Ένα ηλεκτρονικό κατάστημα μπορεί να στηθεί γρήγορα, αλλά οι λογιστικές και φορολογικές του υποχρεώσεις ξεκινούν από την πρώτη ημέρα. Πωλήσεις μέσα από πλατφόρμες, αποστολές και αντικαταβολές, ηλεκτρονικές πληρωμές, τιμολόγια, αποδείξεις, επιστροφές, ΦΠΑ και myDATA δημιουργούν μια καθημερινότητα που χρειάζεται σταθερή οργάνωση και σωστή ροή παραστατικών.
Στο λογιστικό μας γραφείο στη Θεσσαλονίκη υποστηρίζουμε επιχειρήσεις και νέους επιχειρηματίες που λειτουργούν ή σχεδιάζουν ηλεκτρονικό κατάστημα. Η δουλειά δεν περιορίζεται στην υποβολή δηλώσεων: περιλαμβάνει τον σχεδιασμό πριν από την έναρξη, την οργάνωση της καθημερινής λειτουργίας και την καθαρή εικόνα της πραγματικής οικονομικής κατάστασης της επιχείρησης.
Πριν ανοίξει το e-shop: ΚΑΔ, νομική μορφή και δηλώσεις
Πριν ανέβει το ηλεκτρονικό κατάστημα, είναι σημαντικό να έχουν ξεκαθαριστεί οι βασικές λογιστικές και φορολογικές αποφάσεις. Η νομική μορφή, οι ΚΑΔ, ο τρόπος τιμολόγησης και η διαχείριση της αποθήκης επηρεάζουν την καθημερινή λειτουργία και το κόστος συμμόρφωσης.
- Δήλωση στην αρμόδια Δ.Ο.Υ. των σχετικών ΚΑΔ για πωλήσεις μέσω διαδικτύου ή αλληλογραφίας.
- Κατάλληλοι ΚΑΔ για ηλεκτρονικές πωλήσεις προϊόντων, υπηρεσιών ή μικτό μοντέλο.
- Επιλογή νομικής μορφής και ολοκλήρωση της έναρξης δραστηριότητας.
- Τρόπος έκδοσης παραστατικών για λιανικές και χονδρικές πωλήσεις.
- Ροή εισπράξεων από κάρτες, καταθέσεις, αντικαταβολές και πλατφόρμες πληρωμών.
- Διαδικασία για επιστροφές, ακυρώσεις και πιστωτικά παραστατικά.
- Σύνδεση της εμπορικής εφαρμογής με τη λογιστική παρακολούθηση.
Η δημιουργία ενός e-shop αποτελεί την έναρξη μιας κανονικής επιχείρησης με όλες τις υποχρεώσεις της, γι’ αυτό ο σχεδιασμός αξίζει να γίνεται πριν εμφανιστούν τα πρώτα λειτουργικά προβλήματα. Χρήσιμη αφετηρία είναι η σελίδα μας για την έναρξη επιχείρησης στη Θεσσαλονίκη, όπου εξετάζονται βήμα-βήμα οι επιλογές πριν από την έναρξη.
Ξεχωριστή προσοχή χρειάζονται οι υποχρεώσεις ενημέρωσης του καταναλωτή και οι κανόνες που διέπουν τις συμβάσεις από απόσταση, καθώς οι ηλεκτρονικές πωλήσεις υπάγονται σε ειδικό πλαίσιο προστασίας του καταναλωτή. Τις βασικές υποχρεώσεις τις συνοψίζουμε στη σελίδα για τις συμβάσεις πώλησης καταναλωτικών αγαθών και υπηρεσιών.
ΦΠΑ, myDATA και παραστατικά: πού χρειάζεται προσοχή
Στα ηλεκτρονικά καταστήματα οι κινήσεις είναι συχνές και επαναλαμβανόμενες. Αυτό σημαίνει ότι μικρά λάθη στον τρόπο έκδοσης ή χαρακτηρισμού των παραστατικών μπορούν να πολλαπλασιαστούν γρήγορα. Η σωστή οργάνωση βοηθά ώστε το myDATA, ο ΦΠΑ και τα βιβλία να συμφωνούν με την εμπορική πραγματικότητα του e-shop.
Τα δεδομένα των παραστατικών διαβιβάζονται στην πλατφόρμα myDATA της ΑΑΔΕ με το κατάλληλο κανάλι για τη συγκεκριμένη επιχείρηση, όπως αδειοδοτημένος πάροχος ηλεκτρονικής τιμολόγησης, διασυνδεδεμένο ERP, οι εφαρμογές timologio ή myDATAapp, ΦΗΜ ή —όπου επιτρέπεται— ειδική φόρμα καταχώρισης. Η επιλογή δεν είναι απλή τεχνική λεπτομέρεια: πρέπει να ταιριάζει στον όγκο συναλλαγών, στον τρόπο έκδοσης και στις ισχύουσες προϋποθέσεις κάθε καναλιού.
