Το πρώτο βήμα δεν είναι η διόρθωση αλλά ο διαχωρισμός: άλλο λάθος στη διαβίβαση — το παραστατικό είναι σωστό, η εγγραφή στο myDATA λάθος — και άλλο λάθος παραστατικό. Στην πρώτη περίπτωση η διόρθωση γίνεται στην πλατφόρμα, με ακύρωση της λανθασμένης εγγραφής όπου αυτό επιτρέπεται ή με επαναδιαβίβαση, και στη συνέχεια ελέγχονται οι δηλώσεις. Στη δεύτερη περίπτωση η εγγραφή δεν «διορθώνεται»: εκδίδεται το σωστό ή διορθωτικό παραστατικό, το οποίο διαβιβάζεται και αυτό. Τα συχνότερα λάθη στην πράξη είναι οι διπλές διαβιβάσεις, οι λάθος αντισυμβαλλόμενοι, τα λάθος ποσά ή οι λάθος χαρακτηρισμοί, τα παραστατικά που δεν διαβιβάστηκαν ποτέ και οι απορρίψεις σε παραστατικά διακίνησης που μένουν εκκρεμείς.
Το σημείο που καθορίζει τη σοβαρότητα ενός λάθους δεν είναι το ίδιο το λάθος αλλά το πού έχει φτάσει: όσο μένει στο myDATA, διορθώνεται με ενέργειες της πλατφόρμας· όταν έχει περάσει στα βιβλία και σε δήλωση που υποβλήθηκε, η διόρθωση αποκτά δεύτερο σκέλος — την αποτύπωση στη δήλωση. Γι’ αυτό η σωστή ερώτηση σε κάθε λάθος είναι «σε ποια στάδια έχει ήδη περάσει και τι από αυτά εμφανίζει τώρα λάθος εικόνα».
Τι πρέπει να γνωρίζετε
- Το πρώτο ερώτημα είναι πάντα το ίδιο: το πρόβλημα βρίσκεται στην εγγραφή του myDATA ή στο ίδιο το παραστατικό. Η απάντηση καθορίζει τη διαδικασία.
- Οι διπλές διαβιβάσεις διογκώνουν έσοδα ή έξοδα και εμφανίζονται αργά — συνήθως στη συμφωνία ή σε δήλωση. Εντοπίζονται από τα βασικά στοιχεία του παραστατικού: ΑΦΜ, αριθμός, σειρά, ημερομηνία, ποσό.
- Ο λάθος χαρακτηρισμός μπορεί να αφήσει σωστό τον ΦΠΑ και λάθος το αποτέλεσμα: τα ποσά καταλήγουν σε λάθος κατηγορία εσόδων ή εξόδων και αλλάζουν την εικόνα που τροφοδοτεί το Ε3.
- Οι απορρίψεις και οι επιστροφές σε παραστατικά διακίνησης δεν εξαφανίζονται. Αν δεν χειριστούν μέσα από τις ροές του myDATA (απόρριψη από τον λήπτη, ολοκλήρωση επιστροφής), μένουν εκκρεμείς καταστάσεις.
- Η διόρθωση ολοκληρώνεται μόνο όταν ελεγχθούν και οι δηλώσεις. Λάθος που διορθώθηκε στην πλατφόρμα αλλά όχι στη δήλωση παραμένει λάθος.
Ο πρώτος διαχωρισμός: λάθος διαβίβασης ή λάθος παραστατικό
Όταν το παραστατικό έχει εκδοθεί σωστά και η εγγραφή στο myDATA είναι λανθασμένη — λάθος ποσό, λάθος ΑΦΜ, διπλή καταχώριση — το πρόβλημα βρίσκεται στην πλατφόρμα. Η διόρθωση γίνεται εκεί: εντοπισμός της συγκεκριμένης εγγραφής, ακύρωσή της όπου η ροή το επιτρέπει ή επαναδιαβίβαση με τα σωστά στοιχεία, και έλεγχος ότι το τελικό αποτέλεσμα συμφωνεί με το παραστατικό.
