Πελάτης χονδρικής πληρώνει με κάρτα: απόδειξη, πιστωτικό ή τιμολόγιο; Τι περνά στην ταμειακή;
Άμεση απάντηση
Όταν ο πελάτης είναι επιχείρηση ή άλλη οντότητα, για τη συναλλαγή απαιτείται τιμολόγιο και η εξόφληση γίνεται μέσω EFT/POS, χρειάζεται να ξεχωρίσετε δύο περιπτώσεις. Η κρίσιμη πληροφορία είναι αν το τιμολόγιο έχει ήδη εκδοθεί πριν από την πληρωμή. Από αυτή τη σειρά εξαρτάται πώς διαβάζονται μαζί η απόδειξη λιανικών συναλλαγών μέσω ΦΗΜ, το πιστωτικό στοιχείο λιανικής και το τιμολόγιο.
Στο πρώτο σενάριο εκδίδεται αρχικά απόδειξη λιανικών συναλλαγών μέσω ΦΗΜ, στη συνέχεια πιστωτικό στοιχείο λιανικής για την αντικατάστασή της και, τέλος, ισόποσο τιμολόγιο προς την πράγματι αντισυμβαλλόμενη οντότητα. Στο δεύτερο σενάριο το τιμολόγιο έχει προηγηθεί της εξόφλησης. Τότε, κατά την εξόφλησή του, εκδίδεται απόδειξη λιανικών συναλλαγών και στη συνέχεια πιστωτικό στοιχείο λιανικής.
Επομένως, η σειρά «απόδειξη, πιστωτικό, τιμολόγιο» περιγράφει το πρώτο σενάριο. Για να χειριστείτε σωστά μια συγκεκριμένη συναλλαγή, ξεκινήστε από το αν υπάρχει ήδη τιμολόγιο. Τα εκδοθέντα παραστατικά διαβιβάζονται στο myDATA σύμφωνα με την Α.1138/2020. Χωριστά από τη διαβίβαση, ως πρακτική σύσταση ελέγχου, βοηθά να συνεξετάζονται τα παραστατικά που αφορούν την ίδια πληρωμή και την ίδια συναλλαγή.
Τι είναι / Τι αλλάζει
Ο όρος «χονδρική» χρησιμοποιείται εδώ πρακτικά για συναλλαγές B2B: ο πελάτης είναι επιχείρηση ή άλλη οντότητα, απαιτείται τιμολόγιο και πληρώνει μέσω EFT/POS. Η περιγραφή καλύπτει τόσο αγαθά όσο και υπηρεσίες. Το ουσιαστικό είναι η συναλλαγή με την οντότητα για την οποία απαιτείται τιμολόγιο, όχι το αν η επιχείρηση ονομάζει τη δραστηριότητά της «χονδρεμπόριο».
Για τον μη ειδικό, βοηθά να χωρίσουμε την εικόνα σε δύο ερωτήματα. Το «πώς πληρώθηκε η συναλλαγή;» απαντάται εδώ με το EFT/POS. Το «με ποιο παραστατικό αποτυπώνεται η συναλλαγή προς την επιχείρηση που αγοράζει;» συνδέεται με το τιμολόγιο. Η κάρτα περιγράφει τον τρόπο εξόφλησης· η απαίτηση τιμολογίου παραμένει μέρος της συγκεκριμένης συναλλαγής.
Το πιστωτικό στοιχείο λιανικής εξηγείται απλά από τον σκοπό του: αφορά την αντικατάσταση της απόδειξης λιανικών συναλλαγών. Γι’ αυτό η απόδειξη χρειάζεται να εξετάζεται μαζί με το πιστωτικό της. Αν δείτε μόνο την απόδειξη ή μόνο το τιμολόγιο, λείπει ένα μέρος της διαδρομής που περιγράφει η διαδικασία.
Η διάκριση των δύο σεναρίων ξεκαθαρίζει τη θέση του τιμολογίου σε αυτή τη διαδρομή. Μπορεί να εκδίδεται στο τέλος της σειράς του πρώτου σεναρίου ή να έχει προηγηθεί της εξόφλησης στο δεύτερο. Το «πότε εκδόθηκε» είναι επομένως βασικό στοιχείο για την κατανόηση των παραστατικών που ακολουθούν.
