Μεσιτική προμήθεια: πότε εκδίδεται το παραστατικό αν ο πελάτης πληρώνει αργότερα;

Η μεσιτική δουλειά ολοκληρώθηκε τον Δεκέμβριο, αλλά ο πελάτης θα πληρώσει τον Φεβρουάριο. Μπορεί το γραφείο να περιμένει μέχρι τότε για να εκδώσει το παραστατικό της προμήθειας; Για να δοθεί σωστή απάντηση, χρειάζονται δύο στοιχεία πριν από την ημερομηνία της πληρωμής: πότε ολοκληρώθηκε πράγματι η υπηρεσία και ποιος είναι ο πελάτης που την έλαβε.

Η διάκριση έχει πρακτική σημασία στο τέλος του έτους. Για μια συνηθισμένη, ολοκληρωμένη υπηρεσία προς επιχείρηση, ο χρόνος έκδοσης τιμολογίου διαφέρει από τον χρόνο έκδοσης απόδειξης προς ιδιώτη. Η συμφωνία «θα με πληρώσεις αργότερα» δεν αρκεί για να μεταφέρει την έκδοση στην ημέρα της εξόφλησης.

Πρώτα η ανάθεση και ο πελάτης, μετά το ημερολόγιο

Σε ένα μεσιτικό γραφείο η ημερομηνία ολοκλήρωσης χρειάζεται να στηρίζεται στα πραγματικά στοιχεία της ανάθεσης. Το μεσιτικό συμφωνητικό, η εξέλιξη της συναλλαγής και όσα έχουν συμφωνηθεί για την αμοιβή πρέπει να διαβαστούν μαζί. Μια ένδειξη «έκλεισε» στο πρόγραμμα του γραφείου ή μια τραπεζική πίστωση δεν δίνουν από μόνες τους την απάντηση.

Ο λογιστής δεν μπορεί να θεωρήσει ότι κάθε υπογραφή συμβολαίου δημιουργεί αυτομάτως, με τον ίδιο τρόπο, δικαίωμα μεσιτικής αμοιβής. Αν αυτό αμφισβητείται ή οι όροι της ανάθεσης δεν είναι σαφείς, προηγείται η κατάλληλη νομική και συμβατική εξέταση. Ο προγραμματισμός του παραστατικού ξεκινά αφού έχει ξεκαθαριστεί ποια υπηρεσία ολοκληρώθηκε, πότε και για ποιον.

Χρειάζεται επίσης να γνωρίζουμε τον πραγματικό λήπτη της υπηρεσίας. Άλλο μια εταιρεία που ανέθεσε τη μεσιτεία για τη δραστηριότητά της και άλλο ένας ιδιώτης καταναλωτής. Δεν αλλάζει αυτή η ιδιότητα επειδή το έμβασμα έγινε από διαφορετικό λογαριασμό ή επειδή κάποιος πρότεινε να χρησιμοποιηθεί ένα άλλο ΑΦΜ.

Τιμολόγιο προς επιχείρηση και απόδειξη προς ιδιώτη

Στον χρηστικό οδηγό της για τα παραστατικά πωλήσεων, η ΑΑΔΕ αναφέρει ότι, στην παροχή υπηρεσιών, το τιμολόγιο εκδίδεται το αργότερο έως τη 15η ημέρα του επόμενου μήνα από την ολοκλήρωση της υπηρεσίας. Για το στοιχείο λιανικής μιας συνήθους παροχής υπηρεσιών, αναφέρει έκδοση με την ολοκλήρωσή της.

Η προθεσμία της 15ης ημέρας αφορά τον συγκεκριμένο κανόνα του τιμολογίου. Δεν μεταφέρεται στην απόδειξη του ιδιώτη. Επίσης, είναι απώτατο όριο και όχι υποχρεωτική αναμονή: το γραφείο δεν χρειάζεται να περιμένει την τελευταία ημέρα για να εκδώσει το τιμολόγιο μετά την ολοκλήρωση της υπηρεσίας.

Ο ίδιος οδηγός διακρίνει τη συνεχιζόμενη παροχή και την απόκτηση δικαιώματος λήψης υπηρεσίας. Επομένως, μια διαρκής ανάθεση, μια τμηματική αμοιβή ή μια προκαταβολή δεν μπαίνουν μηχανικά στο ημερολόγιο μιας ολοκληρωμένης, εφάπαξ μεσιτικής υπηρεσίας. Η φύση της πληρωμής και οι πραγματικοί όροι χρειάζονται τον δικό τους έλεγχο.

