Η ετήσια φορολογική δήλωση δεν είναι έντυπο. Είναι το τελευταίο βήμα ενός κύκλου που ονομάζεται κλείσιμο χρήσης, και το αποτέλεσμά της είναι προκαθορισμένο από ό,τι συνέβη στους δώδεκα προηγούμενους μήνες. Όταν η επιχείρηση φτάνει στον λογιστή τον Ιούνιο και ζητά «τη δήλωση», το μόνο που μπορεί να γίνει εκείνη τη στιγμή είναι να αποτυπωθούν σωστά τα δεδομένα που υπάρχουν. Το αν θα είναι σωστά ή όχι κρίθηκε πολύ νωρίτερα: στην πληρότητα των παραστατικών, στη συμφωνία myDATA, στην απογραφή, στη σωστή απεικόνιση των παγίων και των αμοιβών των εταίρων.
Γι αυτό ο πραγματικός ετήσιος οδηγός δεν ξεκινά από το έντυπο αλλά από μια λίστα εκκρεμοτήτων που κλείνουν με σειρά. Κάθε εκκρεμότητα που παραμένει ανοιχτή δεν εξαφανίζεται: μετατρέπεται σε αναμόρφωση, σε φόρο, σε προσαυξήσεις ή σε ανοιχτό σημείο για τον επόμενο έλεγχο. Η σειρά είναι σχεδόν πάντα η ίδια, ανεξάρτητα από το μέγεθος της επιχείρησης.
Τι πρέπει να γνωρίζετε
- Η δήλωση αποτυπώνει το αποτέλεσμα της χρήσης· δεν το διαμορφώνει. Ό,τι διορθώνεται, διορθώνεται στα βιβλία και στα παραστατικά πριν από αυτήν.
- Τα τρία πρώτα συμφωνητικά που κρίνουν το αποτέλεσμα: myDATA με λογιστική, απόθεμα με βιβλία, πάγια με μητρώο και αποσβέσεις.
- Οι μη εκπιπτόμενες δαπάνες δεν χάνονται — προστίθενται στη φορολογητέα βάση. Το ίδιο ισχύει για προσωπικές δαπάνες που πέρασαν από εταιρικό λογαριασμό.
- Η προκαταβολή φόρου της προηγούμενης χρήσης συμψηφίζεται στο τελικό ποσό· αν το αποτέλεσμα άλλαξε, αλλάζει και το ταμειακό αποτέλεσμα της δήλωσης.
- Λάθος που εντοπίζεται μετά την υποβολή διορθώνεται με τροποποιητική δήλωση, η οποία μπορεί να επιβαρυνθεί αν προκύπτει επιπλέον ποσό.
Ο κύκλος του κλεισίματος πριν από τη δήλωση
| Στάδιο | Τι κλείνει | Τι αφήνει ανοιχτό αν παραλειφθεί |
|---|---|---|
| Πληρότητα παραστατικών | Εκδοθέντα και ληφθέντα, διαβιβάσεις myDATA, εκκρεμότητες τιμολόγησης. | Ασυμφωνία εσόδων–εξόδων με τα ηλεκτρονικά βιβλία και αναμορφώσεις εκ των υστέρων. |
| Απογραφή | Φυσική καταμέτρηση, αποτίμηση, συμφωνία με το κόστος πωληθέντων. | Στοιχεία που δεν συμφωνούν με τα βιβλία και αμφισβητούνται στο σύνολό τους. |
| Πάγια | Προσθήκες, πωλήσεις, αποσβέσεις, στοιχεία που έχουν αποσβεστεί αλλά υπάρχουν. | Λάθος αποσβέσεις και λανθασμένη εικόνα περιουσίας και αποτελέσματος. |
| Αμοιβές εταίρων και αναλήψεις | Χαρακτηρισμός: μισθοδοσία, διανομή, δάνειο, επιστροφή κεφαλαίου. | Λάθος χειρισμός με επιπτώσεις σε φόρο και εισφορές — το πιο συνηθισμένο σημείο διαφωνίας. |
