Η πρώτη πρόσληψη είναι ένα σημαντικό βήμα για κάθε νέα επιχείρηση. Δεν είναι μόνο μια διοικητική διαδικασία: δημιουργεί σταθερές μηνιαίες υποχρεώσεις, επηρεάζει το κόστος λειτουργίας και απαιτεί σωστή παρακολούθηση μισθοδοσίας, ασφαλιστικών εισφορών, ωραρίων, αδειών και δηλώσεων.
Στο λογιστικό μας γραφείο στη Θεσσαλονίκη υποστηρίζουμε επιχειρήσεις που προσλαμβάνουν τον πρώτο τους εργαζόμενο ή θέλουν να οργανώσουν καλύτερα τη μισθοδοσία τους. Η προσέγγιση είναι πρακτική: ο επιχειρηματίας γνωρίζει τι πρέπει να γίνει πριν από την πρόσληψη, τι κόστος να περιμένει και ποιες υποχρεώσεις ακολουθούν κάθε μήνα.
Τι πρέπει να αποφασιστεί πριν από την πρώτη πρόσληψη
Πριν συμφωνηθεί μια πρόσληψη, χρειάζεται να έχουν αποσαφηνιστεί ο ρόλος, το ωράριο και το μοντέλο απασχόλησης. Η καθαρή εικόνα από την αρχή μειώνει παρεξηγήσεις και βοηθά στη σωστή οργάνωση της ομάδας.
- Καθήκοντα και θέση εργασίας, με ρεαλιστικές προσδοκίες και από τις δύο πλευρές.
- Είδος απασχόλησης: πλήρης ή μερική απασχόληση, ανάλογα με την πραγματική ανάγκη της επιχείρησης.
- Ωράριο, βάρδιες και ημέρες εργασίας, όπως θα αποτυπωθούν στη σύμβαση.
- Ύψος αποδοχών και συνολικό εργοδοτικό κόστος, όχι μόνο ο μισθός που θα συμφωνηθεί.
- Τυχόν δοκιμαστική περίοδος, όπου αυτή προβλέπεται.
- Πρακτικά ζητήματα: χώρος εργασίας, εξοπλισμός και εκπαίδευση.
Ο υπολογισμός του συνολικού κόστους πριν από τη συμφωνία είναι από τα πιο χρήσιμα βήματα. Ένας εργαζόμενος δεν κοστίζει μόνο τον μισθό του: προστίθενται ασφαλιστικές επιβαρύνσεις, δώρα και άδειες, ενώ παράλληλα δημιουργούνται μηνιαίες διαδικασίες που πρέπει να τηρούνται με συνέπεια.
Η αναγγελία πρόσληψης γίνεται ψηφιακά στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ
Το ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ τέθηκε σε πλήρη παραγωγική λειτουργία με διοικητική ισχύ στις 16 Φεβρουαρίου 2026. Η έναρξη απασχόλησης αναγγέλλεται ψηφιακά και η νέα διαδικασία ενοποιεί στοιχεία που παλαιότερα υποβάλλονταν με περισσότερα έντυπα. Ψηφιακά δηλώνονται επίσης οι μεταβολές της εργασιακής σχέσης και η λύση της απασχόλησης, ανάλογα με την περίπτωση.
Στην πράξη, αυτό σημαίνει ότι ο εργοδότης χρειάζεται έγκαιρα τα απαραίτητα στοιχεία ταυτοποίησης του εργαζομένου και σωστή καταγραφή των όρων απασχόλησης. Οι προθεσμίες των δηλώσεων είναι κρίσιμες και μια εκπρόθεσμη υποβολή μπορεί να δημιουργήσει διοικητικό κόστος, γι’ αυτό η διαδικασία οργανώνεται πριν από την έναρξη της εργασίας και όχι εκ των υστέρων.
Ψηφιακή κάρτα εργασίας: τι αλλάζει για την επιχείρηση
Η Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας θεσπίστηκε με τον ν. 4808/2021 και εφαρμόζεται σταδιακά στους κλάδους και στις επιχειρήσεις που εντάσσονται κάθε φορά στο μέτρο. Καταγράφει τον πραγματικό χρόνο έναρξης και λήξης της εργασίας και τροφοδοτεί το ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ. Δεν αρκεί όμως η χρήση της κάρτας από μόνη της: το δηλωμένο ωράριο, οι μεταβολές και η πραγματική απασχόληση πρέπει να συμφωνούν.
Πριν από την πρώτη πρόσληψη χρειάζεται να ελεγχθεί αν ο συγκεκριμένος ΚΑΔ και ο τρόπος λειτουργίας της επιχείρησης υπάγονται στην Ψηφιακή Κάρτα κατά την ημερομηνία πρόσληψης. Για γενική ενημέρωση μπορείτε να δείτε και το άρθρο μας Ψηφιακή κάρτα εργασίας και ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ, με την επιφύλαξη ότι οι ισχύουσες αποφάσεις και οδηγίες ελέγχονται εκ νέου πριν από κάθε εφαρμογή.
