Οι πολλές ώρες εργασίας δεν εξασφαλίζουν ότι η συμφωνημένη αμοιβή καλύπτει το κόστος της υπηρεσίας. Μπορεί η δουλειά να απαιτεί περισσότερο χρόνο από όσο υπολογίσατε, να εκκρεμεί η τιμολόγηση ή να καθυστερούν οι πληρωμές των πελατών. Πριν αναζητήσετε περισσότερες αναθέσεις ή προσλάβετε, χρειάζεται να εντοπίσετε πού εμφανίζεται η διαφορά ανάμεσα στην εργασία, τη χρέωση και την είσπραξη.
Ακολουθήστε μια ανάθεση από τη συμφωνία μέχρι την πληρωμή
Ξεκινήστε από πρόσφατες ολοκληρωμένες αναθέσεις. Για καθεμία, συγκρίνετε τι συμφωνήσατε να παραδώσετε, ποια αμοιβή συμφωνήθηκε, πόσο χρόνο χρειάστηκε η ομάδα και ποια έξοδα έγιναν. Αν η αμοιβή αφορά ολόκληρο το έργο ή ένα μηνιαίο πακέτο, εξετάστε όλη την εργασία που περιλαμβάνει.
Η προετοιμασία, η επικοινωνία με τον πελάτη και η οργάνωση μπορεί να είναι απαραίτητες για την υπηρεσία, ακόμη κι όταν δεν χρεώνονται χωριστά. Ο χρόνος αυτός πρέπει να λαμβάνεται υπόψη στην τιμή. Δεν είναι αυτομάτως χαμένος χρόνος ούτε ελεύθερος χρόνος για νέους πελάτες.
Στη συνέχεια, ελέγξτε αν η συμφωνημένη αμοιβή έχει αποτυπωθεί στο τιμολόγιο και τι έχει πράγματι πληρώσει ο πελάτης. Μια εκκρεμής τιμολόγηση διαφέρει από μια ανεπαρκή τιμή. Και ένα εξοφλημένο τιμολόγιο δεν σημαίνει ότι η υπηρεσία άφησε αρκετά χρήματα μετά τα έξοδά της.
Εξετάστε επίσης τον χρόνο των εισπράξεων και των πληρωμών: πότε αναμένετε τα χρήματα από τους πελάτες και πότε πρέπει να πληρωθούν προσωπικό και προμηθευτές. Η καλύτερη είσπραξη βοηθά το ταμείο, αλλά δεν διορθώνει από μόνη της μια αμοιβή που δεν καλύπτει το κόστος. Τα δύο προβλήματα μπορούν να συνυπάρχουν.
Η αιτία καθορίζει τι χρειάζεται να αλλάξετε
Αν η συμφωνημένη υπηρεσία απαιτεί σταθερά περισσότερη εργασία από όση είχατε υπολογίσει, επανεξετάστε την τιμή ή το περιεχόμενό της. Αφετηρία είναι ο προσδιορισμός του πραγματικού κόστους της υπηρεσίας, μαζί με τον αναγκαίο χρόνο που περιλαμβάνεται στην αμοιβή και το μέρος των γενικών εξόδων που πρέπει να καλύπτει. Έτσι μπορείτε να κρίνετε αν χρειάζεται υψηλότερη αμοιβή ή διαφορετική υπηρεσία με σαφώς συμφωνημένο περιεχόμενο.
Αν ο χρόνος αυξάνεται από επαναλαμβανόμενες διορθώσεις, αναζητήστε τι τις προκαλεί. Ελέγξτε, για παράδειγμα, αν η ομάδα ξεκινά με ελλιπείς πληροφορίες ή αν δεν είναι σαφές τι πρέπει να παραδώσει. Αν προκύπτουν πρόσθετα αιτήματα του πελάτη, συμφωνήστε το περιεχόμενο και την αμοιβή της πρόσθετης εργασίας πριν αρχίσει. Η καταγραφή των ωρών δεν αρκεί για να θεωρήσετε ότι εργασία που έχει ήδη παρασχεθεί μπορεί να χρεωθεί επιπλέον.
Αν οι αναθέσεις δεν επαρκούν για να καλύψουν τα έξοδα, εξετάστε την αναζήτηση περισσότερων πελατών. Πριν δεχθείτε νέα εργασία, υπολογίστε τον χρόνο για ολόκληρη την υπηρεσία και τα έξοδα που θα προσθέσει. Χρειάζεται η νέα αμοιβή να αφήνει χρήματα για τα υπόλοιπα έξοδα της επιχείρησης, χωρίς να στηρίζεται σε ώρες που η ομάδα ήδη χρησιμοποιεί.
Μια αύξηση τιμής χρειάζεται και έλεγχο της ανταπόκρισης των πελατών. Συγκρίνετε τι θα απομένει με διαφορετικό αριθμό αναθέσεων στη νέα τιμή και με τα αντίστοιχα έξοδα. Η διατήρηση του ίδιου όγκου εργασίας είναι παραδοχή προς εξέταση, όχι βεβαιότητα.
Ο υπολογισμός δείχνει τι χρειάζεται, όχι αν μπορεί να επιτευχθεί
Σε ένα υποθετικό μηνιαίο σενάριο, η επιχείρηση χρεώνει 50 ευρώ την ώρα και υπολογίζει πρόσθετο κόστος 19 ευρώ για κάθε ώρα που χρεώνεται. Έχει επίσης 7.200 ευρώ σταθερά έξοδα τον μήνα. Η τιμή και το πρόσθετο κόστος εφαρμόζονται εδώ στις χρεωμένες ώρες, όχι σε κάθε ώρα εργασίας της ομάδας.
| Ώρες που χρεώνονται στους πελάτες | Αποτέλεσμα μετά τα συγκεκριμένα έξοδα |
|---|---|
| 170 ώρες | Λείπουν 1.930 ευρώ για την κάλυψή τους |
| 233 ώρες | Απομένουν μόλις 23 ευρώ |
Ακόμη κι αν η ομάδα έχει καταγράψει 240 ώρες εργασίας στις υπηρεσίες εκείνον τον μήνα, αυτό δεν αποδεικνύει ότι μπορεί να χρεώσει τις ώρες που απαιτεί ο υπολογισμός. Χρειάζονται πραγματικές αναθέσεις, συμφωνία για τη χρέωση και χρόνος για τις αναγκαίες εργασίες χωρίς χωριστή αμοιβή. Αν αλλάξει η οργάνωση ή αυξηθούν οι ώρες εργασίας, πρέπει να εξεταστούν ξανά ο χρόνος και οι δαπάνες.
Πριν από μια πρόσληψη, προσδιορίστε ποιες συγκεκριμένες εργασίες θα αναλάβει ο νέος εργαζόμενος και ποιες αναθέσεις στηρίζουν αυτή την ανάγκη. Υπολογίστε το συνολικό πρόσθετο κόστος της θέσης και συγκρίνετέ το με όσα μπορεί να αφήσει η εργασία που θα εξυπηρετεί. Αν το πρόβλημα βρίσκεται στην τιμή, στις συμφωνίες ή στην οργάνωση, η προσθήκη προσωπικού μπορεί να αυξήσει τα έξοδα χωρίς να αντιμετωπίσει την αιτία.
Το εργαλείο αξιοποίησης δυναμικότητας είναι ένα προαιρετικό βοήθημα για τη σύγκριση διαφορετικών παραδοχών χρόνου, χρέωσης και κόστους.