Ένα τιμολόγιο προς φορέα του Δημοσίου δεν εξοφλείται επειδή εκδόθηκε, αλλά επειδή εγκρίθηκε. Στην πράξη ακολουθεί μια αλυσίδα: ανάληψη ή σύμβαση → εκτέλεση και παράδοση → έκδοση παραστατικού σε δομημένη ηλεκτρονική μορφή και διαβίβαση μέσω υπηρεσιών παρόχου ή της εφαρμογής timologio της ΑΑΔΕ → παραλαβή από το πληροφοριακό σύστημα του φορέα → έλεγχος της δαπάνης και έκδοση εντολής πληρωμής → τυχόν παρακράτηση φόρου → εξόφληση. Όταν ένας κρίκος δεν ταιριάζει με τον επόμενο, το πρόβλημα δεν εμφανίζεται ως λάθος αλλά ως καθυστέρηση: το παραστατικό απορρίπτεται, ζητούνται διευκρινίσεις ή η πληρωμή «κολλάει» σε εκκρεμότητα που δεν φαίνεται στα βιβλία.
Για το λογιστήριο η εικόνα φτάνει με καθυστέρηση. Το έσοδο έχει καταχωριστεί, ο ΦΠΑ έχει δηλωθεί, η απαίτηση εμφανίζεται στα υπόλοιπα πελατών — και όμως τα χρήματα δεν έρχονται ή έρχονται μειωμένα λόγω παρακράτησης. Αυτό που ελέγχεται, επομένως, δεν είναι μόνο η έκδοση: είναι η συμφωνία τριών πηγών που πρέπει να καταλήγουν στο ίδιο αποτέλεσμα στο τέλος κάθε μήνα — του παραστατικού και της κατάστασης παραλαβής, των δεδομένων myDATA και της τραπεζικής κίνησης.
Τι πρέπει να γνωρίζετε
- Το τιμολόγιο προς φορέα του Δημοσίου εκδίδεται και διακινείται ηλεκτρονικά μέσω παρόχου ή της εφαρμογής timologio της ΑΑΔΕ· η εκτύπωση ή το PDF δεν υποκαθιστούν τη διαδικασία.
- Χωρίς παραλαβή από τον φορέα δεν υπάρχει απαίτηση: μια απόρριψη σημαίνει ότι η συναλλαγή δεν προωθήθηκε, όχι ότι η πληρωμή εκκρεμεί.
- Τα στοιχεία που ταυτοποιούν τη συναλλαγή — φορέας, σύμβαση ή ανάθεση, παραγγελία — ελέγχονται πριν από την έκδοση, γιατί μετά η διόρθωση κοστίζει χρόνο.
- Η πληρωμή του Δημοσίου συχνά δεν ισούται με το τιμολόγιο: παρακρατείται φόρος, ο οποίος παρακολουθείται χωριστά μέχρι να εμφανιστεί στη βεβαίωση και στη δήλωση.
- Κάθε τιμολόγιο αντιστοιχίζεται με τη σύμβαση, το myDATA και την είσπραξη· χωρίς αντιστοίχιση ανά παραστατικό, οι εκκρεμότητες συσσωρεύονται και δεν εντοπίζονται έγκαιρα.
Πού κολλάει συνήθως η ροή
Σχεδόν όλα τα προβλήματα στην τιμολόγηση προς το Δημόσιο ανήκουν σε λίγες κατηγορίες, με ένα κοινό χαρακτηριστικό: δεν διορθώνονται με τηλεφωνική επικοινωνία αλλά με νέο παραστατικό ή με διορθωτική κίνηση, και άρα κοστίζουν ολόκληρο κύκλο χρόνου.
