Γραφίστας: αγορά άδειας λογισμικού και ετήσια υποστήριξη

Ένα γραφιστικό γραφείο πληρώνει τον προμηθευτή του λογισμικού για δύο πράγματα: την άδεια χρήσης ενός έτοιμου σχεδιαστικού προγράμματος και έναν χρόνο υποστήριξης. Η πληρωμή γίνεται μαζί. Αυτό δεν σημαίνει ότι όλο το ποσό γίνεται πάγιο, ούτε ότι επιβαρύνει ολόκληρο τα έξοδα της ίδιας χρήσης.

Για να γίνει σωστή καταχώριση, το λογιστήριο χρειάζεται να ξεχωρίσει το δικαίωμα που απέκτησε το γραφείο από την υπηρεσία που θα λαμβάνει στη συνέχεια. Η περιγραφή «λογισμικό και υποστήριξη» στο παραστατικό είναι η αρχή του ελέγχου, όχι η τελική απάντηση.

Τι ακριβώς αποκτήθηκε με την αγορά

Ας πάρουμε ένα ελληνικό γραφιστικό γραφείο που εφαρμόζει τα Ελληνικά Λογιστικά Πρότυπα. Στο υποθετικό παράδειγμα έχουν ελεγχθεί το εφαρμοζόμενο πλαίσιο και οι προϋποθέσεις αναγνώρισης της συγκεκριμένης άδειας ως άυλου παγίου. Πρόκειται για διακριτό συμβατικό δικαίωμα που ελέγχει η επιχείρηση και από το οποίο αναμένει μελλοντικά οικονομικά οφέλη. Δεν αρκεί να υπάρχει η λέξη «άδεια» στο τιμολόγιο.

Το δικαίωμα χρήσης του έτοιμου προγράμματος έχει συμφωνημένη τιμή 4.000 €. Η ετήσια υποστήριξη είναι διαφορετική, χωριστά συμφωνημένη υπηρεσία, με τιμή 1.200 €. Η άδεια λειτουργεί ανεξάρτητα από την υποστήριξη, η οποία αφορά συνεχή κάλυψη μετά την ετοιμότητα του προγράμματος. Δεν περιλαμβάνει εργασίες που απαιτούνταν για να τεθεί το πρόγραμμα σε λειτουργία, νέα άδεια ή αναβάθμιση που χρειάζεται διαφορετική αξιολόγηση.

Εδώ δεν μοιράζουμε αυθαίρετα την τιμή ενός αδιαχώριστου πακέτου. Έχουμε ήδη τεκμηριώσει τη φύση των δύο παροχών και τις χωριστές τιμές τους από τη συμφωνία με τον προμηθευτή. Αν τα πραγματικά έγγραφα δεν επιτρέπουν αυτόν τον διαχωρισμό, τα παρακάτω ποσά δεν μπορούν να χρησιμοποιηθούν ως έτοιμη λύση.

Το Παράρτημα Α του ν. 4308/2014 ορίζει το άυλο περιουσιακό στοιχείο ως εξατομικεύσιμο, μη χρηματικό στοιχείο χωρίς υλική υπόσταση. Η εξατομίκευση μπορεί να προκύπτει και από συμβατικά ή άλλα νόμιμα δικαιώματα. Ο λογιστικός έλεγχος εξετάζει αυτά τα δεδομένα· δεν υποκαθιστά τη διευκρίνιση των πραγματικών όρων της άδειας από τους αρμόδιους επαγγελματίες.

Πληρωμή 5.200 € την 1η Οκτωβρίου

Το γραφείο εξοφλεί και τα δύο ποσά την 1η Οκτωβρίου: 4.000 € για την άδεια και 1.200 € για την υποστήριξη, συνολικά 5.200 €. Το πρόγραμμα είναι ήδη έτοιμο για την προβλεπόμενη χρήση εκείνη την ημέρα. Η υποστήριξη καλύπτει δώδεκα πλήρεις μήνες, από την 1η Οκτωβρίου μέχρι την 30ή Σεπτεμβρίου της επόμενης χρονιάς.

Στο κλείσιμο της 31ης Δεκεμβρίου έχει επιβεβαιωθεί ότι η υπηρεσία παρασχέθηκε ομοιόμορφα κατά τον Οκτώβριο, τον Νοέμβριο και τον Δεκέμβριο. Για τους επόμενους εννέα μήνες παραμένει πληρωμένο, αξιοποιήσιμο δικαίωμα υποστήριξης υπό τον έλεγχο του γραφείου. Στο παράδειγμα δεν υπάρχει λήξη αυτού του δικαιώματος ή ζημία απομείωσης. Όλα τα ποσά και οι όροι είναι υποθετικά δεδομένα, όχι τιμές συγκεκριμένου προμηθευτή.

