Στα νομικά πρόσωπα (ΙΚΕ, ΑΕ, ΕΠΕ, ΟΕ, ΕΕ) ο εταιρικός λογαριασμός ανοίγει με τα έγγραφα σύστασης και από αυτόν περνούν οι εταιρικές συναλλαγές. Στην ατομική επιχείρηση ένας λογαριασμός αρκεί μόνο εφόσον πληρούνται τρεις προϋποθέσεις: οι επαγγελματικές κινήσεις ξεχωρίζουν από τις προσωπικές, κάθε δαπάνη άνω των 500 € εξοφλείται με τραπεζικό μέσο και οι εισπράξεις με κάρτα ή IRIS πιστώνονται σε λογαριασμό που αντιστοιχεί στην επιχείρηση. Ο ξεχωριστός λογαριασμός είναι συχνά χρήσιμος για την οργάνωση, αλλά ο κανόνας των 500 € δεν επιβάλλει από μόνος του επαγγελματικό λογαριασμό και η ύπαρξη POS ή IRIS δεν αρκεί από μόνη της για να τον καταστήσει υποχρεωτικό. Η δήλωση επαγγελματικού λογαριασμού αφορά τους υπόχρεους που ορίζει η σχετική νομοθεσία. Παρακάτω υπάρχουν οι περιπτώσεις ανά επιχειρηματική μορφή, ο κανόνας των 500 € με τις προκαταβολές και τις δόσεις, τα βήματα ανοίγματος και τα σημεία που ελέγχονται στην πράξη.
Τι πρέπει να γνωρίζετε
- Νομικά πρόσωπα: εταιρικός λογαριασμός στο ΑΦΜ της εταιρείας· οι προσωπικοί λογαριασμοί των εταίρων δεν χρησιμοποιούνται για εταιρικές ροές.
- Δαπάνη άνω των 500 €: αν εξοφληθεί χωρίς τραπεζικό μέσο, δεν εκπίπτει — ακόμη κι όταν υπάρχει κανονικό παραστατικό.
- Προκαταβολές και δόσεις: το όριο εφαρμόζεται στη συνολική αξία της συναλλαγής· η κατάτμηση σε μικρότερα ποσά δεν αλλάζει την υποχρέωση.
- Εισπράξεις με κάρτα, POS ή IRIS: πιστώνονται σε συνδεδεμένο λογαριασμό και αντιστοιχίζονται με τις πωλήσεις και τα παραστατικά.
Πότε χρειάζεται ξεχωριστός λογαριασμός
Η ανάγκη δεν προκύπτει από τη μορφή της επιχείρησης μόνο· προκύπτει από τις ροές της. Ο παρακάτω πίνακας συνοψίζει πότε ένας λογαριασμός επαρκεί και πότε η χρήση ξεχωριστού επαγγελματικού ή εταιρικού λογαριασμού γίνεται αναγκαία στην πράξη.
| Περίπτωση | Τι ισχύει στην πράξη | Τι κάνετε |
|---|---|---|
| Νομικό πρόσωπο (ΙΚΕ, ΑΕ, ΕΠΕ, ΟΕ, ΕΕ) | Οι συναλλαγές της εταιρείας περνούν από λογαριασμό στο ΑΦΜ της | Άνοιγμα με τα έγγραφα σύστασης· δήλωση του IBAN στο λογιστήριο |
| Ατομική χωρίς προσωπικό και χωρίς κάρτες | Ένας λογαριασμός μπορεί να εξυπηρετήσει, αρκεί οι επαγγελματικές κινήσεις να ξεχωρίζουν | Ξεχωριστή τήρηση κινήσεων και αρχείο παραστατικών-πληρωμών |
| Ατομική με POS ή IRIS | Οι εισπράξεις πιστώνονται σε συνδεδεμένο λογαριασμό | Σύνδεση POS–λογαριασμού· αντιστοίχιση εισπράξεων με πωλήσεις |
| Ατομική με προσωπικό | Η μισθοδοσία περνά από τραπεζικό λογαριασμό | Ξεχωριστός λογαριασμός μισθοδοσίας· ενημέρωση της ΑΠΔ |
| Συχνές αγορές άνω των 500 € | Κάθε τέτοια δαπάνη χρειάζεται τραπεζική εξόφληση | Έλεγχος του τρόπου πληρωμής πριν από κάθε εξόφληση |
| Εμπορική δραστηριότητα με πολλούς προμηθευτές | Η συμφωνία κινήσεων–παραστατικών δυσκολεύει όταν ανακατεύονται ροές | Ένας λογαριασμός αποκλειστικά για την επιχείρηση |
Ο κανόνας των 500 ευρώ και η τραπεζική εξόφληση
Για αγορά αγαθών και λήψη υπηρεσιών, δαπάνη αξίας άνω των 500 € δεν εκπίπτει από τα έσοδα όταν η τμηματική ή η ολική εξόφλησή της δεν έχει γίνει με τη χρήση τραπεζικού μέσου πληρωμής. Η ρύθμιση προέρχεται από το άρθρο 23 του ν. 4172/2013, όπως κοινοποιήθηκε με την ΠΟΛ.1216/1.10.2014. Η προϋπόθεση αφορά τον τρόπο εξόφλησης, όχι το παραστατικό: το τιμολόγιο μπορεί να είναι καθ’ όλα σύννομο και η δαπάνη να μην αναγνωρίζεται, επειδή πληρώθηκε τοις μετρητοίς.
