Σε ένα ξενοδοχείο με εποχική λειτουργία, το κόστος εργασίας αποφασίζεται πριν φτάσει ο πρώτος πελάτης. Ο αριθμός των θέσεων, η διάρκεια της σεζόν, οι παροχές διαμονής και διατροφής και το ωράριο κάθε τμήματος είναι μεγέθη που ο ιδιοκτήτης καλείται να τα κλείσει μέσα σε λίγες εβδομάδες, πολλές φορές πριν ξέρει την πληρότητα της σεζόν. Τα υπόλοιπα — δηλώσεις, μισθοδοσίες, εισφορές, βεβαιώσεις — ακολουθούν αυτές τις αποφάσεις, και αν η σειρά δεν τηρηθεί, η διόρθωση γίνεται σε περίοδο που δεν υπάρχει χρόνος.
Το δεύτερο χαρακτηριστικό της εποχικής απασχόλησης είναι ότι οι υποχρεώσεις δεν τελειώνουν με τη λήξη. Οι άδειες που δεν ελήφθησαν, οι παροχές που δόθηκαν, οι δηλώσεις λήξης και οι βεβαιώσεις αποδοχών είναι εκκρεμότητες που εμφανίζονται ακριβώς τη στιγμή που η επιχείρηση κλείνει και το προσωπικό αποχωρεί.
Τι πρέπει να γνωρίζετε
- Η δήλωση πρόσληψης γίνεται πριν από την ανάληψη υπηρεσίας. Μία ημέρα εργασίας πριν από τη δήλωση αρκεί για να δημιουργηθεί αναδρομική υποχρέωση.
- Στην εποχική εργασία το ωράριο αλλάζει συχνά ανά ημέρα· κάθε μεταβολή δηλώνεται πριν εφαρμοστεί.
- Διαμονή και διατροφή δεν είναι άτυπη διευκόλυνση: αν καταγραφεί ότι συμψηφίζονται με την αμοιβή, η συμφωνία πρέπει να προκύπτει από τη σύμβαση και να αποτυπώνεται στη μισθοδοσία.
- Η εξόφληση της μισθοδοσίας με ηλεκτρονικά μέσα δεν είναι πρακτική διευκόλυνση, αλλά προϋπόθεση που συνδέεται με τις δαπάνες εργασίας.
- Στη λήξη της σεζόν κλείνουν μαζί μισθοδοσία, άδειες, δηλώσεις και βεβαιώσεις. Ό,τι μείνει ανοιχτό μεταφέρεται στην επόμενη σεζόν.
- Ο υπολογισμός του κόστους ανά θέση και ανά διανυκτέρευση γίνεται πριν από τις προσλήψεις, όχι στο κλείσιμο της σεζόν.
Τι δεν μπορεί να περιμένει μέχρι την έναρξη της λειτουργίας
- Η δήλωση πρόσληψης για κάθε άτομο ξεχωριστά, με ειδικότητα, διάρκεια και στοιχεία απασχόλησης που αντιστοιχούν στην πραγματική θέση.
- Η σύμβαση ή η συμφωνία όρων, όπου φαίνεται αν η απασχόληση είναι για τη σεζόν, ποια είναι η αμοιβή και αν υπάρχουν παροχές. Στην εποχική σχέση, οι όροι που δεν γράφτηκαν στην αρχή αμφισβητούνται στο τέλος.
- Το ωράριο έναρξης ανά τμήμα, γιατί αποτελεί ξεχωριστή δήλωση από την πρόσληψη και ισχύει η ίδια λογική του «πριν».
- Τα στοιχεία πληρωμής: ΑΦΜ, ΑΜΚΑ και τραπεζικός λογαριασμός στο όνομα του εργαζομένου, ώστε η μισθοδοσία να εξοφλείται ηλεκτρονικά από την πρώτη περίοδο.
- Τα δικαιολογητικά απασχόλησης αλλοδαπών εργαζομένων, όταν υπάρχουν, τα οποία ο εργοδότης οφείλει να έχει ελέγξει πριν από την έναρξη.
