Γιατρός και eΔΑΠΥ: λογιστικός έλεγχος τιμολογίων ΚΕΔ και υποβολών

Για τον γιατρό που χρησιμοποιεί την εφαρμογή eΔΑΠΥ Ανοικτής Περίθαλψης και τη λειτουργία ανάκτησης τιμολογίων ΚΕΔ, η εγγραφή ενός τιμολογίου στα βιβλία δεν δείχνει από μόνη της σε ποια υποβολή έχει αποθηκευτεί. Ο λογιστικός έλεγχος χρειάζεται να συνδέσει το πραγματικό παραστατικό με τη συγκεκριμένη υποβολή. Αν το τιμολόγιο δεν βρίσκεται, εμφανίζεται σε άλλη υποβολή ή έχει απλώς ανακτηθεί στην οθόνη, πρόκειται για διαφορετικές εκκρεμότητες, με διαφορετικά στοιχεία που πρέπει να επιβεβαιωθούν.

Ποια στοιχεία μπαίνουν δίπλα στο τιμολόγιο

Η eΔΑΠΥ είναι η ηλεκτρονική υπηρεσία του ΕΟΠΥΥ στην οποία ο συγκεκριμένος πάροχος οργανώνει τις υποβολές ανοικτής περίθαλψης και τα παραστατικά τους. Στο εγχειρίδιο του ΕΟΠΥΥ για ιατρικές πράξεις και επισκέψεις, η επιλογή «Ανάκτηση Ηλ. Τιμολογίου ΚΕΔ» αναζητεί το ηλεκτρονικό τιμολόγιο με ημερομηνία έκδοσης, σειρά και αριθμό. Με αυτή την έννοια χρησιμοποιείται εδώ ο όρος ΚΕΔ.

Πριν εφαρμοστεί ο έλεγχος, εξακριβώνεται ότι η συγκεκριμένη εγκατάσταση του γιατρού, η σύμβαση, το είδος και η περίοδος υποβολής χρησιμοποιούν την περιγραφόμενη λειτουργία. Η ιδιότητα του γιατρού δεν αρκεί για να θεωρηθεί ότι κάθε εφαρμογή ή σύμβαση λειτουργεί με τον ίδιο τρόπο.

Το λογιστήριο μπορεί να κρατά ένα φύλλο ελέγχου με τα παρακάτω στοιχεία. Είναι προτεινόμενη οργάνωση των πραγματικών εγγράφων, όχι υποχρεωτικό έντυπο του ΕΟΠΥΥ ή νέα μέθοδος τήρησης βιβλίων:

• Το πραγματικό τιμολόγιο και την αναφορά στην αντίστοιχη εγγραφή των βιβλίων.
• Την εγκατάσταση και τη σύμβαση του παρόχου, μαζί με τον αριθμό και την περίοδο της υποβολής.
• Την ημερομηνία έκδοσης, τη σειρά και τον αριθμό του τιμολογίου, όπως αναγράφονται στο έγγραφο.
• Τα στοιχεία και το ποσό που ανακτήθηκαν, χωριστά από την επιβεβαίωση ότι αποθηκεύτηκαν στη συγκεκριμένη υποβολή.
• Την ακριβή εκκρεμότητα, το μήνυμα ή την καταχώρηση από την οποία προκύπτει και το στοιχείο που λείπει για να κλείσει.
• Τη σύγκριση του αιτούμενου ποσού με τα ποσά των πραγματικών παραστατικών που συνδέονται με την υποβολή.

Όταν το τιμολόγιο δεν βρίσκεται

Το εγχειρίδιο περιγράφει το μήνυμα «Δεν βρέθηκε ηλεκτρονικό τιμολόγιο» σε σχέση με τα στοιχεία που έχουν συμπληρωθεί στην αναζήτηση. Το λογιστήριο αντιπαραβάλλει την ημερομηνία έκδοσης, τη σειρά και τον αριθμό με το πραγματικό τιμολόγιο και ελέγχει ότι εξετάζεται η σωστή εγκατάσταση και υποβολή. Το μήνυμα δεν αποδεικνύει ότι δεν εκδόθηκε ποτέ τιμολόγιο και δεν αποτελεί λόγο από μόνο του για νέα έκδοση ή πιστωτικό.

Για να καταγραφεί ως επιβεβαιωμένη η αντιστοίχιση, χρειάζονται το ίδιο πραγματικό τιμολόγιο και η αποθηκευμένη εμφάνισή του στη συγκεκριμένη υποβολή. Αν βρεθεί και τεκμηριωθεί άλλος λόγος για τη μη εύρεση, αυτός καταγράφεται ως αποτέλεσμα της διερεύνησης. Δεν σημειώνεται όμως αποθηκευμένη σύνδεση χωρίς το αντίστοιχο στοιχείο. Όσο υπάρχει μόνο το μήνυμα ή μια προφορική διαβεβαίωση, η αντιστοίχιση παραμένει ανοιχτή.