| Δάνεια και τόκοι | Υπόλοιπα, δεδουλευμένοι τόκοι, εκπιπτότητα. | Ποσά που δεν καταχωρίστηκαν ποτέ και εμφανίζονται σε διασταυρώσεις. |
| Αναμορφώσεις | Μη εκπιπτόμενες δαπάνες, ποινές και πρόστιμα, προσωπικές δαπάνες. | Υποεκτίμηση της φορολογητέας βάσης και αιφνιδιαστικός φόρος. |
| Λοιπές δηλώσεις | Παρακρατήσεις, ΦΠΑ, καταστάσεις που συνοδεύουν τη δήλωση. | Εκκρεμότητες που ταξιδεύουν στην επόμενη χρήση και πολλαπλασιάζονται. |
Η σειρά δεν είναι τυπική. Η απογραφή δεν μπορεί να αποτιμηθεί αν δεν έχει ολοκληρωθεί η φυσική καταμέτρηση· οι αναμορφώσεις δεν μπορούν να υπολογιστούν αν δεν έχουν καταχωριστεί όλα τα παραστατικά· ο χαρακτηρισμός των αναλήψεων των εταίρων δεν μπορεί να κριθεί αν δεν έχει συμφωνηθεί η εικόνα των δανείων και των υπολοίπων. Όποιος ξεκινά από το έντυπο, ανακαλύπτει τις εκκρεμότητες μία προς μία — συνήθως όταν είναι πια δύσκολο να διορθωθούν.
Τι χρειάζεται έγκαιρα από την επιχείρηση
Στοιχεία που ζητούνται πριν από το κλείσιμο
- Αποτέλεσμα φυσικής απογραφής, με ημερομηνία, ανά είδος ή κατηγορία.
- Κατάλογος αγορών παγίων και πωλήσεων/αποσύρσεων της χρήσης, με παραστατικά.
- Επιβεβαίωση υπολοίπων δανείων και τυχόν νέων συμβάσεων, με τους όρους τους.
- Πληροφόρηση για αποφάσεις που ελήφθησαν και επηρεάζουν τη χρήση: αμοιβές εταίρων, διανομές, αγορές, ζημιές από καταστροφές ή κλοπές.
- Στοιχεία που εξηγούν κινήσεις του λογαριασμού των εταίρων ή μεγάλες μεταφορές χρημάτων.
- Τυχόν έγγραφα τρίτων που εκκρεμούν: βεβαιώσεις τόκων, εκκαθαριστικά, δικαστικές αποφάσεις με οικονομική επίπτωση.
Αν εντοπιστεί λάθος μετά την υποβολή
Τι ελέγχεται πριν υπογραφεί η δήλωση
- Συμφωνία εσόδων: δηλώσεις, myDATA και λογιστική δεν επιτρέπεται να διαφέρουν χωρίς αιτιολογία.
- Συμφωνία εξόδων: τα ληφθέντα παραστατικά έχουν καταχωριστεί στην περίοδο στην οποία ανήκουν.
- Φορολογική βάση: το λογιστικό αποτέλεσμα έχει μετατραπεί σε φορολογητέο με επεξηγημένη αναμόρφωση, όχι με προσέγγιση.
- Συμψηφισμοί: παρακρατήσεις, προκαταβολές και πιστώσεις έχουν αφαιρεθεί σωστά, με τα αποδεικτικά τους.
- Συνέπεια με την προηγούμενη χρήση: αλλαγές σε μεθόδους ή χαρακτηρισμούς τεκμηριώνονται, ώστε να μην εμφανίζονται ως αδικαιολόγητες αποκλίσεις.
- Εκκρεμότητες που μεταφέρονται: γνωρίζει η επιχείρηση ποια θέματα μένουν ανοιχτά και με ποια σειρά θα κλείσουν στην επόμενη χρήση.