Στην πράξη, το μεγαλύτερο πρόβλημα δεν είναι κάποια από αυτές τις ενέργειες χωριστά, αλλά η ταυτόχρονη εκτέλεσή τους σε σύντομο διάστημα: πολλές δεκάδες προσλήψεις τις ίδιες ημέρες, με προσωπικό που φτάνει στο νησί ή στην περιοχή λίγο πριν από την έναρξη. Όταν η επιχείρηση έχει έτοιμη τη λίστα των στοιχείων που απαιτούνται ανά θέση, η διαδικασία κλείνει γρήγορα· όταν τα στοιχεία συγκεντρώνονται τηλεφωνικά την ημέρα της έναρξης, οι δηλώσεις γίνονται με καθυστέρηση και οι διορθώσεις μετά.
Ωράρια και βάρδιες: το σημείο που διαφέρει από μία σταθερή θέση
Σε ξενοδοχείο που λειτουργεί εποχικά, το ωράριο δεν είναι σταθερό: αυξάνεται και μειώνεται ανάλογα με την πληρότητα, τις αφίξεις και τις εκδηλώσεις. Αυτό σημαίνει ότι οι μεταβολές ωραρίου είναι συχνές, και κάθε μία από αυτές έχει δική της απαίτηση δήλωσης. Η καταγραφή που κρατά ο υπεύθυνος βάρδιας πρέπει να φτάνει στη μισθοδοσία την ίδια περίοδο, γιατί μετά τη λήξη της σεζόν η ανασύσταση των ωραρίων από προγράμματα και σημειώσεις είναι αναξιόπιστη.
| Τι αλλάζει μέσα στη σεζόν | Τι πρέπει να γίνει πριν ισχύσει | Τι προκαλεί η καθυστέρηση |
|---|---|---|
| Μετάθεση σε άλλο τμήμα ή άλλη θέση | Ενημέρωση της σχέσης εργασίας και δήλωση μεταβολής | Μισθοδοσία που δεν αντιστοιχεί στα δηλωμένα στοιχεία |
| Αλλαγή ωραρίου ή βάρδιας | Δήλωση μεταβολής ωραρίου πριν από την εφαρμογή | Διαφορά σε ελέγχους ωραρίων, με αναδρομικές επιβαρύνσεις |
| Εργασία πέραν του συμφωνημένου ωραρίου | Καταγραφή και αμοιβή σύμφωνα με τη σχέση εργασίας | Διαφορές σε αποδοχές και εισφορές, με προσαυξήσεις |
| Παράταση της συνεργασίας μετά τη λήξη | Ενημέρωση της σύμβασης και της δήλωσης πριν τη νέα περίοδο | Διάστημα χωρίς κάλυψη που αντιμετωπίζεται ως αδήλωτη εργασία |
Υπάρχει και μία παράμετρος που συχνά ξεφεύγει από τη μισθοδοσία: οι ώρες που καταγράφονται σε πίνακες προσωπικού ή σε συστήματα βαρδιών πρέπει να συμφωνούν με ό,τι δηλώνεται και με ό,τι πληρώνεται. Ο έλεγχος συγκρίνει τα τρία αυτά επίπεδα, και η απόκλιση δεν διορθώνεται με αιτιολόγηση εκ των υστέρων.
Διαμονή και διατροφή: τι κρίνει τη μισθοδοσία
Στα ξενοδοχεία, η φιλοξενία προσωπικού είναι μέρος της συμφωνίας: το άτομο δουλεύει στη σεζόν επειδή του παρέχεται κατάλυμα και συχνά σίτιση. Το λογιστικό ερώτημα δεν είναι αν η παροχή είναι χρήσιμη, αλλά πώς αποτιμάται και αν συμψηφίζεται με τις αποδοχές.
