Ξεχωριστή έκδοση λογισμικού: καλύπτει η αμοιβή τη συντήρηση;

Μια ξεχωριστή έκδοση λογισμικού για έναν πελάτη μπορεί να χρειάζεται λιγότερη δουλειά στην παράδοση, αλλά περισσότερη σε κάθε αναβάθμιση. Για να αποφασίσετε αν συμφέρει, συγκρίνετε την αρχική ανάπτυξη μαζί με τη συντήρηση που αναλαμβάνετε για συγκεκριμένο διάστημα. Έπειτα ελέγξτε αν η συμφωνημένη αμοιβή καλύπτει αυτή την υποχρέωση.

Το κρίσιμο ποσό δεν είναι μόνο ό,τι μένει από την πρώτη πληρωμή. Είναι ό,τι απομένει αφού κοστολογηθούν και οι μελλοντικές προσαρμογές, δοκιμές και παραδόσεις της ειδικής έκδοσης. Αν αυτές μένουν έξω από την προσφορά αλλά ο πελάτης τις θεωρεί περιλαμβανόμενες, η αρχικά ελκυστική ανάθεση μπορεί να απορροφήσει το περιθώριό της στη συνέχεια.

Πρώτα δύο εφικτές λύσεις για το ίδιο αποτέλεσμα

Ας υποθέσουμε ότι ένας πελάτης ζητά μια ειδική αναφορά μέσα σε εφαρμογή που ήδη χρησιμοποιεί. Η τεχνική ομάδα έχει επιβεβαιώσει, για τις ανάγκες του παραδείγματος, δύο εφικτές λύσεις: ενσωμάτωση της απαίτησης στην κοινή βάση του προϊόντος ή ξεχωριστή έκδοση που θα συντηρείται για αυτόν. Και οι δύο παραδίδουν την ίδια αναφορά και διατηρούν την ίδια συμφωνημένη λειτουργία στις αναβαθμίσεις.

Η σύγκριση αφορά την αρχική παράδοση και τους επόμενους δώδεκα μήνες, με τέσσερις προγραμματισμένες αναβαθμίσεις, στους μήνες 3, 6, 9 και 12. Η συνήθης ανάπτυξη του βασικού προϊόντος γίνεται ούτως ή άλλως. Μετράμε την πρόσθετη εργασία που προκαλεί η συγκεκριμένη απαίτηση σε κάθε λύση, χωρίς να χρεώνουμε ξανά το ίδιο κοινό κόστος.

Όλα τα παρακάτω είναι υποθετικές παραδοχές, όχι στοιχεία πραγματικού πελάτη ή συνήθεις χρόνοι του κλάδου. Στο παράδειγμα δεν υπάρχουν άλλες πρόσθετες άδειες ή υποδομές. Η τεχνική ομάδα εκτιμά τις ώρες· η οικονομική αξιολόγηση χρησιμοποιεί αυτές τις εκτιμήσεις, χωρίς να υποκαθιστά τον έλεγχο εφικτότητας.

Οι 12 ώρες που κερδίζετε στην αρχή χάνονται στη συντήρηση

Τα 50 ευρώ είναι υποθετικό πλήρες εσωτερικό κόστος ώρας, που περιλαμβάνει εργασία και αναλογία λειτουργικών εξόδων. Δεν είναι τιμή που χρεώνεται στον πελάτη. Η χρέωση ανά ώρα είναι χωριστή απόφαση: πρέπει να καλύπτει τα κόστη που της αναλογούν και να αφήνει το επιθυμητό αποτέλεσμα.

Η ξεχωριστή έκδοση ξεκινά με 12 ώρες λιγότερες, αλλά απαιτεί 6 επιπλέον ώρες σε κάθε αναβάθμιση. Το αρχικό πλεονέκτημα εξαντλείται στη δεύτερη αναβάθμιση. Με τις τέσσερις που έχουν προβλεφθεί, καταλήγει ακριβότερη κατά 600 ευρώ. Γι’ αυτό η προσφορά δεν πρέπει να βασιστεί μόνο στις 20 ώρες της πρώτης παράδοσης.

Τα 600 ευρώ είναι διαφορά εκτιμώμενου κόστους στο συγκεκριμένο έργο. Δεν σημαίνουν ότι η μισθοδοσία θα μειωθεί κατά 600 ευρώ αν επιλεγεί η κοινή βάση. Οι 12 ώρες που ελευθερώνονται μπορεί να παραμένουν αμειβόμενες και να χρειάζεται να αξιοποιηθούν σε άλλη εργασία.

Τι καλύπτει μια αμοιβή 2.400 ευρώ

Υποθέτουμε τώρα ότι η συνολική αμοιβή είναι 2.400 ευρώ, χωρίς ΦΠΑ, και περιλαμβάνει τόσο την αρχική παράδοση όσο και την παραπάνω δωδεκάμηνη συντήρηση. Στην ξεχωριστή έκδοση, το αρχικό κόστος είναι 20 × 50 = 1.000 ευρώ. Τα 1.400 ευρώ που απομένουν φαίνονται αρκετά, μέχρι να προστεθεί η μελλοντική εργασία: 36 × 50 = 1.800 ευρώ. Η αμοιβή υπολείπεται του συνολικού εκτιμώμενου κόστους κατά 400 ευρώ.