Ως τραπεζικό μέσο πληρωμής νοείται κάθε τρόπος με τον οποίο τα χρήματα κινούνται μέσω τραπεζικού ή χρηματοδοτικού ιδρύματος: έμβασμα, χρέωση κάρτας, πληρωμή μέσω e-banking, πάγια εντολή. Η εξόφληση με μετρητά δεν καλύπτει την απαίτηση, ανεξάρτητα από το αποδεικτικό που εκδίδεται.
Προκαταβολές και δόσεις. Το όριο εφαρμόζεται στη συνολική αξία της συναλλαγής. Αν αυτή υπερβαίνει τα 500 €, κάθε τμηματική καταβολή — προκαταβολή ή δόση — πρέπει να γίνει με τραπεζικό μέσο, ακόμη κι αν καθένα από τα επιμέρους ποσά είναι μικρότερο των 500 €. Αγορά 3.000 € που εξοφλείται σε έξι δόσεις των 500 € δεν εξαιρείται επειδή κάθε δόση, χωριστά, δεν ξεπερνά το όριο.
Σημείο ελέγχου
Δαπάνη άνω των 500 € χωρίς τραπεζική εξόφληση αφαιρείται από τα έξοδα και αυξάνει το φορολογητέο αποτέλεσμα της χρήσης. Ο έλεγχος του τρόπου πληρωμής γίνεται όταν τα παραστατικά περνούν στη λογιστική παρακολούθηση, όχι στο κλείσιμο της χρήσης, ώστε να υπάρχει χρόνος για διόρθωση.
Στη λογιστική παρακολούθηση κάθε δαπάνη αντιστοιχίζεται με δύο στοιχεία: το παραστατικό και την εξόφλησή της. Τα παραστατικά διαβιβάζονται στο myDATA, ενώ ο τρόπος πληρωμής προκύπτει από τις κινήσεις του λογαριασμού. Όταν οι πληρωμές περνούν από τον επαγγελματικό λογαριασμό, η αντιστοίχιση είναι άμεση· όταν γίνονται από προσωπικό λογαριασμό ή με μετρητά, χρειάζονται πρόσθετα στοιχεία και η τεκμηρίωση βαρύνει την επιχείρηση.
Πώς ανοίγει σωστά ο λογαριασμός
- Προσδιορίστε τις ροές πριν από την επιλογή. Καταγράψτε τι θα περνά από τον λογαριασμό: εισπράξεις καρτών και IRIS, εμβάσματα πελατών, πληρωμές προμηθευτών, μισθοδοσία, δάνεια, πάγιες δαπάνες. Ο αριθμός των λογαριασμών προκύπτει από τις ροές και όχι το αντίστροφο.
- Επιλέξτε τύπο λογαριασμού. Νομικά πρόσωπα: εταιρικός λογαριασμός στο ΑΦΜ της εταιρείας. Ατομικές: λογαριασμός όψεως ή επαγγελματικός, με πακέτο που ταιριάζει στον όγκο των συναλλαγών. Συγκρίνετε προμήθειες, χρεώσεις εμβασμάτων και κόστος POS πριν αποφασίσετε· το χαμηλό μηνιαίο κόστος δεν σημαίνει πάντα χαμηλό συνολικό κόστος.
