Κατάστημα λιανικής: λογιστικός έλεγχος επιστροφής και πιστωτικού

Όταν ένα κατάστημα λιανικής επιστρέφει εμπορεύματα στον προμηθευτή, το λογιστήριο χρειάζεται να ελέγξει μαζί την αρχική αγορά, την ποσότητα που έφυγε και το πιστωτικό που παρέλαβε. Το συνολικό υπόλοιπο στην καρτέλα του προμηθευτή δεν αρκεί για να εξηγήσει ποια είδη επέστρεψαν και με ποιο κόστος. Αν μεσολάβησε άλλη αγορά σε διαφορετική τιμή ή πιστώθηκαν λιγότερα τεμάχια, η διαφορά χρειάζεται σύνδεση με τις συγκεκριμένες εγγραφές.

Ο «κωδικός είδους» είναι το αναγνωριστικό με το οποίο παρακολουθείτε το ίδιο προϊόν στην αποθήκη. Ο ίδιος κωδικός, όμως, μπορεί να έχει αγοραστεί περισσότερες φορές και με διαφορετικό κόστος. Γι’ αυτό ο έλεγχος φτάνει μέχρι την αρχική παραλαβή και τη γραμμή του παραστατικού αγοράς, όχι μόνο μέχρι την ονομασία του προϊόντος.

Επιστροφή τριών τεμαχίων από την πρώτη αγορά

Το ακόλουθο παράδειγμα είναι εξ ολοκλήρου υποθετικό. Οι ποσότητες, οι τιμές και τα παραστατικά δεν περιγράφουν πραγματικό κατάστημα ή προμηθευτή. Το κατάστημα αγοράζει δικά του εμπορεύματα για μεταπώληση. Δεν υπάρχει αρχικό απόθεμα, πώληση, μεταφορικό κόστος ή άλλη κίνηση· δεν υπολογίζουμε φόρους, πληρωμές ή κέρδος.

Υποθέτουμε επίσης ότι τα τρία τεμάχια που επιστρέφονται έχουν ταυτοποιηθεί ως τεμάχια της πρώτης παραλαβής και ότι η συγκεκριμένη αντιστροφή συνδέεται με την αρχική εγγραφή κόστους των 20 € ανά τεμάχιο. Αυτή είναι παραδοχή του παραδείγματος, όχι γενικός κανόνας αποτίμησης για κάθε κατάστημα ή πρόγραμμα.

Οι δύο αγορές έφεραν συνολικά 20 τεμάχια με κόστος 450 €. Μετά τη φυσική επιστροφή των τριών μένουν 17 τεμάχια και κόστος 390 € στο συγκεκριμένο υπόδειγμα: 450 − 60 = 390 €. Το αποτέλεσμα στηρίζεται στην ταυτοποιημένη σύνδεση της επιστροφής με την αγορά Α και στην απουσία άλλων κινήσεων.

Αν χρησιμοποιούσαμε τα 25 € της μεταγενέστερης αγοράς για αυτά τα τρία τεμάχια, θα αφαιρούσαμε 75 € αντί για 60 €: διαφορά 15 €. Αυτό δείχνει γιατί χρειάζεται να ελεγχθεί η προέλευση της εγγραφής. Δεν αποδεικνύει ότι κάθε επιστροφή πρέπει πάντοτε να αποτιμάται στα 20 € ούτε επιλέγει μέθοδο αποτίμησης για την επιχείρηση.

Το πιστωτικό καλύπτει δύο από τα τρία τεμάχια

Συνεχίζοντας αποκλειστικά το ίδιο υποθετικό παράδειγμα, το έγγραφο πιστωτικού που στέλνει ο προμηθευτής εμφανίζει μείωση της χρέωσης για δύο τεμάχια της Α: 2 × 20 = 40 €. Η αποστολή επιστροφής, όμως, περιλαμβάνει τρία τεμάχια, με ποσό αναφοράς 60 € βάσει της παραπάνω σύνδεσης.

Το ένα τεμάχιο και τα 20 € μένουν διαφορά προς διερεύνηση. Δεν προκύπτει αυτομάτως ότι ο προμηθευτής οφείλει άλλα 20 €, ότι δημιουργήθηκε ζημία ή έξοδο ή ότι πρέπει να καταχωρηθεί απαίτηση. Χρειάζονται τα πραγματικά παραστατικά, η επιβεβαίωση της επιστροφής και η αιτία της διαφοράς. Μπορεί να υπάρχει άλλη σχετική πίστωση, διαφορετική έκπτωση ή άλλος τεκμηριωμένος όρος· τίποτε από αυτά δεν θεωρείται δεδομένο εδώ.

