Καφέ: ποτήρια και καπάκια στην απογραφή ή στα έξοδα;

Στην αποθήκη του καφέ μπορεί να έχουν μείνει κούτες με ποτήρια και καπάκια που αγοράστηκαν πριν από μήνες. Κάθε τεμάχιο κοστίζει λίγο. Όλες οι κούτες μαζί, όμως, μπορεί να αντιπροσωπεύουν ένα αξιόλογο ποσό. Πριν κλείσει η χρήση, το ερώτημα είναι συγκεκριμένο: μένει κάποια αξία στο απόθεμα ή επιτρέπεται να επιβαρύνουν τα έξοδα όλες οι αγορές αυτών των αναλωσίμων;

Ας εξετάσουμε ένα υποθετικό καφέ που λειτουργεί ως ΙΚΕ και συντάσσει χρηματοοικονομικές καταστάσεις με τα Ελληνικά Λογιστικά Πρότυπα. Μιλάμε για δικά του, χρήσιμα ποτήρια και καπάκια μιας χρήσης, με τεκμηριωμένες ποσότητες και κόστος. Δεν εξετάζουμε εδώ φορολογικές απαλλαγές απογραφής που μπορεί να αφορούν άλλες περιπτώσεις επιχειρήσεων.

Το «αναλώσιμο» δεν απαντά μόνο του στην ερώτηση

Στον ορισμό των αποθεμάτων περιλαμβάνονται και υλικά ή εφόδια που θα αναλωθούν στην παραγωγή ή στην παροχή υπηρεσιών. Δεν χρειάζεται, επομένως, το καφέ να πουλά χωριστά το άδειο ποτήρι για να υπάρχει ζήτημα αποθέματος. Σημασία έχει ότι το αγορασμένο υλικό παραμένει διαθέσιμο για τη δραστηριότητά του.

Υπάρχει όμως ειδική διευκόλυνση. Το άρθρο 20 παρ. 8 του ν. 4308/2014 επιτρέπει οι αγορές αναλώσιμων υλικών που δεν είναι σημαντικές για το μέγεθος της οντότητας να αντιμετωπίζονται ως έξοδα της περιόδου. Αντίστοιχα, το άρθρο 4 παρ. 4 προβλέπει ότι μη σημαντικά αναλώσιμα υλικά αγαθά μπορούν να μην απογράφονται.

Η δυνατότητα αυτή έχει προϋπόθεση. Δεν εφαρμόζεται αυτομάτως επειδή το τιμολόγιο γράφει «αναλώσιμα» ή επειδή ένα καπάκι έχει μικρή τιμή. Χρειάζεται να εξεταστεί το μέγεθος που προκύπτει συνολικά, σε σχέση με την πραγματική επιχείρηση.

Γιατί η τιμή του ενός ποτηριού μπορεί να παραπλανήσει

Μια μικρή τιμή επί πολλές χιλιάδες τεμάχια μπορεί να δίνει ουσιαστικό υπόλοιπο. Η κρίση της σημαντικότητας συνδέεται με το αν μια παράλειψη ή ένα σφάλμα, μόνο του ή μαζί με άλλα, θα μπορούσε να επηρεάσει οικονομικές αποφάσεις που λαμβάνονται βάσει των χρηματοοικονομικών καταστάσεων. Εξετάζονται το μέγεθος, η φύση και οι συγκεκριμένες περιστάσεις.

Δεν υπάρχει στον παραπάνω κανόνα ένα ποσό ανά ποτήρι ή ένα ποσοστό που λύνει κάθε περίπτωση. Ούτε ένα μεγάλο τιμολόγιο αρκεί μόνο του για το αντίθετο συμπέρασμα. Ο λογιστής χρειάζεται την πραγματική εικόνα της οντότητας και των υπολοίπων της για να τεκμηριώσει αν μπορεί να χρησιμοποιηθεί η διευκόλυνση. Δεν πρόκειται για επιλογή που γίνεται απλώς για να εμφανιστεί το επιθυμητό κέρδος.