Στην κοινή βάση, το αρχικό κόστος είναι 1.600 ευρώ και η συντήρηση 600 ευρώ. Από την ίδια αμοιβή απομένουν 200 ευρώ μετά το κόστος του παραδείγματος. Αυτό δείχνει ποια λύση καλύπτει το δηλωμένο κόστος, όχι ότι τα 200 ευρώ αποτελούν επαρκή στόχο κερδοφορίας για την επιχείρηση.

Με αυτά τα δεδομένα, δεν συμφέρει να υποσχεθείτε την ξεχωριστή έκδοση μαζί με όλη τη συντήρηση για 2.400 ευρώ. Αν ο πελάτης την προτιμά, χρειάζεται νέα συνολική προσφορά ή σαφώς χωριστή αμοιβή συντήρησης πριν από τη δέσμευση. Μια αύξηση κατά 400 ευρώ απλώς καλύπτει το εκτιμώμενο κόστος των 2.800 ευρώ· δεν προσθέτει κέρδος ούτε πρόβλεψη για πρόσθετη εργασία.

Αν, αντίθετα, τα 2.400 ευρώ αφορούν μόνο την αρχική παράδοση, οι 36 μελλοντικές ώρες δεν καλύπτονται ως συμφωνημένη υπηρεσία από αυτό το ποσό. Χρειάζεται να συμφωνηθεί τι συντήρηση θα παρέχεται και με ποια αμοιβή. Η μελλοντική χρέωση δεν θεωρείται δεδομένη επειδή υπάρχει σχετική πρόθεση μέσα στην ομάδα. Αφού καταγραφεί όλη η υποχρέωση, μπορεί να ελεγχθεί και πόσο πρόσθετο κόστος αντέχει η προσφορά χωρίς να χαθεί ο στόχος περιθωρίου.

Η συντήρηση χρειάζεται ποσό, περιεχόμενο και ημερομηνία επανεκτίμησης

Η οικονομική προσφορά χρειάζεται να λέει τι αγοράζει ο πελάτης μετά την παράδοση: διατήρηση της συμφωνημένης αναφοράς στις τέσσερις προβλεπόμενες αναβαθμίσεις, για συγκεκριμένο δωδεκάμηνο. Μια νέα αναφορά ή αλλαγή της απαίτησης είναι πρόσθετη εργασία που κοστολογείται και συμφωνείται χωριστά. Για έκτακτες διορθώσεις και επιπλέον αναβαθμίσεις πρέπει επίσης να έχει συμφωνηθεί ποιος αναλαμβάνει το κόστος και τι περιλαμβάνει η αμοιβή, αντί να θεωρούνται δωρεάν ή αυτόματα χρεώσιμες.

Οι τέσσερις αναβαθμίσεις είναι η παραδοχή αυτού του υπολογισμού, όχι εγγύηση ότι η εργασία θα σταματήσει εκεί. Αν η υποχρέωση προς τον πελάτη είναι ευρύτερη, προστίθεται η αντίστοιχη εκτίμηση κόστους πριν κλείσει η τιμή. Μετά την πρώτη αναβάθμιση, οι πραγματικές ώρες δείχνουν αν η πρόβλεψη των 9 ωρών ήταν βάσιμη. Μια υπέρβαση αλλάζει την εκτίμηση για το υπόλοιπο διάστημα· δεν δημιουργεί από μόνη της δικαίωμα πρόσθετης χρέωσης.

Πριν λήξει το δωδεκάμηνο, επανεκτιμώνται η επόμενη περίοδος και η αμοιβή της. Αν εξετάζεται επιστροφή στην κοινή έκδοση, η ομάδα κοστολογεί χωριστά τη μεταφορά και τις δοκιμές. Αυτό το κόστος δεν περιλαμβάνεται στα 2.800 ευρώ και δεν επιτρέπεται να θεωρηθεί μηδενικό. Αν η επιστροφή αποτελεί μέρος του σχεδίου που συμφωνείτε σήμερα, προστίθεται στην αξιολόγηση πριν από την ανάθεση.

Για την λογιστική υποστήριξη εταιρειών τεχνολογίας, τα χρήσιμα στοιχεία είναι η αμοιβή, οι ώρες ανά έκδοση, το εσωτερικό τους κόστος και η περίοδος που καλύπτει η συμφωνία. Έτσι παρακολουθείται αν ο συγκεκριμένος πελάτης καλύπτει τη συντήρηση που προκαλεί. Η επιλογή τεχνικής λύσης παραμένει στην ομάδα ανάπτυξης· η οικονομική απόφαση είναι αν η επιχείρηση αμείβεται επαρκώς για όλη την εργασία που αναλαμβάνει.