Σε μια ΙΚΕ, η λέξη «προσωπικό» δεν περιγράφει μία κατηγορία προσώπων. Μέσα στην ίδια εταιρεία μπορεί να συνυπάρχουν εργαζόμενοι με σύμβαση εξαρτημένης εργασίας, ένας διαχειριστής που αμείβεται, ένας εταίρος που δεν αμείβεται και ασκεί άλλη επαγγελματική δραστηριότητα, και ένας εταίρος που προσλαμβάνεται κανονικά στη θέση εργασίας. Η ασφαλιστική και φορολογική μεταχείριση κάθε προσώπου ακολουθεί την ιδιότητά του, όχι το τι αναγράφεται στο ταμείο της μισθοδοσίας.
Το λάθος που κοστίζει περισσότερο δεν γίνεται στην εκκαθάριση του μηνός. Γίνεται νωρίτερα, όταν αποφασίζεται αμοιβή χωρίς να έχει προσδιοριστεί η ιδιότητα του προσώπου που θα την πάρει. Ένα ποσό που δίνεται σε εταίρο «σαν μισθός» μπορεί να μην είναι ασφαλιστέα παροχή, ενώ ένα ποσό που δίνεται σε μη αμειβόμενο διαχειριστή μπορεί να δημιουργήσει υποχρέωση εισφορών χωρίς να φαίνεται πουθενά. Η σειρά είναι: πρώτα η ιδιότητα, μετά η αμοιβή, μετά η εκκαθάριση.
Τι πρέπει να γνωρίζετε
- Η ασφαλιστική αντιμετώπιση εξαρτάται από την ιδιότητα (εργαζόμενος, αμειβόμενος διαχειριστής, μη αμειβόμενος εταίρος) και από το αν το πρόσωπο έχει άλλη υποχρεωτική ασφάλιση. Δεν υπάρχει ενιαίος κανόνας για όλες τις εκδοχές — κάθε περίπτωση ελέγχεται με τα στοιχεία της.
- Η αναγγελία πρόσληψης στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ γίνεται πριν από την ανάληψη υπηρεσίας. Εργασία που ξεκινά πριν από τη δήλωση δημιουργεί παράβαση ανεξάρτητα από το αν τελικά ο εργαζόμενος θα αμειφθεί κανονικά.
- Ο μεικτός μισθός δεν είναι το κόστος. Στο κόστος προστίθενται εργοδοτικές εισφορές, δεδουλευμένα δώρων και αδειών, και οι λοιπές υποχρεώσεις που συνοδεύουν τη σχέση εργασίας.
- Η αμοιβή διαχειριστή δεν είναι υποχρεωτικά «μισθός»: μπορεί να είναι δαπάνη για την εταιρεία, με διαφορετικό χειρισμό από το μέρισμα και με δικές της υποχρεώσεις.
- Οι συμφωνίες με τον εργαζόμενο, το ωράριο, οι υπερωρίες, οι άδειες και η λήξη της σχέσης έχουν εργατικό δίκαιο πίσω τους. Ο λογιστής εκτελεί τη μισθοδοσία και αποτυπώνει το κόστος· οι νομικές πτυχές της σχέσης ανήκουν σε εργατολόγο.
Οι τρεις ιδιότητες μέσα στην ΙΚΕ
| Ιδιότητα | Βασικό χαρακτηριστικό | Τι επηρεάζει |
|---|---|---|
| Εργαζόμενος με σύμβαση | Παρέχει εργασία υπό την κατεύθυνση της εταιρείας, με συμφωνημένο ωράριο και αμοιβή | Μισθοδοσία, εισφορές εργοδότη και εργαζομένου, δώρα, άδειες, ΕΡΓΑΝΗ, αρχείο εργαζομένου |
| Αμειβόμενος διαχειριστής ή μέλος | Ορίζεται από το καταστατικό ή με απόφαση του αρμόδιου οργάνου και αμείβεται για τη θέση | Χαρακτηρισμός αμοιβής, ασφαλιστική αντιμετώπιση ανάλογα με την ιδιότητα, μηνιαία εκκαθάριση και παρακράτηση φόρου |
| Μη αμειβόμενος εταίρος | Δεν λαμβάνει αμοιβή για τη συμμετοχή του | Το ερώτημα της ασφάλισης τίθεται χωριστά, με κριτήριο αν το πρόσωπο ασφαλίζεται ήδη από άλλη δραστηριότητα |
Οι μεταβάσεις μεταξύ των τριών καταστάσεων είναι το σημείο όπου χάνονται πληροφορίες. Ένας εταίρος που άρχισε να αμείβεται τον Μάρτιο, ένας διαχειριστής που διόρισε νέο πρόσωπο, ένας εργαζόμενος που ανέλαβε και δεύτερη ιδιότητα: κάθε τέτοια αλλαγή πρέπει να φτάσει στο λογιστήριο με ημερομηνία και στοιχεία, πριν από την εκκαθάριση του μηνός στον οποίο ανήκει.