- Συγκεντρώστε τα δικαιολογητικά. Για νομικά πρόσωπα: έγγραφα σύστασης και ανακοίνωση ΓΕΜΗ, ΑΦΜ, στοιχεία νομίμων εκπροσώπων, πράξη εκπροσώπησης. Για ατομικές: έναρξη δραστηριότητας, ΑΦΜ, ταυτότητα, αποδεικτικό επαγγελματικής διεύθυνσης.
- Συνδέστε τα ηλεκτρονικά μέσα. POS και IRIS συνδέονται με τον επαγγελματικό λογαριασμό· e-banking με δικαιώματα ανά χρήστη και όρια εγκρίσεων. Ορίστε ποιος εγκρίνει πληρωμές και τι ισχύει σε αλλαγή προσωπικού.
- Παραδώστε τη λειτουργία στη λογιστική παρακολούθηση. Δώστε στο λογιστήριο το IBAN και τις κινήσεις (ή πρόσβαση σε αυτές) και συμφωνήστε κάθε πότε γίνεται συμφωνία λογαριασμού με τα παραστατικά. Αν η συμφωνία γίνεται μία φορά τον χρόνο, οι διορθώσεις είναι δυσκολότερες και ακριβότερες.
Τι ζητά συνήθως η τράπεζα
- Νομικά πρόσωπα: έγγραφα σύστασης, ανακοίνωση ΓΕΜΗ, ΑΦΜ, ταυτότητες εκπροσώπων, πράξη εκπροσώπησης, στοιχεία πραγματικών δικαιούχων.
- Ατομικές: ταυτότητα, ΑΦΜ, έναρξη δραστηριότητας, αποδεικτικό επαγγελματικής διεύθυνσης, στοιχεία επικοινωνίας.
- Από την αρχή: δηλώστε αν θα συνδεθούν POS, IRIS ή πάγιες εντολές, ώστε να μην χρειαστεί αλλαγή λογαριασμού αργότερα.
Συνήθη λάθη και πώς αποφεύγονται
| Λάθος | Τι προκαλεί | Πρόληψη |
|---|---|---|
| Εξόφληση δαπάνης άνω των 500 € με μετρητά | Η δαπάνη δεν αναγνωρίζεται φορολογικά | Πληρωμή με έμβασμα ή κάρτα από τον επαγγελματικό λογαριασμό |
| Κατάτμηση της αγοράς σε δόσεις κάτω των 500 € | Δεν αλλάζει το αποτέλεσμα, αφού το όριο εφαρμόζεται στο σύνολο | Τραπεζική εξόφληση κάθε δόσης ξεχωριστά |
| Ανάμειξη προσωπικών και επαγγελματικών κινήσεων | Δύσκολη συμφωνία και αμφισβήτηση επαγγελματικών δαπανών | Ξεχωριστός λογαριασμός· τεκμηρίωση κάθε μεταφοράς |
| Εισπράξεις POS ή IRIS σε προσωπικό λογαριασμό | Οι πωλήσεις δεν αντιστοιχίζονται με τις εισπράξεις | Σύνδεση του POS με λογαριασμό της επιχείρησης |
| Εταιρικές πληρωμές από προσωπικό λογαριασμό εταίρου | Δεν προκύπτει εταιρική ροή και δυσκολεύει η τεκμηρίωση | Πληρωμές από εταιρικό λογαριασμό, με εγκεκριμένους χρήστες |
Υποθετικό παράδειγμα: εξόφληση 3.000 ευρώ σε δόσεις
Παράδειγμα
Ατομική επιχείρηση με μηνιαίο τζίρο 4.000 € αγοράζει επαγγελματικό εξοπλισμό αξίας 3.000 € και συμφωνεί εξόφληση σε έξι δόσεις των 500 €. Τα ποσά είναι υποθετικά.
- Αν οι δόσεις πληρωθούν με μετρητά: η συνολική αξία ξεπερνά τα 500 €, άρα η δαπάνη δεν αναγνωρίζεται — ανεξάρτητα από το ύψος κάθε δόσης.
- Αν οι δόσεις πληρωθούν με έμβασμα ή κάρτα: η δαπάνη έχει τραπεζική εξόφληση, τα αποδεικτικά υπάρχουν και η έκπτωση δεν αμφισβητείται.