Η άδεια αναγνωρίζεται αρχικά με κόστος 4.000 €. Η χωριστή, μεταγενέστερη υπηρεσία υποστήριξης δεν προστίθεται αυτόματα σε αυτό το κόστος επειδή αγοράστηκε από τον ίδιο προμηθευτή ή πληρώθηκε την ίδια ημέρα.

Για την υποστήριξη, το κόστος της υπηρεσίας που αφορά τη χρήση είναι 1.200 × 3/12 = 300 €. Τα υπόλοιπα 1.200 × 9/12 = 900 € αφορούν την τεκμηριωμένη μελλοντική κάλυψη. Η συμφωνία του πληρωμένου ποσού είναι 300 + 900 = 1.200 €.

Τα 4.000 € δεν είναι αυτομάτως η αξία της άδειας στο κλείσιμο

Το άρθρο 18 προβλέπει αρχική αναγνώριση των άυλων παγίων στο κόστος κτήσης και μεταγενέστερη επιμέτρηση στο αποσβέσιμο κόστος. Στο εφαρμοζόμενο πλαίσιο του παραδείγματος, η απόσβεση στοιχείου με περιορισμένη ωφέλιμη ζωή αρχίζει όταν είναι έτοιμο για την προβλεπόμενη χρήση. Η πραγματική ωφέλιμη ζωή, η μέθοδος και τυχόν απομείωση χρειάζονται τη δική τους τεκμηρίωση.

Επομένως, ο πίνακας δεν δίνει τη λογιστική αξία της άδειας στις 31 Δεκεμβρίου. Ούτε τα 300 € υποστήριξης είναι κατ’ ανάγκη ολόκληρη η επιβάρυνση της χρήσης από αυτή την αγορά: υπάρχει και η χωριστή εξέταση των αποσβέσεων. Δεν επιλέγουμε εδώ διάρκεια, συντελεστή ή ποσό απόσβεσης και δεν υπολογίζουμε φορολογική έκπτωση.

Το άρθρο 21 αντιμετωπίζει τις προκαταβολές δαπανών με βάση τα καταβαλλόμενα ποσά, αφαιρώντας στη συνέχεια τα χρησιμοποιημένα ποσά βάσει του δουλευμένου και τυχόν ζημίες απομείωσης. Γι’ αυτό τα 900 € χρειάζονται πραγματική πληρωμή και διατηρούμενο δικαίωμα μελλοντικής υπηρεσίας. Η ύπαρξη ετήσιας τιμής ή η έκδοση ενός τιμολογίου δεν αποδεικνύουν από μόνες τους αυτές τις προϋποθέσεις.

Ούτε η κατανομή 3/12 εφαρμόζεται σε κάθε αγορά υπηρεσιών. Εδώ στηρίζεται στη συγκεκριμένη ομοιόμορφη ετήσια κάλυψη. Στο διαφορετικό παράδειγμα προπληρωμένης χρήσης υπηρεσιών AI, η μείωση του υπολοίπου συνδέεται με την τεκμηριωμένη κατανάλωση. Οι όροι και η πραγματική παροχή καθορίζουν ποιο κόστος αφορά την περίοδο.

Τι χρειάζεται να συμφωνεί στον φάκελο του γραφίστα

Η συμφωνία και το παραστατικό αγοράς πρέπει να επιτρέπουν να αναγνωριστεί ποιο δικαίωμα αποκτήθηκε, ποιος το ελέγχει, πότε ήταν έτοιμο για χρήση και ποιο ποσό αφορά την άδεια. Για την υποστήριξη χρειάζονται η χωριστή συμφωνημένη τιμή, η περίοδος κάλυψης, η πληρωμή και τα στοιχεία που στηρίζουν ότι η υπηρεσία πράγματι παρασχέθηκε και ότι η μελλοντική κάλυψη παραμένει αξιοποιήσιμη.

Με αυτά τα στοιχεία ο λογιστής μπορεί να συνδέσει την πληρωμή των 5.200 € με το αρχικό κόστος της άδειας και με την κίνηση της προπληρωμένης υπηρεσίας. Η καταχώριση αποσβέσεων παρακολουθείται χωριστά. Αν υπάρχει μόνο ένα συνολικό ποσό ή ασαφής περιγραφή «συνδρομή», χρειάζεται πρώτα να διευκρινιστεί τι αγοράστηκε, αντί να επιλεγεί όλο πάγιο ή όλο έξοδο.

Οι αναφορές στα άρθρα 17, 18 και 21 και στους ορισμούς βασίζονται στο πλήρες αρχικό ΦΕΚ Α΄ 251/24.11.2014 του ν. 4308/2014, όπως διατίθεται από την ΑΑΔΕ και φιλοξενείται εδώ. Είναι το αρχικό κείμενο του 2014, όχι σημερινή κωδικοποίηση. Η ανάλυση αφορά τον συγκεκριμένο λογιστικό διαχωρισμό, χωρίς να καθορίζει ΦΠΑ, φορολογικές αποσβέσεις, έκδοση παραστατικών ή καταχωρίσεις myDATA.