Η εταιρεία διαχείρισης ακινήτων δεν είναι μεσιτικό γραφείο με άλλο όνομα. Είναι επιχείρηση παροχής υπηρεσιών: αναλαμβάνει, έναντι αμοιβής, να «τρέχει» ακίνητα τρίτων — μισθώσεις, εισπράξεις, συντηρήσεις, σχέσεις με ενοικιαστές, αναφορές στους ιδιοκτήτες. Το μοντέλο έχει επαναλαμβανόμενα έσοδα και πολλές κινήσεις τρίτων χρημάτων, γι’ αυτό η λογιστική οργάνωση είναι το ήμισυ της δουλειάς.
Το άρθρο απευθύνεται σε όποιον εξετάζει να ξεκινήσει επαγγελματική διαχείριση ακινήτων τρίτων. Δεν αφορά βραχυχρόνιες μισθώσεις ούτε τη φορολόγησή τους — το αντικείμενο εδώ είναι η επαγγελματική διαχείριση ακινήτων ως επιχειρηματική δραστηριότητα.
Τι πρέπει να γνωρίζετε
- Η διαχείριση ξένων ακινήτων είναι παροχή υπηρεσίας: οι αμοιβές είναι επιχειρηματικό έσοδο και τιμολογούνται κατά κανόνα με ΦΠΑ 24%.
- Η εκμίσθωση ιδιόκτητων ακινήτων ακολουθεί διαφορετική φορολόγηση — τα δύο μοντέλα θέλουν καθαρό διαχωρισμό.
- Οι υπηρεσίες που συνδέονται με ακίνητο έχουν ειδικό κανόνα τόπου φορολόγησης: μετρά ο τόπος του ακινήτου.
- Ποσά που η επιχείρηση εισπράττει αποδεδειγμένα για λογαριασμό ιδιοκτητών (π.χ. ενοίκια ή χρήματα για συγκεκριμένες πληρωμές) δεν είναι αυτομάτως δικό της έσοδο· χρειάζονται σαφής εντολή, σωστά παραστατικά και χωριστή παρακολούθηση.
- Έξοδα συνεργείων, προμηθειών και προσωπικού απαιτούν σωστά παραστατικά και συμφωνίες — αλλιώς χάνονται ή αμφισβητούνται.
Σε ποιον αφορά και τι ακριβώς αναλαμβάνει
Σε επαγγελματίες του χώρου των ακινήτων που θέλουν να περάσουν από τις μεμονωμένες συναλλαγές στη διαρκή διαχείριση, αλλά και σε νέους επιχειρηματίες που βλέπουν τη διαχείριση ως υπηρεσία για ιδιοκτήτες (Έλληνες ή κατοίκους εξωτερικού). Το εύρος υπηρεσιών πρέπει να είναι γραπτό από την αρχή:
| Υπηρεσία | Τι περιλαμβάνει συνήθως |
|---|---|
| Μισθωτική διαχείριση | Αναζήτηση ενοικιαστή, έλεγχος, συμβόλαιο, παράδοση, ανανεώσεις. |
| Εισπράξεις | Παρακολούθηση ενοικίων, υπενθυμίσεις, αποδόσεις στον ιδιοκτήτη, εκκαθαρίσεις. |
| Τεχνική διαχείριση | Συντονισμός συνεργείων, μικροεπισκευές, προληπτική συντήρηση. |
| Λειτουργικά | Κοινόχρηστα, λογαριασμοί, ασφάλειες, συμφωνίες με προμηθευτές. |
| Αναφορές | Μηνιαία ή τριμηνιαία εικόνα εσόδων-εξόδων ανά ακίνητο. |
Προσοχή στη μεσιτεία: αν η υπηρεσία περιλαμβάνει αναζήτηση ενοικιαστή ή αγοραστή και μεσολάβηση για τη σύναψη μίσθωσης/πώλησης, μπορεί να εμπίπτει στην επαγγελματική μεσιτεία ακινήτων. Τότε εξετάζεται η επίσημη διαδικασία έγκρισης άσκησης και εγγραφής στο Μητρώο του Επιμελητηρίου και στο ΓΕΜΗ.
