Στο φανοποιείο βρίσκονται τρία ίδια ανταλλακτικά: δύο δικά του και ένα που έχει φέρει εταιρικός πελάτης για επισκευή που δεν έχει ακόμη γίνει. Η καταμέτρηση δείχνει τρία τεμάχια. Αυτό δεν σημαίνει ότι η επιχείρηση έχει τρία ιδιόκτητα ανταλλακτικά για αποτίμηση. Δεν σημαίνει όμως ούτε ότι μπορεί να αγνοήσει το τρίτο στην ποσοτική παρακολούθηση, επειδή ανήκει στον πελάτη.
Αυτή είναι η διάκριση που χρειάζεται στο κλείσιμο της χρήσης: άλλο η καταγραφή των αποθεμάτων τρίτων που κατέχει το φανοποιείο και άλλο η αξία των δικών του αποθεμάτων. Το ένα δεν υποκαθιστά το άλλο.
Ποια περίπτωση εξετάζουμε
Στο υποθετικό παράδειγμα, το φανοποιείο είναι ΙΚΕ που εφαρμόζει τα Ελληνικά Λογιστικά Πρότυπα. Ο εταιρικός πελάτης έχει παραδώσει έτοιμο εξάρτημα φανοποιίας για συγκεκριμένη μελλοντική επισκευή. Έχει τεκμηριωθεί ότι το εξάρτημα αποτελεί απόθεμα κυριότητας της άλλης εταιρείας και ότι, στην ημερομηνία απογραφής, παραμένει ατοποθέτητο στον χώρο του φανοποιείου. Δεν έχει αγοραστεί από το φανοποιείο ούτε έχει μεταβιβαστεί σε αυτό.
Η κυριότητα και η φύση του είδους ως αποθέματος είναι δεδομένα του παραδείγματος. Δεν προκύπτουν αυτομάτως από το ποιος έφερε την κούτα ή από ένα τιμολόγιο χωρίς εξέταση της πραγματικής συναλλαγής. Επίσης, εδώ δεν εξετάζεται το ίδιο το όχημα του πελάτη ούτε κάθε προσωπικό αντικείμενο που μπορεί να βρίσκεται μέσα του.
Δύο ποσότητες, διαφορετική λογιστική αντιμετώπιση
Το άρθρο 4 του ν. 4308/2014 διακρίνει το αρχείο ιδιόκτητων αποθεμάτων από το αρχείο αποθεμάτων τρίτων. Για τα ιδιόκτητα προβλέπει τα ποσοτικά στοιχεία της φυσικής απογραφής και, χωριστά, την κατά μονάδα και συνολική αξία επιμέτρησης. Για αποθέματα κυριότητας άλλης οντότητας που έχει στην κατοχή της η επιχείρηση, η παράγραφος 5 απαιτεί αναλυτική καταγραφή κατά είδος και ποσότητα, διακεκριμένα ανά αποθηκευτικό χώρο.
Με την παραπομπή στα ποσοτικά στοιχεία της παραγράφου 4, η καταγραφή συνδέει τη σύντομη περιγραφή του είδους, τη μονάδα μέτρησης και την ποσότητά του με τον χώρο όπου βρίσκεται. Η παράγραφος 5 δεν παραπέμπει στην απαίτηση της παραγράφου 4 για κατά μονάδα και συνολική αξία των ιδιόκτητων αποθεμάτων. Συνεπώς, δεν μεταφέρουμε αυτή την απαίτηση αυτομάτως στα ξένα αποθέματα. Αυτό δεν απαγορεύει την τήρηση χρήσιμων πληροφοριών αξίας ούτε απαλλάσσει την εταιρεία που τα κατέχει στην κυριότητά της από τις δικές της λογιστικές υποχρεώσεις.