Τι ορίζεται πριν από την πρώτη πρόσληψη
- Σύμβαση και όροι: θέση, αρμοδιότητες, τόπος, ωράριο, μεικτός μισθός, διάρκεια, δοκιμαστική περίοδος όπου εφαρμόζεται, τρόπος αμοιβής υπερωριών. Οι όροι γράφονται πριν από την πρώτη ημέρα.
- Αναγγελία πρόσληψης στο πληροφοριακό σύστημα του υπουργείου, με τα στοιχεία της σύμβασης. Η αναγγελία γίνεται πριν από την ανάληψη υπηρεσίας.
- Δηλώσεις μεταβολών όταν αλλάζει κάτι ουσιαστικό: ωράριο, αμοιβή, θέση, ή όταν καταβάλλονται υπερωρίες, πρόσθετη εργασία ή άλλες παροχές που απαιτούν δήλωση.
- Υπηρεσίες ασφάλειας και υγείας όπου απαιτείται ανάλογα με τη δραστηριότητα και τον αριθμό του προσωπικού.
- Οργάνωση χρόνου εργασίας: καταγραφή ωραρίου με τον τρόπο που ισχύει για την επιχείρηση, βιβλίο αδειών, αρχείο εργαζομένου με όλα τα έγγραφα της σχέσης.
- Ροή πληροφορίας προς το λογιστήριο: τι στέλνει ο υπεύθυνος κάθε μήνα (παρουσιολόγιο, υπερωρίες, άδειες, αλλαγές αποδοχών) και μέχρι πότε.
Το πιο ακριβό λάθος στην αρχή: συμφωνία «καθαρού» ποσού με τον εργαζόμενο, χωρίς υπολογισμό των εισφορών και του φόρου. Όταν το μεικτό δεν έχει προσδιοριστεί, το πραγματικό κόστος εργοδότη εμφανίζεται στην πρώτη μισθοδοσία, και τότε κάθε διόρθωση γίνεται με αναδρομικές εκκαθαρίσεις.
Το πραγματικό μηνιαίο κόστος μιας θέσης
Ο προγραμματισμός μιας πρόσληψης γίνεται με τον μεικτό μισθό ως αφετηρία, αλλά η απόφαση πρέπει να ληφθεί με το συνολικό κόστος εργοδότη. Σε αυτό περιλαμβάνονται:
- Οι εργοδοτικές ασφαλιστικές εισφορές, υπολογισμένες με τα ποσοστά που ισχύουν τη στιγμή της πρόσληψης.
- Η αναλογία δώρων εορτών και επιδόματος αδείας, που κατανέμεται στους μήνες της χρήσης ώστε το μηνιαίο κόστος να μην εμφανίζεται τεχνητά χαμηλό.
- Οι αμοιβές για υπερωρίες, νυχτερινή ή αργιακή απασχόληση, όπου εφαρμόζονται προσαυξήσεις.
- Οι υποχρεώσεις για ασφάλεια και υγεία στην εργασία, ο εξοπλισμός, η εκπαίδευση και τα λοιπά λειτουργικά έξοδα της θέσης.
- Ο χρόνος προσαρμογής: μια νέα θέση παράγει αποτέλεσμα μετά από εβδομάδες, ενώ το κόστος τρέχει από την πρώτη ημέρα.
Υποθετικό παράδειγμα. Συμφωνείται μεικτός μισθός 1.300 €. Με εργοδοτικές εισφορές που υπολογίζονται στα ποσοστά που εφαρμόζονται σήμερα και με αναλογία δεδουλευμένων δώρων και επιδόματος αδείας, το μηνιαίο κόστος εργοδότη κινείται ενδεικτικά γύρω στα 1.730–1.780 € — δηλαδή περίπου 33–37% πάνω από τον μεικτό. Το ακριβές ποσό υπολογίζεται με τα ισχύοντα ποσοστά κατά την πρόσληψη και με τις πραγματικές ημέρες απασχόλησης. Πάνω σε αυτό το νούμερο σχεδιάζεται η απόφαση, όχι πάνω στον μεικτό.
Όταν το πρόσωπο είναι ταυτόχρονα εταίρος
Ο πιο συχνός προβληματισμός σε νέες ΙΚΕ αφορά τον διαχειριστή που είναι και εταίρος. Το ερώτημα δεν είναι τι θα ήταν λογικό, αλλά ποια είναι η ιδιότητα του προσώπου και αν αμείβεται. Από εκεί προκύπτει αν και πώς ασφαλίζεται, τι παρακρατείται από την αμοιβή του, αν το ποσό εμφανίζεται ως δαπάνη της εταιρείας, και αν το ίδιο πρόσωπο θα πρέπει να δηλώσει κάτι επιπλέον προσωπικά.