Τι ελέγχεται: ο τρόπος πληρωμής κάθε δόσης και τα αποδεικτικά (κινήσεις λογαριασμού, σύμβαση ή βεβαίωση εξόφλησης).
Συμπέρασμα: το φορολογικό αποτέλεσμα εξαρτάται από τον τρόπο εξόφλησης, όχι από το ύψος κάθε δόσης.
Οι πρώτες 30 ημέρες
| Χρόνος | Ενέργεια | Τι ελέγχετε |
|---|---|---|
| Πριν από την έναρξη λειτουργίας | Άνοιγμα λογαριασμού και ενημέρωση του λογιστηρίου | Ο δικαιούχος και το ΑΦΜ του λογαριασμού ταυτίζονται με την επιχείρηση |
| Εβδομάδα 1–2 | Σύνδεση POS, IRIS και e-banking | Οι εισπράξεις πιστώνονται στον επαγγελματικό λογαριασμό |
| Εβδομάδα 2–3 | Μεταφορά πάγιων εντολών και πληρωμών προμηθευτών | Καμία πληρωμή δεν συνεχίζει από προσωπικό λογαριασμό |
| Εβδομάδα 3–4 | Πρώτη συμφωνία κινήσεων με παραστατικά | Εντοπίζονται έγκαιρα πληρωμές χωρίς παραστατικό ή παραστατικά χωρίς πληρωμή |
| Κλείσιμο μήνα | Έλεγχος εισπράξεων καρτών έναντι πωλήσεων | Οι διαφορές τακτοποιούνται πριν από τη δήλωση |
Σημεία που εξετάζονται σε έλεγχο
- Δαπάνες άνω των 500 €: υπάρχουν κινήσεις που αποδεικνύουν τραπεζική εξόφληση για κάθε δόση ή προκαταβολή;
- Εισπράξεις: οι πωλήσεις με κάρτα αντιστοιχούν στις πιστώσεις του λογαριασμού και στις εκκαθαρίσεις του παρόχου;
- Μεταφορές μεταξύ επιχείρησης και προσωπικών λογαριασμών: έχουν αιτιολογία και χαρακτηρισμό (δάνειο, επιστροφή, αμοιβή);
- Πάγια: οι αγορές και οι αποσβέσεις τους συνδέονται με αποδεικτικά πληρωμής;
- Προσωπικό: οι μισθοί και οι εισφορές εμφανίζονται σε τραπεζικές κινήσεις ή σε βεβαιώσεις πληρωμής;
Πότε αρκεί ένας λογαριασμός και πότε χρειάζεται ξεχωριστός
Αν οι συναλλαγές είναι περιορισμένες, χωρίς κάρτες, IRIS και προσωπικό:
Ένας λογαριασμός μπορεί να εξυπηρετήσει, εφόσον οι επαγγελματικές κινήσεις ξεχωρίζουν και κάθε δαπάνη άνω των 500 € εξοφλείται με τραπεζικό μέσο.
Αν υπάρχει νομικό πρόσωπο, POS ή IRIS, προσωπικό ή τακτικές αγορές άνω των 500 €:
Ο ξεχωριστός επαγγελματικός ή εταιρικός λογαριασμός γίνεται αναγκαίος· χωρίς αυτόν δεν αποδεικνύονται ούτε οι δαπάνες ούτε οι εισπράξεις.
Η οργάνωση του λογαριασμού είναι μέρος της έναρξης της δραστηριότητας, μαζί με τη δήλωση έναρξης, τον ΚΑΔ και τις πρώτες φορολογικές υποχρεώσεις. Τα βήματα της έναρξης περιγράφονται στη σελίδα έναρξη επιχείρησης στη Θεσσαλονίκη.
Αν οι ροές είναι ήδη ανακατεμένες: η σειρά τακτοποίησης
Είναι συνηθισμένο μια επιχείρηση να λειτουργεί χρόνια με έναν λογαριασμό στον οποίο περνούν τα πάντα. Η τακτοποίηση δεν γίνεται με μια κίνηση: γίνεται σε στάδια, με σειρά που καθορίζεται από τις συνέπειες.
