Η τεκμηρίωση εξαγωγής λογισμικού αφορά επιχειρήσεις που πωλούν άδειες, συνδρομές ή υπηρεσίες ανάπτυξης σε πελάτες του εξωτερικού. Ένας οργανωμένος φάκελος συνδέει την παραγγελία με την παράδοση, το παραστατικό και την είσπραξη. Ο οδηγός εστιάζει στα αποδεικτικά πώλησης, όχι στους κανόνες χρέωσης ΦΠΑ ή επιλογής φορολογικού παραστατικού.
Τι πρέπει να γνωρίζετε
- Για τον χειρισμό ΦΠΑ χρειάζεται πρώτα να προσδιοριστούν το είδος της παροχής, η ιδιότητα και η χώρα του πελάτη.
- Η χώρα του πελάτη, μόνη της, δεν αρκεί για συμπέρασμα σχετικά με τη χρέωση ελληνικού ΦΠΑ.
- Το φορολογικό παραστατικό πώλησης είναι διαφορετικό από τα αποδεικτικά εκτέλεσης: σύμβαση, ενεργοποίηση πρόσβασης ή παράδοση έργου.
- Τα αποδεικτικά παράδοσης δεν αντικαθιστούν το παραστατικό ούτε καθορίζουν τον τύπο του.
Τι τεκμηριώνεται
| Στοιχείο φακέλου | Πρακτικό περιεχόμενο |
|---|---|
| Σύμβαση ή παραγγελία | Αντικείμενο, διάρκεια άδειας ή συνδρομής, συμφωνημένη τιμή. |
| Στοιχεία πελάτη | Επωνυμία ή ονοματεπώνυμο, χώρα, ιδιότητα και φορολογικά στοιχεία όπου απαιτούνται. |
| Παράδοση ή πρόσβαση | Επιβεβαίωση ενεργοποίησης συνδρομής, μήνυμα αποστολής άδειας ή αποδοχή παραδοτέου ανάπτυξης. |
| Παραστατικό και πληρωμή | Αριθμός παραστατικού και αντιστοίχιση με την τραπεζική κίνηση. |
| Φορολογική τεκμηρίωση | Καταγραφή του ελεγμένου χειρισμού ΦΠΑ και αντίγραφα δηλώσεων, όπου απαιτούνται. |
Πρακτική οργάνωση
- Δημιουργήστε φάκελο ανά συναλλαγή: χρησιμοποιήστε κοινό αναγνωριστικό στην παραγγελία, στα αποδεικτικά και στο παραστατικό.
- Περιγράψτε την παροχή: ξεχωρίστε άδεια, συνδρομή, ανάπτυξη και υποστήριξη, χωρίς να θεωρείτε ότι έχουν ενιαίο φορολογικό χειρισμό.
- Επιβεβαιώστε πριν από την έκδοση: ζητήστε έλεγχο του τύπου παραστατικού, του ορθού χειρισμού ΦΠΑ και της τεκμηριωμένης αιτίας μη χρέωσης, όπου εφαρμόζεται.
- Συμφωνήστε τα αρχεία: συνδέστε παραστατικά, εισπράξεις και τυχόν απαιτούμενες δηλώσεις, καταγράφοντας τις εκκρεμότητες.
Σημεία που δημιουργούν κίνδυνο
- Η τραπεζική πληρωμή δεν περιγράφει από μόνη της τι παραδόθηκε.
- Η ενεργοποίηση πρόσβασης δεν αποδεικνύει από μόνη της την ιδιότητα του πελάτη.
- Η μη χρέωση ελληνικού ΦΠΑ δεν πρέπει να χαρακτηρίζεται αυτομάτως «απαλλαγή».
Τριμηνιαίος έλεγχος οργάνωσης
Ως εσωτερική πρακτική, ελέγξτε δειγματοληπτικά αν ένας τρίτος μπορεί να ανασυνθέσει τη συναλλαγή από τον φάκελο. Σημειώστε ελλείψεις, υπεύθυνο συμπλήρωσης και αλλαγές στους όρους πώλησης που χρειάζονται νέο φορολογικό έλεγχο.
Χρήσιμα συμπληρωματικά: ΦΠΑ σε υπηρεσίες και ενδοκοινοτικές συναλλαγές και λογιστική και φοροτεχνική υποστήριξη.
Χρειάζεστε οργανωμένο φάκελο πώλησης λογισμικού;
Στείλτε μας τους τύπους παροχών και τις χώρες πελατών. Θα εξετάσουμε την τεκμηρίωση και τα ζητήματα ΦΠΑ και παραστατικών που χρειάζονται έλεγχο.
Δρ. Χρήστος Χατζηχρήστος · Λογιστής – Φοροτεχνικός Α΄ Τάξης
Κινητό: 6932 888 450
info@drcc.eu
Viber · 6932 888 450 Καραολή και Δημητρίου των Κυπρίων 26
Θεσσαλονίκη, 54630