Η λογιστική συνεργασία εξ αποστάσεως δεν κρίνεται από την απόσταση αλλά από δύο πράγματα: το πόσο οργανωμένη είναι η ροή των στοιχείων και το πόσο σταθερός είναι ο μηνιαίος κύκλος. Όταν τα παραστατικά εκδίδονται ηλεκτρονικά και διαβιβάζονται στο myDATA, μεγάλο μέρος της παλιάς διακίνησης χαρτιού παύει να υπάρχει — δεν χάνεται όμως η ανάγκη για ένα σημείο αναφοράς: ποιος στέλνει τι, μέχρι πότε, και πώς επιβεβαιώνεται ότι έφθασε.
Το δεύτερο ζήτημα είναι οι προσβάσεις. Σε μια συνεργασία εξ αποστάσεως, το γραφείο χρειάζεται πρόσβαση σε δεδομένα που βρίσκονται σε συστήματα: τιμολόγηση, τραπεζικά αντίγραφα, ταμειακές μηχανές ή POS, πλατφόρμες πωλήσεων. Η πρόσβαση αυτή οργανώνεται με κανόνες από την πρώτη εβδομάδα, ώστε να λειτουργεί χωρίς καθυστερήσεις αλλά και χωρίς έκθεση σε κινδύνους.
Τι πρέπει να γνωρίζετε
- Οι προθεσμίες δεν αλλάζουν επειδή η συνεργασία είναι εξ αποστάσεως. Ό,τι δεν φθάνει έγκαιρα δεν δηλώνεται έγκαιρα, ανεξάρτητα από την αιτία της καθυστέρησης.
- Η ψηφιακή διακίνηση μειώνει τα χαρτιά αλλά όχι τις ανάγκες τεκμηρίωσης: υπάρχουν έγγραφα που απαιτούν πρωτότυπο ή υπογραφή, και διαδικασίες που απαιτούν φυσική παρουσία.
- Κάθε ροή δεδομένων χρειάζεται υπεύθυνο πρόσωπο στην επιχείρηση: κάποιος που θα στέλνει, θα επιβεβαιώνει και θα απαντά στις ερωτήσεις που προκύπτουν από την καταχώρηση.
- Οι προσβάσεις σε συστήματα πρέπει να είναι ονομαστικές και ελεγχόμενες. Ο διαμοιρασμός κωδικών χωρίς καταγραφή δημιουργεί κινδύνους ασφαλείας και δυσκολίες ελέγχου.
- Ο μηνιαίος κύκλος θέλει ένα τακτικό σημείο επαφής — τηλεφώνημα ή βιντεοκλήση — όπου κλείνουν οι εκκρεμότητες και λαμβάνονται οι αποφάσεις που εκκρεμούν.
- Η εξ αποστάσεως συνεργασία λειτουργεί καλύτερα με προγραμματισμό παρά με ταχύτητα: ένα σταθερό ραντεβού τον μήνα αποτρέπει τις συσσωρεύσεις στο τέλος των προθεσμιών.
Πώς ρέουν τα δεδομένα σε μια οργανωμένη συνεργασία
| Ροή | Τρόπος | Συχνότητα |
|---|---|---|
| Παραστατικά εξόδων | Ηλεκτρονικά αρχεία ή φωτογράφιση με σαφή στοιχεία παραστατικού | Συγκεντρωτικά, σε σταθερή ημερομηνία |
| Έσοδα και πληρωμές | Δεδομένα τιμολόγησης, ταμειακών, POS ή πλατφορμών | Μηνιαία, με το κλείσιμο |
| Τραπεζικές κινήσεις | Αρχεία κινήσεων ή πρόσβαση ανάγνωσης σε ηλεκτρονική τραπεζική | Μηνιαία, πριν από τη συμφωνία |
| Μισθοδοσία | Ώρες, άδειες, μεταβολές προσωπικού | Με ημερομηνία κλεισίματος, όπως στη μισθοδοσία |
| Αποφάσεις και συμφωνίες | Ενημέρωση με αποδεικτικό αποστολής | Όταν προκύπτουν, όχι στον επόμενο μήνα |
Το σημείο που κάνει τη διαφορά δεν είναι το κανάλι αλλά η συνέπεια: ίδια κανάλια, ίδια μορφή, ίδιες ημερομηνίες. Όταν κάθε μήνας κυλά με αυτόν τον τρόπο, ο λογιστής βλέπει έγκαιρα τι συμβαίνει και η επιχείρηση δεν μαθαίνει εκ των υστέρων για υποχρεώσεις που θα μπορούσαν να έχουν προγραμματιστεί.
