OSS: πότε και πώς δηλώνετε πωλήσεις σε άλλες χώρες

Όταν μια επιχείρηση πουλά σε ιδιώτες σε άλλες χώρες της ΕΕ, ο ΦΠΑ δεν αποδίδεται κατ’ ανάγκη στην Ελλάδα. Το ενωσιακό όριο των 10.000 € κρίνει τη μεταχείριση: μετρά σωρευτικά τις πωλήσεις αγαθών εξ αποστάσεως και τις υπηρεσίες τηλεπικοινωνιών, ραδιοτηλεόρασης και ηλεκτρονικών προς ιδιώτες άλλων κρατών, εφόσον η επιχείρηση είναι εγκατεστημένη μόνο στην Ελλάδα. Όσο το σύνολο της τρέχουσας και της προηγούμενης χρήσης μένει κάτω από αυτό, μπορεί να εφαρμόζεται ο ελληνικός ΦΠΑ· μόλις ξεπεραστεί, ο ΦΠΑ ανήκει στη χώρα του πελάτη, με τον συντελεστή της, από το σημείο της υπέρβασης και μετά. Το καθεστώς του OSS — «Μία Στάση» — είναι ο μηχανισμός που επιτρέπει να δηλώνονται και να αποδίδονται όλα αυτά τα ποσά μέσω της ελληνικής φορολογικής διοίκησης, αντί να γίνει εγγραφή σε κάθε χώρα ξεχωριστά.

Το ζήτημα δεν είναι διοικητικό. Αλλάζει το ΦΠΑ που χρεώνεται στον πελάτη, άρα αλλάζει η τιμολόγηση, το περιθώριο και ο τρόπος υπολογισμού του εσόδου. Όταν μια επιχείρηση το αντιμετωπίσει ως «άλλη μία δήλωση», οι διαφορές εμφανίζονται σε τρία σημεία: στο τιμολόγιο που εκδόθηκε με λάθος συντελεστή, στη διαβίβαση των δεδομένων και στον έλεγχο ταυτοποίησης εσόδων με τις δηλώσεις.

Πότε χρειάζεται OSS και πότε όχι

Η επιλογή δεν είναι πάντα μονόδρομος: όταν οι πωλήσεις βρίσκονται κάτω από το όριο, η χρέωση ελληνικού ΦΠΑ είναι πιο απλή, αλλά μπορεί να είναι και εμπορικά ακριβότερη για τον πελάτη, ανάλογα με τους συντελεστές της χώρας του. Και αντίστροφα, η ένταξη στο OSS από νωρίς προσθέτει διαδικασίες αλλά αποφεύγει την αιφνίδια υποχρέωση στη μέση της χρήσης, όταν η υπέρβαση διαπιστώνεται εκ των υστέρων.

Η διαδικασία από την αρχή

1. Χαρτογράφηση πωλήσεων ανά χώρα και ανά κανάλι. Τι πωλείται, σε ποιον, μέσω ποιας πλατφόρμας ή ιστοσελίδας, με ποιον τρόπο πληρωμής και αποστολής. Χωρίς αυτή την εικόνα, η ένταξη στο OSS γίνεται υπόθεση.
2. Έλεγχος του ορίου. Υπολογισμός του συνόλου των σχετικών πωλήσεων σε όλες τις χώρες, με πρόβλεψη για το υπόλοιπο της χρήσης ώστε να μην προκύψει υπέρβαση χωρίς έγκαιρη προσαρμογή.
3. Ρύθμιση τιμολόγησης. Συντελεστές ανά χώρα, κανόνες στρογγυλοποίησης, εμφάνιση του ΦΠΑ στο παραστατικό, χειρισμός επιστροφών και μερικών ακυρώσεων.
4. Ένταξη στο καθεστώς μέσω των υπηρεσιών της φορολογικής διοίκησης, με τα στοιχεία δραστηριότητας και τις χώρες στις οποίες υπάρχουν πωλήσεις.
5. Τεκμηρίωση της χώρας του πελάτη. Για τις ηλεκτρονικές υπηρεσίες απαιτούνται τουλάχιστον δύο μη αντιφατικά στοιχεία — διεύθυνση, χώρα κάρτας, διεύθυνση IP, στοιχεία σύνδεσης. Η τεκμηρίωση τηρείται και είναι ελέγξιμη.
6. Περιοδικές δηλώσεις ανά τρίμηνο, ανά χώρα κατανάλωσης, με απόδοση του ποσού μέσω της ίδιας διαδικασίας. Οι υποχρεώσεις συνεχίζονται όσο η επιχείρηση παραμένει στο καθεστώς.
7. Αρχείο και συμφωνία αρχείων: ανά περίοδο, τα έσοδα των βιβλίων πρέπει να μπορούν να αναλυθούν σε εγχώριες, ενδοκοινοτικές, OSS και εξαγωγές, με συμφωνία ποσών.

