ΘΕΜΑ: «Αποδοχή από τις δημόσιες υπηρεσίες αντιγράφων εγγράφων που συνοδεύονται με υπεύθυνη δήλωση, όπως τα πρωτότυπα και διαδικασία απόδειξης γεγονότων ή στοιχείων».

Αθήνα, 18 Φεβρουαρίου 2013.
Αρ. Πρωτ. ΔΙΣΚΠΟ /Φ.18/οικ.6341

ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ
ΥΠΟΥΡΓΕΙΟ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗΣ ΜΕΤΑΡΡΥΘΜΙΣΗΣ ΚΑΙ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗΣ ΔΙΑΚΥΒΕΡΝΗΣΗΣ
ΓΕΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗΣ ΟΡΓΑΝΩΣΗΣ ΚΑΙ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΩΝ
Δ/ΝΣΗ ΣΧΕΣΕΩΝ ΚΡΑΤΟΥΣ – ΠΟΛΙΤΗ

Ταχ.Δ/νση : Βασ. Σοφίας 15
Ταχ.Κώδικας: 106 74, Αθήνα
Πληροφορίες: Γιάννης Ντινιακός, Έλλη Σιμάτου
(τηλ.: 213-1313 113, -106, -115)

ΘΕΜΑ: «Αποδοχή από τις δημόσιες υπηρεσίες αντιγράφων εγγράφων που συνοδεύονται με υπεύθυνη δήλωση, όπως τα πρωτότυπα και διαδικασία απόδειξης γεγονότων ή στοιχείων».

1. Το Υπουργείο Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης, εν όψει των κοινωνικοοικονομικών εξελίξεων και της ανάγκης για την επιτάχυνση του διοικητικού έργου και της ουσιαστικότερης και ποιοτικότερης εξυπηρέτησης των πολιτών και των επιχειρήσεων οι οποίοι δοκιμάζονται λόγω της δύσκολης οικονομικής συγκυρίας, θεωρεί ότι η ανάγκη λήψης μέτρων για τη μείωση της γραφειοκρατίας είναι επιτακτικότερη.

2. Στο πλαίσιο αυτό και ως πρώτο μέτρο άμεσης εφαρμογής για την απλούστευση των διοικητικών διαδικασιών, επιδιώκεται η μεγιστοποίηση του οφέλους από τη διευρυμένη χρήση από τη Δημόσια Διοίκηση των ρυθμίσεων του Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας και ειδικότερα αυτών που αφορούν στην υπεύθυνη δήλωση όταν χρησιμοποιείται για την απλούστευση της διαδικασίας επικύρωσης αντιγράφων και της διαδικασίας απόδειξης γεγονότων ή στοιχείων που δεν αποδεικνύονται από το δελτίο ταυτότητας, (άρθρο 8 του Ν. 1599/86, ΦΕΚ 75 Α΄ και τα άρθρα 3 και 11 του Ν. 2690/1999, Κώδικας Διοικητικής Διαδικασίας ΦΕΚ 45 Α΄, όπως ισχύουν).

3. Επειδή η διαδικασία επικύρωσης αντιγράφων¹ και η διαδικασία απόδειξης γεγονότων ή στοιχείων που δεν αποδεικνύονται από την ταυτότητα, συνεπάγεται πολλές φορές ταλαιπωρία των πολιτών και οικονομική επιβάρυνση, επιδιώκεται, στο πλαίσιο της απλούστευσης των διοικητικών διαδικασιών και της οικοδόμησης σχέσεων εμπιστοσύνης με τους πολίτες, η πλήρης αξιοποίηση των ρυθμίσεων του άρθρου 8 του Ν. 1599/86 και των άρθρων 3 και 11 του Ν. 2690/99, όπως ισχύουν, τα οποία καθιστούν την υπεύθυνη δήλωση αποτελεσματικό μέσο απλούστευσης των διοικητικών διαδικασιών που διευκολύνει τα μέγιστα τους πολίτες κατά τις συναλλαγές τους με τη Διοίκηση.