| Πρόβλημα | Πώς εμφανίζεται | Τι απαιτείται |
|---|---|---|
| Στοιχεία παραλήπτη ή υπηρεσίας χρέωσης | Ο φορέας απορρίπτει το παραστατικό, γιατί το πρόσωπο ή η υπηρεσία δεν ταυτίζεται με εκείνα της σύμβασης | Επανέκδοση με τα στοιχεία της σύμβασης και νέα παραλαβή |
| Ποσό ή περιγραφή | Εγκρίνεται μικρότερο ποσό, γιατί η γραμμή δεν αντιστοιχεί σε συγκεκριμένη ανάθεση ή ολοκληρωμένο στάδιο | Έλεγχος σύμβασης και παραδοτέων πριν από την έκδοση, με αιτιολόγηση της διαφοράς |
| Χρονισμός έκδοσης | Παραστατικό που εκδίδεται μετά την περίοδο εκτέλεσης, με αποτέλεσμα έσοδο ή ΦΠΑ σε άλλη περίοδο | Έλεγχος χρόνου παράδοσης ή εκτέλεσης πριν από την έκδοση |
| Παρακράτηση | Η τράπεζα εμφανίζει ποσό μικρότερο από το τιμολόγιο, χωρίς να έχει καταχωριστεί σχετική απαίτηση | Καταχώριση παρακρατηθέντος φόρου και συμφωνία με τη βεβαίωση του φορέα |
| Διαβίβαση στο myDATA | Τα δεδομένα δεν συμφωνούν με το παραστατικό που παρέλαβε ο φορέας | Διόρθωση μέσω νέας διαβίβασης ή πιστωτικού, με τεκμηρίωση της αιτίας |
Η ροή βήμα προς βήμα
- Σύμβαση και ανάθεση, πριν από το τιμολόγιο. Καταγράφονται ο φορέας, ο αριθμός σύμβασης ή ανάθεσης, το αντικείμενο, ο όρος πληρωμής και, όπου ο φορέας τα ζητά, τα στοιχεία ανάρτησης της ανάθεσης. Χωρίς αυτά, το παραστατικό εκδίδεται χωρίς ταυτοποίηση και η απόρριψη είναι πιθανή.
- Χρόνος έκδοσης. Το παραστατικό εκδίδεται με την ολοκλήρωση του σταδίου που τιμολογείται. Αν η εκτέλεση ολοκληρώνεται στο τέλος περιόδου, ο χρόνος έκδοσης επηρεάζει την περίοδο στην οποία εμφανίζονται έσοδο και ΦΠΑ — γι’ αυτό ελέγχεται πριν, όχι μετά τη λήξη της προθεσμίας.
- Έκδοση και διαβίβαση μέσω παρόχου ή της εφαρμογής της ΑΑΔΕ. Το τιμολόγιο συντάσσεται σε δομημένη μορφή και διαβιβάζεται μέσω των υπηρεσιών παρόχου που χρησιμοποιεί η επιχείρηση ή μέσω της εφαρμογής timologio της ΑΑΔΕ, με τα ίδια στοιχεία που περιέχει η σύμβαση.
- Παραλαβή και κατάσταση. Ο φορέας επιστρέφει κατάσταση. Το αποτέλεσμα καταχωρίζεται και παρακολουθείται ανά παραστατικό: η σιωπή του συστήματος δεν θεωρείται παραλαβή.
- Διαβίβαση στο myDATA. Τα δεδομένα διαβιβάζονται με τα ίδια ποσά και στοιχεία με το παραστατικό που παρέλαβε ο φορέας, ώστε η μηνιαία συμφωνία να μη δημιουργεί απόκλιση που θα πρέπει να εξηγηθεί αργότερα.
- Παρακολούθηση απαίτησης. Το τιμολόγιο αντιστοιχίζεται με τη σύμβαση και την εντολή πληρωμής. Τα υπόλοιπα παρακολουθούνται ανά φορέα και ανά σύμβαση, με ηλικία απαίτησης, ώστε μια εκκρεμότητα να εντοπίζεται πριν εγκατασταθεί.
- Εξόφληση και παρακράτηση. Όταν η είσπραξη έρθει μειωμένη, η διαφορά δεν κλείνει ως έκπτωση ή ως ζημιά: καταχωρίζεται ως παρακρατηθείς φόρος και παρακολουθείται μέχρι να εμφανιστεί στη βεβαίωση και στη δήλωση.
