Η προετοιμασία για φορολογικό έλεγχο δεν ξεκινά όταν φτάσει η ειδοποίηση. Είναι κατάσταση του αρχείου: παραστατικά σε σειρά, συμφωνίες μεταξύ myDATA, βιβλίων και δηλώσεων, τραπεζικές κινήσεις με αντιστοίχιση, εικόνα παγίων και αποθεμάτων. Όταν αυτά είναι ενημερωμένα, ο έλεγχος λειτουργεί ως επαλήθευση και ο χρόνος πηγαίνει στην ουσία των συναλλαγών. Όταν λείπουν, ο χρόνος καταναλώνεται σε αναζητήσεις και οι αποκλίσεις μεγεθύνονται.
Το κρίσιμο σημείο δεν είναι μία δήλωση αλλά η συνέπεια της ίδιας εικόνας σε όλα τα αρχεία. Τα δεδομένα της επιχείρησης εμφανίζονται τουλάχιστον πέντε φορές — στα παραστατικά, στα λογιστικά βιβλία, στις δηλώσεις, στα στοιχεία που διαβιβάστηκαν στο myDATA και στις τραπεζικές κινήσεις. Ο έλεγχος δεν αναζητά το ένα λάθος· αναζητά ποια από τις πέντε εικόνες δεν συμφωνεί με τις άλλες και γιατί. Όσο πιο παλιά η ασυμφωνία, τόσο ακριβότερη η εξήγησή της.
Τι πρέπει να γνωρίζετε
- Ο έλεγχος ξεκινά από συμφωνίες: τα ίδια ποσά πρέπει να προκύπτουν από παραστατικά, βιβλία, δηλώσεις και τραπεζικές κινήσεις.
- Οι μη συνήθεις συναλλαγές χρειάζονται εξήγηση και στοιχεία, όχι μόνο καταχώριση.
- Πληρωμές επαγγελματικών δαπανών από προσωπικούς λογαριασμούς δημιουργούν ερωτήματα που χρειάζονται τεκμηρίωση.
- Τα πάγια και τα αποθέματα ελέγχονται με φυσική εικόνα, όχι μόνο λογιστικά.
- Οι διαπιστώσεις δεν οριστικοποιούνται χωρίς στάδιο τοποθέτησης της επιχείρησης· όμως το βάρος της τεκμηρίωσης είναι της επιχείρησης.
- Ένας ενημερωμένος φάκελος ανά χρήση μειώνει δραστικά τον χρόνο απάντησης και το κόστος της συνεργασίας.
Τι εξετάζεται σε έναν έλεγχο και πού εμφανίζονται οι αποκλίσεις
| Πεδίο | Τι επαληθεύεται | Πού εμφανίζονται συνήθως οι αποκλίσεις |
|---|---|---|
| Έσοδα | Συμφωνία myDATA, βιβλίων και δηλώσεων | Παραστατικά που διαβιβάστηκαν λανθασμένα ή δεν διαβιβάστηκαν |
| Δαπάνες | Παραστατικό, σκοπός και τρόπος πληρωμής | Δαπάνες χωρίς τεκμηρίωση ή με ανάμειξη προσωπικών ροών |
| Ταμείο και τράπεζα | Κινήσεις που αντιστοιχούν σε εισπράξεις και πληρωμές | Πιστώσεις χωρίς αντιστοίχιση, ταμείο που δεν κλείνει |
| Πάγια | Τιμολόγια κτήσης, αποσβέσεις, φυσική ύπαρξη | Πάγια που πωλήθηκαν ή αχρηστεύτηκαν χωρίς καταγραφή |
| Αποθέματα | Ποσοτική και αξιακή συμφωνία | Διαφορές μεταξύ καταγραφής και πραγματικού υπολοίπου |
| ΦΠΑ | Συμφωνία εκροών και εισροών με τις δηλώσεις | Χρονισμός έκπτωσης ή λανθασμένη περιοδική δήλωση |
| Μισθοδοσία | ΕΡΓΑΝΗ, πληρωμές και παρακρατήσεις | Αποδοχές ή μεταβολές που δεν αποτυπώθηκαν έγκαιρα |
| Συμβάσεις και συμφωνίες | Όροι που εξηγούν ροές (δάνεια, μισθώσεις, συνεργασίες) | Συναλλαγές που δεν εξηγούνται από κανένα έγγραφο |
Πώς κυλά ο έλεγχος στην πράξη
- Ειδοποίηση και εύρος. Καθορίζεται ποιες χρήσεις και ποια αντικείμενα ελέγχονται. Από την πρώτη στιγμή καταγράφεται τι ζητείται και με ποια σειρά.