Όταν το ίδιο το παραστατικό εκδόθηκε λανθασμένα — λάθος λήπτης, λάθος είδος, λάθος ποσό σε τιμολόγιο που έχει ήδη σταλεί — η ακύρωση της εγγραφής δεν λύνει το πρόβλημα. Το παραστατικό υπάρχει στα χέρια του αντισυμβαλλόμενου και στη λογιστική. Η λύση είναι διορθωτικό ή νέο παραστατικό, το οποίο διαβιβάζεται και αυτό. Ακύρωση εγγραφής που αντιστοιχεί σε πραγματικό παραστατικό αφήνει το παραστατικό χωρίς αποτύπωση και δημιουργεί νέα ασυμφωνία.
Ο διαχωρισμός δεν είναι θεωρητικός: καθορίζει ποια ενέργεια θα γίνει, ποιος την κάνει — έκδοση παραστατικού ή χειρισμός πλατφόρμας — και τι θα ελεγχθεί μετά. Όταν είναι λάθος και τα δύο, πρώτα διορθώνεται το παραστατικό και μετά η εγγραφή.
Τα πιο συχνά λάθη και ο τρόπος αντιμετώπισης
| Λάθος | Πώς εμφανίζεται | Τι συνεπάγεται | Άμεση ενέργεια |
|---|---|---|---|
| Διπλή διαβίβαση | Δύο εγγραφές με τα ίδια στοιχεία παραστατικού, δύο διακριτικά ΜΑΡΚ | Διογκωμένα έσοδα ή έξοδα, απόκλιση στη συμφωνία και στις δηλώσεις | Ακύρωση της πλεονάζουσας εγγραφής όπου η ροή το επιτρέπει, τεκμηρίωση, επανέλεγχος δηλώσεων |
| Λάθος ΑΦΜ | Η εγγραφή εμφανίζεται σε λάθος αντισυμβαλλόμενο ή δεν εμφανίζεται στον σωστό | Ο λήπτης δεν μπορεί να συμφωνήσει το παραστατικό· ερωτήματα και στις δύο πλευρές | Διόρθωση της εγγραφής με το σωστό ΑΦΜ και ενημέρωση του αντισυμβαλλόμενου |
| Λάθος ποσά ή ΦΠΑ | Διαφορά ανάμεσα στο παραστατικό και στη διαβιβασμένη εγγραφή | Απόκλιση σε ΦΠΑ και σε έσοδα ή έξοδα | Διόρθωση της εγγραφής και επανέλεγχος της περιόδου |
| Λάθος χαρακτηρισμός | Ποσά σε λάθος κατηγορία εσόδων ή εξόδων | Λανθασμένη εικόνα στα δεδομένα που τροφοδοτούν δηλώσεις και συμφωνίες — ακόμη και με σωστό ΦΠΑ | Επανάληψη της διαβίβασης με τους σωστούς χαρακτηρισμούς και έλεγχος της επίπτωσης στο Ε3 |
| Παραστατικό που δεν διαβιβάστηκε | Υπάρχει στα βιβλία αλλά λείπει από το myDATA | Ελλιπής εικόνα της περιόδου, αποκλίσεις στη συμφωνία | Διαβίβαση του παραλείποντος παραστατικού με καταγραφή του λόγου της καθυστέρησης |
| Εκκρεμής απόρριψη ή επιστροφή | Παραστατικό διακίνησης που δεν έκλεισε — εκκρεμείς καταστάσεις στον χειρισμό του λήπτη | Εκκρεμότητα στη διακίνηση, ερωτήματα σε έλεγχο | Χειρισμός μέσα από τις ροές του myDATA: απόρριψη από τον λήπτη, ολοκλήρωση επιστροφής, ανάλογα με την περίπτωση |
Η σειρά με την οποία διορθώνεται ένα λάθος
- Επιβεβαίωση των στοιχείων. Συγκεντρώστε το παραστατικό, τη διαβίβαση και τα βασικά πεδία: ΑΦΜ, αριθμός και σειρά, ημερομηνία, ποσά, ΦΠΑ, χαρακτηρισμοί. Χωρίς αυτά η διόρθωση γίνεται στα τυφλά.
