Η τήρηση βιβλίων σήμερα είναι ψηφιακή: κάθε εγγραφή πρέπει να ανάγεται σε παραστατικό που υπάρχει, τα δεδομένα πρέπει να συμφωνούν μεταξύ τους — παραστατικά, ταμείο, τραπεζικές κινήσεις, myDATA — και το αρχείο πρέπει να είναι οργανωμένο, αναγνώσιμο και διαθέσιμο. Ψηφιακό αρχείο δεν σημαίνει φάκελος με σαρώσεις· σημαίνει οργάνωση που επιτρέπει σε τρίτο — ελεγκτή, νέο λογιστή, τράπεζα — να ανασυνθέσει τη χρήση χωρίς πρόσθετες εξηγήσεις.
Το κρίσιμο σημείο είναι ότι η τήρηση δεν αποδεικνύεται από τον όγκο των παραστατικών, αλλά από τη δυνατότητα συμφωνίας: μπορεί το κάθε ποσό που δηλώθηκε να αντιστοιχιστεί σε παραστατικό, σε κίνηση και σε διαβίβαση δεδομένων. Όταν η συμφωνία αυτή γίνεται κάθε μήνα, οι διαφορές κλείνουν όσο είναι μικρές. Όταν αναβάλλεται, το ίδιο κενό εμφανίζεται στο κλείσιμο της χρήσης ως αιτιολόγηση που λείπει, ως εκπρόθεσμη διαβίβαση ή ως δαπάνη που δεν αναγνωρίζεται.
Τι πρέπει να γνωρίζετε
- Το ψηφιακό αρχείο δεν κρίνεται από τον όγκο αρχείων, αλλά από τη δυνατότητα κάθε εγγραφή να αντιστοιχιστεί σε παραστατικό και σε κίνηση.
- Η μηνιαία συμφωνία εσόδων, τραπεζικών κινήσεων και διαβιβάσεων είναι ο μόνος τρόπος να μην μεταφέρονται κενά στη χρήση.
- Έξοδο χωρίς παραστατικό δεν «τακτοποιείται» λογιστικά: δεν αφαιρείται από τα έσοδα και, αν έχει εκπέσει ΦΠΑ, η επιβάρυνση επιστρέφει στην επιχείρηση.
- Κάθε στοιχείο πρέπει να εντοπίζεται σε λίγα λεπτά από οποιονδήποτε έχει δικαίωμα πρόσβασης, όχι μόνο από το πρόσωπο που το αρχειοθέτησε.
- Πρόσβαση της επιχείρησης στα δεδομένα της και αντίγραφα ασφαλείας αποτελούν μέρος της τήρησης, όχι τεχνική λεπτομέρεια.
Τι περιλαμβάνει το ψηφιακό αρχείο
| Κατηγορία | Τι τηρείται | Με τι συμφωνεί | Τι ελέγχεται |
|---|---|---|---|
| Έσοδα | Τιμολόγια, αποδείξεις παροχής υπηρεσιών, λιανικές αποδείξεις, αποδεικτικά είσπραξης | Δηλώσεις, myDATA, τραπεζικές καταθέσεις | Πληρότητα σειράς παραστατικών, αντιστοίχιση κάθε είσπραξης |
| Έξοδα | Τιμολόγια και αποδείξεις δαπανών, αποδεικτικά εξόφλησης | myDATA, τράπεζα ή ταμείο | Πραγματικότητα της συναλλαγής, καταλογισμός στη χρήση, ορθότητα ΑΦΜ |
| Μισθοδοσία | Καταστάσεις μισθοδοσίας, δηλώσεις, φόρος και εισφορές | Στοιχεία απασχόλησης και ασφάλισης | Αντιστοίχιση με καταβολές και δηλώσεις |
| Τραπεζικές κινήσεις | Κινήσεις επαγγελματικών λογαριασμών, καρτών και ταμείου | Λογιστική, εισπράξεις και πληρωμές | Κάθε κίνηση να έχει αιτία και παραστατικό |
| Πάγια | Παραστατικά αγοράς, μητρώο παγίων | Λογιστική, αποσβέσεις | Προσθήκες, πωλήσεις, συνέπεια αποσβέσεων |
| Αποθέματα | Απογραφές και κινήσεις αποθήκης | Αγορές, πωλήσεις, λογιστική | Αποτίμηση και διαφορές περιόδου |
| Συμβάσεις | Συμφωνητικά, δάνεια, μισθώσεις | Λογιστική και δηλώσεις | Περιοδικές εγγραφές και εκκρεμείς δεσμεύσεις |
Πού δημιουργούνται τα κενά
Τα κενά δεν προκύπτουν συνήθως από αμέλεια, αλλά από ρήγματα στη ροή: μια δαπάνη που πληρώθηκε από προσωπικό λογαριασμό, ένα παραστατικό που εκδόθηκε σε λάθος ΑΦΜ, μια απόδειξη λιανικής που δεν πέρασε ποτέ από το λογιστήριο, μια είσπραξη που εμφανίστηκε στην τράπεζα χωρίς αντίστοιχο παραστατικό. Κάθε ένα από αυτά κάνει κάτι συγκεκριμένο: σπάει την αντιστοίχιση. Ο έλεγχος δεν ξεκινά ψάχνοντας «λάθη», αλλά συγκρίνοντας δύο πηγές που θα έπρεπε να συμφωνούν.