Ποιον αφορά
Η περιγραφή αφορά επιχειρήσεις που πραγματοποιούν συναλλαγές με άλλες οντότητες, για τις οποίες απαιτείται έκδοση τιμολογίου, ενώ η εξόφληση γίνεται μέσω EFT/POS. Οι προϋποθέσεις αυτές διαβάζονται μαζί. Η αναφορά σε μια εταιρική κάρτα, χωρίς να γνωρίζουμε τον πραγματικό πελάτη και τη συναλλαγή, δεν αρκεί για να περιγράψει ολόκληρη την περίπτωση.
Αυτό έχει πρακτική σημασία σε διαφορετικές δραστηριότητες. Μια αγορά εξοπλισμού ή μια παροχή υπηρεσίας μπορεί να εξετάζεται μέσα στο ίδιο πλαίσιο, εφόσον συντρέχουν οι συγκεκριμένες προϋποθέσεις. Για συναφή θέματα δραστηριοτήτων, υπάρχουν τα άρθρα Εργαλεία και εξοπλισμός τεχνικής επιχείρησης και Κομμωτήριο: πώληση προϊόντων και πακέτα.
Στην καθημερινή συνεννόηση, λοιπόν, χρειάζονται τρεις σαφείς πληροφορίες: ποια οντότητα είναι ο πελάτης, ότι η συναλλαγή απαιτεί τιμολόγιο και ότι εξοφλείται μέσω EFT/POS. Αμέσως μετά εξετάζεται αν το τιμολόγιο έχει ήδη εκδοθεί. Αυτές οι πληροφορίες επιτρέπουν στην επιχείρηση και στον λογιστή να αναγνωρίσουν ποιο από τα δύο σενάρια περιγράφει τη συναλλαγή.
Πώς λειτουργεί στην πράξη: τα δύο σενάρια
Σενάριο 1: απόδειξη μέσω ΦΗΜ, πιστωτικό λιανικής και έπειτα τιμολόγιο
Για τη συναλλαγή με οντότητα όπου απαιτείται τιμολόγιο και η εξόφληση πραγματοποιείται μέσω EFT/POS, η προβλεπόμενη σειρά διατυπώνεται ως εξής:
Για τις διενεργούμενες συναλλαγές τους με άλλες οντότητες, για τις οποίες απαιτείται έκδοση τιμολογίου, ενώ η εξόφλησή αυτού πραγματοποιείται μέσω EFT/POS, εκδίδουν: α) αρχικά απόδειξη λιανικών συναλλαγών μέσω ΦΗΜ, με βάση τα οριζόμενα στην παρ. 8 του άρθρου 12 του ν.4308/2014, β) στη συνέχεια πιστωτικό στοιχείο λιανικής για την αντικατάσταση της απόδειξης λιανικών συναλλαγών με βάση τα οριζόμενα στην παρ. 4 του ως άνω άρθρου και τέλος, γ) ισόποσο τιμολόγιο προς την πράγματι αντισυμβαλλόμενη οντότητα για την ορθή απεικόνιση της συναλλαγής.
Η ΦΗΜ είναι ο φορολογικός ηλεκτρονικός μηχανισμός μέσω του οποίου εκδίδεται η αρχική απόδειξη. Αυτό απαντά στο σκέλος «τι περνά στην ταμειακή;» ως προς το παραστατικό λιανικής. Η απόδειξη έχει συγκεκριμένη θέση στην πορεία, παρότι η συναλλαγή απαιτεί τιμολόγιο. Η διαδικασία συνεχίζεται με το πιστωτικό που αφορά την αντικατάστασή της.
Το «ισόποσο» σημαίνει ότι το τιμολόγιο έχει το ίδιο ποσό με την απόδειξη που αντικαθίσταται. Η «πράγματι αντισυμβαλλόμενη οντότητα» είναι η επιχείρηση ή οντότητα με την οποία έγινε η συναλλαγή. Έτσι, ο έλεγχος συνδέει το ποσό της αρχικής απόδειξης με το τιμολόγιο και επιβεβαιώνει ότι αυτό απευθύνεται στον πραγματικό πελάτη.