Υποθετικό παράδειγμα
Εταιρεία κλείνει τη χρήση με λογιστικό κέρδος 60.000 ευρώ. Στο κλείσιμο προκύπτουν: μη εκπιπτόμενες δαπάνες 8.000 ευρώ, αποσβέσεις 12.000 ευρώ που έχουν ήδη βαρύνει το αποτέλεσμα, και καταβολή αμοιβής σε εταίρο ύψους 15.000 ευρώ που είχε καταχωριστεί ως ανάληψη. Ο φορολογητέος καθορισμός δεν προκύπτει από το λογιστικό κέρδος αυτούσιο: προστίθενται τα μη εκπιπτόμενα και ελέγχεται αν η αμοιβή του εταίρου έπρεπε να έχει περάσει από μισθοδοσία, με τις αντίστοιχες εισφορές. Αν η επιχείρηση είχε αφήσει τις τρεις εκκρεμότητες ανοιχτές, το ποσό της δήλωσης θα ήταν εσφαλμένο, και η διόρθωσή του θα γινόταν με τροποποιητική — με επιβάρυνση αν προέκυπτε επιπλέον φόρος.
Λάθη που επαναλαμβάνονται
- Δήλωση που υποβάλλεται με βάση τα λογιστικά αποτελέσματα χωρίς έλεγχο των ηλεκτρονικών βιβλίων.
- Αναλήψεις εταίρων που αντιμετωπίζονται ως «δάνεια» χωρίς σύμβαση, χωρίς τόκο και χωρίς σχέδιο επιστροφής.
- Πάγια που έχουν αποσβεστεί πλήρως αλλά παραμένουν σε χρήση, χωρίς κανέναν έλεγχο του μητρώου.
- Δαπάνες χωρίς παραστατικά ή με παραστατικά που δεν πληρούν τις προϋποθέσεις, που ανακαλύπτονται μετά το κλείσιμο.
- Προγραμματισμός με βάση την τελευταία παράταση της προθεσμίας, αντί για εσωτερική προθεσμία δύο εβδομάδες νωρίτερα.
Ποιος κάνει τι
- Ο λογιστής / φοροτεχνικός: συμφωνεί τα βιβλία και τα ηλεκτρονικά δεδομένα, υπολογίζει αποσβέσεις και αναμορφώσεις, συντάσσει και υποβάλλει τη δήλωση, υποβάλλει τροποποιητικές όταν χρειάζεται.
- Η επιχείρηση: παραδίδει απογραφή, στοιχεία παγίων, συμβάσεις και πληροφόρηση για τις αποφάσεις της χρήσης· εγκρίνει το αποτέλεσμα.
- Ο ορκωτός ελεγκτής, όπου απαιτείται: ελέγχει τις χρηματοοικονομικές καταστάσεις πριν από την έγκρισή τους, με δική του ευθύνη.
- Ο δικηγόρος: χειρίζεται νομικά ζητήματα που μπορεί να επηρεάσουν τη χρήση (απαιτήσεις, συμβάσεις, εκκρεμείς υποθέσεις)· ο λογιστής αποτυπώνει την οικονομική τους επίπτωση.
Σχετικές σελίδες: Φορολογικά θέματα επιχειρήσεων και ιδιωτών · myDATA: ηλεκτρονικά βιβλία
Πόσο έτοιμο είναι το κλείσιμο της χρήσης σας;
Στείλτε μας το ισοζύγιο και τα δεδομένα myDATA της χρήσης, την απογραφή και τον κατάλογο παγίων. Θα εντοπίσουμε ποιες εκκρεμότητες κρίνουν τη δήλωση, θα τις τακτοποιήσουμε με σειρά και θα υπολογίσουμε το πραγματικό ταμειακό αποτέλεσμα πριν από την υποβολή.
Δρ. Χρήστος Χατζηχρήστος · Λογιστής – Φοροτεχνικός Α΄ Τάξης
Κινητό: 6932 888 450
info@drcc.eu
Viber · 6932 888 450 Καραολή και Δημητρίου των Κυπρίων 26
Θεσσαλονίκη, 54630