- Παραστατικά με στοιχεία αντισυμβαλλόμενου που δεν αντιστοιχούν στην πληρωμή (π.χ. πληρωμή από άλλο πρόσωπο ή σε άλλο IBAN).
- Δαπάνες πληρωμένες από προσωπικό λογαριασμό του ιδιοκτήτη, που δεν πέρασαν από την επιχείρηση ούτε ως δαπάνη ούτε ως ανάληψη.
- Κινήσεις τραπέζης χωρίς παραστατικό: προμήθειες, συνδρομές, πάγιες εντολές που κανείς δεν κατέγραψε.
- Λιανικές πωλήσεις που εισπράττονται με κάρτα ή μέσω παρόχου πληρωμών και δεν αντιστοιχίζονται με τις αποδείξεις της ίδιας ημέρας.
- Παραστατικά που διαβιβάστηκαν στο myDATA με διαφορετικό χαρακτηρισμό ή ποσό από αυτό που καταχωρίστηκε στα βιβλία.
- Αγορές παγίων που πέρασαν ως έξοδο ή εξόδων που κεφαλαιοποιήθηκαν χωρίς λόγο.
Η μέθοδος ελέγχου: και από τις δύο κατευθύνσεις
Ένα αρχείο που ελέγχεται μόνο από τα βιβλία προς τα δεδομένα εμφανίζεται συνήθως καθαρό, γιατί τα βιβλία περιέχουν ό,τι καταχωρίστηκε. Ο έλεγχος έχει αξία όταν γίνεται και αντίστροφα: ξεκινά από τα δεδομένα που δεν πέρασαν από το λογιστήριο και καταλήγει στο παραστατικό.
- Δεδομένα myDATA ως βάση. Εξάγονται τα διαβιβασθέντα παραστατικά εκροών και λήψεων και συγκρίνονται ανά ΑΦΜ και ανά περίοδο με τα καταχωρισμένα.
- Τραπεζικές κινήσεις. Κάθε κίνηση επαγγελματικού λογαριασμού και παρόχου πληρωμών αντιστοιχίζεται με παραστατικό ή χαρακτηρίζεται ως μη συναλλαγή (μεταφορά, δάνειο, κίνηση κεφαλαίων).
- Αρίθμηση σειρών. Ελέγχεται αν λείπουν αριθμοί από τις σειρές παραστατικών και αν τα ακυρωθέντα είναι καταγεγραμμένα και όχι απλώς αγνοημένα.
- ΦΠΑ και δηλώσεις. Οι εκροές και τα έξοδα της περιόδου που χρησιμοποιήθηκαν για ΦΠΑ συμφωνούν με τα τελικά δεδομένα της ίδιας περιόδου.
- Αποτελέσματα του ελέγχου. Κάθε απόκλιση καταγράφεται σε δελτίο συμφωνίας: τι βρέθηκε, πού οφείλεται, τι απαιτείται για να κλείσει και ποιος είναι υπεύθυνος για την εκκρεμότητα.
