Η εταιρεία πλήρωσε 1.000 ευρώ στον πάροχο τεχνητής νοημοσύνης, αλλά μέχρι το κλείσιμο της χρήσης έχει χρησιμοποιήσει υπηρεσίες αξίας 300 ευρώ. Τι γίνεται με τα υπόλοιπα 700; Η τραπεζική πληρωμή αποδεικνύει ότι έφυγαν χρήματα. Δεν αποδεικνύει ότι καταναλώθηκε όλη η υπηρεσία ούτε ότι ολόκληρο το ποσό αποτελεί έξοδο της περιόδου.
Για μια εταιρεία που αναπτύσσει εφαρμογές AI, αυτή η διαφορά χρειάζεται προσοχή στο κλείσιμο. Άλλο η προπληρωμή, άλλο η επεξεργασία που χρησιμοποιήθηκε στις υπηρεσίες της και άλλο το δικαίωμα χρήσης που παραμένει για αργότερα. Η συμφωνία αυτών των ποσών βοηθά το λογιστήριο να αποτυπώσει την πραγματική κατάσταση, αντί να μεταφέρει αυτούσια την κίνηση της κάρτας στα έξοδα.
Τι ακριβώς έχει αγοράσει η εταιρεία;
Το API είναι ο τρόπος με τον οποίο η εφαρμογή σας στέλνει αιτήματα στο μοντέλο ενός παρόχου. Στην περίπτωση που εξετάζουμε, η εταιρεία προπληρώνει υπηρεσίες επεξεργασίας και το κόστος της πραγματικής χρήσης αφαιρείται από το αγορασμένο υπόλοιπο. Χρησιμοποιεί αυτή την επεξεργασία για να παρέχει τις δικές της υπηρεσίες σε πελάτες, όχι για να μεταπωλεί πιστώσεις του παρόχου.
Πριν αντιμετωπιστεί το ποσό ως προκαταβολή υπηρεσιών, ελέγχονται η σύμβαση και τα παραστατικά. Η λέξη «credits» σε μια οθόνη δεν αρκεί: ένα δωρεάν προωθητικό υπόλοιπο δεν είναι ποσό που πλήρωσε η εταιρεία. Αντίστοιχα, ένα επιστρεπτέο χρηματικό υπόλοιπο ή η αγορά άδειας λογισμικού χρειάζονται τον δικό τους χειρισμό. Εδώ μιλάμε για πληρωμένο δικαίωμα μελλοντικής επεξεργασίας.
Ο λογιστικός κανόνας για την προπληρωμή
Το άρθρο 21 του ν. 4308/2014 προβλέπει αρχική αναγνώριση των προκαταβολών στο κόστος κτήσης, δηλαδή στα καταβαλλόμενα ποσά. Στη συνέχεια, από αυτό το κόστος αφαιρούνται τα χρησιμοποιημένα ποσά, με βάση την αρχή του δουλευμένου, και τυχόν ζημίες απομείωσης. Η αρχή του δουλευμένου συνδέει τη λογιστική αποτύπωση με το πότε προκύπτει το οικονομικό γεγονός, όχι απλώς με την ημέρα της πληρωμής.
Η πηγή που χρησιμοποιούμε είναι το αρχικό ΦΕΚ Α΄ 251 της 24ης Νοεμβρίου 2014, όπως διατίθεται από την ΑΑΔΕ, με τον παραπάνω κανόνα και τις σχετικές αρχές των Ελληνικών Λογιστικών Προτύπων. Δεν πρόκειται για σημερινή κωδικοποίηση του νόμου. Για το πραγματικό κλείσιμο, ο λογιστής ελέγχει το εφαρμοζόμενο πλαίσιο και τη λογιστική πολιτική της εταιρείας μαζί με τους ισχύοντες όρους της συγκεκριμένης αγοράς.
Πληρωμή 1.000 ευρώ, χρήση 300 ευρώ
Ας πάρουμε μια ελληνική ΙΚΕ που συντάσσει τις χρηματοοικονομικές καταστάσεις της με τα Ελληνικά Λογιστικά Πρότυπα. Στο υποθετικό παράδειγμα έχει επιβεβαιωθεί ότι η αγορά είναι προκαταβολή για υπηρεσίες επεξεργασίας. Από τα 1.000 ευρώ, έχουν χρησιμοποιηθεί 300 για υπηρεσίες που η ίδια έχει ήδη παραδώσει στους πελάτες της. Δεν εξετάζουμε κόστος ανάπτυξης λογισμικού ή έργο που παραμένει σε εξέλιξη.
