Γνωστοποίηση εργαστηρίου αισθητικής: προϋποθέσεις, δικαιολογητικά και βήματα

Η γνωστοποίηση εργαστηρίου αισθητικής υποβάλλεται ηλεκτρονικά μέσω OpenBusiness από τον φορέα της επιχείρησης, αφού έχουν εξασφαλιστεί οι προϋποθέσεις λειτουργίας και τα απαιτούμενα δικαιολογητικά. Χρειάζονται κατάλληλος και νόμιμος χώρος, δικαιολογητικά του επιστημονικά υπεύθυνου και παράβολο 50 ευρώ.

Η διαδικασία αφορά φυσικά και νομικά πρόσωπα και είναι διαφορετική από τη φορολογική έναρξη ή τη δήλωση ΚΑΔ στην ΑΑΔΕ. Το όριο των 250 τ.μ. που εμφανίζεται στα δικαιολογητικά αφορά την πυροπροστασία, όχι ένα γενικό ελάχιστο ή μέγιστο εμβαδόν για το εργαστήριο.

Ποιος αναλαμβάνει τη διαδικασία

Η γνωστοποίηση λειτουργίας και ιδίως ο έλεγχος του χώρου, της πολεοδομικής νομιμότητας, των κατόψεων, της πυροπροστασίας και των λοιπών τεχνικών προϋποθέσεων δεν αποτελούν λογιστική εργασία. Για το τεχνικό και αδειοδοτικό σκέλος απαιτείται συνεργασία με τον κατά περίπτωση αρμόδιο μηχανικό ή επαγγελματία που ασχολείται με αδειοδοτήσεις.

Ο λογιστής εξετάζει το φορολογικό και λογιστικό μέρος της έναρξης: νομική μορφή, φορολογική έναρξη/μεταβολή, ΚΑΔ, φορολογικές υποχρεώσεις, λογιστική οργάνωση και τα λοιπά θέματα που ανήκουν στο αντικείμενό του.

Το παρόν άρθρο είναι ενημερωτικός οδηγός ώστε ο επιχειρηματίας να γνωρίζει ποια ζητήματα πρέπει να ελέγξει με τους κατάλληλους επαγγελματίες. Δεν σημαίνει ότι το λογιστικό γραφείο αναλαμβάνει τεχνική μελέτη, βεβαίωση μηχανικού ή διαδικασία αδειοδότησης.

Ποιος κάνει τι

Λογιστής / φοροτεχνικός:

• επιλογή νομικής μορφής
• φορολογική έναρξη / μεταβολή
• ΚΑΔ
• ΦΠΑ και λοιπές φορολογικές υποχρεώσεις
• βιβλία / myDATA
• μισθοδοσία όπου υπάρχει προσωπικό
• γενική λογιστική και φορολογική οργάνωση

Μηχανικός / επαγγελματίας αδειοδοτήσεων:

• καταλληλότητα / νόμιμη χρήση χώρου
• πολεοδομικός έλεγχος
• κατόψεις
• βεβαιώσεις μηχανικού
• πυροπροστασία / τεχνικές μελέτες κατά περίπτωση
• τεχνικές προϋποθέσεις λειτουργίας
• τεχνικός/αδειοδοτικός φάκελος

Όπου η διαδικασία απαιτεί έγκριση δημόσιας αρχής ή άλλη ειδικότητα, την αρμοδιότητα έχει η αρμόδια υπηρεσία ή ο αντίστοιχος επαγγελματίας.

Τι σημαίνει σήμερα «άδεια κέντρου αισθητικής»

Αν αναζητάτε «άδεια κέντρου αισθητικής» ή «άδεια λειτουργίας εργαστηρίου αισθητικής», η επίσημη διαδικασία που πρέπει να εξετάσετε είναι η γνωστοποίηση ίδρυσης και λειτουργίας εργαστηρίων αισθητικής. Το Open Business Portal για τα εργαστήρια αισθητικής προσδιορίζει το καθεστώς, την αρμόδια αρχή και το παράβολο.