Διόρθωση, όχι συγκάλυψη
Όταν εντοπιστεί κενό, υπάρχουν μόνο δύο έντιμες επιλογές: ή βρίσκεται το παραστατικό και τεκμηριώνεται η συναλλαγή, ή αναγνωρίζεται ότι δεν υπάρχει και αντιμετωπίζεται αναλόγως. Το να «περαστεί» δαπάνη χωρίς παραστατικό ή να χαρακτηριστεί έσοδο που δεν διαβιβάστηκε δεν λύνει το πρόβλημα: το μεταφέρει σε επόμενο έλεγχο, με μεγαλύτερο κόστος, γιατί τότε αμφισβητείται συνολικά η αξιοπιστία των βιβλίων και όχι μία εγγραφή.
Τι κοστίζει μια δαπάνη χωρίς παραστατικό
Δαπάνη 5.000 € χωρίς έγκυρο παραστατικό δεν αφαιρείται από τα έσοδα. Αν είχε εκπέσει ΦΠΑ 24%, το ποσό του ΦΠΑ — 1.200 € — βαρύνει πλέον την επιχείρηση, και επιπλέον επιβαρύνεται με φόρο εισοδήματος το ποσό που δεν αφαιρέθηκε. Η απώλεια δεν είναι το πρόστιμο· είναι το ίδιο το ποσό της δαπάνης συν τον φόρο που καλείται να πληρώσει η επιχείρηση για έσοδο που δεν μείωσε.
Τι ζητείται συνήθως σε έλεγχο
- Λίστα εσόδων και εξόδων, με αντιστοίχιση κάθε ποσού στο παραστατικό που το τεκμηριώνει.
- Αποδεικτικά εισπράξεων και πληρωμών: τραπεζικές κινήσεις, τερματικά καρτών, ταμείο.
- Δεδομένα myDATA: διαβιβάσεις, χαρακτηρισμοί και τυχόν αποκλίσεις.
- Μισθοδοσία και σχετικές δηλώσεις, όπου υπάρχει προσωπικό.
- Μητρώο παγίων και παραστατικά προσθηκών ή πωλήσεων.
- Συμφωνητικά, δάνεια και μισθώσεις που εξηγούν περιοδικές εγγραφές.
Σημείο ελέγχου
Η τήρηση δεν κρίνεται από τη διαβίβαση των παραστατικών. Κρίνεται από τη δυνατότητα να ανασυσταθεί η χρήση: να βρεθεί το παραστατικό, να εξηγηθεί η κίνηση και να συμφωνήσει το ποσό με τα δεδομένα. Ένα αρχείο που δεν μπορεί να αναζητηθεί δεν αποδεικνύει τίποτα.
Αλλαγή λογιστή: το αρχείο δοκιμάζεται στην παράδοση
Η πραγματική δοκιμή της τήρησης δεν γίνεται σε ήρεμη χρονιά αλλά στη μετάβαση. Όταν αλλάζει το γραφείο, παραδίδεται αρχείο, εκκρεμότητες και ιστορικό. Στη μετάβαση φαίνεται αν το αρχείο ήταν πλήρες: αν λείπουν παραστατικά περιόδων, αν δεν υπάρχει μητρώο παγίων, αν τα δεδομένα δεν μπορούν να εξαχθούν, η συμφωνία δεν κλείνει και οι εκκρεμότητες συνεχίζουν στη νέα συνεργασία. Γι’ αυτό η παραλαβή πρέπει να γίνεται με συγκεκριμένη λίστα ελέγχου και όχι με «ό,τι βρεθεί». Περισσότερα για τη διαδικασία υπάρχουν στη σελίδα αλλαγή λογιστή.
Συνήθη λάθη
- Φωτογραφίες αντί για καθαρά αρχεία: δύσκολη ανάγνωση και αδυναμία αναζήτησης αργότερα.
- Αρχείο μόνο στο γραφείο του λογιστή, χωρίς αντίγραφο ή πρόσβαση της επιχείρησης: η επιχείρηση δεν μπορεί να απαντήσει άμεσα σε ζητήματα που την αφορούν.