Νομική μορφή: ατομική ή εταιρεία
Για ένα άτομο που διαχειρίζεται λίγα ακίνητα, η ατομική επιχείρηση μπορεί να αρκεί. Όταν υπάρχουν πολλοί ιδιοκτήτες, προσωπικό, εισπράξεις τρίτων χρημάτων και ανάληψη ευθυνών, η εταιρική μορφή εξετάζεται σοβαρά για λόγους ευθύνης και οργάνωσης. Τα βασικά κριτήρια είναι ίδια με κάθε επιχείρηση — δείτε ΙΚΕ ή ατομική επιχείρηση και Φορολογία ανά νομική μορφή επιχείρησης.
ΚΑΔ: τι περιγράφει τη δραστηριότητα
Σημείωση 2026: από 1/3/2026 ισχύουν οι νέοι ΚΑΔ 2025, με διαδικασία αντιστοίχισης από τους παλαιότερους κωδικούς (ΑΑΔΕ)· ο κατάλληλος ΚΑΔ δεν επιλέγεται μόνο από τον τίτλο του επαγγέλματος και ελέγχεται πριν από την έναρξη, με το επίσημο εργαλείο ελέγχου ΚΑΔ (EYMS/ΓΕΜΗ) και τη σχετική υπηρεσία αντιστοίχισης της ΑΑΔΕ. Ο κατάλληλος ΚΑΔ εξαρτάται από τις πραγματικές υπηρεσίες. Συνήθως χρειάζεται κύριος κωδικός για τη διαχείριση ακινήτων για λογαριασμό τρίτων και δεύτεροι κωδικοί για υπηρεσίες που τυχόν προστίθενται (μεσιτεία, τεχνική υποστήριξη, καθαρισμός, φύλαξη). Η βασική παγίδα είναι να δηλωθεί η «εκμίσθωση ιδίων ακινήτων» αντί της διαχείρισης ξένων — δύο διαφορετικά πράγματα, με διαφορετικά έσοδα και φορολόγηση. Δείτε τη μεθοδολογία στο ΚΑΔ: πώς επιλέγετε τον σωστό κωδικό.
ΦΠΑ: αμοιβές, ξένοι ιδιοκτήτες και ακίνητα
Ο γενικός κανόνας για υπηρεσίες δεν αρκεί εδώ: οι υπηρεσίες που συνδέονται άμεσα με ακίνητο φορολογούνται στον τόπο του ακινήτου. Πρακτικά για ελληνικό ακίνητο:
- Αμοιβή διαχείρισης: κατά κανόνα με ΦΠΑ 24%, ανεξάρτητα από το πού μένει ο ιδιοκτήτης.
- Ιδιοκτήτης στο εξωτερικό: για υπηρεσία που συνδέεται επαρκώς άμεσα με ελληνικό ακίνητο, ο τόπος παροχής παραμένει στην Ελλάδα· η φορολογική κατοικία του ιδιοκτήτη δεν μεταφέρει από μόνη της τον τόπο φορολόγησης.
- Διαχείριση ακινήτου εκτός Ελλάδας: όταν η υπηρεσία συνδέεται άμεσα με το συγκεκριμένο ακίνητο, ο τόπος παροχής ακολουθεί τη χώρα του ακινήτου. Συνήθως δεν χρεώνεται ελληνικός ΦΠΑ, αλλά εξετάζονται τυχόν τοπικές υποχρεώσεις ΦΠΑ στη χώρα αυτή.
- Έξοδα που περνούν από εσάς για τον ιδιοκτήτη: ο τρόπος χρέωσης συμφωνείται γραπτώς: αν το έξοδο εκδίδεται στο όνομα του ιδιοκτήτη, περνά σε αυτόν· αν προπληρώνεται από την επιχείρηση και αναχρεώνεται, το παραστατικό και ο ΦΠΑ αποτυπώνονται με συνέπεια — ο τελικός χειρισμός επιβεβαιώνεται πριν την πρώτη εφαρμογή.
Η ακριβής αντιμετώπιση εξαρτάται από τα πραγματικά δεδομένα της δραστηριότητας και επιβεβαιώνεται πριν από κάθε νέο τύπο σύμβασης. Για το γενικό πλαίσιο, δείτε ΦΠΑ σε υπηρεσίες και ενδοκοινοτικές συναλλαγές και Δήλωση ΦΠΑ.