¹ Για τη διαδικασία της επικύρωσης αντιγράφων εγγράφων, κατ΄εφαρμογή των διατάξεων του Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας (Κ.Δ.Δ.), υπενθυμίζονται τα ακόλουθα: Κάθε ενδιαφερόμενος μπορεί να ζητά, από όλες τις διοικητικές αρχές και τα Κ.Ε.Π, την επικύρωση αντιγράφων διοικητικών εγγράφων, από το πρωτότυπο ή από το ακριβές αντίγραφο της διοικητικής αρχής που το εξέδωσε (άρθρο 11, παρ. 2 του ν. 2690/1999 σε συνδυασμό με το άρθρο 16, παρ. 5 του ν. 3345/2005 – ΦΕΚ 138 Α΄/16-6-2005).
Επίσης, κάθε ενδιαφερόμενος μπορεί να ζητά, από όλες τις διοικητικές αρχές και τα Κ.Ε.Π., την επικύρωση αντιγράφων ιδιωτικών εγγράφων ή εγγράφων που έχουν εκδοθεί από αλλοδαπές αρχές, από ακριβή αντίγραφα αυτών, εφόσον έχουν επικυρωθεί, πρωτίστως, από δικηγόρο.
Υπενθυμίζουμε στο σημείο αυτό ότι με τη διάταξη της παρ. 7 του άρθρου 16 του ν. 3345/2005 παρέχεται η δυνατότητα στις Υπηρεσίες, για εξαίρεση εγγράφων ή διαδικασιών, από τις ρυθμίσεις που αφορούν στην επικύρωση αντιγράφων εγγράφων, κατά τα ανωτέρω, με την έκδοση κοινής απόφασης του Υπουργού Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης και του κατά περίπτωση αρμόδιου Υπουργού, εφόσον το επιβάλλουν ειδικοί λόγοι που αναφέρονται ρητώς σε αυτήν.

Ειδικότερα, με βάση τις ανωτέρω ρυθμίσεις η υπεύθυνη δήλωση μπορεί να χρησιμοποιηθεί με δύο τρόπους για την απλούστευση των διοικητικών διαδικασιών:

Α) Σύμφωνα με την παρ. 6 του άρθρου 16 του ν.3345/2005 (ΦΕΚ 138 Α΄/16-6-2005), τα επικυρωμένα, κατά την κείμενη νομοθεσία, αντίγραφα εγγράφων που εξέδωσε διοικητική αρχή, καθώς και τα απλά αντίγραφα διοικητικών εγγράφων που συνοδεύονται από την κατά την παρ. 5 του άρθρου 3 του Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας υπεύθυνη δήλωση, στην οποία ο ενδιαφερόμενος βεβαιώνει την ακρίβεια των στοιχείων τους, γίνονται υποχρεωτικά αποδεκτά από τη Διοίκηση, όπως τα πρωτότυπα.

Τούτο σημαίνει ότι δεν απαιτείται η επικύρωση αντιγράφων εγγράφων που έχουν εκδοθεί από ημεδαπή διοικητική αρχή, εάν τα αντίγραφα αυτά συνοδεύονται από την ως άνω υπεύθυνη δήλωση, στην οποία ο ενδιαφερόμενος βεβαιώνει την ακρίβεια των στοιχείων, εκτός αν από ειδικές διατάξεις ορίζεται διαφορετικά, όπως για παράδειγμα, όταν απαιτείται αποκλειστικά η υποβολή πρωτοτύπου ή ακριβούς αντιγράφου.

Σημειώνεται εδώ ότι εναπόκειται στη διακριτική ευχέρεια της Διοίκησης να εφαρμόσει την πιο πάνω ρύθμιση αναλογικά και στα ιδιωτικά ημεδαπά και αλλοδαπά έγγραφα και να κάνει αποδεκτά τα απλά αντίγραφά τους όπως τα πρωτότυπα, συνοδευόμενα από την κατά την παρ. 5 του άρθρου 3 του Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας υπεύθυνη δήλωση, στην οποία ο ενδιαφερόμενος βεβαιώνει την ακρίβεια των στοιχείων.