Για τα υπόλοιπα 700 έχει επίσης επιβεβαιωθεί ότι η εταιρεία εξακολουθεί να ελέγχει το δικαίωμα χρήσης, μπορεί να το αξιοποιήσει σε μελλοντική επεξεργασία και αναμένει το σχετικό οικονομικό όφελος. Το υπόλοιπο δεν έχει λήξει και, για το παράδειγμα, δεν υπάρχει ζημία απομείωσης. Τα ποσά είναι υποθετικά, σε ευρώ, χωρίς υπολογισμό ΦΠΑ ή συναλλάγματος.
| Ποσό | Τι αντιπροσωπεύει | Πώς διαβάζεται στο παράδειγμα |
|---|---|---|
| 1.000 ευρώ | Αρχική προπληρωμή | Το συνολικό κόστος του δικαιώματος υπηρεσιών που αγοράστηκε. |
| 300 ευρώ | Πραγματική χρήση για ήδη παρασχεμένες υπηρεσίες | Το χρησιμοποιημένο κόστος που αφορά την περίοδο. |
| 700 ευρώ | Τεκμηριωμένο δικαίωμα μελλοντικής επεξεργασίας | Το υπόλοιπο της προπληρωμής, αφού αφαιρεθεί η χρήση και με δεδομένη μηδενική απομείωση. |
Η συμφωνία είναι 1.000 − 300 − 0 = 700 ευρώ. Δεν χρεώνουμε ξανά την τράπεζα όταν καταναλώνεται η ήδη αγορασμένη επεξεργασία. Επίσης, τα 700 δεν είναι διαθέσιμα μετρητά ούτε τεκμηριωμένη απαίτηση επιστροφής χρημάτων. Είναι το συγκεκριμένο δικαίωμα υπηρεσιών που απομένει, με τις προϋποθέσεις του παραδείγματος.
Το αποτέλεσμα αυτό δεν υπολογίζει το συνολικό κέρδος της εταιρείας και δεν αποδεικνύει φορολογική έκπτωση των 300 ευρώ. Ο ΦΠΑ, τυχόν συνάλλαγμα και η φορολογική αντιμετώπιση εξετάζονται χωριστά.
Τι χρειάζεται το λογιστήριο στο κλείσιμο
Η συμφωνία ξεκινά από την ίδια εταιρεία, τον ίδιο λογαριασμό του παρόχου και την ίδια ημερομηνία αναφοράς. Συγκεντρώστε το έγγραφο της αγοράς, την πληρωμή, τους όρους χρήσης του υπολοίπου και τα στοιχεία του παρόχου που τεκμηριώνουν την κατανάλωση μέχρι εκείνη την ημερομηνία. Οι εσωτερικές καταγραφές της εφαρμογής βοηθούν στον έλεγχο, αλλά χρειάζεται να συμφωνούν με τη χρέωση.
Δεν μετατρέπουμε αυθαίρετα έναν αριθμό αιτημάτων ή μονάδων κειμένου σε κόστος. Ούτε θεωρούμε ότι η ένδειξη υπολοίπου είναι πλήρης λογιστική εικόνα. Αν δεν τεκμηριώνεται η χρήση ή το δικαίωμα μελλοντικής υπηρεσίας, ζητούνται τα στοιχεία που λείπουν. Δεν περνάμε όλη την πληρωμή στα έξοδα για να κλείσει η διαφορά και δεν κρατάμε ανεξέταστα ένα υπόλοιπο ως περιουσιακό στοιχείο.
Ελέγξτε ακόμη αν οι όροι λήξης, μια διαφωνία με τον πάροχο ή άλλες συνθήκες περιορίζουν την αξιοποίηση του υπολοίπου. Η απλή εμφάνισή του στην οθόνη δεν αποδεικνύει ότι διατηρεί όλη την αξία του. Αν υπάρχουν τέτοια ζητήματα, χρειάζεται εκτίμηση της πιθανής απώλειας αξίας, όχι αυτόματη διαγραφή ή αυθαίρετο ποσό απομείωσης.
Ένα φύλλο συμφωνίας αγοράς, χρήσης και υπολοίπου είναι πρακτικό βοήθημα του γραφείου, όχι νέο υποχρεωτικό έντυπο της ΑΑΔΕ. Η απόφαση πόσα να προπληρώσετε στον πάροχο παραμένει διαφορετική από τον παραπάνω λογιστικό έλεγχο. Για τη συμφωνία των στοιχείων της δικής σας εταιρείας, μπορείτε να επικοινωνήσετε με το λογιστικό μας γραφείο.
Υπολογίστε το στην πράξη
Δείτε τα διαθέσιμα εργαλεία και επιλέξτε όποιο ταιριάζει στην περίπτωσή σας.