Ο ενδιαφερόμενος γνωστοποιεί ηλεκτρονικά τα αναγκαία στοιχεία της δραστηριότητας. Ο φορέας έχει την αποκλειστική ευθύνη για όσα περιλαμβάνονται στη γνωστοποίηση: η συμπλήρωση μιας φόρμας δεν αντικαθιστά την εξασφάλιση των προϋποθέσεων.

Πριν από την υποβολή απαιτείται σύσταση επιχείρησης, ατομικής ή εταιρικής, και ο αιτών πρέπει να διαθέτει κωδικούς TAXISnet. Για εταιρεία χρειάζεται επίσης να τεκμηριώνεται η νομική υπόσταση και οι μεταβολές της εταιρικής δομής, με τη διάκριση για τα έγγραφα ΓΕΜΗ που εξηγείται παρακάτω.

Ποιες προϋποθέσεις πρέπει να πληροί ο χώρος

Ο χώρος πρέπει να είναι νομίμως υφιστάμενος ως προς την κατασκευή και τη χρήση ως εργαστήριο αισθητικής και να πληροί τις προϋποθέσεις χώρου κύριας χρήσης. Εξετάζονται οι οικοδομικοί, κτιριοδομικοί και πολεοδομικοί κανόνες, η πυροπροστασία και οι ειδικές κτιριολογικές προδιαγραφές της δραστηριότητας.

Η επίσημη διαδικασία αναφέρει ότι το εργαστήριο οφείλει να διαθέτει:

• Αίθουσα αναμονής.
• Εργαστήριο.
• Χώρο καθαρισμού και αποστείρωσης εργαλείων.
• Αποδυτήρια με ερμάρια.
• Χώρο λουτρού με λουτήρα ή καταιωνηστήρα και αποχωρητήριο.

Απαιτούνται επίσης όροι υγιεινής και ασφάλειας, όπως φυσικός και τεχνητός φωτισμός, εξαερισμός, κλιματισμός και πυρασφάλεια. Πρακτικά, πριν δεσμευτείτε για ένα ακίνητο ή ξεκινήσετε διαμόρφωση, είναι χρήσιμο να ελεγχθούν από μηχανικό η νόμιμη χρήση, οι κατόψεις και η δυνατότητα κάλυψης των απαιτούμενων χώρων.

Η συνύπαρξη με κατοικία προβλέπεται υπό συγκεκριμένους όρους: οι χώροι του εργαστηρίου δεν χρησιμοποιούνται για τις ανάγκες της κατοικίας και είναι απομονωμένοι από αυτήν, έστω με πόρτα που κλειδώνει. Δεν αρκεί, επομένως, να οριστεί απλώς ένα δωμάτιο της κατοικίας ως χώρος παροχής υπηρεσιών.

Ποια δικαιολογητικά απαιτούνται (και από ποιον)

Ο φάκελος συνδυάζει επαγγελματικά, τεχνικά και επιχειρηματικά στοιχεία. Η επίσημη διαδικασία στο EUGO περιγράφει την ψηφιακή κατάθεση και την τήρηση των δικαιολογητικών στην επιχείρηση. Τα τεχνικά έγγραφα (βεβαίωση χώρου κύριας χρήσης, κατόψεις, πολεοδομικά στοιχεία, πυροπροστασία) συντάσσονται ή εκδίδονται από τον αρμόδιο μηχανικό.

• Αποδεικτικό σπουδών του επιστημονικά υπεύθυνου: φωτοαντίγραφο πτυχίου Αισθητικού ΑΕΙ ή ΤΕΙ ή τα προβλεπόμενα έγγραφα επαγγελματικής ισοτιμίας, ισοδυναμίας ή αναγνώρισης τίτλου εξωτερικού.
• Βεβαίωση άσκησης επαγγέλματος Αισθητικού: από τη Διεύθυνση ή το Τμήμα Δημόσιας Υγείας της οικείας Περιφερειακής Ενότητας, επίσης για τον επιστημονικά υπεύθυνο.
• Βεβαίωση χώρου κύριας χρήσης: από ιδιώτη μηχανικό.
• Εγκεκριμένες κατόψεις: αντίγραφα στα οποία αποτυπώνονται όλοι οι χώροι του εργαστηρίου.
• Έγγραφα πολεοδομικής νομιμότητας: αντίγραφα των σχετικών δημόσιων εγγράφων.
• Δικαιολογητικά πυροπροστασίας: ανάλογα με τη συνολική στεγασμένη επιφάνεια και το κτίριο.
• Υπεύθυνη δήλωση για τον κανονισμό συνιδιοκτησίας: όταν το εργαστήριο λειτουργεί εντός πολυώροφης οικοδομής.
• Αποδεικτικό πληρωμής παραβόλου.