Έσοδα που δεν είναι έσοδα: η διαχείριση χρημάτων τρίτων
Ο λογαριασμός του ιδιοκτήτη δεν είναι ταμείο της επιχείρησης
Όταν η επιχείρηση ενεργεί αποδεδειγμένα για λογαριασμό τρίτου — με εντολή/σύμβαση, σαφή ροή παραστατικών και χωριστή παρακολούθηση — τα ποσά που εισπράττονται για τον ιδιοκτήτη δεν είναι έσοδα της επιχείρησης. Αν οι προϋποθέσεις αυτές δεν τηρούνται, ο λογιστικός και φορολογικός χειρισμός μπορεί να αλλάζει· γι’ αυτό η ροή συμφωνείται και αποτυπώνεται πριν την πρώτη είσπραξη. Αν τα ποσά αυτά περάσουν από τα έσοδα ή από τα προσωπικά διαθέσιμα, η εικόνα των βιβλίων χαλάει και η συμφωνία με τους ιδιοκτήτες γίνεται δύσκολη έως αδύνατη.
Η πρακτική λύση είναι διαδικασία, όχι καλή διάθεση: χωριστή παρακολούθηση ανά ακίνητο (καρτέλες ή υπολογαριασμοί), μηνιαία κατάσταση εισπράξεων-πληρωμών και σταθερός κύκλος απόδοσης υπολοίπου. Το αν απαιτείται ειδικός λογαριασμός πελατών εξαρτάται από τη σύμβαση και τις τραπεζικές/κανονιστικές προϋποθέσεις και ελέγχεται πριν την έναρξη της υπηρεσίας. Το εργαλείο πρόβλεψης ρευστότητας βοηθά να φαίνεται από πριν ποιοι μήνες θα είναι «στενοί» λόγω εποχικότητας ή καθυστερήσεων.
Φορολογία εισοδήματος και ασφάλιση
Οι αμοιβές διαχείρισης είναι επιχειρηματικό εισόδημα. Για ατομική επιχείρηση ισχύει η κλίμακα φυσικών προσώπων και το ελάχιστο τεκμαρτό εισόδημα — δείτε Τεκμαρτό εισόδημα ελευθέρων επαγγελματιών. Οι ασφαλιστικές εισφορές ΕΦΚΑ είναι μηνιαίες και ανεξάρτητες από τον αριθμό ακινήτων που διαχειρίζεστε — ο προγραμματισμός τους περιγράφεται στο Εισφορές ΕΦΚΑ επιχειρηματία.
Αν υπάρχει προσωπικό (καθαρίστριες, τεχνικοί, φύλακες), εφαρμόζονται οι κανόνες μισθοδοσίας και ΕΡΓΑΝΗ. Το εργόσημο δεν είναι γενική λύση για κάθε περιστασιακή εργασία: χρησιμοποιείται μόνο στις κατηγορίες απασχόλησης που προβλέπει ο νόμος. Δείτε Εργόσημο και ευέλικτες μορφές απασχόλησης και Μισθοδοσία και πρώτη πρόσληψη.
Έξοδα που συνήθως υπάρχουν
| Κατηγορία | Παραδείγματα |
|---|---|
| Λειτουργικά γραφείου | Ενοίκιο/συνεργαζόμενος χώρος, τηλέφωνο, λογισμικό διαχείρισης, λογιστική υποστήριξη. |
| Μετακινήσεις | Επισκέψεις ακινήτων, συνεργεία, καύσιμα/έξοδα οχήματος με τεκμηρίωση (δείτε κόστος ανά χιλιόμετρο). |
| Δίκτυο συνεργείων | Υδραυλικοί, ηλεκτρολόγοι, καθαρισμοί, κηπουροί — με παραστατικά και συμφωνίες. |
| Προβολή | Καταχωρίσεις, φωτογραφήσεις, επαγγελματική παρουσία. |
| Προσωπικό | Μισθοδοσία, εισφορές, εκπαίδευση. |
Συχνά λάθη
- Ανάμιξη χρημάτων ιδιοκτητών με τα έσοδα της επιχείρησης.
- Λανθασμένος ΚΑΔ (εκμίσθωση αντί διαχείρισης) με παραστατικά που δεν καλύπτονται.