Όταν στο ίδιο πρόσωπο συντρέχουν δύο δραστηριότητες — για παράδειγμα, εταίρος της ΙΚΕ που διατηρεί παράλληλα ατομική επιχείρηση ή ασκεί ελεύθερο επάγγελμα — η ασφαλιστική εικόνα αλλάζει και πάλι. Οι συνδυασμοί είναι αρκετοί, και γι’ αυτό δεν υπάρχει απάντηση που να ισχύει για όλους. Η σωστή πρακτική είναι να ελεγχθεί η συγκεκριμένη περίπτωση πριν από την έναρξη της αμοιβής ή τη σύσταση της εταιρείας, ώστε να μην προκύψουν αναδρομικές εισφορές και εκκαθαρίσεις που δεν είχαν υπολογιστεί.
Τι χρειαζόμαστε για να υπολογίσουμε μια πρόσληψη σε ΙΚΕ: ποια είναι η ιδιότητα κάθε προσώπου (εργαζόμενος, εταίρος, διαχειριστής), αν αμείβεται και με ποιο ποσό, αν έχει άλλη ασφάλιση, ποια είναι η δραστηριότητα της επιχείρησης, το ωράριο και η διάρκεια της σύμβασης. Με αυτά τα έξι στοιχεία μπορεί να δοθεί αριθμητική απάντηση — χωρίς αυτά, κάθε εκτίμηση είναι επισφαλής.
Ποιος κάνει τι
- Εταιρεία: ορίζει θέση, αμοιβή και όρους· δηλώνει έγκαιρα τις μεταβολές· τηρεί το αρχείο της σχέσης εργασίας.
- Λογιστής: υπολογίζει μεικτό και καθαρό, εισφορές και παρακρατήσεις, εκδίδει και διαβιβάζει τα σχετικά, συμφωνεί τις ΑΠΔ με τη μισθοδοσία, αποτυπώνει το κόστος στα βιβλία, ενημερώνει για κάθε μεταβολή κόστους.
- Εργατολόγος ή δικηγόρος: σύνταξη συμβάσεων, ζητήματα ωραρίου, καταγγελίες, πειθαρχικά, διεκδικήσεις — ό,τι αφορά τη νομική σχέση εργασίας.
- Ασφαλιστικός φορέας: εγγραφή, κλάδοι, βεβαιώσεις, οφειλές και ρυθμίσεις.
Λάθη που εμφανίζονται στον έλεγχο
- Ανάληψη υπηρεσίας πριν από την αναγγελία πρόσληψης.
- Μη δήλωση υπερωριών ή αλλαγών ωραρίου, με αποτέλεσμα τα στοιχεία ΕΡΓΑΝΗ να μη συμφωνούν με τη μισθοδοσία.
- Αμοιβή εταίρου χωρίς απόφαση ή σύμβαση, με αποτέλεσμα ένα ποσό που δεν μπορεί να εξηγηθεί ούτε ως μισθός ούτε ως μέρισμα.
- Δεδουλευμένα δώρων και αδειών που δεν υπολογίζονται κάθε μήνα και εμφανίζονται ως αιφνίδια επιβάρυνση στο τέλος της χρήσης.
- Απουσία αρχείου εργαζομένου: σύμβαση, στοιχεία, βεβαιώσεις, αλληλογραφία. Χωρίς αρχείο, κάθε αμφισβήτηση κρίνεται με ό,τι μπορεί να αποδειχθεί.
Σχετικές σελίδες: εργατικά και ασφαλιστικά, κοστολόγηση, λογιστική υποστήριξη ΙΚΕ.
Υπολογίστε το κόστος πριν πέσει η υπογραφή στη σύμβαση;
Πείτε μας την ιδιότητα του προσώπου, τον μεικτό μισθό ή την αμοιβή που σκέφτεστε, το ωράριο και αν υπάρχει άλλη ασφάλιση. Σας δίνουμε το πραγματικό μηνιαίο κόστος, τις υποχρεώσεις της εταιρείας και τη σειρά των ενεργειών πριν από την πρόσληψη.
Δρ. Χρήστος Χατζηχρήστος · Λογιστής – Φοροτεχνικός Α΄ Τάξης
Κινητό: 6932 888 450
info@drcc.eu
Viber · 6932 888 450 Καραολή και Δημητρίου των Κυπρίων 26
Θεσσαλονίκη, 54630