Β) Σύμφωνα με την παρ. 5 του άρθρου 3 του ν.2690/1999, «Γεγονότα ή στοιχεία που δεν αποδεικνύονται από το δελτίο ταυτότητας ή από τα αντίστοιχα έγγραφα, αν ειδικές διατάξεις δεν ορίζουν διαφορετικά, γίνονται δεκτά βάσει υπεύθυνης δήλωσης του ενδιαφερομένου η οποία και διατυπώνεται σε προβλεπόμενο από τις σχετικές διατάξεις έντυπο. Ίδια δήλωση υποβάλλεται και όταν τα στοιχεία του δελτίου ταυτότητας για την οικογενειακή κατάσταση, τη διεύθυνση της κατοικίας και το επάγγελμα έχουν μεταβληθεί».

Με τις ως άνω διατάξεις, ουσιαστικά καθιερώθηκε η “αυτοπιστοποίηση”, η δυνατότητα, δηλαδή, του πολίτη να βεβαιώνει ο ίδιος την ακρίβεια ορισμένων στοιχείων για την οικογενειακή ή για την περιουσιακή του κατάσταση, κ.λπ., αντί να ζητά από τις αρμόδιες υπηρεσίες την έκδοση των σχετικών βεβαιώσεων ή πιστοποιητικών.

4. Με τις ανωτέρω ρυθμίσεις επιτυγχάνεται η ταχύτερη, αποτελεσματικότερη και χωρίς κόστος εξυπηρέτηση των πολιτών αλλά ταυτόχρονα διασφαλίζεται και το δημόσιο συμφέρον.

Και τούτο διότι σύμφωνα με τη διάταξη της παρ. 4 του άρθρου 8 του ν.1599/1986 (ΦΕΚ 75/Α΄/11-6-1986), «Οι υπηρεσίες του δημόσιου τομέα στις οποίες υποβάλλεται υπεύθυνη δήλωση οφείλουν να ελέγξουν την ακρίβειά της με διασταύρωσή της με το αρχείο άλλων υπηρεσιών».

Συναφώς, κατ΄ εφαρμογή της διάταξης της παρ. 3 του άρθρου 10 του ν. 3230/2004 (ΦΕΚ 44/Α΄/11-2-2004), «Στις περιπτώσεις που πιστοποιητικά ή άλλα δικαιολογητικά αντικαθίστανται κατά τα ανωτέρω με υπεύθυνη δήλωση του ν. 1599/1986, η υπηρεσία στην οποία κατατέθηκαν οι δηλώσεις, υποχρεούται να διενεργεί δειγματοληπτικό έλεγχο, σε τουλάχιστον πέντε επί τοις εκατό (5%) των δηλώσεων που υποβλήθηκαν κατά το αμέσως προηγούμενο τρίμηνο. Εάν διαπιστωθεί κατά τον υποχρεωτικό έλεγχο, ότι δηλώθηκαν ψευδή γεγονότα ή απεκρύβησαν αληθινά, ανεξάρτητα από την επιβολή των κυρώσεων της παρ. 6 του άρθρου 22 του ν.1599/1986 (τιμωρία με φυλάκιση 3 μηνών, κάθειρξη μέχρι 10 ετών) η σχετική διοικητική πράξη ανακαλείται αμέσως».