Σενάριο 2: το τιμολόγιο έχει εκδοθεί πριν από την εξόφληση
Η δεύτερη περίπτωση περιγράφεται συγκεκριμένα: «Στην περίπτωση κατά την οποία η έκδοση του τιμολογίου προηγείται της εξόφλησης αυτού, εκδίδεται απόδειξη λιανικών συναλλαγών και εν συνεχεία πιστωτικό στοιχείο λιανικής κατά την εξόφλησή του, σύμφωνα με τα ανωτέρω.»
Εδώ το τιμολόγιο υπάρχει ήδη όταν ο πελάτης πληρώνει μέσω EFT/POS. Κατά την εξόφλησή του εκδίδεται η απόδειξη λιανικών συναλλαγών και ακολουθεί το πιστωτικό στοιχείο λιανικής. Η περιγραφή αφορά επομένως την εξόφληση του προηγούμενου τιμολογίου. Δεν μεταφέρει την έκδοσή του μετά το πιστωτικό, όπως συμβαίνει στο πρώτο σενάριο.
Για να γίνει σαφής η διαφορά, σκεφτείτε πού βρίσκεται το τιμολόγιο όταν ξεκινά η πληρωμή. Στο πρώτο σενάριο θα ακολουθήσει μετά την απόδειξη και το πιστωτικό. Στο δεύτερο έχει προηγηθεί και τα παραστατικά λιανικής εκδίδονται κατά την εξόφλησή του. Η σωστή ανάγνωση της σειράς βοηθά να αναγνωρίζονται τα παραστατικά ως μέρη της ίδιας συναλλαγής.
myDATA: τι διαβιβάζεται
Τα εκδοθέντα παραστατικά διαβιβάζονται στο myDATA σύμφωνα με την Α.1138/2020, την κοινή απόφαση του Υφυπουργού Οικονομικών και του Διοικητή της ΑΑΔΕ. Η αναφορά αυτή αφορά τη διαβίβαση των παραστατικών που εκδίδονται στην περιγραφόμενη διαδικασία.
Στο πρώτο σενάριο εξετάζονται η απόδειξη λιανικών συναλλαγών, το πιστωτικό στοιχείο λιανικής και το ισόποσο τιμολόγιο. Στο δεύτερο εξετάζεται το τιμολόγιο που προηγήθηκε, μαζί με την απόδειξη και το πιστωτικό που εκδίδονται κατά την εξόφλησή του. Η διαφορετική σειρά δεν αλλάζει την αναφορά στη διαβίβαση των εκδοθέντων παραστατικών.
Χωριστά, ως πρακτική σύσταση ελέγχου, βοηθά να εξετάζεται η συνολική εικόνα: ποια παραστατικά εκδόθηκαν, ποια απόδειξη αφορά το πιστωτικό και ποιο τιμολόγιο εξοφλείται με την πληρωμή. Αυτή η συνεξέταση βοηθά στην κατανόηση της συναλλαγής. Δεν περιγράφει διαβίβαση συσχετίσεων ή τεχνικό τρόπο σύνδεσης των παραστατικών στο myDATA.
Πρακτικό παράδειγμα: συναλλαγή που απαιτεί τιμολόγιο και εξοφλείται μέσω EFT/POS
Επιχείρηση πραγματοποιεί συναλλαγή για την οποία απαιτείται τιμολόγιο και πληρώνει μέσω EFT/POS. Το τιμολόγιο αφορά την επιχείρηση που είναι ο πραγματικός αντισυμβαλλόμενος. Για να εξηγήσουμε τι εκδίδεται, χρειάζεται πρώτα να γνωρίζουμε αν αυτό το τιμολόγιο έχει εκδοθεί πριν από την πληρωμή.
Όταν ακολουθείται το πρώτο σενάριο
Στην πληρωμή ακολουθείται η σειρά της αρχικής απόδειξης λιανικών συναλλαγών μέσω ΦΗΜ, του πιστωτικού στοιχείου λιανικής για την αντικατάστασή της και, τέλος, του ισόποσου τιμολογίου. Η απόδειξη εμφανίζεται πρώτη στη διαδικασία. Το πιστωτικό ακολουθεί την απόδειξη που αντικαθιστά και το τιμολόγιο εκδίδεται προς την επιχείρηση με την οποία έγινε η συναλλαγή.