Τρεις διαφορετικές καταστάσεις απαιτούν διαφορετικό χειρισμό:
| Συμφωνία | Πώς αντιμετωπίζεται | Τι χρειάζεται ο λογιστής |
|---|---|---|
| Η διαμονή και η διατροφή παρέχονται επιπλέον της αμοιβής | Αποτελούν πρόσθετη παροχή με δική της αποτίμηση στη μισθοδοσία | Στοιχεία για την αξία της παροχής και τον χρόνο διάθεσής της |
| Οι παροχές συμψηφίζονται εν μέρει με τις αποδοχές | Το συμφωνημένο σκέλος εμφανίζεται στην αμοιβή· απαιτείται σαφής όρος | Τη σύμβαση ή τη συμφωνία, ώστε ο συμψηφισμός να μη στηρίζεται σε προφορική συμφωνία |
| Το προσωπικό διαμένει σε χώρο του ξενοδοχείου | Ο χώρος δεν παράγει έσοδο, αλλά ούτε επιβαρύνεται με κόστη που δεν ανήκουν στη λειτουργία του | Διαχωρισμό του χώρου και της δαπάνης λειτουργίας του |
Σε όλες τις περιπτώσεις, η βασική προϋπόθεση είναι η ίδια: αν μια παροχή δεν φαίνεται στη σύμβαση και στη μηνιαία μισθοδοσία, η διαφορά εμφανίζεται αργότερα και ερμηνεύεται εις βάρος της επιχείρησης. Ιδιαίτερα για τους εργαζόμενους που έρχονται από άλλη περιοχή, η καταγραφή των παροχών από την πρώτη ημέρα αποτελεί και το στοιχείο που αποδεικνύει τι συμφωνήθηκε.
Το κόστος της σεζόν πριν από τις προσλήψεις
Οι περισσότερες αποφάσεις για προσλήψεις λαμβάνονται με βάση την εμπειρία της προηγούμενης χρονιάς. Το πρόβλημα είναι ότι η εμπειρία δίνει αριθμό ατόμων, όχι κόστος ανά θέση. Ένας υπολογισμός πριν από την έναρξη αλλάζει την απόφαση, γιατί μετατρέπει τις θέσεις σε κόστος και το κόστος σε απαιτούμενες διανυκτερεύσεις.
Υποθετικό παράδειγμα
Ξενοδοχείο 24 δωματίων προσλαμβάνει 16 άτομα για εξάμηνη σεζόν. Το μέσο μηνιαίο κόστος εργοδότη ανά θέση — αποδοχές, εισφορές και παροχές — υπολογίζεται σε 1.480 ευρώ. Το σύνολο για τη σεζόν διαμορφώνεται σε 142.080 ευρώ.
Με μέση καθαρή τιμή 120 ευρώ ανά διανυκτέρευση, το κόστος εργασίας ισούται με 1.184 διανυκτερεύσεις μόνο για να καλυφθεί. Αν η σεζόν φέρει 3.200 διανυκτερεύσεις, ο δωματιακός τζίρος φτάνει τις 384.000 ευρώ και το κόστος εργασίας απορροφά το 37% του. Στο ίδιο πλάνο, κάθε εβδομάδα νωρίτερης έναρξης για τις 16 θέσεις κοστίζει περίπου 6.600 ευρώ, χωρίς αντίστοιχη αύξηση εσόδων.
Το τελευταίο μέγεθος είναι αυτό που συνήθως λείπει από τον σχεδιασμό: δεν είναι το ύψος του μισθού, αλλά ο αριθμός των ημερών λειτουργίας που δεν καλύπτονται από έσοδα. Όταν οι θέσεις και οι ημερομηνίες έναρξης αποφασίζονται μαζί με αυτόν τον υπολογισμό, οι αποφάσεις αλλάζουν σε συγκεκριμένα σημεία — σε μία θέση λιγότερη στο τμήμα, σε μεταγενέστερη έναρξη ή σε διαφορετική κατανομή βαρδιών.
Το κλείσιμο της σεζόν
- Δηλώσεις λήξης για κάθε σχέση εργασίας, με την πραγματική ημερομηνία αποχώρησης.
- Τελικές μισθοδοσίες, με τις αποδοχές της τελευταίας περιόδου και ό,τι προβλέπεται από τη σχέση εργασίας κατά τη λήξη.
- Άδειες: πόσες ημέρες ελήφθησαν, ποιες μένουν και πώς αποτυπώνονται στην τελική εκκαθάριση.