Τι απαιτεί ακόμη φυσική παρουσία ή πρωτότυπο
Δεν είναι όλα ψηφιακά, και αυτό είναι χρήσιμο να είναι γνωστό από την αρχή. Υπάρχουν διαδικασίες στις οποίες απαιτείται αυτοπρόσωπη παρουσία ή πρωτότυπο έγγραφο — ανάλογα με τη δημόσια υπηρεσία, τη συναλλαγή ή τον φορέα. Υπάρχουν επίσης έγγραφα που πρέπει να φυλάσσονται σε πρωτότυπη μορφή, όπως συμβόλαια, τίτλοι, βεβαιώσεις με σφραγίδα, ορισμένες αποδείξεις πληρωμών. Η συνεργασία εξ αποστάσεως προβλέπει αυτές τις περιπτώσεις: προσδιορίζεται ποια έγγραφα θα ταξιδέψουν φυσικά, πότε και με ποιον τρόπο, ώστε να μην ανακαλύπτονται την ημέρα της προθεσμίας.
Στις περιπτώσεις που απαιτείται φυσική παρουσία — για παράδειγμα σε υπογραφές ενώπιον αρχής ή σε παραλαβές εγγράφων — η επίσκεψη στο γραφείο της Θεσσαλονίκης προγραμματίζεται, με τα απαραίτητα έγγραφα έτοιμα. Στο υπόλοιπο της συνεργασίας, ο κύκλος λειτουργεί με ψηφιακά μέσα και με σταθερή επικοινωνία.
Ασφάλεια και προσβάσεις
Η οργάνωση των προσβάσεων είναι μέρος της συμφωνίας, όχι λεπτομέρεια. Κάθε πρόσβαση σε σύστημα — τιμολόγηση, τραπεζική πληροφόρηση, πλατφόρμες — πρέπει να αφορά συγκεκριμένο ρόλο και να μπορεί να ανακληθεί όταν η συνεργασία αλλάξει. Οι κωδικοί δεν ανταλλάσσονται μέσα σε ανοιχτά κανάλια και δεν αποθηκεύονται σε κοινόχρηστα αρχεία χωρίς προστασία. Όπου υπάρχει η δυνατότητα, χρησιμοποιούνται ξεχωριστοί λογαριασμοί με δικαιώματα ανάγνωσης και έλεγχος ενεργειών.
Το ίδιο ισχύει για τα αρχεία: τα λογιστικά δεδομένα περιέχουν προσωπικές και οικονομικές πληροφορίες. Η αποθήκευσή τους γίνεται σε οργανωμένους φακέλους, με διαχωρισμό ανά περίοδο και ανά κατηγορία, και με πρόσβαση μόνο σε όσους τη χρειάζονται. Όταν η επιχείρηση τηρεί αυτούς τους κανόνες, η εξ αποστάσεως συνεργασία είναι συχνά ασφαλέστερη από την κυκλοφορία χάρτινων αρχείων.
Υποθετικό παράδειγμα
Επιχείρηση με δραστηριότητα σε δύο πόλεις συνεργάζεται με το γραφείο εξ αποστάσεως. Τα παραστατικά εξόδων αποστέλλονται κάθε πρώτη εβδομάδα του μήνα, οι κινήσεις των λογαριασμών εξάγονται σε αρχείο στο ίδιο διάστημα, και στις 20 του μήνα γίνεται βιντεοκλήση 30 λεπτών για τις εκκρεμότητες. Στο τέλος του τριμήνου, η επιχείρηση δεν χρειάστηκε ούτε μία επίσκεψη σε δημόσια υπηρεσία και κανένα παραστατικό δεν έφθασε μετά το κλείσιμο.
Τι κάνει τη διαφορά: όχι η τεχνολογία αλλά το ημερολόγιο. Το ίδιο σχήμα λειτουργεί και όταν ο πελάτης βρίσκεται στο εξωτερικό, με προσαρμογή των ωρών επικοινωνίας. Το παράδειγμα είναι υποθετικό.
Όταν η δραστηριότητα έχει και διεθνή στοιχεία
Η εξ αποστάσεως συνεργασία αποκτά πρόσθετες απαιτήσεις όταν η επιχείρηση τιμολογεί στο εξωτερικό, αγοράζει υπηρεσίες από άλλες χώρες ή έχει πελάτες σε περισσότερες αγορές. Τα παραστατικά σε ξένο νόμισμα χρειάζονται σταθερή μέθοδο μετατροπής, ώστε οι αξίες στα βιβλία να μην αλλάζουν ανάλογα με την ημέρα της καταχώρησης. Οι ενδοενωσιακές συναλλαγές έχουν δικές τους δηλώσεις — όπως οι συγκεντρωτικές καταστάσεις που αποτυπώνουν τις συναλλαγές με αλλοδαπούς αντισυμβαλλόμενους — και οι πωλήσεις προς καταναλωτές σε άλλες χώρες μπορεί να υπάγονται σε ειδικό καθεστώς δήλωσης ΦΠΑ.