- Μηνιαία συμφωνία που αναβάλλεται: τα κενά εμφανίζονται στο κλείσιμο της χρήσης, όταν ο χρόνος πιέζει και οι διορθώσεις γίνονται δυσκολότερες.
- Ονοματοδοσία χωρίς κανόνα: χάνεται χρόνος σε αναζητήσεις και αυξάνεται ο κίνδυνος να μείνει παραστατικό χωρίς καταχώριση.
- Ανάμιξη προσωπικών και επαγγελματικών δαπανών: οδηγεί σε λανθασμένο καταλογισμό και σε ερωτήματα κατά τον έλεγχο.
- Έλλειψη αντιγράφων ασφαλείας: μια βλάβη ή απώλεια υπολογιστή μπορεί να αφήσει την επιχείρηση χωρίς αρχείο.
Υποθετικό παράδειγμα
Εμπορική επιχείρηση κάνει τη μηνιαία συμφωνία. Τα έσοδα λιανικής εμφανίζουν διαφορά σε σχέση με τις τραπεζικές καταθέσεις: οι καταθέσεις εμφανίζονται μειωμένες κατά περίπου 800 € τον μήνα, ποσό που αντιστοιχεί σε προμήθειες παρόχου καρτών. Από τον έλεγχο προκύπτει επίσης ότι δύο ημέρες εισπράξεων κατατέθηκαν με καθυστέρηση και δεν είχαν αντιστοιχιστεί. Οι προμήθειες καταχωρίζονται ως έξοδο με τα σχετικά παραστατικά του παρόχου, οι αποδείξεις αντιστοιχίζονται στις σωστές ημερομηνίες και η εικόνα περνά στο myDATA. Επειδή η συμφωνία γίνεται κάθε μήνα, η διαφορά των 800 € δεν συσσωρεύεται σε ένα ποσό που θα έπρεπε να εξηγηθεί στο τέλος της χρήσης.
Ποιος κάνει τι
- Η επιχείρηση: διαβιβάζει εγκαίρως τα παραστατικά που εκδίδει, δίνει πρόσβαση στις κινήσεις των επαγγελματικών λογαριασμών και ενημερώνει για συναλλαγές που δεν πέρασαν από το λογιστήριο.
- Ο λογιστής: καταχωρίζει με τον σωστό χαρακτηρισμό, συμφωνεί δεδομένα και κινήσεις, τηρεί μητρώο παγίων, συντάσσει τον φάκελο συμφωνίας και καταγράφει τις εκκρεμότητες με υπεύθυνο και προθεσμία.
- Οι φορείς (ΑΑΔΕ, ασφάλιση): είναι οι πηγές των δεδομένων αναφοράς — διαβιβάσεις, δηλώσεις, βεβαιώσεις — με τις οποίες γίνεται η συμφωνία.
- Ο ελεγκτής: ζητά την ανασύσταση της χρήσης. Η επιχείρηση ανταποκρίνεται με τα στοιχεία που ήδη τηρεί· αν λείπει τεκμηρίωση, ο λογιστής εξηγεί τη διαφορά και καταγράφει τη διόρθωση, χωρίς να αναλαμβάνει να «καλύψει» κενά.
Σχετικές σελίδες: Λογιστικά και φοροτεχνικά · myDATA · Αλλαγή λογιστή
Θέλετε να ξέρετε τι λείπει από το αρχείο σας πριν σας το ζητήσει έλεγχος;
Στείλτε μας την αναφορά myDATA της τελευταίας περιόδου, την κίνηση των επαγγελματικών λογαριασμών και μια λίστα εσόδων-εξόδων. Θα ελέγξουμε αν κάθε ποσό αντιστοιχίζεται σε παραστατικό και κίνηση, θα καταγράψουμε τις αποκλίσεις και θα σας πούμε τι χρειάζεται για να κλείσει το αρχείο χωρίς εκκρεμότητες.
Δρ. Χρήστος Χατζηχρήστος · Λογιστής – Φοροτεχνικός Α΄ Τάξης
Κινητό: 6932 888 450
info@drcc.eu
Viber · 6932 888 450 Καραολή και Δημητρίου των Κυπρίων 26
Θεσσαλονίκη, 54630