- Βεβαιώσεις αποδοχών και ενημέρωση των εργαζομένων, ώστε να μην υπάρχουν αιτήματα διορθώσεων μήνες αργότερα.
- Τακτοποίηση υπολοίπων: προκαταβολές, δάνεια ή συμψηφισμοί που εκκρεμούν από τη διάρκεια της σεζόν.
- Αρχείο σεζόν: συμβάσεις, δηλώσεις ωραρίου, πίνακες προσωπικού, αποδείξεις παροχών και πληρωμών, συγκεντρωμένα σε ένα σημείο.
Αν η σεζόν παραταθεί, η παράταση καλύπτεται πριν από τη νέα περίοδο και όχι μετά· αν η ίδια θέση καλυφθεί ξανά την επόμενη χρονιά, η νέα πρόσληψη δηλώνεται εκ νέου, ακόμη και για άτομο που εργάστηκε στο ίδιο ξενοδοχείο. Ο χαρακτηρισμός των διαδοχικών συμβάσεων και τα δικαιώματα που μπορεί να προκύψουν από επαναλαμβανόμενη εποχική απασχόληση είναι ζήτημα εργατικού δικαίου και κρίνονται από εργατολόγο· ο λογιστής αποτυπώνει στη μισθοδοσία τη σχέση που έχει συμφωνηθεί και δηλωθεί.
Αλλοδαποί εργαζόμενοι και προσωπικό σε περισσότερες μονάδες
Στη σεζόν συμμετέχουν συχνά εργαζόμενοι από άλλες χώρες, και το ίδιο προσωπικό μπορεί να εξυπηρετεί δύο μονάδες του ίδιου ομίλου. Και στις δύο περιπτώσεις, ο λογιστής χρειάζεται στοιχεία που δεν προκύπτουν από τη μισθοδοσία:
- Τα ταυτοποιητικά στοιχεία και ο ΑΦΜ κάθε εργαζομένου, πριν από τη δήλωση πρόσληψης.
- Τα έγγραφα νόμιμης απασχόλησης που έχει ελέγξει ο εργοδότης πριν από την έναρξη. Ο έλεγχος της νομιμότητας της παραμονής και της απασχόλησης δεν είναι έργο του λογιστή· τα έγγραφα όμως πρέπει να υπάρχουν στον φάκελο πριν από κάθε δήλωση.
- Στοιχεία τραπεζικού λογαριασμού για την ηλεκτρονική εξόφληση της μισθοδοσίας.
- Όταν το προσωπικό απασχολείται σε δύο νομικές οντότητες, κατανομή ημερών και αμοιβής ανά οντότητα, με δηλώσεις και μισθοδοσίες σε κάθε μία ξεχωριστά.
Η απασχόληση σε δύο οντότητες είναι το σημείο όπου δημιουργούνται οι περισσότερες ασάφειες: ποιος έχει τη σχέση εργασίας, ποιος δηλώνει, ποιος πληρώνει και πώς κατανέμεται το κόστος. Αν η δήλωση γίνει σε μία οντότητα ενώ η εργασία ασκείται σε δύο, η διόρθωση απαιτεί επικοινωνία με τις αρχές και αναδρομικές δηλώσεις.
Ποιος κάνει τι
Κατανομή αρμοδιοτήτων
Ο εργοδότης: καθορίζει θέσεις και διάρκεια σεζόν, τηρεί ωράρια και παρουσιολόγια, συγκεντρώνει στοιχεία και δικαιολογητικά, εξοφλεί τη μισθοδοσία ηλεκτρονικά και ενημερώνει για μεταβολές πριν από την εφαρμογή τους.
Ο λογιστής: υποβάλλει δηλώσεις πρόσληψης και μεταβολών, επεξεργάζεται τη μισθοδοσία της περιόδου, υπολογίζει αποδοχές, παροχές, εισφορές και άδειες, εκδίδει βεβαιώσεις, συμφωνεί τις δαπάνες εργασίας με τα βιβλία και παρακολουθεί τα κλείσιμο της σεζόν.
