Αν το διαφημιστικό σας γραφείο διαχειρίζεται διαφημίσεις πελατών στο Google Ads και ελέγχει τα αντίστοιχα τιμολόγια προμηθευτή, η συνολική οφειλή στην οθόνη δεν εξηγεί από μόνη της κάθε διαφορά με την τράπεζα. Το λογιστήριο χρειάζεται να συνδέσει κάθε τιμολόγιο με τα συγκεκριμένα πιστωτικά και τις πληρωμές που έχουν πράγματι χρησιμοποιηθεί για την κάλυψή του. Τα ποσά που παραμένουν χωρίς αντιστοίχιση κρατιούνται χωριστά, μαζί με το τεκμήριο που λείπει.
Πρώτα ο σωστός λογαριασμός και τα πραγματικά πρόσωπα της χρέωσης
Ο έλεγχος εδώ αφορά τη διαδικασία με τιμολόγια που περιγράφει η Google για λογαριασμό διαχείρισης Google Ads. Δεν είναι δεδομένο ότι κάθε διαφημιστικό γραφείο χρησιμοποιεί αυτή τη διαδικασία. Πριν εφαρμοστεί το φύλλο ελέγχου, πρέπει να έχει εξακριβωθεί από τα πραγματικά έγγραφα ποιος αναγράφεται ως παραλήπτης του τιμολογίου, ποιος πληρώνει και ποια ρύθμιση χρέωσης αφορά η υπόθεση. Η πρόσβαση του γραφείου στη διαχείριση διαφημίσεων δεν αρκεί για αυτές τις απαντήσεις.
Συγκεντρώνετε τα έγγραφα για τον ίδιο λογαριασμό, το ίδιο προφίλ πληρωμών —τα στοιχεία με τα οποία οργανώνεται η χρέωση— και το αντίστοιχο νόμισμα. Καταγράφετε τον μήνα υπηρεσίας και τον μήνα έκδοσης όπως εμφανίζονται, χωρίς να τους θεωρείτε αυτόματα ίδιους. Η πληρότητα των διαθέσιμων στοιχείων εξαρτάται επίσης από τα δικαιώματα πρόσβασης.
Γιατί η συνολική οφειλή δεν αρκεί
Στην επίσημη περιγραφή της επισκόπησης τιμολογίων Google Ads, η ένδειξη «Total amount due», δηλαδή συνολικό οφειλόμενο ποσό, συνοψίζει τα ανοιχτά τιμολόγια και χρεωστικά σημειώματα. Τα ανοιχτά πιστωτικά εμφανίζονται χωριστά. Επομένως, για να εξηγηθεί η διαφορά χρειάζονται τα επιμέρους έγγραφα και η σύνδεσή τους, όχι μόνο το συνολικό ποσό.
Η ένδειξη «Unapplied credits», δηλαδή πιστώσεις που δεν έχουν ακόμη χρησιμοποιηθεί, περιλαμβάνει υπόλοιπα πιστωτικών σημειωμάτων. Η Google αναφέρει ότι στο πιστωτικό υπόλοιπο αντανακλώνται και ποσά που έχουν απομείνει από προηγούμενες πληρωμές χωρίς αντιστοίχιση. Αυτά είναι διαφορετικά τεκμήρια: άλλο το πιστωτικό έγγραφο και άλλο τα χρήματα προηγούμενης πληρωμής που δεν έχουν ακόμη συνδεθεί με οφειλή.
Ένα πιστωτικό μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να μειώσει το υπόλοιπο τιμολογίου. Η ύπαρξή του όμως δεν αποδεικνύει ότι έχει ήδη εφαρμοστεί σε συγκεκριμένο τιμολόγιο. Η ίδια η τεκμηρίωση ζητά αριθμό πιστωτικού και αριθμό τιμολογίου όταν υποβάλλεται σχετικό αίτημα. Για τον λογιστικό έλεγχο κρατάτε χωριστά το έγγραφο, την επιβεβαιωμένη εφαρμογή του και ό,τι ακόμη εκκρεμεί.