- Τιμολόγηση αμοιβής χωρίς ΦΠΑ «επειδή ο ιδιοκτήτης είναι στο εξωτερικό» — ο κανόνας κρίνεται από το ακίνητο.
- Προφορικές συμφωνίες με συνεργεία και ιδιοκτήτες, χωρίς όρους για αμοιβή, ευθύνη και χρόνο πληρωμής.
- Μη καταγραφή του χρόνου που αφιερώνεται ανά ακίνητο — ακίνητα που κοστίζουν περισσότερο από την αμοιβή τους.
Checklist πριν την έναρξη
- Γραπτός κατάλογος υπηρεσιών και πακέτων αμοιβής ανά ακίνητο.
- Απόφαση νομικής μορφής με κριτήρια ευθύνης, κόστους και μεγέθους.
- ΚΑΔ που περιγράφει τη διαχείριση ξένων ακινήτων και τυχόν πρόσθετες υπηρεσίες.
- Κανόνες ΦΠΑ ανά τύπο πελάτη/ακινήτου, γραμμένοι σε εσωτερική διαδικασία.
- Σύστημα χωριστής παρακολούθησης χρημάτων τρίτων.
- Υποδείγματα συμβάσεων με ιδιοκτήτες και συνεργεία.
- Υπολογισμός ελάχιστου κεφαλαίου κίνησης — δείτε Υπολογισμός κεφαλαίου κίνησης.
- Πρώτη συνάντηση με τον λογιστή πριν από κάθε δέσμευση — δείτε Τι να ρωτήσω τον λογιστή πριν κάνω έναρξη.
Συχνές ερωτήσεις
Η διαχείριση ξένων ακινήτων έχει ΦΠΑ;
Κατά κανόνα ναι, 24% στην αμοιβή διαχείρισης, με ειδικό κανόνα τόπου φορολόγησης λόγω της σχέσης με το ακίνητο. Η εκμίσθωση ιδιόκτητου ακινήτου είναι διαφορετική περίπτωση.
Μπορώ να αναλαμβάνω και την είσπραξη των ενοικίων;
Η είσπραξη ενοικίων για λογαριασμό ιδιοκτήτη είναι συνηθισμένη πρακτική, εφόσον υπάρχει σαφής εντολή/εξουσιοδότηση, χωριστή παρακολούθηση, συμφωνημένος τρόπος απόδοσης και έλεγχος τυχόν περιορισμών. Χωρίς αυτές τις προϋποθέσεις, η υπηρεσία δημιουργεί κινδύνους.
Χρειάζεται ειδική άδεια για διαχείριση ακινήτων;
Η καθαρή διοικητική διαχείριση ακινήτων εξετάζεται με βάση τις υπηρεσίες που πράγματι παρέχονται. Αν όμως η επιχείρηση αναλαμβάνει και επαγγελματική μεσιτεία (αναζήτηση/μεσολάβηση για μίσθωση ή πώληση), ενεργοποιείται το ειδικό πλαίσιο του μεσίτη ακινήτων, με έγκριση άσκησης και εγγραφή στο αρμόδιο Επιμελητήριο και στο ΓΕΜΗ. Ο ΚΑΔ από μόνος του δεν αποτελεί άδεια.
Χρήσιμο επίσης: κερδοφορία πελατών, κόστος ανά υπηρεσία και λογιστική υποστήριξη μικρής επιχείρησης.
Στήνετε εταιρεία διαχείρισης ακινήτων και θέλετε καθαρή οργάνωση από την αρχή;
Ελέγχουμε τις υπηρεσίες, τον ΚΑΔ, τον ΦΠΑ ανά τύπο συνεργασίας και στήνουμε σύστημα παρακολούθησης χρημάτων τρίτων ανά ακίνητο, ώστε η επιχείρηση να μεγαλώνει χωρίς λογιστικά κενά.
Δρ. Χρήστος Χατζηχρήστος · Λογιστής – Φοροτεχνικός Α΄ Τάξης
Κινητό: 6932 888 450
info@drcc.eu
Viber · 6932 888 450 Καραολή και Δημητρίου των Κυπρίων 26
Θεσσαλονίκη, 54630
Υπολογίστε το στην πράξη
Δείτε τα διαθέσιμα εργαλεία και επιλέξτε όποιο ταιριάζει στην περίπτωσή σας.