Έμποροι ανταλλακτικών αυτοκινήτων: στείλατε το παλιό, αλλά τα χρήματα εκκρεμούν

Αν στείλατε το παλιό ανταλλακτικό στον προμηθευτή, δεν σημαίνει ότι πήρατε πίσω και τα χρήματα που είχατε δώσει γι’ αυτό. Χρειάζεται να ξεχωρίζετε ποιο ποσό περιμένει ακόμη αποδοχή και ποιο έχει εγκριθεί για επιστροφή αλλά δεν έχει φτάσει στον λογαριασμό σας. Διαφορετικά, μπορεί να σχεδιάσετε την επόμενη αγορά με χρήματα που δεν είναι ακόμη διαθέσιμα.

Με τον όρο «εγγύηση πυρήνα» εδώ εννοούμε ένα ποσό που καταβάλλετε στον προμηθευτή μαζί με την αγορά νέου ανταλλακτικού και αναμένετε να ανακτήσετε όταν επιστρέψετε το αντίστοιχο παλιό τεμάχιο, σύμφωνα με τη μεταξύ σας συμφωνία. Πρόκειται για συμβατική εγγυοδοσία που συνδέεται με την επιστροφή του παλιού τεμαχίου (core). Δεν είναι εγγύηση καλής λειτουργίας του προϊόντος.

Δύο παλιά ανταλλακτικά έφυγαν, αλλά επέστρεψε μόνο το ένα ποσό

Το παράδειγμα είναι εξ ολοκλήρου υποθετικό. Ένα κατάστημα αγοράζει δύο νέα ανταλλακτικά και καταβάλλει επιπλέον 200 ευρώ για το καθένα: συνολικά 400 ευρώ εγγυοδοσίας. Η υποθετική συμφωνία προβλέπει ότι, αφού ο προμηθευτής δεχθεί κάθε αντίστοιχο παλιό τεμάχιο, θα επιστρέψει τα 200 ευρώ στον τραπεζικό λογαριασμό του καταστήματος. Οι τιμές και οι όροι αυτοί δεν περιγράφουν συγκεκριμένο προμηθευτή ή κανόνα της αγοράς.

Το κατάστημα παραλαμβάνει από τους πελάτες τα παλιά τεμάχια Α και Β και τα στέλνει στον προμηθευτή. Στο τέλος της εβδομάδας η εικόνα είναι η εξής:

Ο υπολογισμός είναι 400 ευρώ καταβλήθηκαν − 200 ευρώ επιστράφηκαν = 200 ευρώ παραμένουν ανοιχτά. Η αποστολή και των δύο τεμαχίων δεν αρκεί για να κλείσουν και τα 400 ευρώ. Ούτε η παράδοση των νέων ανταλλακτικών στους πελάτες κλείνει αυτή τη χωριστή εκκρεμότητα με τον προμηθευτή.

Η αποδοχή και η πίστωση δεν είναι ακόμη τραπεζική είσπραξη

Έστω ότι την επόμενη ημέρα ο προμηθευτής δέχεται και το Β και εμφανίζει στην καρτέλα του πίστωση 200 ευρώ υπέρ του καταστήματος. Με τους υποθετικούς όρους του παραδείγματος, εξακολουθεί να αναμένεται τραπεζική επιστροφή. Η επιβεβαίωση αλλάζει τον λόγο της εκκρεμότητας: δεν περιμένετε πλέον αποδοχή του τεμαχίου, αλλά την πληρωμή του ποσού που αναγνωρίστηκε.

Τα χρήματα όμως δεν έχουν ακόμη επιστρέψει. Αν στον πίνακα των αναμενόμενων επιστροφών αφαιρέσετε τα ίδια 200 ευρώ μία φορά όταν εμφανιστεί η πίστωση και άλλη μία όταν μπουν στην τράπεζα, θα μετρήσετε δύο φορές την ίδια επιστροφή. Η πίστωση και η κατάθεση συνδέονται με το ίδιο τεμάχιο και το ίδιο αρχικό ποσό.

Για τη δική σας περίπτωση μετρά τι προβλέπει η πραγματική συμφωνία και τι δείχνουν τα σχετικά στοιχεία. Εδώ εξετάζουμε αποκλειστικά συμφωνία επιστροφής χρημάτων στην τράπεζα, χωρίς να ορίζουμε ποιο παραστατικό ή ποιος φορολογικός χειρισμός απαιτείται.

Τι αλλάζει στην επόμενη πληρωμή σας

Συνεχίζοντας το ίδιο υποθετικό παράδειγμα, έστω ότι έχετε τώρα διαθέσιμα 300 ευρώ, στα οποία περιλαμβάνονται ήδη τα 200 ευρώ που επέστρεψαν για το Α. Εξετάζετε νέα παραγγελία που απαιτεί πληρωμή 400 ευρώ την Τετάρτη. Η επιστροφή για το Β δεν έχει μπει στην τράπεζα και δεν έχει επιβεβαιωθεί ότι θα φτάσει εγκαίρως.

Αν θεωρήσετε τα εκκρεμή 200 ευρώ σαν ήδη εισπραγμένα, θα υπολογίσετε 300 + 200 = 500 ευρώ και θα περιμένετε να σας μείνουν 100. Με τα χρήματα που διαθέτετε σήμερα, όμως, λείπουν 100 ευρώ για την πληρωμή των 400. Πριν δεσμευθείτε στη νέα αγορά, χρειάζεται να ξεκαθαρίσετε αν η επιστροφή θα προηγηθεί της πληρωμής ή να προσαρμόσετε την παραγγελία και τον χρόνο πληρωμής της.

Στον προγραμματισμό μπορείτε να εμφανίζετε την αναμενόμενη επιστροφή χωριστά, με την ημερομηνία που έχει επιβεβαιώσει ο προμηθευτής. Έτσι φαίνεται και τι θα συμβεί αν καθυστερήσει. Η προσδοκώμενη είσπραξη δεν μετατρέπεται σε διαθέσιμο υπόλοιπο μόνο επειδή το παλιό ανταλλακτικό έχει φύγει από την αποθήκη σας.

Ποια εικόνα χρειάζεται το λογιστήριό σας

Για κάθε ποσό, κρατήστε μαζί την αρχική καταβολή, τη σύνδεσή της με το συγκεκριμένο παλιό τεμάχιο, την επιβεβαίωση αποδοχής και την επιστροφή που εμφανίζεται στην τράπεζα. Το χρήσιμο αποτέλεσμα είναι ένα υπόλοιπο ανά προμηθευτή που εξηγείται: πόσα χρήματα παραμένουν υπό αποδοχή και πόσα έχουν αναγνωριστεί αλλά δεν έχουν εισπραχθεί.

Αυτή η συμφωνία υπολοίπων εντάσσεται στη λογιστική υποστήριξη για λιανικό και χονδρικό εμπόριο. Δίνει στον ιδιοκτήτη εικόνα για τις επόμενες πληρωμές του, πέρα από την πληροφορία ότι μια επιστροφή εμπορεύματος ολοκληρώθηκε.

Στο παράδειγμα, το ανοιχτό ποσό είναι 200 ευρώ, μέχρι να επιστρέψουν και τα χρήματα του Β. Το κρίσιμο ερώτημα δεν τελειώνει στο «στείλαμε το παλιό ανταλλακτικό;». Είναι πόσα χρήματα περιμένουμε ακόμη από τον προμηθευτή και σε ποιο επιβεβαιωμένο στάδιο βρίσκεται η επιστροφή τους.