Περισσότερες λεπτομέρειες για τη ροή των παραστατικών και τον έλεγχό τους υπάρχουν στη σελίδα μας για το myDATA στη Θεσσαλονίκη. Οι πωλήσεις προς πελάτες άλλων χωρών έχουν επίσης ειδικούς κανόνες ΦΠΑ και δηλώσεων, οι οποίοι εξετάζονται κατά περίπτωση και δεν αντιμετωπίζονται όλες οι αποστολές με τον ίδιο τρόπο.
Διασυνοριακές λιανικές πωλήσεις και OSS
Για ενδοκοινοτικές εξ αποστάσεως πωλήσεις αγαθών προς ιδιώτες, ο τόπος φορολόγησης είναι κατά κανόνα το κράτος όπου ολοκληρώνεται η μεταφορά. Η ενωσιακή ρύθμιση προβλέπει κοινό όριο 10.000 ευρώ χωρίς ΦΠΑ, αλλά μόνο όταν ο προμηθευτής είναι εγκατεστημένος σε ένα κράτος μέλος και το συνολικό ποσό των σχετικών ενδοκοινοτικών πωλήσεων αγαθών και υπηρεσιών τηλεπικοινωνιών, ραδιοτηλεοπτικών και ηλεκτρονικών υπηρεσιών δεν ξεπερνά το όριο ούτε στο τρέχον ούτε στο προηγούμενο ημερολογιακό έτος. Το όριο δεν εφαρμόζεται σε κάθε είδος διασυνοριακής συναλλαγής.
Όταν εφαρμόζεται φορολόγηση στο κράτος κατανάλωσης, το ενωσιακό καθεστώς OSS μπορεί να απλοποιήσει τη δήλωση και απόδοση του ΦΠΑ χωρίς ξεχωριστή εγγραφή σε κάθε κράτος μέλος. Η υπαγωγή, η ημερομηνία έναρξης και η σωστή ταξινόμηση των πωλήσεων χρειάζονται έλεγχο με τα πραγματικά δεδομένα του e-shop.
Ιδιαίτερη προσοχή χρειάζεται επίσης στις υπηρεσίες τηλεπικοινωνιών, ραδιοφωνικής και τηλεοπτικής μετάδοσης και στις ηλεκτρονικά παρεχόμενες υπηρεσίες: πρόκειται για κατηγορίες στις οποίες οι κανόνες για τον τόπο φορολόγησης έχουν δικές τους προϋποθέσεις. Σχετική επισκόπηση υπάρχει στη σελίδα μας για τις ενδοκοινοτικές συναλλαγές με πελάτες λιανικής (B2C) μέσω διαδικτύου.
Πωλήσεις μέσα από πλατφόρμες και εκκαθαρίσεις
Όταν μέρος των πωλήσεων πραγματοποιείται μέσα από online πλατφόρμες, η εικόνα περιπλέκεται: εκκαθαρίσεις, προμήθειες, επιστροφές και χρόνοι πίστωσης πρέπει να συμφωνούν με τα παραστατικά. Χωρίς τακτική αντιπαραβολή, η επιχείρηση μπορεί να δηλώνει έσοδα που δεν εισέπραξε ποτέ ή να χάνει έξοδα που δικαιούται.
Η πρακτική λύση είναι μια σταθερή μηνιαία διαδικασία: συμφωνία εκκαθαρίσεων, καταχώριση εξόδων, έλεγχος υπολοίπων και έγκαιρη διόρθωση διαφορών. Έτσι η λογιστική εικόνα παραμένει αξιόπιστη καθ’ όλη τη διάρκεια του έτους και όχι μόνο στο τέλος του.
Διαφήμιση, έξοδα και τεκμηρίωση
Οι δαπάνες διαφήμισης και προβολής (διαφημιστικά δίκτυα, πλατφόρμες, κοινωνικά δίκτυα) είναι συχνά ένα από τα σημαντικότερα λειτουργικά έξοδα ενός e-shop. Για να αναγνωρίζονται φορολογικά, χρειάζεται να είναι πραγματικές και πλήρως τεκμηριωμένες, με σωστά παραστατικά και τήρηση των ειδικών υποχρεώσεων ή προθεσμιών που μπορεί να συνοδεύουν ορισμένες μορφές διαφήμισης. Οι κανόνες εξετάζονται κατά περίπτωση, ώστε να μη χάνονται εκπτώσεις και να αποφεύγονται επιβαρύνσεις.
Οικονομική εικόνα που βοηθά στις αποφάσεις
Ένα e-shop χρειάζεται να γνωρίζει όχι μόνο τι πούλησε, αλλά και τι κέρδισε, ποια έξοδα το επιβαρύνουν και πού χάνεται ρευστότητα. Κόστη αποστολών, προμήθειες πληρωμών, διαφημιστική δαπάνη, επιστροφές και αγορές εμπορευμάτων πρέπει να αποτυπώνονται με τρόπο που να βοηθά τον επιχειρηματία να αποφασίζει.
