Η ένδειξη «Refunded» σε μια παραγγελία WooCommerce δεν αρκεί πάντα για να κλείσει το λογιστήριο ενός ηλεκτρονικού καταστήματος την επιστροφή χρημάτων. Αν η επιστροφή καταχωρίστηκε χειροκίνητα, χρειάζεται να ελεγχθεί χωριστά αν και πώς τα χρήματα γύρισαν στον πελάτη. Το πρώτο βήμα είναι να συνδεθεί η συγκεκριμένη καταχώριση με το αποδεικτικό της αντίστοιχης πληρωμής ή να σημειωθεί ότι το αποδεικτικό αναζητείται.
Αυτό δεν σημαίνει ότι κάθε παραγγελία με ένδειξη «Refunded» είναι απλήρωτη. Σημαίνει ότι η ένδειξη της πλατφόρμας και το αποδεικτικό της κίνησης απαντούν σε διαφορετικά ερωτήματα. Η ίδια η τεκμηρίωση του WooCommerce για τις καταστάσεις παραγγελιών αναφέρει ότι, όταν χρησιμοποιείται η επιλογή Manual Refund, μια παραγγελία μπορεί να φτάσει στην κατάσταση «Refunded» χωρίς να έχουν επιστραφεί τα χρήματα στον πελάτη.
Τι ελέγχει πρώτα το λογιστήριο
Ξεκινήστε από τη συγκεκριμένη παραγγελία και όχι από ένα συνολικό ποσό επιστροφών του μήνα. Εντοπίστε την αρχική συναλλαγή, την καταχώριση της επιστροφής στο κατάστημα και όσα στοιχεία είναι διαθέσιμα για το ποσό και τον τρόπο με τον οποίο προβλεπόταν να επιστραφεί. Ο διαχειριστής του e-shop μπορεί να διευκρινίσει πώς έγινε η καταχώριση και ποιος ανέλαβε την πληρωμή, χωρίς αυτό να αντικαθιστά το σχετικό αποδεικτικό.
Στη συνέχεια αναζητήστε το στοιχείο από τον πάροχο πληρωμών ή την τράπεζα που αφορά την ίδια επιστροφή. Η μορφή και οι λεπτομέρειες του στοιχείου εξαρτώνται από τον τρόπο πληρωμής και τα πραγματικά αρχεία του καταστήματος. Ελέγξτε αν το ποσό και οι διαθέσιμες αναφορές συνδέονται με την παραγγελία και τη συγκεκριμένη καταχώριση, ιδίως όταν υπάρχουν περισσότερες από μία κινήσεις για τον ίδιο πελάτη.
Ένα απλό αρχείο ελέγχου ανά παραγγελία
Το λογιστήριο μπορεί να κρατά ένα φύλλο ελέγχου για τις περιπτώσεις που χρειάζονται συμφωνία. Οι παρακάτω πληροφορίες είναι πεδία εργασίας του λογιστηρίου, όχι υπόσχεση ότι εξάγονται όλες με αυτή τη μορφή από το WooCommerce:
| Στοιχείο ελέγχου | Τι αναζητούμε |
|---|---|
| Παραγγελία και αρχική πληρωμή | Ποια συναλλαγή αφορά η επιστροφή και ποια στοιχεία είναι διαθέσιμα για την αρχική πληρωμή. |
| Καταχώριση επιστροφής | Τι έχει σημειωθεί στο κατάστημα και αν η επιστροφή καταχωρίστηκε χειροκίνητα. |
| Τεκμήριο πληρωμής | Το σχετικό στοιχείο από πάροχο ή τράπεζα που μπορεί να αντιστοιχιστεί στην επιστροφή. |
| Αποτέλεσμα ελέγχου | «Αντιστοιχίστηκε» όταν υπάρχουν επαρκή στοιχεία ή «προς εξακρίβωση» όταν λείπουν ή δεν συμφωνούν. |
| Εκκρεμής ενέργεια | Ποιος θα αναζητήσει τη διευκρίνιση και ποιο στοιχείο χρειάζεται για να κλείσει ο έλεγχος. |
Το φύλλο αυτό βοηθά να μη χαθεί μια εκκρεμότητα ανάμεσα στο κατάστημα, στον πάροχο και στο λογιστήριο. Δεν αποδεικνύει μόνο του ότι έγινε πληρωμή: το συμπέρασμα στηρίζεται στα στοιχεία που έχουν αντιστοιχιστεί.
Όταν λείπει το αποδεικτικό
Αν η πλατφόρμα γράφει «Refunded» αλλά το λογιστήριο δεν βρίσκει την αντίστοιχη κίνηση, η σωστή κατάσταση για τον έλεγχο είναι «προς εξακρίβωση». Το αποδεικτικό μπορεί να μην έχει διαβιβαστεί, να βρίσκεται σε άλλο αρχείο ή να χρειάζεται διευκρίνιση από τον πάροχο. Δεν μπορούμε να συμπεράνουμε μόνο από την έλλειψή του ότι ο πελάτης δεν πληρώθηκε.
Ζητήστε από τον υπεύθυνο του καταστήματος να ελέγξει την ενέργεια που έγινε και να προσκομίσει το σχετικό στοιχείο ή να επιβεβαιώσει με τον πάροχο την κατάσταση της συναλλαγής. Πριν δοθεί εντολή για νέα επιστροφή, πρέπει να εξακριβωθεί τι έχει ήδη συμβεί, ώστε να αποφευχθεί διπλή πληρωμή. Αν υπάρχουν αποκλίσεις σε ποσό ή στοιχεία αναφοράς, παραμένουν ανοιχτές μέχρι να διευκρινιστούν.
Πότε κλείνει ο έλεγχος
Η υπόθεση μπορεί να σημειωθεί ως αντιστοιχισμένη όταν η καταχώριση της παραγγελίας και το διαθέσιμο αποδεικτικό συνδέονται με την ίδια επιστροφή και οι τυχόν διαφορές έχουν εξηγηθεί. Κρατήστε μαζί την αναφορά της παραγγελίας, την καταχώριση και το τεκμήριο, ώστε η συμφωνία να μπορεί να επανελεγχθεί. Ο χειρισμός των σχετικών παραστατικών και η λογιστική τους αντιμετώπιση εξετάζονται με βάση τα πραγματικά στοιχεία κάθε περίπτωσης.
Αν διαχειρίζεστε ηλεκτρονικό κατάστημα και οι επιστροφές της πλατφόρμας δεν συμφωνούν εύκολα με τις κινήσεις πληρωμών, στείλτε το ερώτημά σας στο λογιστικό γραφείο, μαζί με τα διαθέσιμα στοιχεία της παραγγελίας και της επιστροφής.
Υπολογίστε το στην πράξη
Δείτε τα διαθέσιμα εργαλεία και επιλέξτε όποιο ταιριάζει στην περίπτωσή σας.