Η συμφωνία που πρέπει να κλείνει κάθε τρίμηνο

Ο έλεγχος δεν είναι αν υποβλήθηκε η δήλωση, αλλά αν τα ποσά της συμφωνούν με τα δεδομένα της επιχείρησης. Σε κάθε περίοδο συμφωνούμε: τα συνολικά έσοδα των βιβλίων, τις εγχώριες πωλήσεις με ΦΠΑ, τις ενδοκοινοτικές παραδόσεις και παροχές, τις πωλήσεις μέσω πλατφορμών στις οποίες υπόχρεος είναι η πλατφόρμα, τις εξαγωγές, και τη βάση της δήλωσης OSS ανά χώρα. Όταν τα έξι αυτά μεγέθη δεν κλείνουν μεταξύ τους, υπάρχει λάθος — συνήθως σε χαρακτηρισμό παραστατικού, σε επιστροφή που δεν καταχωρήθηκε στην περίοδο που έγινε, ή σε πώληση που πέρασε από την πλατφόρμα και τιμολογήθηκε διπλά.

Πρακτικά ζητήματα που κρίνουν την ομαλή λειτουργία

• Ποιος έχει την τεχνική ευθύνη: η ρύθμιση των συντελεστών γίνεται από τον κατασκευαστή του καταστήματος ή τον υπεύθυνο του συστήματος, αλλά ο κανόνας για το ποιος συντελεστής εφαρμόζεται δίνεται από τον λογιστή. Χωρίς γραπτό κανόνα, οι αλλαγές γίνονται με εμπειρικό τρόπο.
• Το εύρος του καταλόγου: ένα κατάστημα με προϊόντα διαφορετικών συντελεστών σε κάθε χώρα χρειάζεται αντιστοίχιση κατηγορίας-συντελεστή ανά χώρα, και έλεγχο ότι η αντιστοίχιση ενημερώνεται όταν αλλάζει κάτι.
• Η πλατφόρμα πληρωμών δεν είναι πλατφόρμα πώλησης: το γεγονός ότι η πληρωμή περνά από τρίτο δεν αλλάζει τον υπόχρεο ΦΠΑ. Αυτό ισχύει μόνο όταν η ίδια η πλατφόρμα λειτουργεί ως πωλητής.
• Χρονισμός έναρξης: η υποχρέωση εφαρμογής του ΦΠΑ προορισμού ξεκινά από τη στιγμή της υπέρβασης, όχι από την έναρξη της επόμενης χρήσης. Η καθυστέρηση στην προσαρμογή δημιουργεί παραστατικά με λάθος συντελεστή που πρέπει να διορθωθούν.
• Τήρηση αρχείων: τα δεδομένα που τεκμηριώνουν τη χώρα του πελάτη και τη βάση κάθε δήλωσης τηρούνται για τα προβλεπόμενα έτη και πρέπει να είναι ανακτήσιμα ανά περίοδο και ανά χώρα.

Συνήθη λάθη

• Χρέωση ελληνικού ΦΠΑ και μετά την υπέρβαση του ορίου, με διόρθωση μόνο αφού εμφανιστεί ασυμφωνία.
• Χρήση OSS για πωλήσεις που έγιναν μέσω πλατφόρμας που είναι η ίδια υπόχρεη για τον ΦΠΑ, με αποτέλεσμα διπλή απόδοση.
• Απουσία τεκμηρίωσης της χώρας του πελάτη σε ψηφιακές υπηρεσίες.
• Επιστροφές που καταχωρούνται στο τρίμηνο της αρχικής πώλησης αντί σε εκείνο της επιστροφής.
• Συγχώνευση διαφορετικών ειδών πωλήσεων σε ένα συνολικό ποσό, χωρίς ανάλυση ανά χώρα και ανά είδος.
• Αντιμετώπιση των εξαγωγών εκτός ΕΕ ως πωλήσεων που δηλώνονται στο OSS.

Ποιος κάνει τι

• Λογιστής — φοροτεχνικός: καθορισμός της μεταχείρισης ανά κανάλι και χώρα, έλεγχος του ορίου, υπολογισμός της βάσης, υποβολή των περιοδικών δηλώσεων, συμφωνία με τα βιβλία, τεκμηρίωση και ανάλυση των διαφορών.
• Επιχείρηση ή κατασκευαστής του καταστήματος: τεχνική εφαρμογή των συντελεστών, καταγραφή των στοιχείων του πελάτη, ροή παραστατικών και επιστροφών.
• Συνεργαζόμενος φορολογικός σύμβουλος άλλης χώρας: όταν απαιτείται εγγραφή ή χειρισμός ειδικού τοπικού κανόνα, το ζήτημα εξετάζεται με σύμβουλο της χώρας — το OSS καλύπτει τη δήλωση, όχι κάθε τοπική υποχρέωση.

Σχετικές σελίδες: myDATA και διαβίβαση παραστατικών, φορολογικά θέματα επιχειρήσεων.