Το πλαίσιο αποστολής παραστατικών αποτελείται από τέσσερα στοιχεία: κανάλι (πού στέλνετε), μορφή (τι ακριβώς στέλνετε), ονοματολογία (πώς ονομάζονται τα αρχεία) και συχνότητα (πότε στέλνετε). Όταν και τα τέσσερα είναι συμφωνημένα, η λογιστική ενημερώνεται σε ροή και οι εκκρεμότητες εντοπίζονται την ίδια περίοδο. Όταν υπάρχει μόνο το κανάλι, τα έγγραφα φτάνουν άτακτα, οι πληρωμές δεν αντιστοιχίζονται με παραστατικά και στο τέλος της χρήσης αφιερώνεται χρόνος σε αναζητήσεις.
Αυτό που κάνει τη διαφορά δεν είναι η πολυπλοκότητα αλλά η σταθερότητα: ένας τρόπος που τηρούν και οι δύο πλευρές. Το γραφείο δεν μπορεί να είναι πιο ενημερωμένο από τα στοιχεία που λαμβάνει — και αντίστροφα, η επιχείρηση δεν μπορεί να περιμένει έγκαιρη ενημέρωση για υποχρεώσεις αν τα δεδομένα φτάνουν αποσπασματικά. Το πλαίσιο λειτουργεί όταν είναι τόσο απλό ώστε να μη χρειάζεται υπενθύμιση.
Τι πρέπει να γνωρίζετε
- Ένα κανάλι για όλα τα έγγραφα, ώστε να μη διασκορπίζονται σε προσωπικά μηνύματα και λογαριασμούς.
- Σταθερή ονοματολογία αρχείων με ημερομηνία, προμηθευτή και ποσό, για γρήγορη αναζήτηση.
- Σταθερή συχνότητα αποστολής, που ταιριάζει με τον κύκλο της επιχείρησης.
- Αντιστοίχιση κάθε πληρωμής με το παραστατικό της: η καταχώριση χωρίς αποδεικτικό πληρωμής αφήνει εκκρεμότητα τεκμηρίωσης.
- Εκτός από τιμολόγια, αποστέλλονται τραπεζικά κινήματα, αποδείξεις πληρωμών και ό,τι αλλάζει τη λειτουργία (προσωπικό, συμβάσεις, πάγια).
Τι σημαίνει «στέλνω σωστά» στην πράξη
Η ευκολία του αποστολέα δεν ταυτίζεται με την ευκολία της επεξεργασίας. Μια φωτογραφία τραπεζομένης απόδειξης μπορεί να αρκεί για μια πληρωμή, αλλά δεν υποκαθιστά το παραστατικό· ένα στιγμιότυπο οθόνης από τιμολόγιο χωρίς τα στοιχεία του εκδότη δεν επιτρέπει τη σωστή καταχώριση. Το κριτήριο είναι ένα: να μπορεί το έγγραφο να χρησιμοποιηθεί όπως είναι, χωρίς συμπληρωματικές ερωτήσεις.
- Παραστατικά σε μορφή που διαβάζεται πλήρως — πρωτότυπη εκτύπωση ή αρχείο pdf, όχι αποκομμένα τμήματα.
- Ένα αρχείο ανά παραστατικό, όχι σαρώσεις πολλών εγγράφων σε ένα αρχείο.
- Ονομασία του τύπου 2026-09_ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΗΣ_ΠΟΣΟ.pdf, ώστε η αναζήτηση να γίνεται με ημερομηνία ή προμηθευτή.
- Τραπεζικά κινήματα ολόκληρης της περιόδου — και όχι μόνο οι κινήσεις που «φαίνονται σημαντικές».
Το «παράθυρο κλεισίματος» του μήνα
Κάθε μήνας έχει ένα σημείο μετά το οποίο η περίοδος κλείνει: ΦΠΑ, παρακρατήσεις, εισφορές και μισθοδοσία υπολογίζονται με ό,τι έχει φτάσει μέχρι τότε. Όταν το παράθυρο χάνεται, το τιμολόγιο δεν χάνεται — μεταφέρεται στην επόμενη περίοδο και μαζί του μεταφέρεται η έκπτωση ή η πληρωμή. Η συμφωνία συμφέρει να είναι ρητή:
- Καθημερινά ή ανά διήμερο αποστέλλονται παραστατικά εξόδων, για να μην συσσωρεύονται δεκάδες έγγραφα στο τέλος.
- Μία σταθερή ημέρα του μήνα (π.χ. στις αρχές του επόμενου) αποστέλλονται τα τραπεζικά κινήματα, οι αποδείξεις πληρωμών φόρων-εισφορών και η εικόνα εισπράξεων.
- Πριν από κάθε κλείσιμο γίνεται ένας σύντομος έλεγχος πληρότητας: έχουν φτάσει όλα τα παραστατικά των πληρωμών που έγιναν; Υπάρχουν πληρωμές χωρίς παραστατικό ή παραστατικά χωρίς πληρωμή;
- Αμέσως, χωρίς αναμονή, αποστέλλονται τα γεγονότα που αλλάζουν υποχρεώσεις: πρόσληψη, αποχώρηση, αγορά παγίου, νέα σύμβαση, μεταβολή δραστηριότητας.
Τι δεν πρέπει να λείπει
Τα τιμολόγια είναι το προφανές κομμάτι. Οι εκκρεμότητες συνήθως δημιουργούνται από τα υπόλοιπα:
- Αποδεικτικά πληρωμών. Ένα τιμολόγιο χωρίς απόδειξη πληρωμής καταχωρείται, αλλά η τεκμηρίωση της συναλλαγής μένει εκκρεμής — και αυτό είναι το πρώτο που ζητείται σε έλεγχο.