- Έλεγχος του χρόνου. Εξετάστε αν η περίοδος έχει κλείσει και αν οι σχετικές δηλώσεις έχουν υποβληθεί. Αυτό καθορίζει αν αρκεί η διόρθωση στην πλατφόρμα ή αν η επίπτωση πρέπει να αποτυπωθεί και σε δήλωση που έχει ήδη υποβληθεί — με τροποποιητική για την περίοδο, όταν απαιτείται.
- Ενέργεια στη ροή. Ακύρωση της λανθασμένης εγγραφής όπου επιτρέπεται, επαναδιαβίβαση με σωστά στοιχεία ή έκδοση διορθωτικού παραστατικού — ανάλογα με τον διαχωρισμό του πρώτου εδαφίου.
- Αποτύπωση στη λογιστική. Η διόρθωση περνά και από τα βιβλία, με σημείωση που συνδέει την αρχική εγγραφή, το λάθος και τη λύση.
- Έλεγχος δηλώσεων. Ελέγχονται οι δηλώσεις της περιόδου για να διαπιστωθεί αν το λάθος πέρασε και εκεί, και αν χρειάζεται αντίστοιχη ενέργεια.
- Ενημέρωση αντισυμβαλλόμενου. Όταν το λάθος αφορά άλλη επιχείρηση, η ενημέρωση είναι μέρος της διόρθωσης: ο λήπτης πρέπει να συμφωνήσει τη δική του εικόνα.
- Τεκμηρίωση. Κρατείται αρχείο με τις ενέργειες, τις ημερομηνίες και την αλληλογραφία, ώστε η διόρθωση να είναι ελέγξιμη.
Ο μηνιαίος έλεγχος που περιορίζει τις επαναλήψεις
- Όλα τα παραστατικά που εκδόθηκαν μέσα στον μήνα έχουν αντίστοιχη εγγραφή στο myDATA.
- Δεν υπάρχουν δύο καταχωρίσεις με ίδιο ΑΦΜ, αριθμό, σειρά, ημερομηνία και ποσό.
- Δεν εκκρεμούν απορρίψεις ή επιστροφές σε παραστατικά διακίνησης.
- Τα ποσά των βιβλίων και του myDATA συμφωνούν, και στις δύο κατευθύνσεις — πωλήσεις και αγορές.
- Οι χαρακτηρισμοί αντιστοιχούν στην πραγματική φύση κάθε συναλλαγής.
- Η σύγκριση με τις δηλώσεις της περιόδου έχει γίνει πριν από την υποβολή τους.
- Κάθε διόρθωση έχει καταγραφεί με ενέργεια, ημερομηνία και αποτέλεσμα.
Σημείο ελέγχου
Μια διπλή εγγραφή ή ένα λάθος ποσό δεν διορθώνεται με πρόσθετη κίνηση που «συμψηφίζει» τη διαφορά. Η πρόσθετη κίνηση εμφανίζεται στα δεδομένα ως πραγματική συναλλαγή και δημιουργεί νέα ασυμφωνία. Η διόρθωση γίνεται στην ίδια την εγγραφή, όπου αυτό επιτρέπεται, ή με τεκμηριωμένη αποτύπωση — ποτέ με κίνηση χωρίς εξήγηση.