Ένα φύλλο ελέγχου ανά τιμολόγιο
Το λογιστήριο μπορεί να οργανώσει το δικό του φύλλο εργασίας ως εξής. Πρόκειται για διάταξη ελέγχου των εγγράφων που διαθέτει, όχι για περιγραφή έτοιμης εξαγωγής της Google ή της τράπεζας.
| Στοιχείο ελέγχου | Τι συνδέετε | Τι μένει ανοιχτό αν λείπει τεκμήριο |
|---|---|---|
| Τιμολόγιο και τυχόν χρεωστικό | Το πραγματικό έγγραφο και τον αριθμό του, τη ρύθμιση χρέωσης, το νόμισμα και την περίοδο που αναγράφεται. | Η σύνθεση της οφειλής όταν υπάρχει μόνο συνολική ένδειξη. |
| Πιστωτικό σημείωμα | Τον αριθμό και το ποσό του με το συγκεκριμένο τιμολόγιο στο οποίο αποδεικνύεται ότι εφαρμόστηκε. | Το μέρος που δεν έχει εφαρμοστεί ή του οποίου η εφαρμογή δεν επιβεβαιώνεται. |
| Προηγούμενη πληρωμή με υπόλοιπο | Το πραγματικό στοιχείο πληρωμής και την επιβεβαιωμένη αντιστοίχισή του, χωριστά από τα πιστωτικά έγγραφα. | Τα χρήματα που εμφανίζονται διαθέσιμα αλλά δεν εξηγούν ακόμη εξόφληση συγκεκριμένου τιμολογίου. |
| Κίνηση τράπεζας | Το ανεξάρτητο τραπεζικό τεκμήριο, με ημερομηνία, νόμισμα και διαθέσιμη αναφορά, προς τα αντίστοιχα στοιχεία πληρωμής του προμηθευτή. | Η σύνδεση όταν δεν τεκμηριώνεται ποια οφειλή καλύπτει η κίνηση. |
Μην θεωρείτε ότι μία τραπεζική χρέωση αντιστοιχεί υποχρεωτικά σε ένα τιμολόγιο. Επίσης, μην μετράτε το ίδιο υπόλοιπο πληρωμής δεύτερη φορά ως πιστωτικό έγγραφο. Όπου λείπει η σύνδεση, σημειώνετε ποιο παραστατικό ή ποια επιβεβαίωση χρειάζεται. Δεν δημιουργείτε μια εγγραφή μόνο και μόνο για να κλείσει αριθμητικά η διαφορά.
Αν η χρέωση μεταφέρθηκε στο γραφείο, εξετάστε και το παλιό ιστορικό
Η Google προειδοποιεί ότι μετά από αλλαγή ρύθμισης χρέωσης ή μεταφορά της χρέωσης σε διαφημιστικό γραφείο μπορεί να μην εμφανίζονται τα ιστορικά έγγραφα στην τρέχουσα επισκόπηση. Περιγράφει χωριστή πρόσβαση στα έγγραφα προηγούμενων ρυθμίσεων χρέωσης και παραπέμπει στο κέντρο πληρωμών Google για ιστορικά στοιχεία πληρωμών.
Στο φύλλο εργασίας, λοιπόν, διαχωρίζετε την παλιά από τη νέα ρύθμιση και ζητάτε τα αντίστοιχα έγγραφα. Η απουσία παλιού τιμολογίου από τη σημερινή οθόνη δεν αποδεικνύει ούτε ότι εξοφλήθηκε ούτε ότι δεν εκδόθηκε. Αν δεν υπάρχει το ιστορικό ή η κατάλληλη πρόσβαση, αυτή η έλλειψη παραμένει συγκεκριμένη εκκρεμότητα του ελέγχου.
Τι πρέπει να παραδώσει ο έλεγχος στο λογιστήριο
Το χρήσιμο αποτέλεσμα είναι ένας τεκμηριωμένος κατάλογος: ποια τιμολόγια καλύπτονται από ποιες επιβεβαιωμένες πληρωμές ή εφαρμογές πιστωτικών, ποια υπόλοιπα παραμένουν χωρίς αντιστοίχιση και ποια παλιά έγγραφα λείπουν. Η ένδειξη πιστωτικού υπολοίπου δεν αποδεικνύει επιστροφή χρημάτων στην τράπεζα, έσοδο ή ήδη πραγματοποιημένη μείωση συγκεκριμένης οφειλής. Η φορολογική αντιμετώπιση και οι λογιστικές εγγραφές δεν προκύπτουν από την ονομασία μιας ένδειξης της πλατφόρμας.
Αυτός ο έλεγχος προμηθευτή είναι διαφορετικός από τον προηγούμενο έλεγχο του μηνιαίου ποσού που έχει συμφωνηθεί με τον πελάτη για το Google Ads ή από τον υπολογισμό της αμοιβής διαφημιστικού γραφείου με ποσοστό στις πωλήσεις. Για το ευρύτερο πλαίσιο παραστατικών και λογιστικής παρακολούθησης του κλάδου, υπάρχει η σελίδα λογιστική υποστήριξη επιχειρήσεων τεχνολογίας και πληροφορικής.
Υπολογίστε το στην πράξη
Δείτε τα διαθέσιμα εργαλεία και επιλέξτε όποιο ταιριάζει στην περίπτωσή σας.