- Καταγραφή. Επιλέγεται μία πλήρης αντιπροσωπευτική περίοδος — συνήθως ένας μήνας — και κάθε κίνηση χαρακτηρίζεται ως επαγγελματική, προσωπική ή μη εξηγημένη. Το αποτέλεσμα είναι το μέγεθος του προβλήματος, με ποσά.
- Έλεγχος δαπανών άνω των 500 €. Εντοπίζονται οι δαπάνες που εξοφλήθηκαν με μετρητά ή από προσωπικό λογαριασμό χωρίς αποδεικτικό. Όσες δεν έχουν τραπεζική εξόφληση δεν αναγνωρίζονται· αν έχουν ήδη περιληφθεί σε δηλώσεις, εξετάζεται η διόρθωση με τη διαδικασία που προβλέπεται, πριν εμφανιστεί σε έλεγχο.
- Χαρακτηρισμός των μεταφορών μεταξύ προσώπου και επιχείρησης. Κάθε μεταφορά χρειάζεται αιτιολογία: δάνειο προς ή από την επιχείρηση, απόληψη, επιστροφή, αμοιβή, κάλυψη δαπάνης. Ο χαρακτηρισμός έχει φορολογικές συνέπειες και αποτυπώνεται με τα σχετικά στοιχεία — όχι με εκ των υστέρων ερμηνεία.
- Συμφωνία εισπράξεων. Οι πιστώσεις καρτών και IRIS αντιστοιχίζονται με τις πωλήσεις και τις εκκαθαρίσεις. Διαφορές χρόνου (πιστώσεις επόμενης περιόδου) καταγράφονται ως τέτοιες, ώστε να μην εμφανίζονται ως ασυμφωνίες εσόδων.
- Οργάνωση εφεξής. Ορίζεται ότι όλες οι νέες ροές περνούν από τον επαγγελματικό λογαριασμό, με εξαίρεση που καταγράφεται και αιτιολογείται. Ο έλεγχος της συμφωνίας γίνεται μηνιαία, πριν από τις δηλώσεις.
Ό,τι δεν διορθώνεται αναδρομικά
Ο τρόπος εξόφλησης μιας δαπάνης του παρελθόντος δεν αλλάζει εκ των υστέρων. Αν μια δαπάνη άνω των 500 € πληρώθηκε με μετρητά, η μόνη συνεπής λύση είναι να μην αναγνωριστεί — ή να διορθωθεί αν έχει αναγνωριστεί. Αυτό είναι το βασικό κόστος της μη οργανωμένης ροής, και ο λόγος που η συζήτηση γίνεται πριν από το κλείσιμο της χρήσης.
Ο μηνιαίος έλεγχος του λογαριασμού
Τι ελέγχεται κάθε μήνα
- Κάθε κίνηση του λογαριασμού αντιστοιχεί σε παραστατικό ή σε καταγεγραμμένη αιτιολογία.
- Οι εισπράξεις καρτών και IRIS συμφωνούν με τις εκκαθαρίσεις του παρόχου και με τις πωλήσεις.
- Κάθε δαπάνη άνω των 500 € έχει τραπεζική εξόφληση, ολική ή τμηματική.
- Οι μεταφορές μεταξύ προσωπικού και επαγγελματικού λογαριασμού είναι λίγες, αιτιολογημένες και καταγραμμένες.
- Τα μετρητά που εισπράττονται εμφανίζονται στον λογαριασμό εντός των προβλεπόμενων προθεσμιών.
Θέλετε να ελέγξουμε αν οι τραπεζικές ροές είναι σωστά οργανωμένες;
Στείλτε μας έναν πλήρη μήνα κινήσεων του βασικού λογαριασμού, τις δαπάνες άνω των 500 € που πληρώθηκαν με μετρητά και τις εισπράξεις καρτών ή IRIS με τις εκκαθαρίσεις τους. Από αυτά φαίνεται αμέσως τι χρειάζεται τακτοποίηση, ποιες δαπάνες κινδυνεύουν να μην αναγνωριστούν και πώς οργανώνεται ο διαχωρισμός των ροών από τον επόμενο μήνα.
Δρ. Χρήστος Χατζηχρήστος · Λογιστής – Φοροτεχνικός Α΄ Τάξης
Κινητό: 6932 888 450
info@drcc.eu
Viber · 6932 888 450 Καραολή και Δημητρίου των Κυπρίων 26
Θεσσαλονίκη, 54630