- Κινήσεις καρτών και e-banking. Οι επαγγελματικές κάρτες δημιουργούν κινήσεις που δεν περνούν από τα βιβλία αν δεν σταλούν οι καταστάσεις τους.
- Αποδείξεις φόρων και εισφορών. Χωρίς αυτές δεν κλείνει η εικόνα των υποχρεώσεων ούτε εντοπίζονται διπλές ή χαμένες πληρωμές.
- Μισθοδοτικά στοιχεία. Μεταβολές προσωπικού, υπερωρίες, άδειες και λοιπές αποδοχές που δεν αποτυπώθηκαν έγκαιρα διορθώνονται με κόστος.
- Έγγραφα που εξηγούν ροές. Δάνεια, μισθώσεις, συμβάσεις, επιστροφές, συμψηφισμοί: ό,τι εξηγεί γιατί μια κίνηση δεν είναι απλή δαπάνη ή έσοδο.
Προσοχή στην ανάμειξη προσωπικών και επαγγελματικών ροών. Πληρωμή επαγγελματικής δαπάνης από προσωπικό λογαριασμό ή κάρτα είναι συνηθισμένη πρακτική σε μικρές επιχειρήσεις, αλλά χρειάζεται συγκεκριμένη τεκμηρίωση: ποιος πλήρωσε, για λογαριασμό ποιας δαπάνης και πώς τακτοποιείται η σχέση με την επιχείρηση. Όταν αυτό δεν καταγράφεται, η δαπάνη εμφανίζεται στα βιβλία χωρίς να εξηγείται η ροή — και η εξήγηση αναζητείται μήνες αργότερα.
Ο μηνιαίος κύκλος, από την πλευρά σας
| Πότε | Τι στέλνετε | Τι επιστρέφει το γραφείο |
|---|---|---|
| Καθημερινά / ανά διήμερο | Παραστατικά εξόδων και εισπράξεων | Εντοπισμός ελλιπών στοιχείων όσο το γεγονός είναι πρόσφατο |
| Αρχές επόμενου μήνα | Τραπεζικά κινήματα, αποδείξεις πληρωμών, POS/ταμείο | Συμφωνίες, ενημέρωση υποχρεώσεων, εικόνα ΦΠΑ |
| Πριν το κλείσιμο | Τυχόν εκκρεμή έγγραφα και διευκρινίσεις | Έλεγχος πληρότητας και οριστικοποίηση περιόδου |
| Όποτε συμβεί | Προσλήψεις, αποχωρήσεις, πάγια, συμβάσεις | Ένταξη στον προγραμματισμό υποχρεώσεων |
Υποθετικό παράδειγμα. Επιχείρηση αποστέλλει τα παραστατικά «όταν μαζευτούν», συνήθως κάθε τρίμηνο. Στο κλείσιμο του τριμήνου, δύο τιμολόγια προμηθευτών καθαρής αξίας 2.400 ευρώ με ΦΠΑ 576 ευρώ φτάνουν αφού έχει υποβληθεί η δήλωση της περιόδου: ο ΦΠΑ εισροών μεταφέρεται στην επόμενη περίοδο, το ταμειακό όφελος καθυστερεί και το κλείσιμο γίνεται με ερωτήσεις αντί για αντιστοιχίσεις. Με αποστολή ανά διήμερο, τα ίδια τιμολόγια θα είχαν περάσει στην περίοδο που ανήκουν, χωρίς αναζητήσεις. Το κόστος δεν είναι το ένα τιμολόγιο· είναι η συνήθεια.
Ποιος κάνει τι
- Επιχείρηση: σταθερή αποστολή με τον συμφωνημένο τρόπο, πληρότητα στοιχείων, άμεση ενημέρωση για γεγονότα που αλλάζουν υποχρεώσεις.
- Λογιστής / φοροτεχνικός: έλεγχος πληρότητας, καταχώριση, συμφωνίες, ενημέρωση για ελλείψεις και εκκρεμότητες, επιστροφή εικόνας υποχρεώσεων κάθε μήνα.
- Τρίτοι (τράπεζες, πλατφόρμες, προμηθευτές): παροχή κινήσεων και στοιχείων — όπου κάτι δεν εκδίδεται ή δεν διαβιβάζεται σωστά, η επιχείρηση το ζητά, και το γραφείο το ενσωματώνει.
- Νομικός σύμβουλος: σύνταξη και ερμηνεία συμβάσεων ή άλλων νομικών εγγράφων· το γραφείο παραλαμβάνει το αποτέλεσμα και αποτυπώνει τις λογιστικές συνέπειες.
Χρήσιμες είναι οι σελίδες για το myDATA, την αλλαγή λογιστή μέσα στη χρήση και τις λογιστικές και φοροτεχνικές υπηρεσίες.
Πόσο έτοιμος είναι ο φάκελός σας στο κλείσιμο του μήνα;
Στείλτε μας ένα δείγμα από τη ροή σας: το τελευταίο τραπεζικό κίνημα, την εξαγωγή παραστατικών από το myDATA και πέντε παραστατικά όπως τα στέλνετε σήμερα. Θα σας προτείνουμε κανάλι, ονοματολογία, συχνότητα και ένα ημερολόγιο κλεισίματος που να ταιριάζει στη λειτουργία σας — με λίστα με ό,τι πρέπει να φτάνει κάθε μήνα.
Δρ. Χρήστος Χατζηχρήστος · Λογιστής – Φοροτεχνικός Α΄ Τάξης
Κινητό: 6932 888 450
info@drcc.eu
Viber · 6932 888 450 Καραολή και Δημητρίου των Κυπρίων 26
Θεσσαλονίκη, 54630