- Εκπροσώπηση. Ορίζεται ποιος συνεργάζεται με τον έλεγχο — συνήθως ο λογιστής ως φορολογικός εκπρόσωπος — και ποιος υπογράφει. Η επιχείρηση παραμένει υπεύθυνη για την ακρίβεια των στοιχείων που προσκομίζονται.
- Αίτημα στοιχείων. Ζητούνται βιβλία, ισοζύγια, δηλώσεις, καρτέλες, τραπεζικά, στοιχεία παγίων, αποθεμάτων και προσωπικού. Κάθε αίτημα απαντάται με οργανωμένο πακέτο, όχι με επιμέρους αποστολές.
- Επαληθεύσεις και ερωτήματα. Ο έλεγχος διασταυρώνει και ζητά εξηγήσεις για ό,τι δεν κλείνει. Εδώ κρίνεται αν ο φάκελος έχει «σημειώσεις εξηγήσεων» ή αν κάθε ερώτηση απαιτεί αναδρομική έρευνα.
- Διαπιστώσεις και τοποθέτηση. Οι διαπιστώσεις κοινοποιούνται και η επιχείρηση τοποθετείται με στοιχεία. Ό,τι τεκμηριώνεται εδώ δεν επιβαρύνει το τελικό αποτέλεσμα· ό,τι μένει αναπάντητο, το επιβαρύνει.
- Οριστικοποίηση και συνέχεια. Μετά το τέλος, τα ποσά που προκύπτουν βεβαιώνονται και ρυθμίζονται, και οι επόμενες δηλώσεις πρέπει να είναι συνεπείς με τις διαπιστώσεις — αλλιώς η ίδια διαφορά επανεμφανίζεται.
Πού «σπάνε» οι υποθέσεις στην πράξη
Ασυμφωνία myDATA – βιβλίων που τακτοποιήθηκε χωρίς εξήγηση. Η διαφορά κλείνει λογιστικά αλλά δεν υπάρχει έγγραφο που να εξηγεί γιατί υπήρξε. Στον έλεγχο, η εγγραφή χωρίς αιτία δεν αρκεί.
Ροές που πέρασαν από προσωπικούς λογαριασμούς. Είσπραξη πελάτη στον προσωπικό λογαριασμό του ιδιοκτήτη ή πληρωμή προμηθευτή με προσωπική κάρτα: η δαπάνη μπορεί να είναι πραγματική, η ροή όμως δεν εξηγείται από τα εταιρικά βιβλία.
Αποθέματα που δεν απογράφηκαν ποτέ. Χωρίς ποσοτική απογραφή, η αξιακή εικόνα των αποθεμάτων στηρίζεται σε εκτιμήσεις. Ο έλεγχος ζητά και τη φυσική εικόνα, όχι μόνο την καρτέλα.
Πάγια χωρίς πλήρη κύκλο ζωής. Κτήση χωρίς τιμολόγιο, μεταβίβαση ή καταστροφή χωρίς καταγραφή: το μητρώο παγίων δεν συμφωνεί με την πραγματικότητα και μαζί του και οι αποσβέσεις.
Χρονισμός ΦΠΑ. Παραστατικά που εκδόθηκαν σε ένα διάστημα και δηλώθηκαν σε άλλο. Ο έλεγχος δεν κοιτά μόνο αν ο ΦΠΑ αποδόθηκε, αλλά και πότε.
Μισθοδοσία χωρίς συνέπεια. Αλλαγές αποδοχών ή αποχωρήσεις που δεν δηλώθηκαν, πληρωμές που δεν συμφωνούν με τις δηλώσεις. Οι παρακρατήσεις είναι ευαίσθητο σημείο, γιατί διασταυρώνονται εύκολα.
Ο φάκελος ελέγχου ανά χρήση
- Μηνιαία συμφωνία. Στο κλείσιμο κάθε μήνα συμφωνούνται myDATA, βιβλία και τραπεζικές κινήσεις, ώστε οι διαφορές να εντοπίζονται όσο είναι πρόσφατες.
- Αρχείο παραστατικών. Παραστατικά σε σειρά και σε μορφή που επιτρέπει γρήγορη αναζήτηση, μαζί με τα στοιχεία διαβίβασης.
- Τραπεζική αντιστοίχιση. Κάθε πίστωση συνδέεται με είσπραξη και κάθε χρέωση με δαπάνη ή υποχρέωση.
- Πάγια και αποθέματα. Μητρώο με ημερομηνίες, αξίες και μεταβολές· περιοδική φυσική επαλήθευση των αποθεμάτων.