Για τίτλο σπουδών εξωτερικού δεν αρκεί μόνο το αντίγραφο του πτυχίου. Η διαδικασία προβλέπει τις αντίστοιχες πράξεις αναγνώρισης, ανάλογα με την περίπτωση. Το κρίσιμο είναι ο φάκελος να τεκμηριώνει τα προσόντα του προσώπου που αναλαμβάνει την επιστημονική ευθύνη.

Οι εγκεκριμένες κατόψεις προέρχονται, ανάλογα με τη νομιμοποιητική πράξη, από το e-adeies, το πληροφοριακό σύστημα δήλωσης αυθαιρέτων ή το έντυπο αρχείο της ΥΔΟΜ. Μια πρόχειρη σχεδίαση της διαρρύθμισης δεν αντικαθιστά αυτά τα αντίγραφα.

Η δήλωση για την πολυώροφη οικοδομή αναφέρει ότι η δραστηριότητα δεν απαγορεύεται από τον κανονισμό συνιδιοκτησίας. Αν δεν υπάρχει κανονισμός, δηλώνεται η απουσία του. Για νομικό πρόσωπο μη υπόχρεο εγγραφής στο ΓΕΜΗ απαιτούνται επικυρωμένο ισχύον καταστατικό, τυχόν τροποποιήσεις και έγγραφα εκπροσώπησης. Για υπόχρεο εγγραφής στο ΓΕΜΗ, τα συγκεκριμένα εταιρικά έγγραφα αναζητούνται αυτεπαγγέλτως από την αρμόδια αρχή.

Πυροπροστασία: τι αλλάζει στα 250 τ.μ.

Η συνολική στεγασμένη επιφάνεια διαφοροποιεί τα δικαιολογητικά πυροπροστασίας. Δεν σημαίνει ότι ένας μικρότερος χώρος απαλλάσσεται από τις απαιτήσεις πυρασφάλειας.

Η διατύπωση της πηγής διακρίνει επιφάνεια μεγαλύτερη και μικρότερη των 250 τ.μ., χωρίς να διευκρινίζει εδώ την περίπτωση ακριβώς 250 τ.μ. Για τέτοιο ακίνητο, η απαίτηση χρειάζεται επιβεβαίωση με τον μηχανικό και την αρμόδια υπηρεσία, όχι αυθαίρετη ένταξη σε μία από τις δύο κατηγορίες.

Παράβολο: ποσό και τρόπος πληρωμής

Το παράβολο της γνωστοποίησης είναι 50 ευρώ και, σύμφωνα με το EUGO, δεν τηρείται στο e-παράβολο. Το 80% εισπράττεται υπέρ του αρμόδιου ΟΤΑ και το 20% υπέρ του κρατικού προϋπολογισμού.

Η πηγή περιγράφει κατάθεση του ποσού υπέρ ΟΤΑ σε ειδικό τραπεζικό λογαριασμό της οικείας Περιφέρειας και καταβολή του κρατικού σκέλους σε Ταμείο ΔΟΥ. Αναφέρει πληρωμή σε Ταμείο ΔΟΥ, τράπεζα ή ψηφιακά μέσω web banking. Πριν πληρώσετε, επιβεβαιώστε τα στοιχεία καταβολής για τη συγκεκριμένη Περιφέρεια και κρατήστε το αποδεικτικό στον φάκελο.