Η έλλειψη πίστωσης για το τρίτο τεμάχιο δεν το ξαναφέρνει φυσικά στο ράφι: στο παράδειγμα παραμένουν 17 τεμάχια, όχι 18. Αντίστοιχα, όταν ένα μεταγενέστερο πιστωτικό συνδεθεί με ήδη καταγεγραμμένη αποστολή, δεν αντιμετωπίζουμε την ίδια ποσότητα ως δεύτερη φυσική επιστροφή. Πριν από οποιαδήποτε καταχώριση σε πραγματικό πρόγραμμα, ελέγχεται τι έχει ήδη ενημερώσει την αποθήκη και τι την καρτέλα του προμηθευτή.

Ποια στοιχεία χρειάζεται να συνδέσει το λογιστήριο

• Αρχική αγορά: προμηθευτής, παραστατικό, γραμμή, κωδικός είδους, παραλαβή και κόστος της συγκεκριμένης εγγραφής.
• Επιστροφή: ποια τεμάχια έφυγαν, σε ποια αποστολή περιλαμβάνονται και με ποια αρχική παραλαβή συνδέονται.
• Πιστωτικό: ποιες γραμμές και ποσότητες καλύπτει, με ποια ποσά και εκπτώσεις. Ένα πιστωτικό μπορεί να συγκεντρώνει περισσότερες αποστολές· δεν αρκεί να ταιριάζει μόνο το σύνολό του.
• Υπόλοιπο ελέγχου: τι έχει ήδη αντιστοιχιστεί και ποια ποσότητα ή αξία δεν εξηγείται ακόμη. Η ίδια γραμμή επιστροφής δεν χρησιμοποιείται δεύτερη φορά για να κλείσει άλλη διαφορά.

Αυτή η αντιπαραβολή παραστατικών αγοράς, κινήσεων αποθήκης και πιστώσεων συνδέεται με τη λογιστική υποστήριξη για λιανικό και χονδρικό εμπόριο. Το χρήσιμο αποτέλεσμα είναι να εξηγείται η διαφορά, όχι να δημιουργείται μια εγγραφή μόνο για να μηδενιστεί.

Τι τεκμηριώνει η πηγή και ποια είναι τα όριά της

Η επίσημη τεκμηρίωση της Microsoft για τις επιστροφές αγορών στο Business Central περιγράφει πιστωτικά συνδεδεμένα με αρχικά παραστατικά, μερικές επιστροφές, σύνδεση με την αρχική εγγραφή κόστους και συγκέντρωση αποστολών επιστροφής σε ένα πιστωτικό. Αναφέρει επίσης ότι επανυπολογισμός έκπτωσης μπορεί να αλλάξει το ποσό μιας γραμμής. Επομένως, μια διαφορά ποσού χρειάζεται έλεγχο πριν χαρακτηριστεί λάθος.

Πρόκειται για δυνατότητες του συγκεκριμένου προϊόντος. Δεν γνωρίζουμε το πρόγραμμα, τις ρυθμίσεις ή τις πραγματικές εγγραφές του δικού σας καταστήματος. Το υποθετικό υπόδειγμα δεν ορίζει λογιστική εγγραφή, μέθοδο αποτίμησης, φορολογικό χειρισμό ή δικαίωμα επιστροφής χρημάτων.

Για διαφορετικές αποφάσεις γύρω από το ίδιο πωλήσιμο απόθεμα, μπορείτε να δείτε πώς ένα έπιπλο προβολής προμηθευτή δεσμεύει χώρο και εμπόρευμα και πότε συμφέρει να κρατάτε ένα προϊόν για επίδειξη στο κατάστημα. Εδώ ο έλεγχος παραμένει στη σύνδεση αγοράς, επιστροφής και πιστωτικού: ποια τρία τεμάχια έφυγαν, ποια δύο πιστώθηκαν και γιατί το ένα τεμάχιο με ποσό αναφοράς 20 € δεν έχει ακόμη αντιστοιχιστεί.