Τι αλλάζει όταν η εξαίρεση δεν εφαρμόζεται

Στο υποθετικό καφέ, ας έχουμε μηδενικό αρχικό απόθεμα, αγορές ποτηριών και καπακιών κόστους 20.000 ευρώ και πραγματικά αχρησιμοποίητα υλικά τέλους χρήσης κόστους 8.000 ευρώ. Για να μείνει καθαρό το λογιστικό παράδειγμα, δεν υπάρχουν άλλες κινήσεις, φθορές ή ΦΠΑ στους αριθμούς.

Εφόσον δεν εφαρμόζεται η παραπάνω διευκόλυνση, το κόστος που αναλώθηκε είναι 20.000 − 8.000 = 12.000 ευρώ. Τα υπόλοιπα 8.000 ευρώ παραμένουν στο απόθεμα του συγκεκριμένου παραδείγματος. Οι αγορές των 20.000 ευρώ δεν ταυτίζονται έτσι με την επιβάρυνση από την ανάλωση της ίδιας χρήσης.

Αυτός ο υπολογισμός δεν αποφασίζει αν τα 8.000 ευρώ είναι σημαντικά για κάθε καφέ. Δεν θεσπίζει όριο και δεν υπολογίζει τον φόρο ή το συνολικό κέρδος της επιχείρησης. Επίσης, τα 20.000 ευρώ είναι κόστος αγορών· από αυτά τα δεδομένα δεν γνωρίζουμε πότε εξοφλήθηκαν οι προμηθευτές.

Τι να φτάσει στο λογιστήριο πριν κλείσει η χρήση

Η χρήσιμη καταγραφή ξεχωρίζει τα είδη και τους χώρους όπου βρίσκονται οι αχρησιμοποίητες συσκευασίες. Αν η αγορά έγινε σε κιβώτια αλλά το υπόλοιπο μετρήθηκε σε τεμάχια, χρειάζεται σωστή αντιστοίχιση της μονάδας μέτρησης. Στη συνέχεια συνδέονται οι ποσότητες με τα στοιχεία κόστους των ίδιων ειδών, τα αρχικά υπόλοιπα και όσα έχουν ήδη καταχωριστεί.

Έτσι μπορεί να ελεγχθεί η λογιστική αντιμετώπιση χωρίς να χρεωθεί το ίδιο κόστος δύο φορές ή να προκύψει ατεκμηρίωτη διόρθωση από μια πρόχειρη καταμέτρηση. Η συμφωνία αυτή εντάσσεται στον ευρύτερο έλεγχο αγορών και κατανάλωσης υλικών στην εστίαση. Ο νόμος επιτρέπει οι απαιτούμενες πληροφορίες να προκύπτουν και από συνδυασμό αρχείων· δεν καθιερώνουμε εδώ υποχρεωτικό έντυπο.

Ο συγκεκριμένος έλεγχος αφορά αγορασμένα αναλώσιμα μιας χρήσης. Για τη διαφορετική περίπτωση συσκευασιών που επιστρέφονται στον προμηθευτή, δείτε πώς εξετάζεται η χρέωση των επιστρεφόμενων κιβωτίων. Η λογιστική αντιμετώπιση των ποτηριών δεν δίνει από μόνη της απάντηση για τον ΦΠΑ εκείνης της συναλλαγής.

Η παρουσίαση βασίζεται στα άρθρα 4 και 20 και στους σχετικούς ορισμούς του πλήρους αρχικού ΦΕΚ του ν. 4308/2014, όπως διατίθεται από την ΑΑΔΕ. Το αντίγραφο είναι του 2014, όχι σημερινή κωδικοποίηση. Δεν εξετάζονται φορολογική έκπτωση, ΦΠΑ, περιβαλλοντικές εισφορές, τέλος πλαστικών ή χειρισμοί myDATA.