποθήκη και οδηγούς. Η σάρωση QR γίνεται με κινητό ή φορητή συσκευή· η εφαρμογή myDATAapp υποστηρίζει πλέον και έναρξη διακίνησης χωρίς μεταφορικό μέσο. Μία δοκιμαστική αποστολή πριν από τις καθημερινές ροές αποκαλύπτει ελλείψεις σε ρόλους και εξοπλισμό.
- Καθιερώστε καθημερινό έλεγχο εκκρεμοτήτων. Ελέγξτε ποιες διακινήσεις δεν έχουν παραδοθεί ή ολοκληρωθεί, ποιες απορρίφθηκαν και ποιες επιστρέφουν, ώστε οι εκκρεμότητες να μη συσσωρεύονται και να μη μεταφέρονται ασυμφωνίες στο κλείσιμο του μήνα.
Πριν από κάθε αποστολή: σημεία ελέγχου
- Τα στοιχεία του παραλήπτη και της διεύθυνσης παράδοσης είναι σωστά και ενημερωμένα.
- Ο σκοπός διακίνησης αντιστοιχεί στην πραγματική αιτία μετακίνησης των αγαθών.
- Είδη, ποσότητες και συσκευασίες συμφωνούν με το φορτίο που φορτώνεται.
- Το δελτίο έχει εκδοθεί και διαβιβαστεί πριν από την αναχώρηση του οχήματος.
- Ο οδηγός ή ο συνοδός έχει πρόσβαση στο QR της διακίνησης για έλεγχο.
- Ο παραλήπτης γνωρίζει ότι θα επιβεβαιώσει την παραλαβή ψηφιακά.
- Η διακίνηση ελέγχεται ξανά στο τέλος της ημέρας: παραδόθηκε, απορρίφθηκε ή επιστρέφει.
Σημείο ελέγχου
Πριν από την τιμολόγηση, ελέγχεται αν η διακίνηση έχει κλείσει στο myDATA: ποσότητες που παραλήφθηκαν, απορρίψεις, επιστροφές. Όταν το δελτίο και το τιμολόγιο συμφωνούν ως προς είδη, ποσότητες και αντισυμβαλλόμενο, οι διασταυρώσεις κλείνουν χωρίς εξηγήσεις.
Συνήθη λάθη και πώς αποφεύγονται
| Λάθος | Τι προκαλεί | Πώς αποφεύγεται |
|---|---|---|
| Έκδοση δελτίου μετά την αναχώρηση | Το φορτίο κινείται χωρίς ψηφιακό παραστατικό· σε έλεγχο λείπει το στοιχείο που το συνοδεύει | Έκδοση και διαβίβαση πριν από τη φόρτωση |
| Λάθος στοιχεία σε είδος, ποσότητα ή παραλήπτη | Απόρριψη από τον λήπτη ή ψηφιακή διόρθωση εκ των υστέρων | Έλεγχος στοιχείων και σάρωση πριν από την αναχώρηση |
| Ρόλοι myDATA χωρίς ανάθεση | Ο χειριστής δεν μπορεί να επιβεβαιώσει ή να κλείσει τη διακίνηση | Ανάθεση ρόλων σε όσους εκδίδουν, μεταφέρουν και παραλαμβάνουν |
| Ανοικτές διακινήσεις χωρίς έλεγχο | Συσσώρευση εκκρεμοτήτων και ασυμφωνιών στο κλείσιμο | Καθημερινός έλεγχος καταστάσεων |
| Παράλληλη τήρηση σε χαρτί ή Excel | Δύο εκδοχές για την ίδια διακίνηση | Μία πηγή αλήθειας: το myDATA |
| Απορρίψεις και επιστροφές εκτός ροής | Διακινήσεις που δεν κλείνουν, λάθος υπόλοιπα, ποσότητες που χρεώθηκαν χωρίς να παραδοθούν | Ροή με υπεύθυνο για απορρίψεις και επιστροφές, με έλεγχο πριν από την τιμολόγηση |
Υποθετικό παράδειγμα: αποστολή με μερική παράδοση
Παράδειγμα
Εμπορική επιχείρηση αποστέλλει 40 δέματα συνολικής αξίας 4.800 € με μεταφορική σε τρεις πελάτες, με group QR για το φορτίο. Κατά την παράδοση, ο ένας πελάτης παραλαμβάνει 37 δέματα και απορρίπτει 3 λόγω φθοράς, αξίας 360 €. Καταγράφονται μερική παράδοση, απόρριψη από τον λήπτη και επιστροφή που ολοκληρώνεται ψηφιακά, ώστε η διακίνηση να κλείσει.
Τι ελέγχει η επιχείρηση πριν κλείσει τον μήνα: ποιες ποσότητες παραλήφθηκαν, ποιες επιστρέφουν, αν η διακίνηση έχει κλείσει στο myDATA και ποια παραστατικά συνοδεύουν τη διόρθωση της τιμολόγησης. Το τιμολόγιο εκδίδεται για τα 4.440 € που παραδόθηκε — όχι για τα 4.800 € — και η διαφορά δεν «μεταφέρεται» σε επόμενη παραγγελία ως άτυπη διευκόλυνση. Χωρίς τον έλεγχο, η απόκλιση εμφανίζεται αργότερα σε διασταύρωση.
Το παράδειγμα είναι υποθετικό.
Το ΨΔΑ είναι πλέον καθημερινή λειτουργία και όχι περιοδική υποχρέωση: η έκδοση, η παρακολούθηση και το κλείσιμο κάθε διακίνησης γίνονται στην ίδια πλατφόρμα με τη διαβίβαση των παραστατικών. Τη βασική ροή διαβίβασης παραστατικών την περιγράφει η σελίδα myDATA.
Θέλετε οι διακινήσεις σας να κλείνουν χωρίς ασυμφωνίες με τα τιμολόγια;
Στείλτε μας πώς σήμερα εκδίδονται τα δελτία (ιδιόκτητο όχημα, μεταφορική, courier), δύο-τρία πρόσφατα δελτία με τα αντίστοιχα τιμολόγια και ποιος χειρίζεται το myDATA στην επιχείρηση. Με αυτά μπορούμε να ελέγξουμε τη ροή από την έκδοση έως το κλείσιμο, να εντοπίσουμε ανοικτές διακινήσεις, απορρίψεις και επιστροφές που δεν τακτοποιήθηκαν και να οργανώσουμε τον καθημερινό έλεγχο πριν από την τιμολόγηση.
Κινητό: 6932 888 450
info@drcc.eu
Viber · 6932 888 450 Καραολή και Δημητρίου των Κυπρίων 26
Θεσσαλονίκη, 54630