Ως προς τον πρακτικό έλεγχο, η ΦΗΜ συνδέεται με την έκδοση της απόδειξης λιανικών συναλλαγών και το POS με την πληρωμή. Το στοιχείο της πληρωμής βοηθά να αναγνωριστεί η εξόφληση, ενώ τα παραστατικά εξηγούν πώς αποτυπώνεται η συναλλαγή. Έτσι, η πληρωμή μέσω EFT/POS και η έκδοση μέσω ΦΗΜ εξετάζονται μαζί.
Το τιμολόγιο αφορά την ίδια συναλλαγή και είναι ισόποσο με την αρχική απόδειξη. Η συνεξέταση με το πιστωτικό δείχνει ότι η απόδειξη αντικαθίσταται μέσα στην περιγραφόμενη διαδικασία. Για να αποφευχθεί διπλή απεικόνιση του ίδιου εσόδου στην πρακτική επεξεργασία, βοηθά να αντιμετωπίζονται αυτά τα παραστατικά ως στοιχεία της ίδιας συναλλαγής.
Όταν το τιμολόγιο έχει προηγηθεί
Αν το τιμολόγιο για τη συναλλαγή έχει ήδη εκδοθεί, η πληρωμή μέσω EFT/POS αφορά την εξόφλησή του. Κατά την εξόφληση εκδίδεται απόδειξη λιανικών συναλλαγών και στη συνέχεια πιστωτικό στοιχείο λιανικής. Το τιμολόγιο παραμένει εκείνο που είχε προηγηθεί· η διαδικασία της εξόφλησης διαβάζεται σε σχέση με αυτό.
Στην περίπτωση αυτή, ο έλεγχος ξεκινά από το προηγούμενο τιμολόγιο και φτάνει στην πληρωμή POS, στην απόδειξη και στο πιστωτικό. Με αυτόν τον τρόπο αποφεύγεται η πρακτική παγίδα να αντιμετωπιστεί η απόδειξη της εξόφλησης ως ξεχωριστή πώληση. Η χρονική σειρά δείχνει ότι τα στοιχεία αφορούν την ήδη τιμολογημένη συναλλαγή.
Τι συμφωνεί ο λογιστής
Και στα δύο σενάρια, τα εκδοθέντα παραστατικά διαβιβάζονται στο myDATA κατά την Α.1138/2020. Ως πρακτικό έλεγχο, ο λογιστής μπορεί να συγκρίνει την οντότητα προς την οποία εκδόθηκε το τιμολόγιο, τα ποσά των σχετικών παραστατικών, την απόδειξη που αφορά το πιστωτικό και την πληρωμή μέσω POS. Βοηθά επίσης να εξετάζει τη σειρά έκδοσης που αντιστοιχεί στο συγκεκριμένο σενάριο.
Το ζητούμενο της συμφωνίας είναι να προκύπτει μία συνεκτική εικόνα: η ίδια συναλλαγή, ο ίδιος πραγματικός πελάτης, η σχετική εξόφληση και τα παραστατικά που περιγράφει η διαδικασία. Η ύπαρξη περισσότερων παραστατικών εξηγείται από τον διαφορετικό ρόλο τους. Το πιστωτικό είναι απαραίτητο για να διαβαστεί σωστά η αντικατάσταση της απόδειξης μέσα σε αυτή την εικόνα.
Συχνά λάθη
Μια συνηθισμένη πρακτική παγίδα είναι η λανθασμένη αντιστοίχιση της πληρωμής POS με το παραστατικό. Όταν εξετάζονται πολλές συναλλαγές μαζί, μια πληρωμή μπορεί να συνδεθεί με διαφορετικό τιμολόγιο ή απόδειξη. Η σύγκριση του ποσού και των σχετικών στοιχείων της συγκεκριμένης συναλλαγής βοηθά να εντοπιστεί η ασυμφωνία.
Άλλο λάθος είναι να διαβαστούν η απόδειξη και το τιμολόγιο ως δύο ανεξάρτητες πωλήσεις, χωρίς να ληφθεί υπόψη το πιστωτικό στοιχείο λιανικής. Έτσι δημιουργείται κίνδυνος διπλής καταγραφής του ίδιου εσόδου στην πρακτική επεξεργασία. Η συνεξέταση της απόδειξης με το πιστωτικό της και με το σχετικό τιμολόγιο εξηγεί τη μία συναλλαγή.