Σε αυτές τις περιπτώσεις, η ροή των δεδομένων πρέπει να περιλαμβάνει από την αρχή τα απαραίτητα στοιχεία: χώρα και ΑΦΜ του αντισυμβαλλόμενου, είδος συναλλαγής, νόμισμα, όρους παράδοσης. Όταν τα στοιχεία αυτά φθάνουν εκ των υστέρων ή ελλιπή, η επισήμανση της συναλλαγής στα βιβλία γίνεται με υποθέσεις — και οι υποθέσεις στις διασυνοριακές συναλλαγές είναι το πιο ακριβό λάθος, γιατί διορθώνονται με δηλώσεις σε δύο χώρες.
Τα λάθη που επαναλαμβάνονται
- Αποστολή παραστατικών χωρίς συνοδευτική λίστα: το γραφείο καταχωρεί ό,τι έλαβε, αλλά κανείς δεν μπορεί να επιβεβαιώσει αν έλαβε όλα.
- Ενημέρωση για σημαντικά γεγονότα μετά την προθεσμία, γιατί «θα το θυμηθώ στον επόμενο μήνα».
- Πληρωμές που εκτελούνται πριν εγκριθεί η σχετική κατάσταση, δημιουργώντας αποκλίσεις ανάμεσα σε ό,τι πληρώθηκε και σε ό,τι δηλώθηκε.
- Πρόσβαση σε συστήματα με κοινόχρηστο κωδικό, χωρίς δυνατότητα ανάκλησης όταν αλλάξει η συνεργασία.
Οργάνωση την πρώτη εβδομάδα
- Καθορισμός των καναλιών για κάθε ροή: παραστατικά, τραπεζικά, μισθοδοσία, ερωτήσεις.
- Ορισμός υπευθύνου στην επιχείρηση για κάθε ροή και αναπληρωτή για τις άδειες.
- Δημιουργία δομημένων φακέλων ανά μήνα και ανά κατηγορία, με κοινή ονοματολογία.
- Ρύθμιση προσβάσεων με ονομαστικούς λογαριασμούς και δικαιώματα ανάγνωσης όπου είναι εφικτό.
- Συμφωνία ημερομηνιών: κλείσιμο μήνα, αποστολή δεδομένων, σημείο επαφής.
- Καταγραφή των υποχρεώσεων με ημερομηνίες, ώστε να υπάρχει κοινό ημερολόγιο αναφοράς.
Ένας κανόνας που λύνει τα περισσότερα
Κάθε στοιχείο που αποστέλλεται συνοδεύεται από μια γραμμή περιγραφής: τι αφορά, σε ποια περίοδο ανήκει, αν υπάρχει κάτι εκκρεμές. Η περιγραφή είναι ο ταχύτερος τρόπος να αποφευχθούν οι διευκρινίσεις που κοστίζουν ημέρες — και ο λόγος που ένας οργανωμένος μήνας κλείνει σε λίγες ημέρες αντί για εβδομάδες.
Ποιος κάνει τι
- Η επιχείρηση: τηρεί το ημερολόγιο αποστολών, ενημερώνει για κάθε γεγονός με οικονομική διάσταση, διατηρεί τις προσβάσεις οργανωμένες και εγκρίνει τις πληρωμές.
- Το γραφείο: καταχωρεί, συμφωνεί, δηλώνει και επιστρέφει στην επιχείρηση εικόνα για την πορεία των υποχρεώσεων, με ερωτήσεις όπου χρειάζεται διευκρίνιση.
- Οι πάροχοι και οι τράπεζες: παρέχουν τα αρχεία κινήσεων και τις βεβαιώσεις που στηρίζουν τη συμφωνία — η επιχείρηση φροντίζει να είναι διαθέσιμα χωρίς καθυστέρηση.
Για το πλαίσιο της εξ αποστάσεως συνεργασίας δείτε τη σελίδα συμβουλευτικές υπηρεσίες εξ αποστάσεως.
Θέλετε να λειτουργήσει ο κύκλος χωρίς συναντήσεις που δεν χρειάζονται;
Στείλτε μας τον τόπο δραστηριότητας, τον όγκο των παραστατικών και τον τρόπο με τον οποίο τηρείτε σήμερα τα στοιχεία σας. Οργανώνουμε τις ροές, τις προσβάσεις και το ημερολόγιο αποστολών, και σας ενημερώνουμε από την αρχή ποιες περιπτώσεις θα χρειαστούν φυσική παρουσία ή πρωτότυπο έγγραφο.
Δρ. Χρήστος Χατζηχρήστος · Λογιστής – Φοροτεχνικός Α΄ Τάξης
Κινητό: 6932 888 450
info@drcc.eu
Viber · 6932 888 450 Καραολή και Δημητρίου των Κυπρίων 26
Θεσσαλονίκη, 54630