Τι περιλαμβάνει η μηνιαία μισθοδοσία
Μετά την πρόσληψη, ακολουθεί μια επαναλαμβανόμενη μηνιαία διαδικασία. Όταν αυτή είναι οργανωμένη, ο επιχειρηματίας γνωρίζει τι πληρώνει, πότε το πληρώνει και πώς επηρεάζεται η ρευστότητα της επιχείρησης.
- Υπολογισμός αποδοχών και κρατήσεων, με βάση τα πραγματικά δεδομένα του μήνα.
- Μηνιαία ασφαλιστική δήλωση και εισφορές για τον εργαζόμενο και τον εργοδότη.
- Απόδοση του φόρου μισθωτής εργασίας που παρακρατείται.
- Καταγραφή υπερωριών, αδειών και απουσιών, ώστε να μη δημιουργούνται εκκρεμότητες.
- Ενημέρωση του αρχείου μισθοδοσίας που συμφωνεί με τα λογιστικά βιβλία.
- Εκκαθαρίσεις αποχωρήσεων, όταν προκύπτουν.
Ακόμη και σε επιχειρήσεις με ένα ή δύο άτομα προσωπικό, οι αλλαγές σε ωράρια, αποδοχές ή άδειες πρέπει να καταγράφονται σωστά και έγκαιρα. Η πρόχειρη παρακολούθηση εμφανίζεται αργότερα ως διαφορές σε δηλώσεις και εισφορές.
Το πραγματικό κόστος ενός εργαζομένου
Το κόστος ενός εργαζομένου περιλαμβάνει πολλά περισσότερα από τον μισθό: εργοδοτικές εισφορές, δώρα και επιδόματα, άδειες, τυχόν υπερωρίες, αλλά και έμμεσα έξοδα, όπως ο εξοπλισμός και ο χρόνος διοίκησης. Γι’ αυτό πριν από κάθε πρόσληψη είναι χρήσιμος ένας υπολογισμός του ετήσιου κόστους και όχι μόνο του μηνιαίου.
Όταν μια επιχείρηση προγραμματίζει την πρώτη πρόσληψη, αξίζει να εξετάσει παράλληλα την πορεία των εσόδων της και τις ανάγκες ρευστότητας. Έτσι η απόφαση δεν βασίζεται μόνο στο αν «βγαίνει» ο μισθός του επόμενου μήνα, αλλά στη συνολική εικόνα της χρονιάς.
Συχνές ερωτήσεις
Μπορώ να υπολογίσω το κόστος πριν κάνω πρόσληψη;
Ναι. Όταν είναι γνωστά το είδος απασχόλησης, το ωράριο, οι αποδοχές, η εφαρμοζόμενη συλλογική ή ατομική ρύθμιση και τα ασφαλιστικά δεδομένα, μπορεί να γίνει ενδεικτική εκτίμηση του μηνιαίου και ετήσιου κόστους. Η εκτίμηση επικαιροποιείται αν αλλάξει κάποιο από αυτά τα στοιχεία.
Πότε πρέπει να μιλήσω με λογιστή;
Ιδανικά πριν συμφωνηθεί ο μισθός και το ωράριο, ώστε να γνωρίζετε το συνολικό κόστος και τις υποχρεώσεις που αναλαμβάνει η επιχείρηση. Αν η επιχείρηση βρίσκεται ακόμη στο στάδιο της ίδρυσης, μπορείτε να δείτε και τη σελίδα μας για την έναρξη επιχείρησης στη Θεσσαλονίκη.
Πηγές ελέγχου: Παραγωγική λειτουργία από 16.2.2026, ψηφιακή αναγγελία έναρξης/μεταβολής/λήξης και κατάργηση εντύπων: Υπουργείο Εργασίας – ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ. Σταδιακή εφαρμογή Ψηφιακής Κάρτας και ν. 4808/2021: Υπουργείο Εργασίας. Ηλεκτρονική υποβολή ΑΠΔ: e-ΕΦΚΑ – υπηρεσίες εργοδοτών. Έλεγχος πηγών: 12.9.2026.
Πώς αναλαμβάνουμε τη μισθοδοσία
Μπορούμε να υποστηρίξουμε την προετοιμασία της πρώτης πρόσληψης και τη μηνιαία μισθοδοσία, αφού αποσαφηνιστούν το είδος της σχέσης, το ωράριο, οι αποδοχές και το ακριβές εύρος της συνεργασίας. Στόχος είναι ο εργοδότης να έχει έγκαιρη εικόνα για τις δηλώσεις, τις εισφορές, τις παρακρατήσεις και το κόστος της ομάδας του.
Επικοινωνήστε μαζί μας στο τηλέφωνο 2310534750 ή μέσω της σελίδας Επικοινωνία για να συζητήσουμε την πρώτη σας πρόσληψη και να υπολογίσουμε μαζί το πραγματικό κόστος.