- Δηλώσεις και πληρωμές. Αντίγραφα δηλώσεων και αποδείξεις πληρωμών φόρων και εισφορών ανά χρήση.
- Συμβάσεις και μισθωτήρια. Στοιχεία που εξηγούν τις ροές: δάνεια, μισθώσεις, συνεργασίες, προσωπικό.
- Σημειώσεις εξηγήσεων. Σύντομη τεκμηρίωση για ασυνήθεις συναλλαγές, επιστροφές, συμψηφισμούς ή διορθώσεις.
Υποθετικό παράδειγμα. Επιχείρηση με τζίρο 380.000 ευρώ εμφανίζει, σε έλεγχο δύο χρήσεων, απόκλιση 9.000 ευρώ μεταξύ myDATA και βιβλίων: παραστατικά που διαβιβάστηκαν στο τέλος της χρήσης αλλά καταχωρήθηκαν στην επόμενη, χωρίς σημείωση. Η επιχείρηση μπορεί να τεκμηριώσει τον χρονισμό με τα ίδια τα στοιχεία διαβίβασης· αν δεν το κάνει, η διαφορά ερμηνεύεται ως μη δηλωμένο έσοδο, με ΦΠΑ και φόρο εισοδήματος. Το κόστος της εκ των υστέρων ανασύστασης — ώρες αναζήτησης, εξηγήσεις, τοποθέτηση — είναι μεγαλύτερο από το κόστος της μηνιαίας συμφωνίας που θα το είχε αποτρέψει.
Τι κάνουμε και τι δεν κάνουμε όταν έρθει ο έλεγχος
- Οργανώνουμε τα στοιχεία πριν την προσκόμιση, ώστε κάθε απάντηση να συνοδεύεται από τη δική της τεκμηρίωση.
- Απαντάμε στο αίτημα όπως έχει διατυπωθεί, με πλήρη πακέτα — όχι με μεμονωμένα έγγραφα που δημιουργούν νέα ερωτήματα.
- Δεν κατασκευάζουμε εκ των υστέρων στοιχεία. Όπου απαιτείται νομική κρίση ή χειρισμός ζητημάτων ευθύνης, ο νομικός σύμβουλος είναι ο αρμόδιος.
- Δεν διορθώνουμε επόμενες δηλώσεις χωρίς να έχουν καταγραφεί οι διαπιστώσεις του ελέγχου: η συνέπεια μεταξύ ελέγχου και επόμενων χρήσεων είναι δικό μας αντικείμενο.
Ποιος κάνει τι
- Λογιστής / φοροτεχνικός: οργάνωση φακέλου ανά χρήση, συμφωνίες, εκπροσώπηση στο φορολογικό μέρος, απαντήσεις με στοιχεία, αποτύπωση διαπιστώσεων στις επόμενες δηλώσεις.
- Επιχείρηση: διατήρηση φυσικών στοιχείων (αποθέματα, πάγια, ταμείο), ενημέρωση για συναλλαγές που δεν περνούν από τα βιβλία, απόφαση για τον χειρισμό των διαφορών.
- Φορολογική αρχή: διενέργεια του ελέγχου, διαπιστώσεις, βεβαίωση ποσών.
- Νομικός σύμβουλος: ζητήματα ευθύνης, ποινικών ή διοικητικών κυρώσεων, δικαστικής προστασίας.
Χρήσιμες είναι οι σελίδες για τις υπηρεσίες εσωτερικού και εξωτερικού ελέγχου επιχειρήσεων, τη συμφωνία δεδομένων στο myDATA και τις λογιστικές και φοροτεχνικές υπηρεσίες.
Θα άντεχε το αρχείο σας έναν έλεγχο που ξεκινά μεθαύριο;
Στείλτε μας τα τελευταία ισοζύγια, τις δηλώσεις ΦΠΑ και εισοδήματος των δύο τελευταίων χρήσεων, τα τραπεζικά κινήματα και τα στοιχεία παγίων-αποθεμάτων. Θα κάνουμε δοκιμαστικές συμφωνίες, θα εντοπίσουμε πού χαλάει η συνέπεια και θα σας δώσουμε λίστα με ό,τι λείπει — με σειρά προτεραιότητας, πριν χρειαστεί να απαντηθεί υπό πίεση.
Δρ. Χρήστος Χατζηχρήστος · Λογιστής – Φοροτεχνικός Α΄ Τάξης
Κινητό: 6932 888 450
info@drcc.eu
Viber · 6932 888 450 Καραολή και Δημητρίου των Κυπρίων 26
Θεσσαλονίκη, 54630