Τα 50 ευρώ είναι το παράβολο της διαδικασίας, όχι εκτίμηση συνολικού κόστους προετοιμασίας. Τυχόν τεχνικές εργασίες και υπηρεσίες για τη συγκρότηση του φακέλου εξαρτώνται από το ακίνητο και τις ανάγκες της επιχείρησης.

Πρακτικά βήματα πριν από την υποβολή

Η παρακάτω σειρά αποτελεί πρακτικό οδηγό προετοιμασίας, ώστε η ηλεκτρονική γνωστοποίηση να στηρίζεται σε πλήρη στοιχεία:

1. Ξεκαθαρίστε τον φορέα και τη δραστηριότητα. Οργανώστε τη σύσταση και τη φορολογική έναρξη χωριστά από τη γνωστοποίηση λειτουργίας.
2. Ελέγξτε το ακίνητο με μηχανικό. Ζητήστε έλεγχο νόμιμης χρήσης, κατόψεων, διαρρύθμισης και πυροπροστασίας από τον αρμόδιο μηχανικό.
3. Συγκεντρώστε τα επαγγελματικά δικαιολογητικά. Επιβεβαιώστε τα έγγραφα του επιστημονικά υπεύθυνου.
4. Ολοκληρώστε τον φάκελο. Προσθέστε τις απαιτούμενες βεβαιώσεις, μελέτες και δηλώσεις από τους αρμόδιους επαγγελματίες, καθώς και τα εταιρικά έγγραφα όπου χρειάζονται.
5. Καταβάλετε το παράβολο. Ελέγξτε τα στοιχεία πληρωμής και διατηρήστε το αποδεικτικό.
6. Υποβάλετε μέσω OpenBusiness. Ελέγξτε την ακρίβεια των δηλούμενων στοιχείων, καταθέστε ψηφιακά τα δικαιολογητικά και τηρήστε τα στην επιχείρηση.

Υποθετικό παράδειγμα: μια αισθητικός εξετάζει χώρο σε πολυώροφη οικοδομή, με συνολική στεγασμένη επιφάνεια μικρότερη των 250 τ.μ. Δεν αρκούν το πτυχίο της και η καταβολή του παραβόλου. Χρειάζονται έλεγχος χώρου και κατόψεων από μηχανικό, βεβαίωση άσκησης επαγγέλματος, τα προβλεπόμενα στοιχεία πυροπροστασίας και δήλωση για τον κανονισμό συνιδιοκτησίας.

ΚΑΔ αισθητικού: χωριστός έλεγχος και συχνά λάθη

Η επιλογή ΚΑΔ αφορά τη φορολογική δήλωση της δραστηριότητας στην ΑΑΔΕ. Η γνωστοποίηση αφορά τις προϋποθέσεις λειτουργίας του εργαστηρίου. Το Open Business Portal παραθέτει ενδεικτικούς κωδικούς NACE ή ΚΑΔ, αλλά μια ενδεικτική λίστα δεν αρκεί για να επιλεγεί ο κατάλληλος κωδικός για κάθε επιχείρηση.

Περιγράψτε στον λογιστή τις πραγματικές υπηρεσίες και επιβεβαιώστε τον κατάλληλο ΚΑΔ στο πλαίσιο έναρξης ή μεταβολής. Η διάκριση αυτή είναι βασική στη λογιστική οργάνωση κέντρων αισθητικής: φορολογική δήλωση και γνωστοποίηση πρέπει να εξετάζονται χωριστά.

Για το φορολογικό και λογιστικό σκέλος της έναρξης — νομική μορφή, ΚΑΔ, φορολογική δήλωση και λογιστική οργάνωση — μπορείτε να απευθυνθείτε στο λογιστικό μας γραφείο. Για τον τεχνικό και αδειοδοτικό έλεγχο (χώρος, κατόψεις, πολεοδομικά, πυροπροστασία) θα χρειαστείτε τον κατά περίπτωση αρμόδιο μηχανικό ή εξειδικευμένο συνεργάτη.

Χρήσιμα συμπληρωματικά: η λογιστική υποστήριξη αισθητικών, ποδολογίας και ονυχοπλαστικής και ο οδηγός για μηχανήματα αισθητικής, απόσβεση και leasing.