Υποθετικό παράδειγμα: διπλή διαβίβαση
Παράδειγμα
Τιμολόγιο 2.480 € πλέον ΦΠΑ 24% (595,20 €) διαβιβάστηκε δύο φορές: μία από τον πάροχο ηλεκτρονικής τιμολόγησης και μία χειροκίνητα. Στα δεδομένα εμφανίζονται δύο εγγραφές με τον ίδιο αριθμό παραστατικού, το ίδιο ΑΦΜ λήπτη και το ίδιο ποσό.
Ο έλεγχος ξεκινά από τα στοιχεία: ποια εγγραφή αντιστοιχεί στο εκδοθέν παραστατικό, ποια είναι η πλεονάζουσα, τι εμφανίζεται στη συμφωνία της περιόδου. Ακολουθεί ακύρωση της πλεονάζουσας εγγραφής όπου η ροή το επιτρέπει, σημείωση στο αρχείο και έλεγχος των δηλώσεων. Αν η περίοδος έχει κλείσει και η δήλωση ΦΠΑ έχει υποβληθεί με τα διπλά ποσά, η διαφορά των 595,20 € εξετάζεται στη δήλωση μέσω τροποποιητικής.
Το κρίσιμο σημείο: η διόρθωση δεν σταματά στην πλατφόρμα. Ολοκληρώνεται όταν επιβεβαιωθεί ότι η συμφωνία και οι δηλώσεις εμφανίζουν πλέον το σωστό ποσό.
Το παράδειγμα είναι υποθετικό.
Ποιος κάνει τι
- Ο λογιστής: διαχωρίζει το λάθος διαβίβασης από το λάθος παραστατικό, ελέγχει την επίπτωση σε ΦΠΑ, έσοδα/έξοδα και Ε3, καθορίζει αν απαιτείται τροποποιητική δήλωση και κρατά το αρχείο διόρθωσης.
- Ο εκδότης / το λογιστήριο της επιχείρησης: εκδίδει ή ακυρώνει παραστατικά, χειρίζεται το ERP και τις διαβιβάσεις, ενημερώνει τον αντισυμβαλλόμενο.
- Ο πάροχος ηλεκτρονικής τιμολόγησης: εκτελεί τις τεχνικές ενέργειες στην πλατφόρμα (ακυρώσεις, επαναδιαβιβάσεις) και αποδίδει αρχείο ενεργειών — η ευθύνη όμως για τη συμφωνία των δεδομένων παραμένει στην επιχείρηση.
Το myDATA δεν λειτουργεί μόνο ως κανάλι υποβολής. Είναι το σημείο όπου παραστατικά, βιβλία και δηλώσεις πρέπει να συμφωνούν, σύμφωνα με το πλαίσιο που ορίζει η ΑΑΔΕ για το myDATA. Όταν η συμφωνία γίνεται κάθε μήνα, τα λάθη εντοπίζονται όσο είναι ακόμη μικρά και διορθώνονται πριν περάσουν σε δηλώσεις. Η ροή της διαβίβασης και της συμφωνίας περιγράφεται στη σελίδα myDATA: διαβίβαση και συμφωνία δεδομένων.
Υπάρχει διαβίβαση που διορθώθηκε στην πλατφόρμα αλλά όχι στις δηλώσεις;
Στείλτε μας το παραστατικό, το διακριτικό ΜΑΡΚ της διαβίβασης και την περίοδο στην οποία ανήκει, μαζί με το αρχείο συμφωνίας βιβλίων-myDATA. Με αυτά μπορούμε να εντοπίσουμε αν το λάθος έχει περάσει σε ΦΠΑ ή σε έσοδα/έξοδα, να καθορίσουμε αν χρειάζεται τροποποιητική δήλωση και να οργανώσουμε τον μηνιαίο έλεγχο που σταματά την επανάληψη.
Δρ. Χρήστος Χατζηχρήστος · Λογιστής – Φοροτεχνικός Α΄ Τάξης
Κινητό: 6932 888 450
info@drcc.eu
Viber · 6932 888 450 Καραολή και Δημητρίου των Κυπρίων 26
Θεσσαλονίκη, 54630