Τι αλλάζει σε σχέση με τα λοιπά τιμολόγια
| Σημείο | Προς ιδιώτες και επιχειρήσεις | Προς φορείς του Δημοσίου |
|---|---|---|
| Έκδοση | Συντάσσεται και αποστέλλεται με τα συνήθη μέσα (αρχείο, εκτύπωση, παράδοση) | Συντάσσεται και διαβιβάζεται ηλεκτρονικά μέσω παρόχου ή της εφαρμογής timologio της ΑΑΔΕ |
| Παραλαβή | Επιβεβαιώνεται συνήθως με email ή με σφραγίδα παραλαβής | Επιβεβαιώνεται μέσω της κατάστασης που επιστρέφει το σύστημα του φορέα |
| Αντιστοίχιση | Εμπορική σχέση και παραγγελία | Σύμβαση ή ανάθεση, παραδοτέο και εντολή πληρωμής |
| Διόρθωση | Διορθωτικό ή νέο παραστατικό κατά περίπτωση | Απόρριψη από τον φορέα και επανέκδοση, ή διορθωτική κίνηση με αιτιολόγηση |
| Εξόφληση | Κατά τους όρους της συναλλαγής | Μετά τον έλεγχο της δαπάνης και την έκδοση εντολής πληρωμής, συχνά με παρακράτηση φόρου |
| Αρχείο | Παραστατικό και αποδεικτικό αποστολής | Παραστατικό, κατάσταση παραλαβής, στοιχεία πληρωμής και βεβαίωση παρακράτησης |
Παρακράτηση φόρου: γιατί το ποσό που εισπράττετε είναι μικρότερο
Όταν ο αντισυμβαλλόμενος είναι φορέας του Δημοσίου, ο φορέας που πληρώνει παρακρατεί φόρο εισοδήματος με τον συντελεστή που αντιστοιχεί στην κατηγορία της συναλλαγής, εφόσον συντρέχουν οι προϋποθέσεις που θέτει ο νόμος για παρακράτηση. Το ποσό δεν χάνεται: πιστώνεται έναντι του φόρου εισοδήματος της επιχείρησης και εμφανίζεται στη βεβαίωση που εκδίδει ο φορέας. Μέχρι τότε, όμως, είναι απαίτηση και όχι ταμείο — και αν δεν παρακολουθείται, η χρήση κλείνει με διαφορά που δεν εξηγείται εύκολα.
- Η παρακράτηση καταχωρίζεται ως απαίτηση από παρακρατηθέντα φόρο, όχι ως μείωση εσόδου ή ως έκπτωση.
- Η διαφορά ανάμεσα στο τιμολόγιο και στην τραπεζική πίστωση αντιστοιχίζεται με συγκεκριμένο παραστατικό και όχι «στο σύνολο».
- Η βεβαίωση του φορέα ελέγχεται ως προς το ύψος της παρακράτησης και ως προς την περίοδο στην οποία αφορά.
- Στη δήλωση φορολογίας εισοδήματος το ποσό εμφανίζεται ως πίστωση· τυχόν απόκλιση εξηγείται πριν από την υποβολή και όχι μετά από έλεγχο.
- Αν η βάση υπολογισμού δεν είναι σωστή — για παράδειγμα αν η παρακράτηση υπολογίστηκε σε ποσό που περιλαμβάνει τον ΦΠΑ ή σε λάθος κατηγορία παροχής — η διόρθωση ζητείται από τον φορέα έγκαιρα, με τεκμηρίωση.
Απόρριψη, ακύρωση και πιστωτικό
Οι τρεις περιπτώσεις δεν αντιμετωπίζονται με τον ίδιο τρόπο και δεν πρέπει να συγχέονται. Όταν το παραστατικό απορρίπτεται από το σύστημα του φορέα, δεν υπάρχει παραλαβή: εκδίδεται νέο παραστατικό με διορθωμένα στοιχεία και επιδιώκεται νέα παραλαβή, ενώ το απορριφθέν δεν αφήνει ανοιχτή απαίτηση. Όταν το παραστατικό παραληφθεί αλλά εγκριθεί με διαφορά, η αιτία της διαφοράς καθορίζει και τη διόρθωση: μη εκτελεσμένο τμήμα, έκπτωση ή λάθος ποσό οδηγούν σε διορθωτική κίνηση ή σε νέο παραστατικό, με ταυτόχρονη ενημέρωση της διαβίβασης στο myDATA. Όταν το παραστατικό πρέπει να ακυρωθεί πριν εγκριθεί, η ακύρωση γίνεται στο περιβάλλον έκδοσης (υπηρεσίες παρόχου ή εφαρμογή της ΑΑΔΕ) με ταυτόχρονη τακτοποίηση της διαβίβασης, ώστε να μη μείνει καταχώριση που δεν αντιστοιχεί σε πραγματική συναλλαγή.
Σε κάθε περίπτωση, η διόρθωση αιτιολογείται και αρχειοθετείται μαζί με το αρχικό παραστατικό. Οι σιωπηλές αλλαγές ποσών δημιουργούν απόκλιση ανάμεσα στα δεδομένα του φορέα, στα βιβλία και στο myDATA — και η απόκλιση αυτή εμφανίζεται αργότερα, σε έλεγχο, ως αναπάντητο ερώτημα.