Δύο αναθέσεις που ολοκληρώνονται στις 18 Δεκεμβρίου

Ας δούμε δύο ανεξάρτητες, υποθετικές υποθέσεις ελληνικού μεσιτικού γραφείου για ακίνητα στην Ελλάδα. Και στις δύο έχουν ήδη επιβεβαιωθεί το δικαίωμα αμοιβής και η ολοκλήρωση μιας συνήθους, εφάπαξ υπηρεσίας στις 18 Δεκεμβρίου 2026. Δεν πρόκειται για προκαταβολή, συνεχιζόμενη υπηρεσία ή άλλη ειδική περίπτωση. Στη μία ανάθεση πελάτης είναι επιχείρηση και στην άλλη ιδιώτης.

Και οι δύο πελάτες θα εξοφλήσουν στις 5 Φεβρουαρίου 2027. Με αυτά τα δεδομένα, η διαφορετική ημερομηνία έκδοσης προκύπτει από τον τύπο της συναλλαγής, όχι από την καθυστερημένη είσπραξη.

Στην πρώτη υπόθεση, η έκδοση μπορεί να βρίσκεται στον Ιανουάριο μέσα στο παραπάνω όριο, αλλά δεν περιμένει τον Φεβρουάριο μόνο και μόνο επειδή τότε θα πληρωθεί η προμήθεια. Στη δεύτερη, δεν χρησιμοποιούμε την προθεσμία του τιμολογίου για να μεταφέρουμε την απόδειξη στον επόμενο μήνα.

Οι ημερομηνίες αυτές οργανώνουν την έκδοση. Δεν απαντούν από μόνες τους σε ποιο φορολογικό έτος θα αναγνωριστεί το έσοδο, πότε προκύπτει κάθε φορολογική υποχρέωση ή πώς θα γίνει η διαβίβαση. Το κλείσιμο της χρήσης και οι υπόλοιποι χειρισμοί χρειάζονται χωριστή εξέταση με τον λογιστή.

Τι να στείλει ο μεσίτης στο λογιστήριο πριν κλείσει ο μήνας

Το κρίσιμο είναι να φτάσει η πληροφορία της ολοκλήρωσης στο λογιστήριο εγκαίρως, χωρίς να περιμένει κανείς να εμφανιστεί η πίστωση στην τράπεζα. Για κάθε ανάθεση βοηθά να βρίσκονται μαζί:

• το συμφωνητικό και τα στοιχεία του πραγματικού πελάτη,
• τα έγγραφα που στηρίζουν την επιβεβαιωμένη ολοκλήρωση και την αμοιβή,
• το παραστατικό που εκδόθηκε και η ημερομηνία του,
• η μεταγενέστερη πληρωμή, όταν πραγματοποιηθεί, με αντιστοίχιση στη σωστή απαίτηση.

Αυτή είναι πρακτική οργάνωση του αρχείου, όχι νέο υποχρεωτικό έντυπο. Επιτρέπει όμως στο γραφείο να ξεχωρίζει μια αμοιβή που έχει τεκμηριωθεί αλλά παραμένει ανεξόφλητη από μια υπόθεση στην οποία ακόμη συζητείται αν και τι οφείλεται.

Αν λείπει η συμφωνία ή δεν έχει εξακριβωθεί ο λήπτης, η λύση δεν είναι να επιλεγεί η ημερομηνία που βολεύει το ταμείο. Ζητούνται τα στοιχεία που λείπουν και αποσαφηνίζεται η πραγματική περίπτωση. Για αμφισβητούμενη αμοιβή, ακύρωση ή αλλαγή των όρων, ο χειρισμός δεν προκύπτει αυτομάτως από το παραπάνω παράδειγμα.

Η παρακολούθηση αυτή συνδέεται με τη συνολική λογιστική οργάνωση προμηθειών και απαιτήσεων του μεσιτικού γραφείου. Αν οργανώνετε τώρα την επιχείρησή σας, ο οδηγός έναρξης μεσιτικού γραφείου συγκεντρώνει και τα υπόλοιπα θέματα της εκκίνησης.

Για να συμφωνήσετε την ανάθεση, το παραστατικό και την είσπραξη στη δική σας περίπτωση, μπορείτε να επικοινωνήσετε με το λογιστικό μας γραφείο.