Ο εργατολόγος ή δικηγόρος: κρίνει τον χαρακτηρισμό των συμβάσεων, τα δικαιώματα από διαδοχικές ή επαναλαμβανόμενες σχέσεις εργασίας, τις συνέπειες καταγγελίας και τις υποχρεώσεις σε ζητήματα που απαιτούν νομική εκτίμηση. Ο λογιστής δεν υποκαθιστά αυτή την κρίση· ζητεί τα στοιχεία που χρειάζεται για να υπολογίσει το κόστος και να υποβάλει τις δηλώσεις.
Ο αρμόδιος για θέματα αλλοδαπών, όπου απαιτείται: ελέγχει τα δικαιολογητικά νόμιμης απασχόλησης. Ο λογιστής χρησιμοποιεί τα έγγραφα και δεν τα αξιολογεί νομικά.
Συνήθη λάθη
| Λάθος | Τι προκαλεί | Πώς αποφεύγεται |
|---|---|---|
| Έναρξη εργασίας πριν από τη δήλωση πρόσληψης | Αναδρομικές υποχρεώσεις και επιβαρύνσεις από την πρώτη ημέρα | Η δήλωση γίνεται πριν πατήσει ο εργαζόμενος στο ξενοδοχείο |
| Ειδικότητα ή ωράριο που δεν αντιστοιχεί στην πραγματική θέση | Αποκλίσεις σε έλεγχο και αμφισβήτηση των δηλώσεων | Αποτύπωση της θέσης όπως πραγματικά ασκείται, με ενημέρωση όταν αλλάζει |
| Μεταβολές ωραρίου που δηλώνονται στο τέλος της σεζόν | Διαφορές σε ωράρια, αποδοχές και εισφορές | Ροή ενημέρωσης από τον υπεύθυνο βάρδιας στη μισθοδοσία κάθε περίοδο |
| Παροχές διαμονής ή διατροφής που δεν καταγράφηκαν | Διαφορές στη βάση υπολογισμού και στη μισθοδοσία | Καταγραφή στη σύμβαση και σταθερή αποτύπωση στη μηνιαία μισθοδοσία |
| Μισθοδοσία που εξοφλείται σε μετρητά | Δαπάνη εργασίας με ελλιπή τεκμηρίωση | Εξόφληση μέσω τραπέζης, με αντιστοίχιση πληρωμής ανά εργαζόμενο |
| Άδειες που δεν υπολογίστηκαν στην τελική εκκαθάριση | Απαιτήσεις εργαζομένων μετά τη λήξη της σεζόν | Υπολογισμός υπολοίπου άδειας πριν από την τελική μισθοδοσία |
| Ανοιχτές εκκρεμότητες μετά τη λήξη | Διορθώσεις σε βεβαιώσεις και δηλώσεις την επόμενη χρονιά | Λίστα ελέγχου κλεισίματος σεζόν με υπεύθυνο και ημερομηνία |
Για την οργάνωση εργατικών και ασφαλιστικών θεμάτων, χρήσιμη είναι η σελίδα εργατικά και ασφαλιστικά θέματα. Για την υποχρέωση εξόφλησης της μισθοδοσίας με ηλεκτρονικά μέσα, δείτε το σχετικό σημείωμα ηλεκτρονικό μέσο πληρωμής δαπανών μισθοδοσίας. Η διαδικασία της πρώτης πρόσληψης περιγράφεται στη σελίδα μισθοδοσία και πρώτη πρόσληψη.
Υπολογίσατε το κόστος της σεζόν ανά θέση;
Στείλτε μας τη λίστα θέσεων με διάρκεια, αμοιβή και παροχές, τα ωράρια ανά τμήμα και τα στοιχεία των εργαζομένων. Ελέγχουμε τη σειρά των δηλώσεων, το κόστος ανά θέση και ανά διανυκτέρευση και οργανώνουμε το κλείσιμο της σεζόν χωρίς εκκρεμότητες.
Δρ. Χρήστος Χατζηχρήστος · Λογιστής – Φοροτεχνικός Α΄ Τάξης
Κινητό: 6932 888 450
info@drcc.eu
Viber · 6932 888 450 Καραολή και Δημητρίου των Κυπρίων 26
Θεσσαλονίκη, 54630