Τι ελέγχεται πριν από κάθε έκδοση
- Τα πλήρη στοιχεία του φορέα: επωνυμία, ΑΦΜ, υπηρεσία ή διεύθυνση χρέωσης, όπως ακριβώς αναγράφονται στη σύμβαση.
- Ο αριθμός σύμβασης ή ανάθεσης και, όπου απαιτείται, ο αριθμός παραγγελίας ή τα στοιχεία ανάρτησης της ανάθεσης.
- Η περιγραφή αγαθών ή υπηρεσιών, αντιστοιχισμένη με το παραδοτέο ή το στάδιο που ολοκληρώθηκε.
- Τα ποσά ανά γραμμή, ο ΦΠΑ και τυχόν παρακράτηση που εφαρμόζει ο φορέας κατά την πληρωμή, με τη βάση υπολογισμού τους.
- Η περίοδος στην οποία ανήκει το έσοδο και η ημερομηνία έκδοσης ως προς την προθεσμία διαβίβασης.
- Το πρόσωπο που παρακολουθεί την κατάσταση παραλαβής κάθε τιμολογίου μετά τη διαβίβαση.
- Ο τρόπος αρχειοθέτησης: παραστατικό, κατάσταση παραλαβής και αποδεικτικό διαβίβασης ως ενιαίος φάκελος ανά συναλλαγή.
Ο μηνιαίος έλεγχος που κρατά τη ροή καθαρή
- Κατάσταση παραλαβής για κάθε τιμολόγιο του μήνα: ποια παραλήφθηκαν, ποια απορρίφθηκαν, ποια εκκρεμούν.
- Συμφωνία παραστατικών με τα δεδομένα myDATA, ανά παραστατικό και όχι μόνο σε συνολικό επίπεδο.
- Υπόλοιπα ανά φορέα και ανά σύμβαση, με ηλικία απαίτησης και ένδειξη αν έχει εκδοθεί εντολή πληρωμής.
- Αντιστοίχιση εισπράξεων με παραστατικά, ώστε οι παρακρατήσεις να μη συγχέονται με μειώσεις ποσού ή με διαφορές που ζητούν εξήγηση.
- Τιμολόγηση εκτελέσεων που ολοκληρώθηκαν αλλά δεν έχουν ακόμη τιμολογηθεί, με έλεγχο της περιόδου στην οποία ανήκουν.
Ο ρόλος του παρόχου και η σύνδεση με το myDATA
Ο πάροχος ηλεκτρονικής τιμολόγησης είναι ο τεχνικός δίαυλος της διαδικασίας: αναλαμβάνει τη διαβίβαση του παραστατικού στον φορέα και επιστρέφει στην επιχείρηση τις καταστάσεις παραλαβής. Στην επιλογή και στη χρήση του ελέγχονται τρία πράγματα: ότι είναι εγγεγραμμένος στο σχετικό μητρώο, ότι δίνει πρόσβαση στην κατάσταση κάθε τιμολογίου και ότι τα δεδομένα που παράγει μπορούν να συμφωνηθούν με τη λογιστική διαδικασία της επιχείρησης. Ο πάροχος, πάντως, δεν αντικαθιστά τον έλεγχο των στοιχείων: την ευθύνη για την ορθότητα της συναλλαγής την έχει η επιχείρηση.
Το παραστατικό που εκδίδεται ηλεκτρονικά μέσω παρόχου ή της εφαρμογής timologio εμφανίζεται και στα δεδομένα myDATA. Η αντιστοίχιση των δύο πλευρών ελέγχεται μαζί με τα λοιπά παραστατικά, στη μηνιαία συμφωνία. Χρήσιμη για τη συνολική εικόνα της διαβίβασης είναι η σελίδα myDATA.
Υποθετικό παράδειγμα
Εταιρεία παροχής υπηρεσιών καθαρισμού έχει σύμβαση με δήμο, με μηνιαία τιμολόγηση. Τον πρώτο μήνα εκδίδει τιμολόγιο καθαρής αξίας 12.400 €· ο ΦΠΑ με τον ισχύοντα συντελεστή προστίθεται στο σύνολο. Ο φορέας απορρίπτει το πρώτο παραστατικό, γιατί η υπηρεσία χρέωσης δεν ταυτίζεται με εκείνη της σύμβασης. Το τιμολόγιο επανεκδίδεται, παραλαμβάνεται και εξοφλείται με παρακράτηση, ενώ ένα δεύτερο τιμολόγιο του ίδιου μήνα παραμένει χωρίς εντολή πληρωμής. Χωρίς αντιστοίχιση ανά παραστατικό, ο μηνιαίος έλεγχος δείχνει ταμείο μειωμένο και υπόλοιπο πελάτη αυξημένο — χωρίς να φαίνεται ποιο τιμολόγιο και ποια παρακράτηση προκαλούν τη διαφορά. Με αντιστοίχιση ανά παραστατικό, η εικόνα κλείνει σε τρεις γραμμές: εξοφλημένο με παρακράτηση, εκκρεμές προς πληρωμή, απορριφθέν που δεν δημιουργεί απαίτηση.
