Η ανάθεση μισθοδοσίας αφορά επιχειρήσεις που θέλουν εξωτερική υποστήριξη στους υπολογισμούς, τις υποβολές και την οργάνωση του αρχείου προσωπικού. Χρειάζεται σαφής κατανομή εργασιών: ποιος στέλνει στοιχεία, ποιος υπολογίζει, ποιος εγκρίνει και ποιος εκτελεί πληρωμές. Έτσι περιορίζονται οι ασάφειες στην καθημερινή συνεργασία.
Τι πρέπει να γνωρίζετε
- Το εύρος της ανάθεσης καταγράφεται: υπολογισμός, υποβολές, πληρωμές, αρχείο ή μέρος αυτών.
- Η επιχείρηση συγκεντρώνει και ελέγχει τα στοιχεία που αποστέλλει.
- Η έγκριση ποσών και η εκτέλεση πληρωμών είναι διαφορετικές ενέργειες.
- Οι προγραμματισμένες αλλαγές γνωστοποιούνται εγκαίρως στον συνεργάτη και τα έκτακτα γεγονότα μόλις προκύπτουν, ώστε να ελέγχονται οι υποχρεώσεις και οι προθεσμίες κάθε περίπτωσης.
- Συμφωνείται ποιος παραδίδει και ποιος τηρεί τα αποδεικτικά.
Τι παραδίδεται σε κάθε μηνιαίο κύκλο
Τα παραδοτέα καθορίζονται ανάλογα με το συμφωνημένο εύρος και τις υποχρεώσεις της περιόδου.
- Υπολογισμός: αποδοχές, εισφορές, παρακρατήσεις και εκκαθαριστικά, βάσει παρουσιών, υπερωριών, αδειών και απουσιών.
- Υποβολές: οι απαιτούμενες δηλώσεις, όπως η ΑΠΔ, και τα αντίστοιχα αποδεικτικά υποβολής.
- Πληρωμές: εγκεκριμένα ποσά, εκτέλεση από το συμφωνημένο μέρος και παράδοση αποδεικτικών.
- Κατά περίπτωση: βεβαιώσεις, συμβάσεις και ενημερώσεις φακέλων όταν προκύπτει σχετικό γεγονός· δεν αποτελούν όλα μηνιαία παραδοτέα.
Πώς οργανώνεται η ανάθεση
- Ορίστε το εύρος: καταγράψτε εργασίες και παραδοτέα κάθε μέρους.
- Συμφωνήστε τη ροή: ορίστε τι στέλνετε, πότε και με ποιον τρόπο.
- Καθορίστε εγκρίσεις: ποιος ελέγχει τα αποτελέσματα και εγκρίνει τα ποσά πριν από την πληρωμή.
- Ορίστε εκτέλεση και αποδεικτικά: ποιος πληρώνει και ποιος παραδίδει τα αποδεικτικά στην επιχείρηση.
- Ελέγχετε περιοδικά: συγκρίνετε σύνολα μισθοδοσίας, τραπεζικές πληρωμές και αρχείο.
Παράδειγμα: η επιχείρηση αποστέλλει στοιχεία και εγκρίνει, ο συνεργάτης υπολογίζει και υποβάλλει τις συμφωνημένες δηλώσεις. Η εκτέλεση πληρωμών και η παράδοση αποδεικτικών ανατίθενται ρητά στην επιχείρηση ή στον συνεργάτη.
Σημεία τριβής
- Καθυστερημένα ή προφορικά δεδομένα.
- Αλλαγές προσωπικού που δεν καταγράφονται.
- Ασάφεια για υποβολές, πληρωμές και αποδεικτικά.
- Ελλιπές αρχείο εργαζομένου.
- Πληρωμές χωρίς τη συμφωνημένη έγκριση.
Μηνιαίος έλεγχος
- Στάλθηκαν όλα τα δεδομένα της περιόδου;
- Ελέγχθηκαν οι υπολογισμοί και εγκρίθηκαν τα ποσά;
- Ολοκληρώθηκαν οι απαιτούμενες υποβολές και παραλήφθηκαν αποδεικτικά;
- Εκτελέστηκαν οι συμφωνημένες πληρωμές και τεκμηριώθηκαν;
- Συμφωνούν τα σύνολα με την τράπεζα και ενημερώθηκε το αρχείο όπου χρειάζεται;
Χρήσιμα συμπληρωματικά: οι υπηρεσίες εργατικών και ασφαλιστικών θεμάτων και το άρθρο πόσο κοστίζει ένας εργαζόμενος.
Θέλετε να αναθέσετε τη μισθοδοσία με ξεκάθαρα όρια;
Στείλτε μας τη σύνθεση του προσωπικού και τις ανάγκες σας. Θα συζητήσουμε εύρος ανάθεσης, εγκρίσεις, ροή δεδομένων και παραδοτέα.
Δρ. Χρήστος Χατζηχρήστος · Λογιστής – Φοροτεχνικός Α΄ Τάξης
Κινητό: 6932 888 450
info@drcc.eu
Viber · 6932 888 450 Καραολή και Δημητρίου των Κυπρίων 26
Θεσσαλονίκη, 54630
Υπολογίστε το στην πράξη
Δείτε τα διαθέσιμα εργαλεία και επιλέξτε όποιο ταιριάζει στην περίπτωσή σας.