Ο εσωτερικός έλεγχος σε μικρή επιχείρηση βοηθά τον ιδιοκτήτη να εντοπίζει λάθη σε εισπράξεις, πληρωμές και αποθέματα. Για μια βασική ρουτίνα χρειάζονται λίγοι κανόνες που εφαρμόζονται σταθερά, με τεκμηρίωση και υπεύθυνους.
Οι πέντε κανόνες
- Καθήκοντα: ποιος εισπράττει, πληρώνει και ελέγχει.
- Εγκρίσεις: εσωτερικά όρια και αρμόδιοι.
- Συμφωνίες: τράπεζα, ταμείο, πελάτες, προμηθευτές.
- Αποθέματα/πάγια: φυσική επαλήθευση και αρχείο.
- Αναφορές: έσοδα, έξοδα και ταμειακές ροές.
Πώς στήνεται με απλά μέσα
- Γράψτε κανόνες: εσωτερικά όρια εγκρίσεων, ανιχνεύσιμες πληρωμές, τεκμηρίωση δαπανών, καταγραφή εισπράξεων και καταμετρήσεις. Αυτά είναι μέτρα οργάνωσης, όχι παρουσίαση φορολογικών υποχρεώσεων.
- Ορίστε υπεύθυνους: άλλος συντάσσει τη συμφωνία και άλλος την επισκοπεί, όπου γίνεται. Αν δεν είναι δυνατός ο διαχωρισμός, ο ιδιοκτήτης επισκοπεί τεκμηριωμένα κινήσεις και παραστατικά, εφόσον δεν τα εκτελεί ο ίδιος. Σε μονοπρόσωπη λειτουργία, προβλέψτε περιοδικό έλεγχο από δεύτερο πρόσωπο ή εξωτερικό συνεργάτη, όταν είναι εφικτό.
- Καθιερώστε ημερολόγιο: μηνιαίες συμφωνίες και τακτικές επισκοπήσεις.
- Κρατήστε αρχείο: παραστατικά, εγκρίσεις, συμφωνίες και ευρήματα ανά μήνα.
- Μετρήστε: ταμειακό υπόλοιπο, περιθώριο και εκκρεμείς απαιτήσεις.
Σημεία που αδυνατίζουν τον έλεγχο
- Ένα άτομο χωρίς επισκόπηση.
- Ατεκμηρίωτες πληρωμές.
- Συμφωνίες μόνο στο κλείσιμο.
- Αποθέματα χωρίς καταμέτρηση.
- Ευρήματα χωρίς παρακολούθηση.
Μηνιαίος κύκλος
- Συμφωνούν ταμείο και τράπεζα με τα βιβλία;
- Τεκμηριώνονται οι πληρωμές;
- Υπάρχουν οι προβλεπόμενες εγκρίσεις;
- Ενημερώθηκε το αρχείο;
- Επισκοπήθηκαν αναφορά και εκκρεμότητες;
Παράδειγμα: αντιπαραβάλετε το τραπεζικό αντίγραφο με τις καταχωρίσεις της ίδιας περιόδου, κίνηση προς κίνηση. Μια τραπεζική χρέωση που λείπει από τα βιβλία καταγράφεται ως διαφορά και ελέγχεται με το αντίστοιχο δικαιολογητικό.
Για κάθε απόκλιση ή μη εγκεκριμένη δαπάνη, καταγράψτε ποσό και πιθανή αιτία, ορίστε υπεύθυνο και προθεσμία διερεύνησης. Ακολουθούν τεκμηριωμένη διόρθωση, όπου απαιτείται, και επανέλεγχος από τον ορισμένο επισκοπητή.
Χρήσιμα συμπληρωματικά: η προετοιμασία για φορολογικό έλεγχο και οι υπηρεσίες λογιστικής και φοροτεχνικής υποστήριξης.
Θέλετε μια εφαρμόσιμη ρουτίνα ελέγχου;
Περιγράψτε την ομάδα και τις συναλλαγές σας, για να συζητήσουμε κατάλληλους κανόνες και υπεύθυνους.
Δρ. Χρήστος Χατζηχρήστος · Λογιστής – Φοροτεχνικός Α΄ Τάξης
Κινητό: 6932 888 450
info@drcc.eu
Viber · 6932 888 450 Καραολή και Δημητρίου των Κυπρίων 26
Θεσσαλονίκη, 54630
Υπολογίστε το στην πράξη
Δείτε τα διαθέσιμα εργαλεία και επιλέξτε όποιο ταιριάζει στην περίπτωσή σας.