Συνήθη λάθη
- Αποστολή του τιμολογίου ως PDF ή εκτύπωσης: το παραστατικό δεν καταχωρίζεται έγκυρα στον φορέα και η απαίτηση παραμένει σε εκκρεμότητα.
- Λάθος στοιχεία παραλήπτη ή υπηρεσίας χρέωσης: το τιμολόγιο δεν αντιστοιχίζεται με τη σύμβαση και απορρίπτεται.
- Αγνόηση της κατάστασης απόρριψης: η επιχείρηση θεωρεί ότι τιμολόγησε, ενώ η συναλλαγή δεν έχει προωθηθεί καθόλου.
- Καταχώριση στο myDATA με στοιχεία διαφορετικά από το παραστατικό: δημιουργείται απόκλιση στα δεδομένα εσόδων που ζητά εξήγηση.
- Κλείσιμο της μειωμένης είσπραξης ως έκπτωσης, αντί καταχώρισης παρακρατηθέντος φόρου: το ποσό χάνεται από τις απαιτήσεις και δεν εμφανίζεται στη δήλωση.
- Έκδοση με μεγάλη καθυστέρηση σε σχέση με τον χρόνο παράδοσης: δυσκολεύει η τεκμηρίωση απέναντι στον φορέα και ενεργοποιούνται όροι της σύμβασης.
Ποιος κάνει τι
- Η επιχείρηση: εκτελεί το έργο ή την υπηρεσία, τηρεί τα στοιχεία εκτέλεσης και ενημερώνει εγκαίρως για την ολοκλήρωση κάθε σταδίου που τιμολογείται.
- Ο φορέας του Δημοσίου: παραλαμβάνει ή απορρίπτει το παραστατικό μέσω του συστήματός του, ελέγχει τη δαπάνη, εκδίδει εντολή πληρωμής και βεβαιώνει την παρακράτηση.
- Ο πάροχος ηλεκτρονικής τιμολόγησης: διαβιβάζει το παραστατικό και επιστρέφει τις καταστάσεις· δεν ελέγχει την ουσία της συναλλαγής.
- Ο λογιστής και φοροτεχνικός σύμβουλος: ελέγχει τη φορολογική μεταχείριση του παραστατικού ως προς ΦΠΑ και παρακράτηση, συμφωνεί τιμολόγια, myDATA και εισπράξεις, παρακολουθεί απαιτήσεις και παρακρατήσεις, ενημερώνει για αποκλίσεις πριν από τις δηλώσεις.
- Ο νομικός σύμβουλος: όταν αμφισβητείται η ερμηνεία όρων της σύμβασης, απαίτηση κατά του φορέα ή απόρριψη που στηρίζεται σε νομικό επιχείρημα, ο χειρισμός είναι νομικός· ο λογιστής χρησιμοποιεί το αποτέλεσμα για την καταχώριση και τις δηλώσεις.
Σχετικές σελίδες: myDATA · Λογιστικά και φοροτεχνικά
Εκδίδετε παραστατικά προς φορείς του Δημοσίου;
Στείλτε μας τα τρία τελευταία τιμολόγια προς φορείς μαζί με τις καταστάσεις παραλαβής και τα αποδεικτικά πληρωμής. Θα ελέγξουμε αν τα στοιχεία της σύμβασης, τα δεδομένα myDATA και οι εισπράξεις συμφωνούν, πού οφείλονται οι παρακρατήσεις και ποιες απαιτήσεις παραμένουν ανοιχτές.
Δρ. Χρήστος Χατζηχρήστος · Λογιστής – Φοροτεχνικός Α΄ Τάξης
Κινητό: 6932 888 450
info@drcc.eu
Viber · 6932 888 450 Καραολή και Δημητρίου των Κυπρίων 26
Θεσσαλονίκη, 54630