Το ψηφιακό αρχείο παραστατικών βοηθά μια μικρή επιχείρηση να βρίσκει έγγραφα και να συνεργάζεται με το λογιστήριο χωρίς διάσπαρτα αρχεία. Ο οδηγός αφορά την αρχειοθέτηση, όχι ολοκληρωμένη καθοδήγηση για την τήρηση βιβλίων: η δομή φακέλων δεν υποκαθιστά τις λογιστικές καταχωρίσεις ούτε τεκμηριώνει από μόνη της συμμόρφωση.
Τι πρέπει να γνωρίζετε
- Οργανώστε τα αρχεία ανά έτος, μήνα και κατηγορία, με σταθερή ονοματολογία.
- Συνδέστε ψηφιακά αντίγραφα και πρωτότυπα με σαφή αναφορά.
- Συσχετίστε αποδεικτικά υποβολών και πληρωμών με τα σχετικά έγγραφα.
- Τα αντίγραφα ασφαλείας είναι βασικό μέτρο προστασίας, μαζί με τακτική δοκιμή ανάκτησης.
- Ελέγξτε με το λογιστήριο χρόνους διατήρησης και ειδικές απαιτήσεις· δεν καθορίζονται εδώ.
Μια προτεινόμενη δομή φακέλων
| Επίπεδο | Περιεχόμενο |
|---|---|
| Έτος / μήνας | Φάκελος έτους, υποφάκελοι μηνών και κατηγοριών |
| Κατηγορίες | Έσοδα, έξοδα, τράπεζες, προσωπικό, φόροι/υποβολές |
| Ανά παραστατικό | Αρχείο, τυχόν διαβίβαση και αποδεικτικό πληρωμής |
| Ευρετήριο | Αναζήτηση ανά αντισυμβαλλόμενο, ποσό, ημερομηνία |
| Ασφάλεια | Αντίγραφο σε δεύτερο χώρο/μέσο και έλεγχος ανάκτησης |
Ενδεικτική διαδρομή: ΕΤΟΣ/ΜΗΝΑΣ/Έξοδα/. Όνομα αρχείου: ΗΗ-ΜΜ_Προμηθευτής_Τιμολόγιο_Αριθμός.pdf. Πρόκειται για οργανωτική πρόταση, όχι υποχρεωτικό πρότυπο.
Βήματα οργάνωσης
- Καταγράψτε πού βρίσκονται τα έγγραφα: έντυπα, λογισμικά, email, τράπεζες.
- Ορίστε σταθερή δομή: εφαρμόστε ίδια ονοματολογία και ευρετήριο κάθε μήνα.
- Ψηφιοποιήστε με ποιότητα: ευκρινή αντίγραφα, σωστός προσανατολισμός, όλες οι σελίδες.
- Συμφωνήστε τη ροή προς το λογιστήριο: τι αποστέλλεται, πότε και σε ποια μορφή.
- Δημιουργήστε αντίγραφα ασφαλείας: δοκιμάστε ανάκτηση αρχείου.
- Ελέγχετε τριμηνιαία: πληρότητα, ευρετήριο και εκκρεμή παραστατικά, ως πρακτική οργάνωσης.
Κίνδυνοι και όρια ψηφιοποίησης
Ο οδηγός δεν καθορίζει πότε επιτρέπεται η αντικατάσταση ή η καταστροφή πρωτοτύπων. Πριν από οποιαδήποτε καταστροφή, ελέγξτε με το λογιστήριο τις εφαρμοστέες απαιτήσεις.
- Αρχεία μόνο σε έναν υπολογιστή, χωρίς αντίγραφο.
- Δυσανάγνωστα σκαναρίσματα ή ελλιπείς σελίδες.
- Έγγραφα σε προσωπικά email/τηλέφωνα, χωρίς κεντρικό αρχείο.
- Ανάμειξη ετών και απουσία ευρετηρίου.
Τριμηνιαίος έλεγχος αρχείου
- Είναι πλήρεις οι φάκελοι της περιόδου;
- Εντοπίζονται τα αντίστοιχα πρωτότυπα όπου υπάρχουν;
- Λειτουργεί η αναζήτηση στο ευρετήριο;
- Έγινε δοκιμή ανάκτησης αντιγράφου ασφαλείας;
- Ποια παραστατικά εκκρεμούν;
Χρήσιμα συμπληρωματικά: πώς στέλνετε παραστατικά στο λογιστήριο και υπηρεσίες λογιστικής και φοροτεχνικής υποστήριξης.
Οργανώνετε το ψηφιακό αρχείο της επιχείρησης;
Περιγράψτε μας πώς αποθηκεύετε σήμερα τα έγγραφα, για να συζητήσουμε τη δομή και τη συνεργασία με το λογιστήριο.
Δρ. Χρήστος Χατζηχρήστος · Λογιστής – Φοροτεχνικός Α΄ Τάξης
Κινητό: 6932 888 450
info@drcc.eu
Viber · 6932 888 450 Καραολή και Δημητρίου των Κυπρίων 26
Θεσσαλονίκη, 54630
Υπολογίστε το στην πράξη
Δείτε τα διαθέσιμα εργαλεία και επιλέξτε όποιο ταιριάζει στην περίπτωσή σας.