5. Περαιτέρω, για την υπεύθυνη δήλωση, σημειώνονται τα ακόλουθα:

Η υπεύθυνη δήλωση, του άρθρου 8 του ν. 1599/1986 η οποία, μετά τη σχετική πράξη νομοθετικού περιεχομένου (ΦΕΚ 288 Α΄/21-12-2001), συντάσσεται σε απλό φύλλο χαρτιού και διατίθεται δωρεάν, χρησιμοποιείται, είτε αυτοτελώς, είτε ενσωματωμένη, όπου αυτό προσφέρεται, στα έντυπα των αιτήσεων τα οποία, σύμφωνα με το άρθρο 3 παράγραφος 3 του N.2690/1999, οι δημόσιες αρχές υποχρεούνται να χορηγούν τους ενδιαφερομένους, για όλα τα θέματα της αρμοδιότητάς τους, ή σε έγγραφα τα οποία αφορούν σε διοικητικές πράξεις, συμβόλαια κ.λπ.

Το έντυπο της υπεύθυνης δήλωσης βρίσκεται αναρτημένο και στον ιστοχώρο της υπηρεσίας μας www.ydmed.gov.gr στη διαδρομή: Αρχείο ανακοινώσεων/Θέματα ενδιαφέροντος/Υπεύθυνη δήλωση.

Επειδή η θέσπιση νομοθετικών ρυθμίσεων δεν αρκεί, αλλά παράλληλα απαιτείται και η αξιοποίησή και η ορθή εφαρμογή τους, καλούμε τις Διοικητικές αρχές να αξιοποιούν τις δυνατότητες απλούστευσης των διοικητικών διαδικασιών που παρέχει το, κατά τα ανωτέρω, ισχύον θεσμικό πλαίσιο, αποφεύγοντας ερμηνευτικές προσεγγίσεις που περιορίζουν το πεδίο εφαρμογής των σχετικών διατάξεων και, ως εκ τούτου, τα προκύπτοντα οφέλη, τόσο για τις δημόσιες υπηρεσίες όσο και για τους πολίτες.

Κλείνοντας, καλούμε τους δημοσίους υπαλλήλους, στη δύσκολη αυτή περίοδο που διανύει η χώρα, να καταβάλουν κάθε δυνατή προσπάθεια αξιοποιώντας τις γνώσεις τους και την εμπειρία τους, για να βελτιώσουν την ποιότητα των υπηρεσιών που προσφέρει η Δημόσια Διοίκηση στους πολίτες και τις επιχειρήσεις, συμβάλλοντας στην ταχύτερη και χωρίς κόστος εξυπηρέτησή τους κατά τις καθημερινές τους συναλλαγές με τη Διοίκηση.

Οι Διευθύνσεις Διοικητικού των Υπουργείων παρακαλούνται να γνωστοποιήσουν την εγκύκλιο αυτή σε όλους τους φορείς του δημόσιου τομέα που εποπτεύουν.

Οι Διευθύνσεις Διοίκησης των Αποκεντρωμένων Διοικήσεων παρακαλούνται να γνωστοποιήσουν την εγκύκλιο αυτή σε όλους τους φορείς του δημόσιου τομέα που εποπτεύουν, συμπεριλαμβανομένων και των ΟΤΑ α΄ και β΄ βαθμού της χωρικής τους αρμοδιότητας.

Για να επιτευχθεί ο σκοπός της παρούσας εγκυκλίου, σκόπιμο είναι να λάβουν γνώση του περιεχομένου της όλοι οι υπάλληλοι, ιδιαίτερα δε εκείνοι που έχουν ως αποστολή την εξυπηρέτηση των πολιτών.

Σας γνωρίζουμε ότι η παρούσα εγκύκλιος έχει καταχωρηθεί στο δικτυακό τόπο της Υπηρεσίας μας: www.ydmed.gov.gr/Διοικητική Μεταρρύθμιση/Σχέσεις Κράτους-Πολίτη/Θέματα Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας.

Η Διεύθυνση Σχέσεων Κράτους-Πολίτη της Γενικής Διεύθυνσης Διοικητικής Οργάνωσης και Διαδικασιών του Υπουργείου Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης παραμένει στη διάθεσή σας για κάθε περαιτέρω διευκρίνιση και συνεργασία.

Ο YΠΟΥΡΓΟΣ
ΑΝΤΩΝΙΟΣ ΜΑΝΙΤΑΚΗΣ