Η λανθασμένη σειρά έκδοσης είναι επίσης πηγή σύγχυσης. Αν εφαρμοστεί μηχανικά το «απόδειξη, πιστωτικό, τιμολόγιο» σε περίπτωση όπου το τιμολόγιο έχει ήδη προηγηθεί, χάνεται η διάκριση των δύο σεναρίων. Πριν αξιολογηθεί η πορεία των παραστατικών, χρειάζεται να είναι σαφές πότε εκδόθηκε το τιμολόγιο σε σχέση με την εξόφληση.
Τέλος, μια ασυμφωνία μεταξύ των στοιχείων ΦΗΜ, της πληρωμής POS και της εικόνας των παραστατικών στο myDATA δυσκολεύει την κατανόηση της συναλλαγής. Ο πρακτικός έλεγχος αναζητά το σημείο όπου διακόπτεται η σύνδεση: διαφορετικό ποσό, λάθος αντιστοίχιση ή παραστατικό που δεν έχει συνεξεταστεί με τα υπόλοιπα. Έτσι η διερεύνηση παραμένει συγκεκριμένη.
Πριν κλείσει η συναλλαγή B2B με κάρτα
Ως πρακτική υπενθύμιση, ξεκινήστε από τα στοιχεία του πελάτη: το τιμολόγιο αφορά την πράγματι αντισυμβαλλόμενη οντότητα. Εξετάστε έπειτα το είδος των παραστατικών και τη σειρά έκδοσής τους, ανάλογα με το αν το τιμολόγιο έχει προηγηθεί της εξόφλησης. Η πληρωμή POS και η απόδειξη μέσω ΦΗΜ βοηθά να συνεξετάζονται στο πλαίσιο της συγκεκριμένης συναλλαγής.
Τα εκδοθέντα παραστατικά διαβιβάζονται στο myDATA σύμφωνα με την Α.1138/2020. Για τον πρακτικό έλεγχο, η συνεξέταση απόδειξης, πιστωτικού και τιμολογίου βοηθά να αποφεύγεται διπλή εγγραφή της ίδιας συναλλαγής και να ελέγχεται η συμφωνία παραστατικών, πληρωμής και ποσών. Η συγκέντρωση των σχετικών στοιχείων μαζί μπορεί να διευκολύνει τον μεταγενέστερο έλεγχο.
Τι να κρατήσετε
Ως πρακτική σύσταση αρχειοθέτησης, συγκεντρώστε μαζί το τιμολόγιο, την απόδειξη λιανικών συναλλαγών, το πιστωτικό στοιχείο λιανικής και το σχετικό στοιχείο της πληρωμής POS. Βοηθά επίσης να είναι εύκολα αναγνωρίσιμη η αντίστοιχη εικόνα διαβίβασης στο myDATA. Σκοπός είναι να μπορεί η επιχείρηση και ο λογιστής να ακολουθήσουν τη συναλλαγή χωρίς να αναζητούν κάθε κομμάτι χωριστά.
Η οργάνωση αυτή είναι χρήσιμη και όταν η πληρωμή γίνεται μετά την έκδοση του τιμολογίου. Σε εκείνη την περίπτωση, κρατήστε σαφή τη σύνδεση των παραστατικών της εξόφλησης με το τιμολόγιο που προηγήθηκε. Στο πρώτο σενάριο, αντίστοιχα, χρειάζεται να αναγνωρίζεται η πορεία από την αρχική απόδειξη στο πιστωτικό και στο ισόποσο τιμολόγιο.
Η βασική πληροφορία που αξίζει να μένει καθαρή είναι η σειρά των γεγονότων. Ο πραγματικός πελάτης, η απαίτηση τιμολογίου και η εξόφληση μέσω EFT/POS ορίζουν την περίπτωση που εξετάζουμε. Το αν το τιμολόγιο έχει προηγηθεί καθορίζει ποιο σενάριο διαβάζουμε, ενώ η συνεξέταση των παραστατικών βοηθά να κατανοηθεί η ίδια συναλλαγή.
Σχετικά άρθρα
Παραστατικά ΦΗΜ και POS: Πότε εκδίδεται τιμολόγιο σε χονδρική συναλλαγή
Υπολογίστε το στην πράξη
Δείτε τα διαθέσιμα εργαλεία και επιλέξτε όποιο ταιριάζει στην περίπτωσή σας.