Η πρώτη πρόσληψη εργαζομένου χρειάζεται προετοιμασία τόσο της επιχείρησης όσο και της μισθοδοσίας. Για τον εργοδότη που προσλαμβάνει πρώτη φορά, το ζητούμενο είναι να συμφωνηθούν σαφείς όροι, να οργανωθούν οι δηλώσεις και να προγραμματιστούν οι πληρωμές. Η παρακάτω λίστα βοηθά στην οργάνωση· δεν υποκαθιστά τον έλεγχο των ισχυουσών απαιτήσεων για τη συγκεκριμένη θέση.
Τι πρέπει να γνωρίζετε
- Ελέγξτε την ετοιμότητα της επιχείρησης ως εργοδότη, όχι μόνο τα στοιχεία του εργαζομένου.
- Η αμοιβή χρειάζεται έλεγχο των εφαρμοστέων κατώτατων και τυχόν συλλογικών όρων.
- Η γραπτή ενημέρωση για τους όρους εργασίας δεν ταυτίζεται με τη γραπτή σύμβαση.
- Η μισθοδοσία περιλαμβάνει πληρωμή εργαζομένου και έλεγχο ασφαλιστικών και φορολογικών υποχρεώσεων.
- Η εφαρμογή της Ψηφιακής Κάρτας χρειάζεται έλεγχο για τη συγκεκριμένη επιχείρηση.
Πριν από την πρώτη ημέρα
- Ελέγξτε την εργοδοτική ετοιμότητα: ζητήστε από το λογιστήριο να επιβεβαιώσει αν απαιτείται απογραφή εργοδότη ή επικαιροποίηση στοιχείων και αν υπάρχουν οι αναγκαίες προσβάσεις στα αρμόδια συστήματα.
- Ορίστε τη θέση και την αμοιβή: καθήκοντα, ειδικότητα, ωράριο και μορφή απασχόλησης. Ελέγξτε τους εφαρμοστέους κατώτατους όρους και αν η θέση υπάγεται σε συλλογική ρύθμιση.
- Συγκεντρώστε τα αναγκαία στοιχεία: ταυτοποιητικά στοιχεία, ΑΦΜ, ΑΜΚΑ, τραπεζικό λογαριασμό και επικοινωνία. Ελέγξτε χωριστά τυχόν πρόσθετα δικαιολογητικά της θέσης, χωρίς περιττή συλλογή δεδομένων υγείας.
- Υπολογίστε το συνολικό κόστος: μεικτές αποδοχές, εργοδοτικές εισφορές, δώρα, άδειες και επιδόματα. Δείτε πώς οργανώνεται ο υπολογισμός για το πραγματικό κόστος ενός εργαζομένου.
- Οργανώστε τους γραπτούς όρους: προετοιμάστε την ενημέρωση του εργαζομένου και ελέγξτε αν απαιτείται γραπτή σύμβαση για τη συγκεκριμένη μορφή απασχόλησης. Μια γραπτή συμφωνία βοηθά πρακτικά, χωρίς να παρουσιάζεται εδώ ως καθολική νομική απαίτηση.
- Επιβεβαιώστε τη διαδικασία έναρξης: ζητήστε έλεγχο της ισχύουσας αναγγελίας στο ΕΡΓΑΝΗ, των απαιτούμενων ενεργειών και του χρόνου υποβολής. Κρατήστε αποδεικτικό υποβολής και οργανώστε την ενημέρωση για ωράριο και ασφάλεια.
Κάθε μήνα: η μισθοδοσία
Οργανώστε με το λογιστήριο τον υπολογισμό αποδοχών, εισφορών και παρακρατήσεων, την καταβολή των καθαρών αποδοχών και την παράδοση του ενημερωτικού μισθοδοσίας. Στο ίδιο πρόγραμμα εντάξτε τον έλεγχο της ΑΠΔ, της απόδοσης εισφορών και των απαιτούμενων δηλώσεων και αποδόσεων παρακρατούμενων φόρων, όπου προκύπτουν.
Μην θεωρείτε ότι όλες οι ενέργειες έχουν κοινή προθεσμία. Ορίστε υπεύθυνο για κάθε υποβολή και πληρωμή, συγκεντρώστε τα στοιχεία απασχόλησης και κρατήστε ενημερωτικά, αποδεικτικά πληρωμής και υποβολών ανά περίοδο.
Ασφάλιση, ασφάλεια και κάρτα εργασίας
- Ασφάλιση: επιβεβαιώστε με το λογιστήριο την ασφαλιστική αντιμετώπιση της θέσης και την αποτύπωση της απασχόλησης στις σχετικές δηλώσεις.
- Υγεία και ασφάλεια: ελέγξτε με αρμόδιο επαγγελματία τις απαιτήσεις αξιολόγησης κινδύνου, ενημέρωσης και μέσων προστασίας, καθώς και τεχνικού ασφάλειας ή ιατρού εργασίας, ανά περίπτωση.
- Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας: επιβεβαιώστε αν εφαρμόζεται στην επιχείρηση και πώς οργανώνεται η καταγραφή του πραγματικού χρόνου και ο έλεγχος αποκλίσεων.
- Άδειες και δώρα: εντάξτε τα στον προγραμματισμό και στον έλεγχο της μισθοδοσίας όλου του έτους.
Λάθη της πρώτης πρόσληψης
- Ασαφείς όροι ή καθήκοντα διαφορετικά από τα συμφωνημένα.
- Ανεπιβεβαίωτες προσβάσεις και εκκρεμείς δηλώσεις.
- Προϋπολογισμός μόνο του μεικτού μισθού.
- Υπολογισμός μισθοδοσίας χωρίς έλεγχο πληρωμών και αποδόσεων.
Πριν ξεκινήσει η εργασία
- Έχουν ελεγχθεί απογραφή, προσβάσεις και εφαρμοστέοι όροι αμοιβής;
- Είναι σαφή τα καθήκοντα, το ωράριο και το συνολικό κόστος;
- Είναι έτοιμα τα στοιχεία και η γραπτή ενημέρωση;
- Έχουν ολοκληρωθεί οι απαιτούμενες ενέργειες αναγγελίας, με αποδεικτικά;
- Έχουν ελεγχθεί ασφάλιση, ασφάλεια και τυχόν Ψηφιακή Κάρτα;
Χρήσιμα συμπληρωματικά: οι υπηρεσίες εργατικών και ασφαλιστικών θεμάτων για την οργάνωση της μισθοδοσίας.
Κάνετε την πρώτη σας πρόσληψη;
Στείλτε μας τη θέση και τους προτεινόμενους όρους απασχόλησης. Θα ελέγξουμε την εργοδοτική ετοιμότητα, θα υπολογίσουμε το κόστος και θα οργανώσουμε τις ενέργειες πρόσληψης και μισθοδοσίας.
Δρ. Χρήστος Χατζηχρήστος · Λογιστής – Φοροτεχνικός Α΄ Τάξης
Κινητό: 6932 888 450
info@drcc.eu
Viber · 6932 888 450 Καραολή και Δημητρίου των Κυπρίων 26
Θεσσαλονίκη, 54630
Υπολογίστε το στην πράξη
Το εργαλείο «Αξίζει Οικονομικά μια Νέα Πρόσληψη;» αποτυπώνει το κόστος μιας πρόσληψης με τα δικά σας νούμερα.