Για επιχειρήσεις με προϊόντα, η σωστή κοστολόγηση είναι ιδιαίτερα σημαντική: η τιμή πώλησης χρειάζεται να λαμβάνει υπόψη κόστος αγοράς, προμήθειες, μεταφορικά, επιστροφές και λοιπά λειτουργικά έξοδα. Η περιοδική ενημέρωση για ΦΠΑ, έξοδα και μικτό περιθώριο βοηθά ώστε οι αποφάσεις να μη βασίζονται μόνο στο υπόλοιπο του ταμείου.
Συχνές ερωτήσεις
Μπορώ να ξεκινήσω e-shop ως ατομική επιχείρηση;
Σε πολλές περιπτώσεις ναι, αλλά η σωστή επιλογή εξαρτάται από τον τζίρο που αναμένετε, το είδος των προϊόντων ή υπηρεσιών, τους συνεργάτες και το σχέδιο ανάπτυξης. Πριν από την έναρξη είναι χρήσιμο να εξεταστούν και εναλλακτικές μορφές, όπως η ΙΚΕ ή άλλη εταιρική μορφή.
Χρειάζεται σύνδεση του e-shop με λογιστικό πρόγραμμα;
Δεν είναι απαραίτητη από την πρώτη ημέρα, αλλά όσο αυξάνονται οι παραγγελίες η αυτοματοποίηση μειώνει λάθη και χρόνο. Το ζητούμενο είναι η εμπορική εφαρμογή, τα παραστατικά και η λογιστική παρακολούθηση να μπορούν να συμφωνούν χωρίς χειροκίνητες εκκαθαρίσεις.
Πώς αντιμετωπίζονται οι αντικαταβολές και οι επιστροφές;
Χρειάζεται καθαρή διαδικασία για το πότε εκδίδεται το παραστατικό, πώς καταχωρείται η είσπραξη και πώς χειρίζονται ακυρώσεις ή επιστροφές. Αυτό προστατεύει τόσο τη λογιστική εικόνα όσο και την καθημερινή παρακολούθηση του ταμείου.
Ξεκινώ με λίγες παραγγελίες. Χρειάζομαι οργάνωση από την αρχή;
Ναι, ακόμη και με μικρό όγκο παραγγελιών. Χρειάζεται να έχει οριστεί πώς εκδίδονται και διαβιβάζονται τα παραστατικά, πώς παρακολουθούνται οι εισπράξεις και οι επιστροφές και, όπου υπάρχει σχετική υποχρέωση, πώς χειρίζεται η επιχείρηση τον ΦΠΑ. Όταν η ροή στηθεί από την αρχή, η αύξηση των παραγγελιών δεν απαιτεί αναδρομική ανακατασκευή των δεδομένων.
Τι ισχύει για τα προσωπικά δεδομένα (GDPR);
Αν το e-shop συλλέγει στοιχεία πελατών —ονοματεπώνυμο, διευθύνσεις αποστολής, στοιχεία επικοινωνίας ή πληρωμών— εφαρμόζεται ο Γενικός Κανονισμός για την Προστασία Δεδομένων (GDPR), ο οποίος ισχύει από τις 25 Μαΐου 2018. Στην πράξη χρειάζεται ενημέρωση των πελατών για τον τρόπο χρήσης των δεδομένων, νόμιμη βάση επεξεργασίας, μέτρα ασφάλειας και συγκεκριμένος χρόνος τήρησης. Επίσημες πληροφορίες: Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα και το κείμενο του κανονισμού στο EUR-Lex.
Πηγές ελέγχου: Κανάλια διαβίβασης και εργαλεία: ΑΑΔΕ – myDATA. Προϋποθέσεις του ενωσιακού ορίου 10.000 ευρώ και λειτουργία OSS: Ευρωπαϊκή Επιτροπή – One Stop Shop. Προστασία δεδομένων: Αρχή Προστασίας Δεδομένων και Κανονισμός (ΕΕ) 2016/679 – EUR-Lex. Έλεγχος πηγών: 13.9.2026.
Πώς στηρίζουμε ένα e-shop στην πράξη
Το γραφείο μας στη Θεσσαλονίκη αναλαμβάνει την οργάνωση και την τήρηση της λογιστικής λειτουργίας ηλεκτρονικών καταστημάτων: ροή παραστατικών, ΦΠΑ, myDATA, συμφωνία εισπράξεων και περιοδική ενημέρωση για την πορεία της επιχείρησης. Αν λειτουργείτε ήδη e-shop ή σκέφτεστε να ξεκινήσετε, μπορούμε να εξετάσουμε μαζί τη δική σας περίπτωση και να οργανώσουμε τη διαδικασία από το σημείο που βρίσκεστε.
Επικοινωνήστε μαζί μας για μια πρώτη συζήτηση στο τηλέφωνο 2310534750 ή μέσω της σελίδας Επικοινωνία. Θα δούμε μαζί τι χρειάζεται το δικό σας ηλεκτρονικό κατάστημα και ποια βήματα έχουν προτεραιότητα.