Στα τρία τεμάχια του παραδείγματος, τα δύο ιδιόκτητα συνδέονται με τη δική τους τεκμηρίωση κόστους και αποτίμησης. Το ένα της εταιρείας-πελάτη παραμένει διακριτό στην ποσοτική καταγραφή των αποθεμάτων τρίτων. Δεν του αποδίδεται αυθαίρετα κόστος αγοράς του φανοποιείου για να προστεθεί στην αξία των δύο άλλων. Η ομαδοποίηση ως «ίδια ανταλλακτικά» προϋποθέτει ότι πρόκειται πράγματι για το ίδιο είδος· διαφορετικά είδη ή καταστάσεις δεν εξισώνονται για να βγει εύκολα το σύνολο.
Πώς συνδέεται η απογραφή με την εκκρεμή επισκευή
Πέρα από τα απαιτούμενα στοιχεία είδους, μονάδας, ποσότητας και χώρου, είναι χρήσιμο να φαίνεται σε ποια εταιρεία ανήκει το εξάρτημα και με ποια συγκεκριμένη επισκευή συνδέεται. Η σχετική τεκμηρίωση πρέπει να εξηγεί γιατί ένα τεμάχιο βρίσκεται στο φανοποιείο αλλά δεν περιλαμβάνεται στα δικά του αποθέματα για αποτίμηση. Αυτές οι συνδέσεις βοηθούν και όταν ο άνθρωπος που παρέλαβε το είδος δεν είναι εκείνος που κάνει την απογραφή.
Δεν απαιτείται από το άρθρο 4 να δημιουργηθεί γι’ αυτό ένα νέο, αυτοτελές βιβλίο με συγκεκριμένο τίτλο. Η παράγραφος 10 επιτρέπει να παρέχονται οι πληροφορίες από άλλα αρχεία ή από συνδυασμό αρχείων της επιχείρησης. Ο ιδιοκτήτης και η αναφορά της επισκευής είναι χρήσιμα στοιχεία σύνδεσης· δεν παρουσιάζονται εδώ ως νέο υποχρεωτικό έντυπο ή υποχρεωτική ατομική καρτέλα.
Αν το τεμάχιο δεν εντοπίζεται ή δεν είναι σαφές αν έχει ήδη τοποθετηθεί, η διαφορά χρειάζεται διερεύνηση με τα πραγματικά στοιχεία της επισκευής. Δεν κλείνει με μια αυτόματη αγορά, ζημία ή χρέωση του πελάτη. Για τη γενικότερη αντιπαραβολή κινήσεων και παραστατικών, δείτε τη συμφωνία αποθήκης και λογιστηρίου. Το διαφορετικό ερώτημα της αξίας των δικών σας ειδών αναλύεται στην αποτίμηση αποθέματος και την επίδρασή της στο αποτέλεσμα.
Το όριο της συγκεκριμένης απάντησης
Η βάση είναι τα άρθρα 3 και 4, σε συνδυασμό με τους σχετικούς ορισμούς και την επιμέτρηση αποθεμάτων, στο πλήρες αρχικό ΦΕΚ του ν. 4308/2014 που διαθέτει η ΑΑΔΕ. Πρόκειται για το αρχικό κείμενο του 2014, όχι σημερινή κωδικοποίηση.
Η διατύπωση για τα αποθέματα τρίτων αφορά κυριότητα άλλης οντότητας. Δεν επεκτείνουμε εδώ το συμπέρασμα της παραγράφου 5 σε ιδιώτη καταναλωτή. Επίσης, δεν καθορίζουμε κυριότητα, τεχνική καταλληλότητα, χρόνο εσόδου από την επισκευή ή φορολογικά παραστατικά. Για την τεκμηριωμένη εταιρική περίπτωση του παραδείγματος, το αποτέλεσμα είναι συγκεκριμένο: δύο τεμάχια στη δική μας αποτίμηση και ένα διακριτό στην ποσοτική παρακολούθηση τρίτων.
Υπολογίστε το στην πράξη
Δείτε τα διαθέσιμα εργαλεία και επιλέξτε όποιο ταιριάζει στην περίπτωσή σας.