Όταν φαίνεται ήδη σε άλλη υποβολή

Διαφορετική είναι η περίπτωση του μηνύματος «Υπάρχει ήδη τιμολόγιο με αυτόν τον αριθμό ηλεκτρονικού τιμολογίου». Σύμφωνα με το εγχειρίδιο, το τιμολόγιο έχει καταχωρηθεί σε άλλη υποβολή. Το ζητούμενο εδώ είναι να εντοπιστεί ποια είναι αυτή η υποβολή και να επαληθευτούν η ταυτότητα του τιμολογίου, η σύμβαση και η σχετική περίοδος.

Στο φύλλο ελέγχου καταγράφεται η σύνδεση που πράγματι επιβεβαιώνεται από τα αποθηκευμένα στοιχεία, χωρίς δεύτερη καταμέτρηση του ίδιου παραστατικού. Αν η σύνδεση είναι λανθασμένη ή χρειάζεται αρμόδια εξέταση, η εκκρεμότητα μένει ανοιχτή μέχρι να υπάρξει πραγματικό τεκμήριο του χειρισμού και επανέλεγχος. Το μήνυμα μόνο του δεν αποδεικνύει διπλή εγγραφή στα βιβλία ή πληρωμή και δεν υποδεικνύει διαγραφή, μεταφορά ή επανέκδοση.

Η ανάκτηση στην οθόνη δεν είναι αποθήκευση

Το εγχειρίδιο διαχωρίζει ρητά την ανάκτηση και την προσθήκη ενός παραστατικού στην οθόνη από την αποθήκευσή του. Αναφέρει ότι τα νέα παραστατικά δεν αποθηκεύονται πριν επιλεγεί η «Αποθήκευση», ενώ περιγράφει και την εμφάνιση των καταχωρημένων τιμολογίων ΚΕΔ.

Για το λογιστήριο, λοιπόν, η εμφάνιση ανακτημένου ποσού δεν αρκεί για να κλείσει ο έλεγχος. Χρειάζεται επιβεβαίωση ότι το συγκεκριμένο τιμολόγιο είναι πράγματι αποθηκευμένο στα στοιχεία της συγκεκριμένης υποβολής. Η ανάμνηση του χειριστή ότι «το είδε στην οθόνη» ή ένα προηγούμενο μήνυμα επιτυχούς ανάκτησης δεν αντικαθιστούν αυτή την επιβεβαίωση. Δεν απαιτείται να επινοηθεί ειδικό αρχείο εξαγωγής ούτε να κοινοποιηθούν στοιχεία ασθενών για να οργανωθεί το φύλλο ελέγχου.

Πότε μένει ανοιχτή η διαφορά ποσού

Το εγχειρίδιο προβλέπει έλεγχο του αιτούμενου ποσού της υποβολής σε σχέση με τα ποσά των παραστατικών και περιλαμβάνει σχετικό μήνυμα ασυμφωνίας. Γι’ αυτό η ταυτοποίηση του τιμολογίου και η αποθήκευσή του δεν καταργούν τον χωριστό έλεγχο των ποσών.

Αν υπάρχει διαφορά, στο ίδιο φύλλο καταγράφονται το πραγματικό αιτούμενο ποσό, τα συνδεδεμένα παραστατικά και όσα στοιχεία δεν έχουν ακόμη εξηγηθεί. Η διαφορά δεν κλείνει με αυθαίρετη αλλαγή ποσού, τεκμαρτό πιστωτικό ή μια λογιστική εγγραφή μόνο για να προκύψει ισότητα. Τυχόν λύση χρειάζεται πραγματικά παραστατικά ή καταχωρήσεις και επανέλεγχο της συγκεκριμένης υποβολής.

Η υποβολή και η πληρωμή παραμένουν διαφορετικοί έλεγχοι

Το αποτέλεσμα αυτού του ελέγχου είναι να φαίνεται ποιο τιμολόγιο έχει αποθηκευτεί σε ποια υποβολή και ποιες διαφορές παραμένουν ανεπιβεβαίωτες. Το αποδεικτικό παραλαβής της υποβολής με αριθμό πρωτοκόλλου, τα στάδια εκκαθάρισης και μια εντολή πληρωμής δεν αποδεικνύουν από μόνα τους πίστωση στην τράπεζα. Η τραπεζική είσπραξη χρειάζεται το δικό της πραγματικό τεκμήριο.

Η οργάνωση αυτών των παραστατικών και εκκρεμοτήτων εντάσσεται στη λογιστική υποστήριξη για γιατρούς και επαγγελματίες υγείας. Το συγκεκριμένο φύλλο αφορά τη σύνδεση τιμολογίου και υποβολής· δεν καθορίζει φορολογικό χειρισμό, χρόνο αναγνώρισης εσόδου ή λογιστική εγγραφή.

Ως ευρύτερα λογιστικά αναγνώσματα για γιατρούς υπάρχουν επίσης τα άρθρα «Ιατρείο και ΦΠΑ δαπανών: πότε δεν εκπίπτει ο φόρος των εξόδων» και «Τηλεϊατρική και ΦΠΑ: πότε οι υπηρεσίες απαλλάσσονται». Αφορούν άλλα λογιστικά ζητήματα του κλάδου και δεν αποτελούν οδηγίες για τα τιμολόγια ΚΕΔ ή τεκμήρια για την επίλυση των παραπάνω εκκρεμοτήτων.